การมีลายเซ็นที่รัดกุม ชัดเจน และรัดกุมในอีเมลของคุณเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ในฐานะนักเขียนอิสระที่ทำงานอยู่ในโลกออนไลน์เป็นส่วนใหญ่ ฉันเห็นว่าลายเซ็นอีเมลของฉันมีบทบาทเหมือนกับนามบัตรในยุค 90
การเพิ่มลายเซ็นใน Gmail นั้นค่อนข้างง่าย เพียงไปที่การตั้งค่าใน Gmail เลื่อนลงมาที่ลายเซ็น แล้วพิมพ์หนึ่งรายการ แต่ตัวเลือกที่นี่มีจำกัด เนื่องจากค่อนข้างจำกัดในแง่ของการวางตำแหน่งลายเซ็นก่อนหรือหลังข้อความที่ยกมา และคุณต้องไปที่การตั้งค่าทุกครั้งที่ต้องการเปิดหรือปิด
ที่นี่ ฉันจะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการใช้เครื่องมือ "คำตอบสำเร็จรูป" เพื่อสร้างลายเซ็นหลายรายการ และสามารถเลือกลายเซ็นที่คุณต้องการใช้ (ถ้ามี) ทุกครั้งที่ส่งอีเมลได้อย่างง่ายดาย
ขั้นแรก คุณจะต้องเปิดใช้งานการตอบกลับสำเร็จรูปใน Gmail Labs (ซึ่งคุณจะพบกับส่วนเสริมของ Gmail ที่ยอดเยี่ยมทุกประเภท)
1. ในกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ ให้คลิกไอคอนฟันเฟืองที่ด้านบนขวา การตั้งค่า จากนั้นคลิกแท็บ Labs
2. ในช่อง “ค้นหาห้องแล็บ” ให้พิมพ์ canned responses จากนั้นกด Enter คำตอบสำเร็จรูปควรปรากฏภายใต้ "ห้องทดลองที่มีจำหน่าย" (ไม่ต้องสนใจส่วนที่บอกว่ามีไว้สำหรับคนเกียจคร้าน เรากำลังใช้มันเพื่อสิ่งที่ได้ผลมากกว่าการตอบกลับอัตโนมัติ!) คลิก "เปิดใช้งาน" จากนั้น "บันทึกการเปลี่ยนแปลง"
ตอนนี้คุณเปิดใช้งานการตอบกลับสำเร็จรูปแล้ว ดังนั้นถึงเวลาสร้างลายเซ็นของคุณ
1. คลิก “เขียน” ใน Gmail ราวกับว่าคุณกำลังเขียนอีเมลใหม่
2. จากนั้น คลิกลูกศรเล็กๆ ที่มุมล่างขวาของหน้าต่างข้อความใหม่ -> การตอบกลับสำเร็จรูป -> การตอบกลับสำเร็จรูปใหม่
3. พิมพ์ชื่อที่คุณจะจำได้สำหรับลายเซ็นของคุณในกล่องข้อความที่ปรากฏขึ้น จากนั้นคลิกตกลง
4. จากนั้น ไปที่คำตอบสำเร็จรูปในหน้าต่างข้อความใหม่ของคุณอีกครั้ง แล้วคลิกชื่อลายเซ็นของคุณใต้หัวข้อย่อย "แทรก" ชื่อที่คุณเลือกสำหรับลายเซ็นจะปรากฏในบรรทัด "หัวเรื่อง" ของอีเมล
5. ตอนนี้ เพียงพิมพ์สิ่งที่คุณต้องการให้ลายเซ็นของคุณอยู่ในส่วน "เนื้อหา" ของอีเมล (พื้นที่ที่คุณมักจะพิมพ์ข้อความอีเมลของคุณ)
ทำให้ลายเซ็นของคุณดูดี
ฉันชอบนำหน้าลายเซ็นของฉันด้วยขีดกลางสองอัน ซึ่งแยกส่วนออกจากอีเมลที่เหลืออย่างเรียบร้อย จากนั้นฉันก็เขียนชื่อของฉันในบรรทัดแรก ชื่อของฉันในบรรทัดถัดไป จากนั้นจึงเขียนโลโก้ของบริษัทหรือบริษัทที่ฉันทำงานหรือเขียนให้ในบรรทัดที่สาม แน่นอน หากคุณต้องการป้อนหมายเลขอ้างอิง Twitter หมายเลขโทรศัพท์ ฯลฯ คุณก็สามารถทำได้เช่นกัน เพราะเป็นลายเซ็นของคุณ!
หากคุณต้องการใช้โลโก้ของเว็บไซต์หรือบริษัท โดยทั่วไปแล้วสามารถรับได้โดยการคลิกขวาที่โลโก้บนเว็บไซต์ จากนั้นคลิก “บันทึกรูปภาพเป็น…” หากล้มเหลว คุณสามารถใช้ Windows Snipping Tool (ค้นหา ในเมนูเริ่ม) เพื่อตัดโลโก้และบันทึกเป็นรูปภาพ
เมื่อคุณบันทึกโลโก้แล้ว ให้ลากจากตำแหน่งที่บันทึกไว้ในหน้าต่าง Gmail ที่คุณสร้างลายเซ็น โลโก้ควรปรากฏในลายเซ็นของคุณในขนาด "พอดีที่สุด" โดยค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถเปลี่ยนขนาดได้ด้วยการลากที่มุมของโลโก้
เมื่อคุณป้อนลายเซ็นของคุณแล้ว ก็ถึงเวลาบันทึกเพื่อใช้ในอนาคต คลิกลูกศรถัดจากไอคอนถังขยะที่ด้านล่างขวา -> การตอบกลับสำเร็จรูป จากนั้นเลือกชื่อลายเซ็นของคุณภายใต้หัวข้อย่อย "บันทึก"
ตอนนี้คุณได้สร้างลายเซ็นแรกของคุณแล้ว! แต่ละครั้งที่คุณต้องการใช้ในอีเมล เพียงแค่เขียนอีเมล จากนั้นเมื่อคุณต้องการแทรกลายเซ็น ให้คลิกลูกศรที่มุมล่างขวา -> คำตอบสำเร็จรูป จากนั้นเลือกลายเซ็นของคุณภายใต้หัวข้อย่อย "แทรก"
คุณสามารถสร้างรายการลายเซ็นทั้งหมดได้โดยใช้วิธีการข้างต้น ซึ่งพร้อมที่จะเลือกและเลือกเป็นรายบุคคลสำหรับอีเมลแต่ละฉบับที่คุณส่ง หากคุณต้องการแก้ไขลายเซ็นของคุณ คลิก "เขียน" ใน Gmail แทรกโดยใช้วิธีการในย่อหน้าสุดท้าย จากนั้นแก้ไขตามที่คุณต้องการ
เมื่อคุณแก้ไขเสร็จแล้ว ให้บันทึกลายเซ็นของคุณโดยคลิกลูกศรถัดจากไอคอนถังขยะที่ด้านล่างขวา -> การตอบกลับสำเร็จรูป จากนั้นเลือกภายใต้หัวข้อย่อย "บันทึก"
ปัญหาเดียวของวิธีการลายเซ็นตอบกลับสำเร็จรูปนี้คือใช้ได้กับเดสก์ท็อปเป็นหลัก หากคุณกำลังใช้แอป Gmail บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ คุณจะไม่สามารถเข้าถึงคำตอบสำเร็จรูปได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งทำให้วิธีนี้ใช้ไม่ได้ผล
บทสรุป
ฉันมักจะมีปัญหากับตัวเลือกลายเซ็นเริ่มต้นของ Gmail และรู้สึกประหลาดใจที่พบว่าคุณลักษณะที่ซ่อนอยู่นี้ ซึ่งโดยทั่วไปจะใช้สำหรับการตอบกลับอัตโนมัติ จะสมบูรณ์แบบมากสำหรับการสร้างและจัดการคอลเลกชันลายเซ็นของฉันเอง แสดงให้เห็นว่าบางครั้งฟีเจอร์หรือแอปหนึ่งสามารถใช้เพื่อจุดประสงค์ที่ต่างไปจากที่ตั้งใจไว้โดยสิ้นเชิง
