วิธาสร้างลายเซ็นหลายแบบใน Gmail (Multiple Signatures)

ลายเซ็น (signature) ในอีเมลที่กระชับ ชัดเจน สำคัญมาก بصفتي นักเขียนอิสระทำงานออนไลน์ส่วนใหญ่ ผมมองลายเซ็นเหมือน "บัตรนำเสนอ" ในยุค 90s

เพิ่มลายเซ็นใน Gmail ง่าย: Settings > Signature > พิมพ์ แต่ตัวเลือกจำกัด: จัดตำแหน่งก่อน/หลังข้อความอ้างอิงยาก, ต้องไป Settings ทุกครั้งที่จะเปิด/ปิด

นี่คือวิธีใช้ Canned Responses (ตอบสนองสำเร็จรูป) สร้างลายเซ็นหลายแบบ เลือกใช้งานทีละอีเมลได้ง่าย

ก่อนอื่น เปิด Canned Responses ใน Gmail Labs (ที่มีฟีเจอร์เสริม Gmail มากมาย)

1. ใน Inbox Gmail คลิกไอคอนฟันเฟื่องมุมขวาบน > Settings > แท็บ Labs

2. ในกล่อง "Search for a lab" พิมพ์ canned responses Enter > Canned Responses จะอยู่ใต้ "Available Labs" (เว้นใจข้อความ "for lazy people" — เราใช้เพื่อประสิทธิภาพ ไม่ใช่ auto-reply!) กด "Enable" > "Save Changes"

ตอนนี้ Canned Responses พร้อม 來สร้างลายเซ็น

1. กด "Compose" เหมือนเขียนอีเมลใหม่
2. คลิกลูกศรเล็กมุมขวาล่างหน้าต่าง New Message > Canned Responses > New canned response

3. พิมพ์ชื่อที่จดจำง่ายสำหรับลายเซ็นในกล่อง > OK
4. ไป Canned Responses อีกครั้ง > คลิกชื่อลายเซ็นใต้ "Insert" > ชื่อที่ตั้งจะปรากฏในบรรทัด "Subject"

5. พิมพ์เนื้อหาลายเซ็นในส่วน "body" (ที่มักพิมพ์ข้อความอีเมล)

ทำให้ลายเซ็นดูดี

ผมชอบขึ้นต้นด้วยขีดสองครั้ง (--) แยกจากเนื้อหาอีเมล บรรทัดแรก: ชื่อ บรรทัดที่สอง: ตำแหน่ง บรรทัดที่สาม: โลโก้บริษัท/เว็บที่ทำงาน/เขียนให้ ถ้าอยากใส่ Twitter, เบอร์โทร ใส่ได้เลย — ลายเซ็นของคุณเอง!

อยากใช้โลโก้เว็บ/บริษัท: คลิกขวาโลโก้บนเว็บ > "Save image as..." ถ้าไม่ได้ ใช้ Windows Snipping Tool (ค้นใน Start menu) ตัดโลโก้เซฟเป็นรูป

เซฟโลโก้เสร็จ ลากจากที่เซฟไว้ มาวางในหน้าต่าง Gmail ที่กำลังสร้างลายเซ็น โลโก้จะ現身 ขนาด "Best fit" ค่าเริ่มต้น ปรับขนาดได้โดยลากมุมโลโก้

พิมพ์ลายเซ็นเสร็จ เซฟไว้ใช้งาน: คลิกลูกศรข้างไอคอนถังขยะมุมขวาล่าง > Canned Responses > เลือกชื่อลายเซ็นใต้ "Save"

สร้างลายเซ็นแรกเสร็จ! ตอนใช้งาน: Compose อีเมล > เวลาจะใส่ลายเซ็น คลิกลูกศรมุมขวาล่าง > Canned Responses > เลือกลายเซ็นใต้ "Insert"

สร้างลายเซ็นหลายแบบได้ ทีละอีเมลเลือกใช้งาน ต้องการแก้ไข: Compose > ใส่ลายเซ็น (วิธีข้างบน) > แก้ไข > เซฟใหม่: ลูกศรข้างถังขยะ > Canned Responses > เลือกใต้ "Save"

ข้อจำกัด: วิธีนี้ใช้ได้บน Desktop หลัก ถ้าใช้ Gmail Mobile App จะเข้าถึง Canned Responses ไม่ได้ทันใจ — วิธีนี้จึงไม่เหมาะบนมือถือ

สรุป

ผมกดทุกข์กับตัวเลือกลายเซ็นเดิมของ Gmail น่าประทับใจที่ฟีเจอร์ซ่อนนี้ (มักใช้ auto-reply) กลายเป็นเครื่องมือสร้าง/จัดการลายเซ็นส่วนตัวได้ดี แสดงว่า ฟีเจอร์/แอปหนึ่ง บางครั้งใช้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างหายากจากที่ออกแบบมา