ลายเซ็นอีเมล ไม่ใช่แค่ทักทายปิดท้าย หากทำดี จะทำให้ผู้รับจดจำ ได้เป็นการเริ่มต้นสนทนา ดึงดูดที่ปรึกษา หรือระดมทุนการกุศลได้ ลายเซ็นเป็นเครื่องมือสื่อสารง่ายๆ แต่โดนมองข้ามบ่อย
นอกจากเครื่องมือสร้างลายเซ็นยอดนิยม Google ให้เครื่องมือครบครันสร้างลายเซ็นสวยพร้อมภาพใน Gmail เองแล้ว
หลักการออกแบบลายเซ็น Gmail ที่ดี
คำนึงถึงระยะเวลาสนใจสั้นของผู้อ่าน ให้เก็บข้อมูลเฉพาะที่จำเป็น:
- เรียบง่าย สั้นกระชับ
- เข้าใจความต้องการทางวิชาชีพของตัวเอง
- ถ้าตัวแทนบริษัท ตรวจสอบกฎระเบียบ
- ขนาดเล็ก ไม่ใหญ่เกินไป (โหลดช้า)
- ข้อมูลติดต่อสำคัญใช้ Text (Copy/Paste ได้)
- ดูดีแม้ภาพไม่โหลดหรือถูกบล็อก
สร้างลายเซ็นด้วย Google Drive และ Gmail
รวมไฟล์ลายเซ็นไว้ใน Google Drive แทนปลั๊กอินภายนอก สะดวกกว่า
ใช้ Google Drawings (แอปวาดภาพ/ดิอะแกรม) เป็น Canvas ออกแบบ เก็บไฟล์ไว้ใน Drive ได้เลย หรือสร้างภาพในโปรแกรมอื่น แล้วอัปโหลดขึ้น Drive
Google Docs ช่วย Copy 特殊字符 (Insert > Special Characters) ไปใช้ใน Drawings แทนภาพได้
ตั้งค่า Google Drive สำหรับลายเซ็น
- Login Google Drive
- สร้างโฟลเดอร์ชื่อ "Email Signatures" เก็บไฟล์ลายเซ็นทั้งหมด
- ตั้งสิทธิ์ Anyone with a link เพื่อให้คนในองค์กรแก้ไขร่วมได้
- อัปโหลดภาพ/โลโก้เข้าโฟลเดอร์ จะสืบทอดสิทธิ์อัตโนมัติ
ตั้งค่าลายเซ็นใน Gmail
- Gmail > Gear > See all settings
- แท็บ General > Scroll to Signature > Create New
- ตั้งชื่อลายเซ็น > กล่องข้อความจะเปิด
- คลิกไอคอน Insert image > เลือกจากโฟลเดอร์ "Email Signatures" ใน Drive
- ปรับข้อความเพิ่มเติม > Save Changes
- ทดสอบส่งเมลไปบัญชีอื่นหรือเพื่อน
7 ไอเดียสร้างลายเซ็น Gmail แบบก้าวหน้า
1. ลิงก์โซเชียลมีเดีย (Social Media Presence)
ใส่ไอคอนโซเชียล (Iconfinder, Google Search ดู License) อัปโหลด PNG/JPG ขึ้นโฟลเดอร์ Drive > Insert ใน Gmail Signature > ใส่ Link ไปโปรไฟล์ ระวัง: อย่าใส่โซเชียลที่ไม่สอดคล้องเป้าหมายวิชาชีพ
2. ลายเซ็นมือเขียน (Handwritten Signature)
Gmail ฟอนต์จำกัด ใช้ Google Fonts (handwriting fonts) สร้างกราฟิก PNG ใน Drawings แล้วใส่ในลายเซ็น
3. ใส่สถิติอุตสาหกรรม (Industry Stat)
ใช้ Shape tools ใน Drawings สร้าง "สถิติสัปดาห์" สลับได้ง่าย ลิงก์ไปเว็บไซต์บริษัท หรือวิดีโอ Testimonial (ผ่าน Google Slides > Copy to Drawings)
4. โฆษณาเหตุการณ์ (Advertise Event)
มีอีเวนต์ قريب? สร้างภาพดึงดูดใน Drawings ใส่ Link ไปรายละเอียด หรือใช้ Click to Tweet สร้างลิงก์ Twitter ติดตามได้
5. สนับสนุนเหตุผลดี (Support a Cause)
แทน "Don't print this email" ที่ล้าสมัย ใช้ลายเซ็นสนับสนุนสิทธิ LGBT, ธงนิวซีแลนด์, วัคซีนไข้หวัด ทุกอย่างก็ได้
6. สัญญาปรับปรุงตัวเอง (Public Pledge)
เช่น "เขียน 1000 คำ/วัน" ใส่ในลายเซ็นส่วนตัว เป็นแรงกดดันให้ทำจริง
7. ใส่ฮยูมอร์ (Stay Humorous)
คำพูดตลก/คิดได้ ทำให้ผู้อ่านยิ้ม และจดจำได้
ไอเดียเพิ่มเติม...
- แสดงทัศนคติ
- ประกาศแต่งงาน
- หาของ/คน
- แจ้งเปลี่ยนชื่อ
- ระดมทุน
- นำเทราฟิกไปบล็อก
- Tease โปรโมชั่น/ผลิตภัณฑ์ใหม่
คุณสามารถทำให้ผู้คนจดจำได้ด้วยลายเซ็น
ไม่ต้องเป็นศิลปิน แค่มีเจตนาและข้อความที่ชัดเจน Google Drive ให้พื้นที่ใส่ภาพ วิดีโอ ได้หลายรูปแบบ จดจำ: แต่ละลายเซ็นต้อง Subtle (ละเอียดอ่อน) และ Sharp (คมชัด)
เครื่องมือพร้อมแล้ว ความคิดสร้างสรรค์อยู่ที่คุณ ใช้ Google Drive สร้างลายเซ็น Gmail สวยๆ ไปเลย หากขี้เกียจ Generator ก็ช่วยได้
