Gmail เป็นไคลเอนต์อีเมลที่ดีที่สุดระดับหนึ่ง ด้านความปลอดภัยและความเสถียร Google ไม่มีคู่แข่งจริง แต่ Gmail ยังขาดฟีเจอร์สำคัญบางอย่าง เช่น ไม่มีวิธีง่ายๆ ในการส่งต่ออีเมลหลายฉบับพร้อมกัน ซึ่งเป็นความผิดหวัง
อีเมลเป็นสื่อสารหลักขององค์กร ทำให้การจัดการอีเมลให้มีประสิทธิภาพสำคัญมาก หากทำงานในองค์กร จะต้องส่งต่ออีเมลจำนวนมาก (Bulk forward) ซึ่ง Gmail ทำไม่ได้โดยตรง (มีวิธีแต่ไม่ประสิทธิภาพ)
สามารถตั้งค่า Filter ส่งต่ออีเมลใหม่ที่จะมาถึงไปที่อื่น แต่ไม่ช่วยกับอีเมลที่อยู่ใน Inbox แล้ว ไม่มีใครอยากส่งต่ออีเมลร้อยฉบับทีละฉบับด้วยมือ
หากมีอีเมลจำนวนมากรอส่งต่อ เรามี 2 วิธีที่ดีกว่าวิธีดั้งเดิม
วิธีที่ 1: ส่งต่ออีเมลหลายฉบับด้วย Filter (วิธีพื้นฐาน)
วิธี "Native" ที่กล่าวมา ไม่ใช่วิธีที่เหมาะสมที่สุด แต่ใช้ได้บ้าง Filter สามารถส่งต่ออีเมลในคลังได้ แต่ไม่ทำงานในทุกสถานการณ์ และมีข้อจำกัดมาก เหมาะกับอีเมลที่ยังไม่ได้รับ สำหรับอีเมลที่อยู่ใน Inbox แล้ว ผลลัพธ์ไม่มั่นใจ (ทดสอบพบพลาดเกินครึ่ง)
ขั้นตอน:
- ล็อกอิน Gmail คลิกไอคอน เฟือง (มุมขวาบน) เลือก Settings
- ไปแท็บ Forwarding and POP/IMAP คลิก Add a forwarding address
- ใส่อีเมลปลายทาง จะมีลิงก์ยืนยันส่งไปที่อีเมลนั้น กด Next แล้ว Proceed
- เปิดอีเมลปลายทาง คลิกลิงก์ยืนยัน
- กลับไป Gmail Settings เลือก Forward a copy of incoming mail คลิก creating a filter
- ตั้งค่า Filter: ใส่อีเมลผู้ส่งใน From หรือกรองด้วยคำเฉพาะ/มีไฟล์แนบ กด Create filter with this search
- ติ๊ก Forward it to เลือกอีเมลที่ยืนยันแล้ว กด Create Filter
เสร็จแล้ว อีเมลที่ตรง Filter จะส่งต่ออัตโนมัติ
วิธีที่ 2: ใช้ Extension ส่งต่ออีเมลจำนวนมาก (แนะนำ)
วิธีนี้ดีกว่าวิธี Filter มาก หากไม่กลัวใช้ Extension (Chrome ผูกมัดกับ Gmail) แนะนำใช้ Extension บน Chrome
หมายเหตุ: Google จำกัดส่งต่อได้วันละ 100 อีเมล ไม่สามารถข้ามได้
ขั้นตอนใช้ Multi Email Forward for GMail (จาก cloudhq.net - แนะนำตัวนี้):
- เปิด Chrome คลิกไอคอน 3 จุด (มุมขวาบน) > More tools > Extensions
- เลื่อนลงสุด คลิก Get more extensions
- ค้นหา Multi Email Forward for GMail คลิกเพื่อเปิด > Add extension
- Gmail จะเปิดอัตโนมัติ ใส่ข้อมูลล็อกอิน คลิก Create Account เลือกบัญชี Gmail ของคุณ
- Extension พร้อมใช้ เลือกอีเมลอย่างน้อย 2 ฉบับ จะเห็นไอคอน Multi forward ใหม่
- ใส่อีเมลปลายทาง กด Forward Emails
อีเมลจะถึงผู้รับในไม่กี่นาที ปิดหน้าต่าง Gmail ได้เลย อีเมลจะเหมือนอีเมลทั่วไป
สรุป
มี 2 วิธีหลักส่งต่ออีเมลจำนวนมากใน Gmail: ใช้ Extension (วิธีที่ 2) หรือ Filter อัตโนมัติ (วิธีที่ 1) วิธีเปิดทีละฉบับไม่คุ้มค่า
ส่วนตัวผมใช้ Multi Email Forward for GMail มาแล้ว น่าเชื่อถือ Filter มีความเสี่ยงและมักพลาดอีเมลที่อยู่ใน Inbox แล้ว
เลือกวิธีที่เหมาะกับงาน หากมีวิธีอื่นโปรดแชร์ในความคิดเห็น
