กฎ (Rules) คือตัวกรอง (Filters) ที่นำไปใช้กับ Gmail ตัวกรองเหล่านี้ช่วยจัดระเบียบอีเมลและทุกอย่างในบัญชีให้เป็นระเบียบ ช่วยให้อีเมลที่ไม่จำเป็นอยู่นอกสายตา ตัวอย่างเช่น การเพิ่มกฎ/ตัวกรองช่วยจัดกลุ่มผู้ส่งอีเมลสำคัญ มิจฉาชีพ และอีเมลไม่เป็นทางการ แทนที่จะกรองเองด้วยมือ ตอนนี้เพิ่มกฎ/ตัวกรองได้ ซึ่งจะทำให้อัตโนมัติ ตัวกรองยังทำเครื่องหมายดาวอีเมลสำคัญ และลบอีเมลที่ไม่จำเป็น ตามตัวกรองที่สร้าง
นี่คือวิธีสร้างตัวกรองสำหรับ Gmail:
- Sign in เข้า Gmail หน้าแรก หา Search bar บนสุด ที่เขียน 'Search Mail'
- คลิกลูกศรท้าย Search bar
- รายละเอียดที่ต้องกรอกเพื่อสร้างตัวกรอง หรือค้นหาอีเมล รายละเอียดเหล่านี้ช่วยค้นหาได้แม่นยำ
- กรอกรายละเอียดเสร็จ หากแค่ค้นหาอีเมล กด Search
แต่หากต้องการสร้างตัวกรองจากรายละเอียดนี้ กดแท็บ Create Filter
- คลิก Create Filter จะแสดงตัวเลือก actions ที่ตัวกรองจะทำ: ข้าม Inbox, ทำเครื่องหมายดาว, ส่งไป Label ที่กำหนด, ลบ, ส่งไป Spam ฯลฯ เลือกได้ว่าตัวกรองนี้จะทำอะไร ทุกครั้งที่เจออีเมลจาก ID นี้
- เลือกได้หลายฟังก์ชันสำหรับตัวกรองเดียว ช่วยจัดเรียงอีเมลง่ายขึ้น
- คลิก Create Filter ตอนนี้ตัวกรองสร้างเสร็จ ตั้งแต่ตอนนี้ ทุกครั้งที่ได้อีเมลจาก ID นั้น จะถูกกรองไป Label/โฟลเดอร์ที่กำหนดอัตโนมัติ
ข้างบนคือวิธีสร้างตัวกรองสำหรับอีเมล ID เฉพาะ สามารถสร้างตัวกรองแบบอื่นได้ เช่น ไม่ระบุ Email ID
เช่น ต้องการตัวกรองสำหรับอีเมลที่ส่งให้ตัวเองทั้งหมด:
- ไป Search Email bar คลิกลูกศร
แทนที่จะใส่ Email recipients ใส่รายละเอียดอื่น เช่น Subject หรือ has the words เพื่อสร้างตัวกรองสำหรับอีเมลทั้งหมด ไม่ใช่ ID เฉพาะ
- คลิก Create Filter เลือก actions ที่ต้องการ คลิก Create Filter อีกครั้ง ตัวกรองสร้างเสร็จ
ไม่มีขีดจำกัดตัวกรอง สร้างได้เท่าไหร่ก็ตาม ช่วยให้ Gmail ไม่แยกوضيع ประหยัดเวลามาก
หากไม่พอใจตัวกรอง หรือตั้งค่าผิด สามารถลบได้:
- ไปไอคอน Settings > Settings จากเมนู
- คลิก Filters and Blocked Addresses ตัวกรองที่สร้างจะแสดงที่นี่ สามารถ Edit, Delete, สร้างใหม่จากแท็บ Create filter ที่ไฮไลท์ในภาพ ด้วย Edit สามารถเปลี่ยนฟังก์ชันของตัวกรองที่สร้างไว้ได้ ดีกว่าลบแล้วสร้างใหม่ทั้งหมด
ใช้ตัวกรองเท่าไหร่ก็ได้ ให้ตัวกรองจัดการ Gmail อัตโนมัติ ประหยัดเวลามาก
