โอกาสสูงว่าคุณรู้จักใครบางคนที่เคยเป็นเหยื่อ "Accidental Reply All" (ตอบกลับทุกคนโดยไม่ตั้งใจ) มันน่าหวาดผิด — และป้องกันได้เต็มที่ — และพบได้บ่อย มา out (come out) ต่อเพื่อนร่วมงาน แชร์ชื่อผู้ป่วย และเปิดเผยอีเมล — เพียงแค่กด Reply All ผิดครั้งเดียว ในปี 1997 Microsoft เผชิญวิกฤต Accidental Reply All รวมประมาณ 15 ล้านอีเมล
ไม่ได้แค่เรื่องอับอาย คุณอาจเผชิญการรั่วไหลด้านความปลอดภภาพจริงจัง ด้วยการใช้ reply all อย่างไม่ระมัดระวัง ถ้าคุณส่งข้อมูลบัญชีหรือ trade secrets (ความลับทางธุรกิจ) และรวมคนที่ไม่ควรถูก copy ไปด้วย คุณอาจมีปัญหาใหญ่ อยากแน่ใจว่าคุณไม่ติด Accidental Reply All? นี่คือวิธีป้องกันตัวเอง
ถ้าคุณใช้ Outlook
วิธีดีที่สุดคือลบปุ่ม Reply All เลย ใน Outlook 2003 หรือ 2007 คุณแค่คลิก ลูกศรหัวลง ด้านขวาสุดของ toolbar คลิก Add or Remove Buttons และเอา Reply All ออก คุณทำอย่างเดียวกันใน Outlook 2010 หรือ 2013 ได้ แต่ซับซ้อนกว่า
CNET ให้คำแนะนำดังนี้ ไปที่ File > Options > Customize Ribbon คลิก Respond ในแผงขวา แล้วคลิก Remove คลิก New Group สองครั้ง และเปลี่ยนชื่อ New Group (Custom) แรกเป็น "Respond (Custom)" และตัวที่สองเป็น "Reply all (Custom)" คลิก Main Tabs ในแผงซ้าย แล้วขยาย Home (Mail) และ Respond ในแผงขวา เลือก Respond (Custom)
ทีละรายการ เพิ่มคำสั่ง Post reply, Reply, Forward, Meeting, IM, และ More จากแผงซ้ายไป Respond (Custom) ในแผงขวา เลือก Reply all (Custom) เพิ่มคำสั่ง Reply All. เลือก Reply all (Custom) และใช้ปุ่ม down เพื่อเลื่อนมันใต้ "Send/Receive (IMAP/POP)" แล้วคลิก OK
วิธีง่ายกว่าคือติดตั้ง TuneReplyAll add-on สำหรับ Outlook จะให้คุณเปิดใช้งาน pop-up warning (คำเตือนป๊อปอัป) เมื่อคุณกำลังจะใช้ Reply All ถ้าคุณตกลงส่งให้ทุกคน กด Yes — ถ้าไม่ กด No
คุณยังสามารถสร้าง rule (กฎ) บอก Outlook ให้ส่งข้อความล่าช้า ถ้าคุณรู้ว่ากด Reply All ผิด มีเวลายกเลิกการส่ง นี่คือขั้นตอนสร้างกฎนี้
คลิก Tools > Rules and Alerts > New Rule ในกล่อง "Select a template" ใต้ Blank Rule คลิก Check messages after sending แล้วคลิก Next เลือกตัวเลือกที่ต้องการในรายการ "Select condition(s)" แล้วคลิก Next (ถ้าไม่เลือกเงื่อนไข กฎจะใช้กับทุกข้อความที่คุณส่ง) ในรายการ "Select action(s)" เลือก Defer delivery by a number of minutes ในกล่อง "Edit the rule description" คลิกข้อความขีดเส้นใต้ a number of และใส่จำนวนนาทีที่ต้องการล่าช้าแต่ละข้อความ สูงสุด 120 นาที คลิก OK และ Next เพิ่ม exception (ข้อยกเว้น) ที่ต้องการ แล้วคลิก Next ตั้งชื่อกฎ ติ๊ก Turn on this rule และคลิก Finish
ถ้าคุณใช้ Gmail
หนึ่งในฟีเจอร์ดีที่สุดของ Gmail ที่คุณอาจไม่ได้ใช้คือ Undo Send (ยกเลิกการส่ง) ให้คุณยกเลิกการส่งอีเมลได้ภายใน 30 วินาทีหลังกดปุ่ม Send ช่วยป้องกันการระบาด Accidental Reply All ในวินาทีสุดท้าย น่าเสียดาย ถ้าคุณใช้ desktop Gmail client ฟีเจอร์นี้ไม่ช่วย
อีกอย่างตรวจสอบในตั้งค่า Gmail ว่า default reply behavior (พฤติกรรมตอบกลับค่าเริ่มต้น) ตั้งเป็น Reply แทน Reply All หรือไม่ ถ้าอยู่ที่ Reply All ทุกครั้งที่คุณกดปุ่มตอบกลับ Gmail จะเติมที่อยู่ในฟิลด์ To และ CC ด้วยที่อยู่ของคนที่ถูก copy ในอีเมลต้นฉบับ
Boomerang โปรแกรมเสริม Gmail ให้คุณจัดตารางส่งข้อความภายหลัง ซึ่งจะให้คุณกลับมาดูในอีกไม่กี่นาทีหรือไม่กี่วัน เพื่อแน่ใจว่าคุณไม่ส่งอะไรที่น่าหวาดผิดให้ทุกคนในรายชื่อติดต่อ เลือกช่วงเวลาล่าช้า คลิก Send Later แล้วคลิก Boomerang มุมขวาบนของหน้าจอ เพื่อจัดการข้อความที่ล่าช้า ง่ายมาก!
ถ้าคุณใช้ผู้ให้บริการอีเมลหรือไคลเอนต์อื่น
ถ้าคุณใช้ผู้ให้บริการอีเมลหรือไคลเอนต์อื่น คุณอาจต้องขุดหาเอง Thunderbird extension ชื่อ Send Later จะให้คุณจัดตารางส่งอีเมลในอนาคต Lotus Notes มีฟังก์ชันส่งภายหลังในตัว MailMate และ Airmail ก็มี
คุณยังสามารถใช้บริการเว็บอย่าง LetterMeLater เพื่อส่งอีเมลในวันที่กำหนด หลังสร้างบัญชี คุณสามารถสร้างอีเมลส่งภายหลัง และจัดการก่อนส่ง เพื่อแก้ไขสิ่งที่จำเป็น คุณแม้แต่ใช้จากภายในโปรแกรมอีเมลของตัวเองได้
ถ้า email client ของคุณไม่รองรับตัวเลือกเหล่านี้ คุณสามารถทำให้เป็นนิสัย บันทึกอีเมลเป็น draft (草稿) และกลับมาอีก 5-10 นาที ตรวจสอบว่าคุณไม่ได้ทำผิดพลาดที่อาจเป็น disaster (สะพรึง) เช่น copy ทุกคนใน client list หรือ CC ทั้งออฟฟิศ
Accidental Reply All: อย่าให้มันเกิดกับคุณ!
อีเมลแรกส่งไป 44 ปีแล้ว คุณคิดว่าเราควร eradicate (กำจัด) Accidental Reply All ไปแล้ว ณ ตอนนี้ น่าเสียดาย เรายังไม่คิดค้น vaccine (วัคซีน) ดังนั้นคุณต้องป้องกันตัวเองเอง การปิดการทำงาน reply all, การล่าช้าการส่งอีเมล หรือแค่บันทึกเป็น draft แล้วส่งอีกสองสามนาที ช่วยได้ แค่คุณเดียวที่ป้องกัน Accidental Reply All ได้!
คุณเคยแชร์ข้อมูลมากเกินไปด้วย Reply All ผิดพลาดไหม? ใช้กลยุทธ์ไหนในข้างต้นบ้าง? แชร์กลยุทธ์ดีที่สุดสำหรับต่อสู้กับ Accidental Reply All ด้านล่าง!
