เป็นไปได้มากว่าคนที่คุณรู้จักอาจได้รับผลกระทบจากการตอบกลับทั้งหมดโดยไม่ได้ตั้งใจ เป็นภาวะที่น่าอายและป้องกันได้โดยสิ้นเชิง และเป็นเรื่องปกติธรรมดา ผู้คนออกมาหาเพื่อนร่วมงาน แชร์ชื่อผู้ป่วย และอีเมลที่เปิดเผย เพียงแค่กด "ตอบกลับทั้งหมด" โดยไม่ได้ตั้งใจ ในปี 1997 Microsoft ประสบกับการระบาดของ Accidental Reply All ซึ่งรวมถึงอีเมลประมาณ 15 ล้านฉบับ
ไม่ใช่แค่ความเขินอายเสมอไป คุณอาจประสบกับการละเมิดความปลอดภัยอย่างร้ายแรงด้วยการใช้การตอบกลับทั้งหมดอย่างไม่เหมาะสม หากคุณส่งข้อมูลบัญชีหรือความลับทางการค้าและบังเอิญรวมบุคคลที่ไม่ควรคัดลอก คุณอาจมีปัญหาร้ายแรงในมือของคุณ ต้องการให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ทำสัญญากับ Accidental Reply All? นี่คือวิธีป้องกันตัวเอง
หากคุณใช้ Outlook
วิธีที่ดีที่สุดในการอยู่อย่างปลอดภัยคือการนำปุ่มตอบกลับทั้งหมดออกทั้งหมด ใน Outlook 2003 หรือ 2007 คุณสามารถคลิกลูกศรชี้ลง ที่ด้านขวาสุดของแถบเครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มหรือลบปุ่ม และกำจัด Reply All คุณสามารถทำสิ่งเดียวกันใน Outlook 2010 หรือ 2013 ได้ แต่มันค่อนข้างซับซ้อนกว่าเล็กน้อย
CNET ให้คำแนะนำดังต่อไปนี้ ไปที่ ไฟล์> ตัวเลือก> กำหนด Ribbon เอง . คลิกที่ ตอบกลับ ในบานหน้าต่างด้านขวา จากนั้นคลิก ลบ . คลิก กลุ่มใหม่ สองครั้ง และเปลี่ยนชื่อกลุ่มใหม่ (กำหนดเอง) แรกเป็น "ตอบกลับ (กำหนดเอง)" และเปลี่ยนชื่อกลุ่มใหม่เป็น "ตอบกลับทั้งหมด (กำหนดเอง)" คลิก แท็บหลัก ในบานหน้าต่างด้านซ้าย แล้วขยาย หน้าแรก (อีเมล) และ ตอบสนอง . ในบานหน้าต่างด้านขวา เลือก ตอบกลับ (กำหนดเอง) .
เพิ่มคำสั่งทีละรายการ โพสต์ตอบกลับ , ตอบกลับ , ไปข้างหน้า , ประชุม , IM และ เพิ่มเติม จากบานหน้าต่างด้านซ้ายเพื่อตอบกลับ (กำหนดเอง) ในบานหน้าต่างด้านขวา เลือก ตอบทั้งหมด (กำหนดเอง) . เพิ่มคำสั่ง ตอบทั้งหมด เลือก ตอบทั้งหมด (กำหนดเอง) และใช้ ลง ปุ่มเพื่อย้ายภายใต้ "ส่ง/รับ (IMAP/POP)" จากนั้นคลิก ตกลง .
วิธีที่ง่ายกว่าคือการติดตั้งโปรแกรมเสริม TuneReplyAll สำหรับ Outlook ซึ่งจะช่วยให้คุณเปิดใช้งานคำเตือนป๊อปอัปเมื่อคุณกำลังจะใช้ตอบกลับทั้งหมด หากคุณยินดีส่งให้ทุกคนกดใช่ ถ้าไม่ใช่ ให้คลิกไม่
คุณยังสามารถสร้างกฎที่บอกให้ Outlook ส่งข้อความของคุณล่าช้าได้ ด้วยวิธีนี้ ถ้าคุณรู้ว่าคุณกด Reply All คุณจะมีเวลายกเลิกการส่ง นี่คือขั้นตอนที่คุณต้องทำเพื่อสร้างกฎนี้
คลิก เครื่องมือ> กฎและการแจ้งเตือน> กฎใหม่ . ในช่อง "เลือกเทมเพลต" ใต้กฎที่ว่างเปล่า ให้คลิก ตรวจสอบข้อความหลังจากส่ง แล้วคลิก ถัดไป . เลือกตัวเลือกที่ต้องการในรายการ "เลือกเงื่อนไข" จากนั้นคลิก ถัดไป (ถ้าคุณไม่เลือกเงื่อนไขใดๆ กฎจะมีผลกับทุกข้อความที่คุณส่ง) ในรายการ "เลือกการทำงาน" เลือกเลื่อนการส่งเป็นจำนวนนาที . ในช่อง "แก้ไขคำอธิบายกฎ" ให้คลิกวลีที่ขีดเส้นใต้ จำนวน และป้อนจำนวนนาทีที่คุณต้องการให้แต่ละข้อความล่าช้า สูงสุด 120 นาที คลิก ตกลง และ ถัดไป เพิ่มข้อยกเว้นที่คุณต้องการ จากนั้นคลิก ถัดไป . ตั้งชื่อกฎ ทำเครื่องหมายที่ เปิดกฎนี้ กล่อง แล้วคลิก เสร็จสิ้น .
หากคุณใช้ Gmail
หนึ่งในคุณลักษณะที่ดีที่สุดของ Gmail ที่คุณอาจไม่ได้ใช้คือคุณลักษณะ Undo Send ซึ่งช่วยให้คุณสามารถยกเลิกการส่งอีเมลได้ภายใน 30 วินาทีหลังจากที่คุณกดปุ่ม Send ทำให้คุณสามารถป้องกันการแพร่ระบาดโดยไม่ได้ตั้งใจตอบกลับทั้งหมดได้ในที่สุด ที่สอง. ขออภัย หากคุณใช้ไคลเอ็นต์ Gmail บนเดสก์ท็อป วิธีนี้ไม่ช่วยอะไร
อีกสิ่งหนึ่งที่ต้องตรวจสอบในการตั้งค่า Gmail ของคุณคือพฤติกรรมการตอบกลับเริ่มต้นถูกตั้งค่าเป็นตอบกลับแทนที่จะตอบกลับทั้งหมด หากเปิด "ตอบกลับทั้งหมด" ทุกครั้งที่คุณกดปุ่มตอบกลับ Gmail จะเติมข้อมูลในช่อง "ถึง" และ "สำเนา" ด้วยที่อยู่ของบุคคลที่คัดลอกมาในอีเมลต้นฉบับด้วย
Boomerang ซึ่งเป็นแอปเสริมของ Gmail ให้คุณกำหนดเวลาส่งข้อความในภายหลัง ซึ่งจะทำให้คุณกลับมาหาพวกเขาได้ภายในไม่กี่นาทีหรือสองสามวัน เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ส่งสิ่งที่น่าอายไปให้ทุกคนในรายชื่อติดต่อของคุณ รายการ. เลือกช่วงการหน่วงเวลา คลิก ส่งภายหลัง แล้วคลิกปุ่ม บูมเมอแรง ที่มุมบนขวาของหน้าจอเพื่อจัดการข้อความที่ล่าช้า ง่าย!
หากคุณใช้ผู้ให้บริการอีเมลหรือไคลเอนต์อื่น
หากคุณใช้ผู้ให้บริการอีเมลหรือไคลเอนต์อื่น คุณอาจต้องหาข้อมูลสักหน่อย ส่วนขยายของธันเดอร์เบิร์ดที่เรียกว่าส่งภายหลังจะช่วยให้คุณสามารถกำหนดเวลาส่งอีเมลของคุณในอนาคตได้ Lotus Notes มีฟังก์ชันส่งภายหลังได้ทันที เช่นเดียวกับ MailMate และ Airmail
คุณยังสามารถใช้บริการบนเว็บ เช่น LetterMeLater เพื่อส่งอีเมลในภายหลัง หลังจากที่คุณสร้างบัญชีแล้ว คุณสามารถสร้างอีเมลที่จะส่งได้ในภายหลัง และคุณยังสามารถจัดการก่อนที่จะส่ง ดังนั้นคุณจึงสามารถทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่จำเป็นได้ คุณยังสามารถใช้งานได้จากภายในโปรแกรมอีเมลของคุณเอง
หากโปรแกรมรับส่งเมลของคุณไม่รองรับตัวเลือกเหล่านี้ คุณสามารถบันทึกอีเมลเป็นฉบับร่างเป็นนิสัยได้ และกลับมาที่อีเมลนั้นในอีกห้าหรือสิบนาทีต่อมาเพื่อตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณไม่ได้ทำอันตรายใดๆ ข้อผิดพลาด เช่น การคัดลอกทุกคนในรายชื่อลูกค้าของคุณหรือสำเนาทั้งสำนักงาน
ตอบกลับโดยไม่ได้ตั้งใจทั้งหมด:อย่าปล่อยให้มันเกิดขึ้นกับคุณ!
อีเมลฉบับแรกถูกส่งไปเมื่อ 44 ปีที่แล้ว คุณคิดว่าเราจะกำจัดการตอบกลับโดยไม่ได้ตั้งใจจากการเกิดขึ้นได้อย่างไร ขออภัย เรายังไม่ได้ผลิตวัคซีน ดังนั้นคุณจะต้องรับการป้องกันด้วยมือของคุณเอง การปิดใช้งานการตอบกลับการทำงานทั้งหมด ทำให้การส่งอีเมลของคุณล่าช้า หรือเพียงแค่บันทึกเป็นฉบับร่างเพื่อส่งในไม่กี่นาทีต่อมาสามารถช่วยได้ มีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถป้องกันการตอบกลับโดยไม่ได้ตั้งใจ!
คุณเคยแชร์ข้อมูลมากเกินไปโดยไม่ได้ตั้งใจกับ Reply All หรือไม่? คุณใช้กลยุทธ์ใด ๆ ที่ระบุไว้ข้างต้นหรือไม่? แบ่งปันกลยุทธ์ที่ดีที่สุดของคุณในการต่อสู้กับ Accidental Reply ด้านล่างเลย!
