เป็นบอสอีเมล: ไม่ให้มันกินเวลาทั้งวัน

182,900,000,000 อีเมล

182.9 พันล้าน

มากกว่า 25 อีเมลต่อคนหนึ่งคนบนโลก

และนั่นคือแค่สิ่งที่เราส่งในหนึ่งวัน (PDF)

ด้วยปริมาณอีเมลมหาศาลที่ส่งรับทุกวัน จึงไม่แปลกใจที่การสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์นี้กลายเป็นภาระหนักสำหรับหลายคน แต่别担心 นี่คือเคล็ดลับประสิทธิภาพที่ช่วยคุณควบคุมสัตว์ร้ายนี้

ใช้ Canned Responses (ตอบสนองสำเร็จรูป)

ไม่สามารถเน้นย้ำความสำคัญของข้อนี้ได้มากพอ โอกาสสูงที่คุณตอบอีเมลหลายฉบับด้วยวิธีเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นการปฏิเสธการส่งงาน ยอมรับความพยายามของเพื่อนร่วมงาน หรือแค่ทักทาย คุณต้องสร้าง canned responses สำหรับอีเมลที่ใช้บ่อยที่สุด

การตั้งค่า canned responses ใน Gmail หรือไคลเอนต์อีเมลอื่นทำได้ง่ายมาก ไม่ว่าคุณจะพิมพ์เร็วแค่ไหน ก็ไม่เร็วกว่าคลิกเมาส์สองครั้ง ประหยัดเวลาและทำได้เลย

ตั้งค่า Filters & Labels/Folders (ตัวกรองและป้ายกำกับ/โฟลเดอร์)

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการภาระมากเกินไปคือจัดเรียงก่อน หมายถึงการใช้ตัวกรองและป้ายกำกับ/โฟลเดอร์ในกล่องจดหมาย Outlook มีโฟลเดอร์ Gmail มีป้ายกำกับ (Labels) และทั้งคู่มีตัวกรองที่ตั้งค่าให้ส่งอีเมลไปยังโฟลเดอร์/ป้ายกำกับเหล่านั้นอัตโนมัติ สามารถตั้งค่าตัวกรองขั้นสูงใน Gmail ตามความต้องการเฉพาะตัวได้ จริงๆ Gmail ยังเสนอ Priority Inbox ใหม่ที่จัดระเบียบอีเมลให้อัตโนมัติ

ใช้เวลาตั้งค่าและจัดหมวดหมู่ แต่เดือนแรกต้องมีส่วนร่วมตลอดเวลา แต่คุ้มค่ากับเวลาในระยะยาว อย่าจัดป้ายกำกับและตัวกรองรีบเร้า ให้คิดและจัดหมวดหมู่ดี เพราะนี่คืออัตโนมัติที่กล่องจดหมายจะใช้ตลอดชีวิต

ผมพบว่าทำตามขั้นตอนตรวจสอบ 3 ขั้นตอนก่อนกรองอีเมลดีที่สุด:

ถามตัวเองว่าชื่อป้ายกำกับ/โฟลเดอร์ที่ดีที่สุด (ไม่ว่าจะมีอยู่แล้วหรือไม่) สำหรับข้อความนี้คืออะไร
ตรวจสอบว่าชื่อนั้นมีอยู่แล้วหรือไม่ ถ้าไม่มี ให้สร้างใหม่
ถามตัวเองว่าชื่อนั้นควรเป็นเอนทิตี้แยกต่างหาก หรือย่อยใต้โฟลเดอร์ที่มีอยู่แล้ว

ทำอย่างสม่ำเสมอ กล่องจดหมายจะสะอาดตาเห็นได้ชัด

ย้าย To-Do List ไปที่อื่น

พูดไปพร้อมกัน: "กล่องจดหมายของคุณไม่ใช่ To-Do List" Vivek Haldar ของ Google เคยเขียนเรื่องนี้ไว้ และผมเห็นด้วยอย่างยิ่ง นี่คือมุมมองของ Haldar:

อีเมลเป็นสถานที่แย่มากสำหรับ To-Do List ผมไม่เข้าใจว่าจะนำ GTD มาต่อที่อีเมลได้อย่างไร อีเมลไม่ใช่ actionable (可操作的) อ่านและเข้าใจแล้ว อาจได้ action ชัดเจน แต่อินบ็อกซ์ไม่ใช่ที่ไว้塞 (塞) มัน

อีเมลของคุณเกี่ยวกับการสื่อสาร ให้มันเป็นแค่นั้น มีแอป To-Do List ยอดเยเยอะ แนะนำ Any.do หรือ Wunderlist

ยกเลิกสมัครรับ Junk (จดหมายขยะ)

คุณจะไม่เชื่อว่ามีนิวส์เลตเตอร์และอีเมลขยะอื่นๆ ตstructures ในกล่องจดหมายมากแค่ไหน แม้จะมีตัวกรองสแปม และเมื่อการวุ่นวายเริ่มสะสม มันจะควบคุมไม่ได้รวดเร็ว เพื่อหยุดมัน ต้องเริ่มยกเลิกสมัคร และมีเคล็ดลับง่ายๆ หนึ่งอย่าง

ในไคลเอนต์อีเมล ค้นหาคำว่า "unsubscribe" มันอยู่ท้ายทุกนิวส์เลตเตอร์ จึงจะเห็นรายการอีเมลจำนวนมากในกล่องจดหมายทันที เปิดทีละฉบับและยกเลิกสมัคร แนะนำใช้ Preview Pane ของ Gmail เพื่อเร่งความเร็ว

ยังมีแอดออนและบริการช่วยยกเลิกสมัครรายการส่งอีเมลจำนวนมาก หรือรวมเป็น email digests ได้

คำถามทองที่ต้องถามทุกอีเมล

นี่คือข้าสำคัญที่สุด และเป็นสิ่งที่ช่วยผมควบคุมภาระอินบ็อกซ์ได้ตลอดปีที่ผ่านมา Tom Stafford จาก BBC Future เสนอคำถามทองคำหนึ่งให้ถามตัวเองเมื่อเปิดข้อความใดๆ:

"ถ้าข้อมูลนี้ไม่อยู่ในอินบ็อกซ์ของฉัน ฉันจะไปหามันหรือไม่?"

ถ้าคำตอบเป็นไม่ อย่าตอบกลับหรือลบโดยไม่เปิด มันง่ายแค่นั้น ไม่ คุณจะไม่พลาดอะไรใหญ่โต — ผมทำมาได้หนึ่งปีและมันทำงานจริง นี่คืออธิบายของ Stafford:

ไม่มีที่ไหนชัดเจนกว่าอีเมลกลุ่มและหิมะตอบกลับที่ตามมา ตัดสินใจโดยเตือนตัวเองว่าไม่ใช่ทุกอีเมลต้องตอบ ปัญหาหลายอย่างจะ — และควร — ได้รับการจัดการโดยคนอื่น ถามตัวเอง: "ถ้าข้อมูลนี้ไม่อยู่ในอินบ็อกซ์ ฉันจะไปหามันหรือไม่?" คำตอบส่วนใหญ่คือ "ไม่" และนั่นเป็นสัญญาณว่ามีคนอื่นควบคุมความสนใจของคุณ

ทุกคนมี email hacks ของตัวเองในการจัดการวุ่นวาย และวิธีเรียนรู้ที่ดีที่สุดคือการแบ่งปัน เรายังมี Gmail Guide for Everyone ของตัวเอง มันช่วยได้ รวมถึงคำแนะนำจากผู้ใช้มืออาชีพ หาก Stafford ไม่ได้เขียนบทความนั้น ผมยังคงจมอยู่ในข้อความ และขอบคุณเขาตลอดกาล