เป็นหัวหน้าที่อีเมล:อย่าปล่อยให้มันใช้เวลาทั้งวัน

182,900,000,000 อีเมล

182.9 พันล้าน

นั่นเป็นอีเมลมากกว่า 25 ฉบับต่อความคิดของมนุษย์ทุกคนบนโลกนี้

และนั่นคือสิ่งที่เราส่งในวันเดียว (PDF)

เนื่องจากจำนวนอีเมลที่ส่งและรับในแต่ละวันมีจำนวนมหาศาล จึงไม่น่าแปลกใจที่การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์นี้ยากเกินกว่าจะรับมือได้สำหรับพวกเราหลายๆ คน แต่อย่ากังวล นี่คือเคล็ดลับการทำงานบางส่วนที่สามารถช่วยให้คุณเชื่องสัตว์ร้ายได้

ใช้คำตอบสำเร็จรูป

ฉันไม่สามารถเน้นถึงความสำคัญของสิ่งนี้ได้ เป็นไปได้ว่าคุณตอบกลับอีเมลหลายฉบับในลักษณะเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นการปฏิเสธการส่ง รับทราบความพยายามของเพื่อนร่วมงาน หรือคำทักทายง่ายๆ สิ่งหนึ่งที่คุณต้องทำจริงๆ คือสร้างคำตอบสำเร็จรูปสำหรับอีเมลที่คุณใช้บ่อยที่สุด

เป็นเรื่องง่ายมากที่จะตั้งค่าการตอบกลับสำเร็จรูปใน Gmail หรือโปรแกรมรับส่งเมลอื่นๆ ไม่ว่าคุณจะเป็นคนพิมพ์ดีดเร็วแค่ไหน คุณไม่เร็วกว่าการคลิกเมาส์สองครั้งใช่ไหม ช่วยตัวเองบ้างแล้วทำตอนนี้เลย

ตั้งค่าตัวกรองและป้ายกำกับ/โฟลเดอร์

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับการโอเวอร์โหลดคือการแยกแยะออกก่อน นั่นหมายถึงการใช้ตัวกรองและป้ายกำกับ/โฟลเดอร์ในกล่องจดหมายของคุณ Outlook มีโฟลเดอร์ Gmail มีป้ายกำกับ และทั้งคู่มีตัวกรองที่คุณสามารถตั้งค่าให้กำหนดเส้นทางอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติไปยังโฟลเดอร์และป้ายกำกับเหล่านี้ คุณตั้งค่าตัวกรองขั้นสูงใน Gmail ได้ตามความต้องการที่กำหนดเอง อันที่จริง Gmail เสนอให้ส่งคำสั่งซื้อไปยังอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติด้วยกล่องจดหมายสำคัญใหม่

พวกเขาใช้เวลาในการตั้งค่าและจัดหมวดหมู่ให้ดี และเดือนแรกต้องการข้อมูลจากคุณอย่างต่อเนื่อง แต่ก็คุ้มค่ากับเวลาของคุณในระยะยาว อย่าเพิ่งรีบใส่สิ่งของภายใต้ป้ายกำกับและตัวกรอง คิดและจัดหมวดหมู่ให้ดีเพราะนี่คือระบบอัตโนมัติที่กล่องจดหมายของคุณจะใช้ไปตลอดชีวิต

ฉันคิดว่าควรทำการตรวจสอบ 3 ขั้นตอนก่อนกรองอีเมล:

1. ถามตัวเองว่าป้ายกำกับ/ชื่อโฟลเดอร์ที่ดีที่สุด (ไม่ว่าจะมีอยู่หรือไม่ก็ตาม) สำหรับข้อความนี้
2. ตรวจสอบว่าชื่อนั้นมีอยู่แล้วหรือไม่ และหากไม่มี ให้สร้างมันขึ้นมา
3. ถามตัวเองว่าชื่อนั้นควรเป็นชื่อที่แยกจากกันหรือจัดหมวดหมู่ย่อยภายใต้หนึ่งในโฟลเดอร์ที่มีอยู่

ทำเช่นนี้เป็นประจำ แล้วกล่องจดหมายของคุณจะสะอาดตายิ่งขึ้น

นำรายการสิ่งที่ต้องทำไปที่อื่น

พูดกับฉันด้วยคน:"กล่องจดหมายของคุณไม่ใช่รายการสิ่งที่ต้องทำ" Vivek Haldar ของ Google เขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้มาระยะหนึ่งแล้ว และฉันไม่เห็นด้วยมากกว่านี้ แนวคิดของ Haldar:

อีเมลเป็นสถานที่ที่แย่มากสำหรับรายการสิ่งที่ต้องทำ ฉันไม่เข้าใจจริง ๆ ว่าใครจะเชื่อมต่อกับ GTD ไปยังอีเมลได้อย่างไร อีเมลไม่สามารถดำเนินการได้ เมื่อคุณอ่านและทำความเข้าใจแล้ว คุณอาจลงเอยด้วยการดำเนินการที่ชัดเจน แต่กล่องจดหมายของคุณไม่ใช่ที่สำหรับผลัก

อีเมลของคุณเกี่ยวกับการสื่อสาร ปล่อยให้มันเป็นไปเถอะ มีแอปที่ยอดเยี่ยมมากมายสำหรับรายการสิ่งที่ต้องทำ และฉันขอแนะนำ Any.do หรือ Wunderlist เป็นอย่างยิ่ง

ยกเลิกการสมัครจากขยะ

คุณจะไม่เชื่อว่ามีจดหมายข่าวและอีเมลขยะอีกกี่ฉบับที่อุดตันกล่องจดหมายของคุณ แม้ว่าจะมีตัวกรองสแปมก็ตาม และเมื่อความยุ่งเหยิงเริ่มก่อตัวขึ้น มันก็ควบคุมไม่ได้ หากต้องการหยุดความยุ่งเหยิง คุณต้องเริ่มยกเลิกการสมัครและมีเคล็ดลับง่ายๆ อย่างหนึ่งในการทำเช่นนั้น

ในโปรแกรมรับส่งเมลของคุณ เพียงค้นหาคำว่า “ยกเลิกการสมัคร” โดยจะต่อท้ายจดหมายข่าวทุกฉบับ ดังนั้นคุณจะเห็นรายการอีเมลจำนวนมากในกล่องจดหมายของคุณ ตอนนี้เพียงแค่เปิดทีละรายการและยกเลิกการสมัคร ฉันแนะนำให้ใช้บานหน้าต่างแสดงตัวอย่างของ Gmail เมื่อคุณทำเช่นนี้เพื่อเร่งความเร็ว

นอกจากนี้ยังมีส่วนเสริมและบริการเพื่อยกเลิกการสมัครรับอีเมลอย่างรวดเร็วหรือรวมเป็นอีเมลสรุป

คำถามทองคำที่จะถามแต่ละอีเมล

นี่เป็นเรื่องใหญ่และเป็นสิ่งที่ช่วยให้ฉันรักษากล่องจดหมายที่โอเวอร์โหลดไว้ได้ตลอดปีที่ผ่านมา Tom Stafford แห่ง BBC Future เสนอคำถามสีทองหนึ่งคำถามให้ถามตัวเองเมื่อเปิดข้อความใดๆ:

"ถ้าฉันไม่มีข้อมูลนี้ในกล่องจดหมาย ฉันจะออกไปค้นหาหรือไม่"

หากคำตอบคือไม่ อย่ากดตอบกลับหรือกดลบโดยไม่ได้เปิด มันง่ายมาก ไม่ คุณจะไม่พลาดเรื่องใหญ่แน่ๆ ฉันทำมาหนึ่งปีแล้วและมันได้ผลจริงๆ นี่คือคำอธิบายของ Stafford:

ไม่มีที่ใดที่ชัดเจนไปกว่าอีเมลกลุ่มและการตอบกลับที่ล้นหลามอย่างสม่ำเสมอ ตอบโต้ด้วยการเตือนตัวเองว่าไม่จำเป็นต้องตอบอีเมลทุกฉบับว่าปัญหามากมายจะได้รับและควรได้รับการจัดการโดยบุคคลอื่น ถามตัวเองว่า:"ถ้าฉันไม่มีข้อมูลนี้ในกล่องจดหมาย ฉันจะออกไปค้นหาหรือไม่" ส่วนใหญ่แล้ว คำตอบก็คือ "ไม่" และนั่นเป็นสัญญาณว่ามีคนอื่นกำลังควบคุมความสนใจของคุณ

แบ่งปันการแฮ็กอีเมลของคุณ

ทุกคนมีแฮ็กอีเมลของตนเองเพื่อจัดการกับความยุ่งเหยิง และวิธีที่ดีที่สุดในการเรียนรู้คือการแบ่งปัน เรายังมีคู่มือ Gmail สำหรับทุกคนอีกด้วย ช่วยได้เช่นเดียวกับคำแนะนำจากผู้ใช้มืออาชีพ ถ้า Stafford ไม่ได้เขียนบทความนั้น ฉันก็ยังจมอยู่ในข้อความและฉันรู้สึกขอบคุณเขาตลอดไปสำหรับสิ่งนั้น

บอกฉันหน่อยว่าคุณจัดการกับอีเมลที่เกินพิกัดอย่างไร ไม่มีคำตอบที่ผิดที่นี่ เพื่อนๆ