การรวมอีเมลกับ To-do อาจไม่ใช่ความคิดที่ดี แต่เรารู้ว่าการแยกสองอย่างนี้เกือบจะเป็นไปไม่ได้ ลองหาจุดกลางที่ดีที่สุดกันดีกว่า
ว่าจะนำอีเมลออกจากหน้าตาโดยการเปลี่ยนเป็น Task ไง? ทำได้ง่าย เพราะแอปจัดการ Task ยอดนิยมหลายตัวมีระบบแปลงอีเมลเป็น To-do โดยไม่ต้องออกจาก Inbox และหากซิงค์ข้ามอุปกรณ์ คุณจะนำ To-do list ไปทุกที่
มาเริ่มดูวิธีการทำงานของฟีเจอร์ Email-to-task ในแอปจัดการ Task ยอดนิยมกัน
1. Trello
เพื่อส่งอีเมลเป็น Task ไปยัง Board ใดใน Trello ต้องหา Email address เฉพาะของ Board นั้นก่อน: เปิด Board คลิก Show Menu ขวาสุด จะเห็น Sidebar Menu คลิก More > Email-to-board Settings จะได้ Email address ที่ Trello มอบให้ Board นั้น
ได้ Email ID แล้ว? เก็บเป็น Contact ใน Address Book ตอนนี้ส่งอีเมลไปที่ Address นั้นได้ทุกเมื่อ Trello จะสร้าง Task (Card) ลงไปด้านล่างใน Default List ของ Board นั้น
Subject อีเมลจะกลายเป็นชื่อ Task บน Card ใหม่ Body จะกลายเป็น Description ไฟล์แนบก็จะแนบไปกับ Card ด้วย
ยังไม่จบ: สามารถมอบหมาย Card ให้สมาชิกทีมได้โดยเพิ่ม @mentions ในฟิลด์ To หรือ CC, Subject line หรือแม้แต่ Body ของอีเมล
ยังใช้ Hashtag เพื่อเพิ่ม Label ตามสี หมายเลข หรือชื่อได้ ดู Screenshot ข้างต้น เช่น ต้องการ Label Akshata ใช้ Syntax #akshata, #orange, หรือ #2 ใน Subject line
ต้องการเปลี่ยนตำแหน่ง Card ที่สร้างจากอีเมล? ระบุ Default List และ Default Card Position ได้ใน Email-to-board Settings
แต่ละ Card มี Email address เฉพาะตัว หาได้ที่ Share and more… เมื่อเปิด Card อีเมลที่ส่งไปที่ Address นั้นจะกลายเป็น Comment บน Card
ผู้ใช้ Chrome อาจติดตั้ง Gmail to Trello Extension ให้ปุ่ม Add card ใน Gmail สร้าง Card จากอีเมลปัจจุบันได้
2. Wunderlist
ก่อนแปลงอีเมลเป็น Task ใน Wunderlist ต้อง Enable Email Access: ไปที่ Mail to Wunderlist ติ๊ก Enable Mail to Wunderlist for your account
เสร็จแล้ว ส่งหรือ Forward อีเมลงานไปที่ me@wunderlist.com จะปรากฏเป็น Task ใน Inbox ของ Wunderlist (ต้องส่งจาก Email ที่ผูกกับบัญชี Wunderlist)
Subject กลายเป็นชื่อ Task Body กลายเป็น Note ไฟล์แนบก็ตามมา ต้องใช้ Plain text ใน Body เพราะ Wunderlist ไม่รองรับ HTML
เคล็ดลับ: ใส่ Asterisk (*) นำหน้า Subject พร้อม Space จะสร้าง Starred Task
Wunderlist อนุญาตให้สร้าง Task จาก Email Address หลายตัว แต่ต้องเพิ่ม Address เหล่านั้นใน Account Settings ก่อน สามารถผูกแต่ละ Address กับ Default List ต่างกันได้
มี IFTTT Recipe สำหรับสร้าง Task ใหม่ใน Wunderlist ทุกครั้งที่ Label อีเมลว่า "wunderlist"
3. Remember The Milk
เปิดบัญชี Remember The Milk คลิก Profile Picture ขวาบน > Settings > Email Tasks ดู Address ถัดจาก Inbox Email นั่นคือ Email เฉพาะสำหรับ Forward Task จาก Inbox (หาได้ใน Welcome Email ด้วย)
Subject กลายเป็น Task Name Body กลายเป็น Note หากต้องการเพิ่มหลาย Note ให้คั่นด้วย Hyphen 3 ตัว (---) ใน Body
เพิ่ม Properties ของ Task ใน Body ได้ เช่น:
Priority: 2
Tags: booking travel
List: Personal
อย่าเพิ่มข้อความอื่นหลัง Task Name ใน Subject line
หากคล่องกับ Smart Add feature ให้เพิ่ม Properties ต่อท้าย Task Name ใน Subject line ได้
ดูคู่มือรายละเอียดการเพิ่ม Task ผ่าน Email และ Import List ผ่าน Email จาก Remember The Milk ได้
4. Todoist
ฟีเจر Email Tasks ใน Todoist ใช้ได้เฉพาะ Premium subscribers หากคุณเป็นหนึ่ง คน ให้คลิกขวาที่ Project Name ใน Sidebar เลือก Email tasks to this project จาก Dropdown (หรือไอคอน Wrench-Pencil ขวาสุดของ Project Name)
จะได้ Popup แสดง Email Address เฉพาะของ Project พร้อม Option อื่นๆ:
- Syntax สำหรับเพิ่ม Task Properties (Labels, Reminders) ผ่าน Email
- ตัวเลือกเพิ่ม Email Address อื่นที่ต้องการให้สร้าง Task ได้
อีเมลที่ส่งไปที่ Address ของ Project จะกลายเป็น Task: Subject = Task Name, เนื้อหา = Note, ไฟล์แนบสูงสุด 10 MB
Todoist มี Plugins เชื่อม Message กับ Task ผ่าน Email Clients และ Browsers ยอดนิยม ทำให้ Inbox Zero ดูง่ายขึ้น!
5. Evernote
หากใช้ Evernote จัดการ To-do list ส่งอีเมลเป็น Task ได้ โดยใส่ Task Name ใน Subject ต้องมี Evernote Email ID (หาที่ Account Settings ตรง Email Notes to)
ต้องการเพิ่ม Tag หรือ Reminder? ใช้ Syntax พิเศษ (#Tag และ !Reminder) ต่อท้าย Task Name ใน Subject
เช่น ต้องการ To-do จองตั๋วเครื่องบินพรุ่งนี้ Subject ควรเป็น: book flights #travel !tomorrow @personal โดย personal คือ Notebook ปลายทาง แทน !tomorrow ด้วย !15/02/16 สำหรับวันที่เฉพาะก็ได้
ทำให้ Note รู้สึกเหมือน Task มากขึ้นโดยเพิ่ม Checkboxes ใน Note items
6. Asana
ส่งอีเมล Task ไป x@mail.asana.com ใส่ Task Name ใน Subject Asana จะส่งไปยัง My Tasks ใน Default Organization/Workspace (ตั้งค่าที่ My Profile Settings > From Email)
เนื้อหาอีเมลกลายเป็น Task Notes ไฟล์แนบกลายเป็น Task Attachments CC ทีมเมตเพื่อเพิ่มเป็น Followers
ต้องการส่ง Task ไป Project หรือ Tag เฉพาะ? ทำได้โดยปรับ Email Address: x+projectID@mail.asana.com
หา Project ID: เปิด Project ดูตัวเลขใน URL ใน Address Bar นั่นคือ ID (ตัวเลข) เช่น URL https://app.asana.com/0/88153235502733/list Project ID คือ 88153235502733
วิธีอื่น: เลือก Project ใน Sidebar คลิกลูกศรเล็กถัดจากชื่อ Project ในส่วนหลัก > Add Tasks by Email ใน Dropdown
เหมือน Wunderlist สามารถเพิ่ม Send-from Email Address หลายตัว ผูกแต่ละอันกับ Workspace/Organization เฉพาะได้
ยังมีการ Integrate Asana กับ Email อีกมาก เช่น Auto-forward สร้าง Task, Post Conversations ไป Teams อ่านคู่มือ Asana Emailing Tasks
หมายเหตุ: x ใน x@mail.asana.com ไม่ใช่ Variable ให้ทิ้งไว้เป็นนั้น
7. Toodledo
เพื่อส่งอีเมลเป็น Task ไป Toodledo ต้องสร้าง Secret Email Address: คลิก Profile Picture ขวาบน > ดู Dropdown
หา Link More… ภายใต้ Column Tools (ตรงกลาง) ไปหน้า Tools and Services คลิก Configure… ใน Panel Email Access
ในหน้าตัดไป ภายใต้ Email Service ติ๊ก Enable e-mail importing กด Save Changes จะได้ Secret Email Address
อีเมลที่ส่งไปที่ Address นี้จะกลายเป็น Task: Subject = Task Name, Body = Note หากเป็น Gold Subscriber สามารถแนบไฟล์จากอีเมลได้
ปรับ Task Parameters ได้มากด้วย Syntax เช่น % Tag สำหรับ Tag, : Reminder สำหรับ Reminder, & Repeat สำหรับ Recurring tasks ดูรายการ Properties ทั้งหมดได้ (ค่อนข้างยาว)
หากคุณใช้ 2Do ด้วย Task ที่สร้างผ่าน Email ใน Toodledo จะ Sync ไป 2Do App ทุกอุปกรณ์อัตโนมัติ (แต่ 2Do ไม่มีฟีเจอร์ Native แปลง Email เป็น Task)
8. Any.do
แปลงอีเมลเป็น Any.do Task ง่าย: ส่งอีเมลไป do@any.do ใส่ Task Name ใน Subject, Notes ใน Body Any.do จะแปลงให้ ต้องส่งจาก Email ที่ลงทะเบียน Any.do
ผู้ใช้ Gmail ติดตั้ง Any.do Chrome Extension ได้ Features ใช้งาน Any.do Tasks จากใน Gmail (บางคนรายงานปัญหา Sync ไม่มีประกันว่าจะทำงาน แต่ลองดูได้)
9. ภายใน Gmail เอง
แทนที่จะส่งอีเมลออกไปสร้าง To-do ในแอปภายนอก สามารถนำ Task Management เข้า Gmail ได้ด้วยแอปเหล่านี้:
1. Sortd: Chrome Extension เพิ่ม Kanban Board ใน Gmail จัดอีเมลเป็น Lists เรียงลำดับ Tasks ได้ง่ายด้วย Drag-and-drop
2. ActiveInbox: Chrome Extension อีกตัว แปลงอีเมลแต่ละฉบับเป็น Task กำหนด Due Date ใน Gmail ได้ เพิ่ม To-do และ Notes ใน Outgoing Email สำหรับ Reference (มองเห็นเฉพาะคุณ)
หา Alternative ของ ActiveInbox ลอง Taskforce [Broken URL Removed]
3. Google Tasks: ฟีเจอร์จัดการ Task ตัวของ Google ใน Gmail ซ่อน Features อันทรงพลัง ลองดู 5 Killer Ways to Use Google Tasks มี Chrome Extension ทำให้ Google Tasks ดีกว่านี้อีก
วิธีง่ายสุดส่ง Task จากอีเมลไป Google Tasks: กด Shift + T ขณะเปิดอีเมลใน Gmail จะสร้าง Task ใหม่ Subject = Task Name, Link ไป Conversation อยู่ใน Task Details
ข้อสังเกตเพิ่มเติม
- ใช้ OneNote เป็น To-do list? ดูคู่มือ Integrate Outlook Tasks into OneNote
- Google Keep ไม่รองรับ Email-to-task setup ไม่สามารถสร้างด้วย IFTTT ได้ (ไม่มี Google Keep Channel)
- เก็บ Unique Email Address จาก Task Management App ไว้เป็นความลับ ไม่อยากให้คนอื่นส่ง Task มาใน List ของคุณ
- Task ที่ส่งผ่าน Email อาจใช้เวลาสักพักก่อนจะปรากฏใน Task Manager
- Email Apps บน Android/iOS หลายตัวมี Integration กับ To-do List Apps ตรวจสอบดูสำหรับ Combo ที่คุณใช้
- ขึ้นอยู่กับ To-do App อาจดึง Task กลับมาผ่าน Email ได้ ดู Help/Support ของ App
Inbox เป็น To-Do List: ไม่แย่ขนาดที่คิด
อีเมลไม่ได้เกี่ยวกับการติดต่อสื่อสารอย่างเดียว บ่อยครั้งเกี่ยวกับการหารือ มอบหมาย และติดตาม Task ไม่หยุดอีเมลประเภท To-do ให้เข้ามาใน Inbox ได้ แต่สามารถแปลงเป็น Task เพื่อจัดการได้ดีขึ้น วิธีนี้ช่วยให้ไม่ลืม Task แค่เพราะลืมหรือวางอีเมลไว้ผิดที่
คุณใช้ Task Management App อะไร? มี Integration กับ Email ง่ายไหม และคุณใช้ประโยชน์จากมันไหม? เราอยากรู้ว่าคุณพอใจใช้ Email จัดการ To-do List หรือไม่
