วิธีพิมพ์บนซองจดหมายโดยใช้ Google เอกสาร

แม้ว่าโลกจะเข้าสู่ยุคดิจิทัลมากขึ้นทุกปี จดหมายจริงก็ยังคงเป็นวิธีที่สำคัญในการสื่อสารกับผู้อื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจ ชุดเครื่องมือ Google Apps มีเครื่องมือและส่วนเสริมมากมายที่จะช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการสร้างซองจดหมายได้ สิ่งที่คุณต้องมีคือเครื่องพิมพ์ พีซีที่ใช้ Windows หรือ Apple และการเข้าถึงเบราว์เซอร์ เช่น Google Chrome หรือแอป iOS และ Android

วิธีพิมพ์ซองจดหมายโดยใช้ Google Docs มีดังนี้

วิธีพิมพ์ซองจดหมายโดยใช้ Google Docs

มีส่วนเสริมของซองจดหมายหลายแบบสำหรับ Google เอกสารที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างและพิมพ์ซองจดหมายได้ สำหรับบทช่วยสอนนี้ เราจะใช้โปรแกรมเสริม Mail Merge

หมายเหตุ:Mail Merge จะทำให้คุณสามารถทำการผสาน 20 ได้ถึง 30 แถวในการทดลองใช้ฟรี

ขั้นตอนที่ 1:เปิดเอกสารของคุณ

เปิดเอกสาร Google เอกสารโดยไปที่เว็บแอป Google เอกสาร (หรือแอปสมาร์ทโฟน) แล้วคลิก Google เอกสารใหม่

ขั้นตอนที่ 2:เปิด Mail Merge และเลือกขนาดซองจดหมาย

หากคุณยังไม่มีโปรแกรมเสริม Mail Merge คุณสามารถติดตั้งได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ หากติดตั้งแล้ว ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 5

1. คลิกส่วนขยายในแถบเครื่องมือ จากนั้นเลือกส่วนเสริม> รับส่วนเสริม

2. ในเมนูส่วนเสริมของ Google เอกสารที่มีข้อความว่า "ค้นหาแอป" ให้พิมพ์ Mail Merge เลือก Mail Merge จากรายการ

3. คลิกแอป Mail Merge แล้วเลือกติดตั้ง

4. เลือก ดำเนินการต่อ จากนั้นยืนยันบัญชีของคุณ และให้สิทธิ์ Mail Merge ตามที่ต้องการ

5. เมื่อติดตั้งแล้ว ให้คลิกส่วนขยาย> Mail Merge> ซองจดหมาย หรือเลือก Mail Merge จากแถบด้านข้างแล้วเลือก Envelopes

6. รอให้ป๊อปอัปโหลดขึ้นมา จากนั้นเลือกขนาดซองจดหมายจากเมนูแบบเลื่อนลงหรือตั้งค่าขนาดหน้าแบบกำหนดเอง คลิกบันทึกเพื่อสิ้นสุด

หมายเหตุ:ถ้าคุณไม่สามารถสร้างแม่แบบซองจดหมายด้วยวิธีนี้ ให้เลือก ไฟล์> การตั้งค่าหน้ากระดาษ ที่นี่ คุณสามารถตั้งค่าการวางแนวและขนาดกระดาษก่อนที่จะไปยังขั้นตอนถัดไป

ขั้นตอนที่ 3:ปรับแต่งซองจดหมายของคุณ

ขั้นตอนต่อไปคือการแก้ไขเอกสารของคุณเพื่อเพิ่มฟิลด์ที่จำเป็น รวมถึงที่อยู่ของผู้รับและที่อยู่ผู้ส่งของคุณ ในการดำเนินการดังกล่าว ให้ใช้เครื่องมือแก้ไข Google เอกสารเหมือนกับที่ทำในเอกสารทั่วไป ตัวอย่างเช่น:

หมายเหตุ:เพิ่มแบบอักษร สี และตราสินค้าแบบกำหนดเองเพื่อปรับแต่งซองจดหมายของคุณ

ขั้นตอนที่ 4:เพิ่มฟิลด์ผสาน

หากคุณกำลังพิมพ์ชุดซองจดหมายจากรายชื่อผู้รับจดหมาย คุณสามารถเพิ่มช่องการผสานเพื่อเร่งกระบวนการโดยการสร้างเทมเพลตซองจดหมายของ Google เอกสาร (แทนที่จะเพิ่มรายละเอียดแต่ละรายการลงในแต่ละซองจดหมาย) โดย:

1. คลิกส่วนขยาย> Mail Merge> เริ่ม

2. เลือกเปิดสเปรดชีต

3. เลือก Google ชีตของคุณ หากไม่ปรากฏในเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือก Google Drive และใช้ช่องค้นหาเพื่อค้นหาเอกสาร หากคุณใช้ Microsoft Excel เพื่อสร้างสเปรดชีต คุณสามารถแปลงเป็น Google ชีตได้อย่างง่ายดาย

4. วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกฟิลด์ผสาน ในรายการดรอปดาวน์ผสาน ให้เลือกฟิลด์ที่คุณต้องการเพิ่ม (เช่น ชื่อผู้รับ) คลิกเพิ่ม

5. เมื่อเสร็จแล้ว ให้เลือก Letters ในกล่องแบบเลื่อนลง Merge To จากนั้นคลิกผสาน

6. Mail Merge จะแสดงจำนวนซองจดหมายที่คุณต้องการสร้าง คลิกใช่หากถูกต้อง

7. ซองจดหมายของคุณจะถูกสร้างขึ้นตามค่าจากสเปรดชีตของคุณ

ขั้นตอนที่ 5:เปิดเอกสารใหม่และพิมพ์

เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น ให้เปิดเอกสารซองจดหมาย นี่จะแสดงซองจดหมายที่คุณสร้างใหม่ทั้งหมดในรายการ ตรวจสอบอีกครั้งว่าทุกอย่างถูกต้องจัดรูปแบบ

ถ้าใช่ ก็ถึงเวลาพิมพ์:

1. เลือกไฟล์> พิมพ์

2. เลือกการตั้งค่าเพิ่มเติมและตรวจสอบว่าขนาดกระดาษและการตั้งค่าอื่นๆ ถูกต้อง

3. เลือกพิมพ์

การส่งอีเมลไม่เคยง่ายอย่างนี้มาก่อน

ด้วยบทช่วยสอนนี้ คุณจะสามารถพิมพ์ซองจดหมายได้มากเท่าที่คุณต้องการ เราใช้ Mail Merge เนื่องจากเป็นส่วนเสริมของ Google Docs ที่ได้รับความนิยมและเป็นที่รู้จักมากที่สุด อย่างไรก็ตาม มีตัวเลือกฟรีมากมายหากคุณใช้ช่วงทดลองใช้ฟรีและพบว่าราคาสูงเกินไป