เชี่ยวชาญการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google Docs: คู่มือขั้นตอนละเอียด

Google Docs เป็นส่วนหนึ่งของชุดเครื่องมือผลิตภาพบนคลาวด์ของ Google มันทำให้การทำงานร่วมกันบนเอกสารและแชร์กับผู้อื่นง่ายขึ้น เราจะแสดงวิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Docs เพื่อให้คุณเห็นว่าอะไรแตกต่างในเวอร์ชันล่าสุด

ความแตกต่างกับ Track Changes ของ Word

ใน Microsoft Word การทำงานร่วมกันบนเอกสารเกิดขึ้นแบบลำดับขั้น (serially) คนหนึ่งเปิด "Track changes" ทำงานบนเอกสาร เสร็จสิ้นการแก้ไข และส่งเอกสารให้คนต่อไปรีวิว คนนั้นสามารถรีวิว tracked changes และแก้ไข สร้างเวอร์ชันหลายๆ อันของเอกสารเดียวกัน

ใน Google Docs ไม่มีหลายเวอร์ชันของเอกสาร มีเพียงหนึ่งสำเนาบนคลาวด์ ซึ่งสามารถแก้ไขพร้อมกันได้หลายผู้ใช้

หากต้องการรู้ความแตกต่างอื่นๆ ดู Google Docs vs. Microsoft Word – What are the Differences?

จำไว้ว่า ต้องแชร์เอกสารของคุณ

หากคุณต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google Doc เพื่อให้อีกคนหนึ่งรีวิว คุณต้องแชร์เอกสารกับคนนั้น

วิธีแชร์เอกสารกับอีกคน:

1. เลือกปุ่ม Share มุมขวาบนของ Google Doc

2. พิมพ์ ที่อยู่อีเมล ของคนนั้นภายใต้ Add people and groups

3. เมื่อเพิ่มรายชื่อคนเสร็จ ให้เลือกบทบาทของพวกเขาใน เมนูแบบเลื่อนลงด้านขวา

4. ติ๊กหรือยกเลิกติ๊ก กล่องที่แจ้งเตือนพวกเขาว่าคุณแชร์เอกสาร

5. เขียนบันทึกอธิบายหากจำเป็น

6. กด Send

ตรวจสอบประวัติการแก้ไขเอกสาร (Document Revision History)

Google Docs เก็บบันทึกประวัติของเอกสารตั้งแต่จุดที่สร้างขึ้น ดังนั้น แม้คุณจะลืมหรือไม่รู้วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google Doc คุณก็สามารถค้นหาได้ตลอดเวลา ผ่านประวัติการแก้ไขของเอกสาร:

1. เปิด Google Doc ของคุณ
2. เลือก File > Version History > See Version History

3. ในแถบด้านขวา คุณจะเห็นเวลา, วันที่, และผู้เขียนของแต่ละเซสชันการแก้ไขสำหรับเอกสารนั้น คุณสามารถกดที่อันไหนก็ได้ และเห็นการเปลี่ยนแปลงที่แต่ละผู้แก้ไขทำ

4. โดยการกดสามจุดแนวตั้งบนเวอร์ชันที่สร้างขึ้นอัตโนมัติ ใดๆ คุณสามารถเลือกที่จะตั้งชื่อเวอร์ชันนั้น หรือทำสำเนาเป็น Google Doc ใหม่แยกต่างหาก

5. คุณยังสามารถกู้คืนเอกสารไปยังเวอร์ชันก่อนหน้าใดๆ ได้ หากใครทำการแก้ไขที่ทำลายข้อความ

ใช้โหมด Suggesting (เสนอแนะ)

โหมด Suggesting คือฟีเจอร์ที่ใกล้เคียง track changes มากที่สุดที่คุณจะพบใน Google Docs ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์มากเมื่อคุณถูกเชิญให้แก้ไขเอกสารที่เขียนโดยคนอื่น

เมื่อคุณใช้โหมด Suggesting:

• คุณจะเห็นการแก้ไขในสีที่ต่างกัน
• คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น สรุปเป็นความคิดเห็น (comments) ด้านขวาของ Doc
• คุณและผู้แก้ไขคนอื่น สามารถแชทกันเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงแต่ละอย่าง ภายในบับเบิลความคิดเห็นเหล่านั้น
• เมื่อตกลงกันแล้วเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง ให้เลือกเครื่องหมายถูก (checkmark) เพื่อยอมรับ หรือเลือก X เพื่อปฏิเสธ

นี่คือตัวอย่างลักษณะ:

การเปิดโหมด Suggesting ง่าย:

1. เลือกเมนูแบบเลื่อนลงที่มี ไอคอนดินสอ

2. เลือก Suggesting หรือกดปุ่มลัดสีเขียว (suggestion shortcut) เมื่อชี้เมาส์เหนือหน้า

ตอนนี้คุณพร้อมทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับเอกสาร ที่คุณต้องการ โดยไม่เปลี่ยนข้อความถาวร

ทิ้งความคิดเห็นให้ผู้ใช้คนอื่น

นอกจาก suggestions อัตโนมัติแล้ว คุณยังสามารถทิ้งความคิดเห็นให้ผู้แก้ไขและนักเขียนคนอื่น เพื่อให้บริบทเพิ่มเติมแก่ suggestions ของคุณ

วิธีทิ้งความคิดเห็น:

1. เปิด Google Doc

2. ไฮไลท์ข้อความที่ต้องการความคิดเห็น หรือวางเคอร์เซอร์ที่จุดที่ต้องการทิ้งความคิดเห็น

3. เลือก Insert > Comment หรือใช้ชลัดสีน้ำเงิน "+" ที่โผล่ขึ้นมาด้านขวาของหน้าเมื่อชี้เมาส์

4. พิมพ์ความคิดเห็น และกดปุ่ม Comment

จำไว้ว่าคุณสามารถแท็กผู้แก้ไขคนอื่นด้วยสัญลักษณ์ @ คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชันแชทแบบเรียลไทม์ได้ หากนักเขียนคนอื่นออนไลน์พร้อมกัน

ดาวน์โหลด Doc เป็นไฟล์ Word

คุณสามารถแปลง suggestions เป็น tracked changes โดยดาวน์โหลด Google Doc เป็นเอกสาร Word เมื่อเปิดใน Word suggestions จะแสดงเป็น tracked changes พร้อมความคิดเห็นทั้งหมด วิธีทำ:

เลือก File > Download > Microsoft Word

หมายเหตุ: เอกสารที่ดาวน์โหลด ตอนนี้เป็นอิสระจาก Google Doc บนคลาวด์ ไม่มีการเปลี่ยนแปลงในเอกสารนั้น จะสะท้อนในเวอร์ชันคลาวด์ หากคุณต้องการแชร์การแก้ไขของเอกสาร Word คุณจะต้องอัปโหลดเป็น Google Doc ใหม่ และแชร์จากต้นใหม่

เราไม่แนะนำให้แก้ไขข้าม Word และ Docs แบบนี้ เนื่องจากอาจใช้เวลานาน เกิดปัญหาการจัดรูปแบบ และนำไปสู่ความสับสน ทางเลือกที่ดีคือใช้ Microsoft 365 ซึ่งมีฟีเจอร์คลาวด์และการทำงานร่วมกันคล้ายกัน

ไม่พลาดการติดตามอีกต่อไป

ตอนนี้คุณสามารถติดตามและแชร์การเปลี่ยนแปลงใน Google Docs ได้ เพียงจำไว้ว่า แชร์บทความนี้ให้ผู้แก้ไขคนอื่นที่ทำงานบนเอกสารเดียวกัน เพราะทุกคนต้องเปิดโหมด suggestion เองคนละคน