ผู้ใช้ Google Sheets หลายคนใช้เวลามากเกินไปกับงานง่ายๆ เพราะไม่รู้จักสูตรที่เป็นประโยชน์ที่สุด สูตรเหล่านี้ช่วยทำให้ชีวิตง่ายขึ้น เร่งกระบวนการ และลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์
มาดู 10 สูตรที่มีประโยชน์ที่สุดใน Google Sheets ที่ออกแบบมาเพื่อประหยัดเวลาของคุณ
การตั้งค่าสูตร
การใช้สูตรใน Google Sheets ง่ายมาก ในกล่องข้อความ เพียงพิมพ์เครื่องหมาย "=" ตามด้วยสูตรที่ต้องการ จะมีกล่องเครื่องหมายคำถามเล็กๆ ปรากฏขึ้นขณะพิมพ์ เลือกกล่องนั้นเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้สูตรนั้น
เช่น หากพิมพ์ "=add(" จะเรียนรู้วิธีใช้ฟังก์ชันนี้ Sheets จะบอกว่า ฟังก์ชันนี้คืนค่าผลรวมของตัวเลขสองตัว และสามารถจัดรูปแบบได้โดยเพิ่มค่า 1 คอมมา แล้วค่า 2 ภายในวงเล็บ
นั่นหมายความว่า การพิมพ์ "=add(1,3)" จะคืนคำตอบของ 1+3
แทนที่จะพิมพ์ "1" และ "3" เรายังสามารถอ้างอิงเซลล์ใน Sheets ได้ โดยเพิ่มชื่อเซลล์ (แสดงโดยคอลัมน์ตามด้วยแถว) Sheets จะคำนวณสูตรสำหรับเซลล์ที่กำหนดโดยอัตโนมัติ
ดังนั้น หากพิมพ์ "=add(B3,C3)" ค่าจากเซลล์ B3 และ C3 จะถูกรวมกัน ได้คำตอบเดียวกัน
วิธีนี้ใช้ได้กับสูตรส่วนใหญ่ในส่วนต่อไป
10 สูตรที่ช่วยประหยัดเวลาใน Google Sheets
ต่อไปคือ 10 สูตรที่มีประโยชน์ที่สุดใน Google Sheets เพื่อประหยัดเวลา ยังมีสูตรแฝงมากมายที่ช่วยได้ แต่นี่คือสูตรที่ผู้ใช้ทั่วไปใช้และได้ประโยชน์
1. เลิกใช้ปฏิทินกับ TODAY()
รู้สึกว่าตัวเองถาม "วันนี้วันที่เท่าไหร่?" ทุกวัน ใน Sheets ปัญหานี้ใหญ่กว่านั้น — การติดตามกำหนดส่งและนับถอยหลังวันที่ต้องอัปเดตทุกวัน เว้นแต่จะใช้ฟังก์ชัน TODAY()
หลังวางในเซลล์ จะได้วันที่ของวันนี้ อัปเดตทุกวันโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องทำอะไร
Excel มีสูตรวันที่และเวลามากมาย ทำให้หาความต่างระหว่างสองวันที่ง่าย ด้วย TODAY() สามารถมีตัวแปรที่สองเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
2. COUNTIF() ทำให้นับแบบมีเงื่อนไขง่ายขึ้น
Sheets ให้เขียนโค้ดเล็กน้อยด้วย "การนับแบบมีเงื่อนไข" คือนับรายการก็ต่อเมื่อตรงตามเกณฑ์
เช่น ต้องการทราบว่าผู้เข้าร่วมสำรวจกี่คนมีรถ 2 คันขึ้นไป ใช้ COUNTIF()
เงื่อนไขคือค่าที่มากกว่าหรือเท่ากับ 2
ไม่ใช้สูตรนี้ ต้องตรวจสอบข้อมือด้วยมือ หาหนังสือที่ต้องการ
ยังมีฟังก์ชัน IF อื่นๆ เช่น SUMIF, AVERAGEIF และอื่นๆ
3. รวมเซลล์ด้วย SUM()
ฟังก์ชัน SUM() เป็นที่ชอบ รวมจำนวนทั้งหมดในช่วงที่เลือก ผลรวมคือตัวเลขที่บวกกัน เช่น ผลรวมของ 2, 3, 4 คือ 9
ใช้ SUM() รวมคอลัมน์ทั้งหมด
เมื่อเพิ่มแถวใหม่ SUM() จะอัปเดตและรวมรายการใหม่โดยอัตโนมัติ ใช้กับตัวเลขบวก ลบ หรือศูนย์ได้
อยากทำงบประมาณเร็ว? SUM() จะเป็นเพื่อนสนิท
4. รวมข้อความด้วย CONCATENATE()
ต้องการรวมสตริงข้อความ ไม่สามารถใช้การบวกทั่วไป ต้องใช้ "concatenation" คำสำหรับการรวมข้อความ
สามารถ CONCATENATE หลายเซลล์สร้างเซลล์เดียวที่มีข้อความทั้งหมด CONCATENATE() เป็นวิธีอัตโนมัติ
ไม่มีสูตรนี้ ต้องคัดลอกวางข้อความแยกกัน ใช้เวลามากเมื่อมีหลายแถว
สูตรนี้ดีหากต้องการรวมชื่อ-นามสกุล หรือสร้างข้อความส่วนบุคคล
5. TRIM() ลบช่องว่างเกินที่ไม่ต้องการ
เมื่อคัดลอกวางข้อความจากแหล่งอื่น รูปแบบมักเป็นปัญหา มักมีช่องว่างเกินทำลายรูปแบบ
สามารถลบช่องว่างด้วยมือ หรือใช้คำสั่ง TRIM() ใน Google Sheets คำสั่งนี้ลดช่องว่างเหลือช่องเดียวระหว่างคำ
ยังช่วย Sheets ที่รับข้อความจากผู้ใช้ ลบข้อผิดพลาดจากการเว้นวรรคซ้ำ ทำให้เอกสารสะอาด
6. TEXT() แปลงค่าเป็นรูปแบบอื่น
ปัญหาใหญ่ใน Sheets คือการจัดรูปแบบค่าที่ใส่ในเซลล์ Sheets พยายามเดารูปแบบ แต่อาจต้องเปลี่ยนทั้งส่วน
ลองใช้ฟังก์ชัน TEXT() สูตรนี้เปลี่ยนรูปแบบจากข้อความทั่วไป สตริง ค่า จำนวนเงิน เปอร์เซ็นต์ วันที่ และอื่นๆ
หากคัดลอกข้อมูลที่ต้องแปลงเป็นค่าเงิน ใช้สูตรนี้ได้ ยังปรับจำนวนทศนิยมได้
7. แปลภาษาในตัวด้วย GOOGLETRANSLATE()
Sheets ช่วยแปลภาษาได้ หากมีคอลัมน์วลีในภาษาที่รู้ สร้างคอลัมน์แปลเป็นภาษาอื่นได้หลายคอลัมน์
เช่น แปลวลีทั่วไปจากอังกฤษเป็นสเปน ฝรั่งเศส และญี่ปุ่นในเอกสารเดียวกัน ช่วยทีมระหว่างประเทศเข้าใจเอกสารเดียวกัน
สูตรนี้มาจากบริการแปลของ Google ยังใช้หาภาษาของข้อความได้โดยคัดลอกวางใน Sheets
เก็บภาษาต้นทางเป็น "auto" Sheets จะระบุภาษา แล้วแปลเป็นภาษาที่เลือกซึ่งเข้าใจ
8. จัดเรียงข้อมูลเร็วด้วย SORT()
ดูแลรายการข้อมูลที่จัดเรียงแล้วเป็นปวดหัว เมื่อมีข้อมูลใหม่หรือเปลี่ยนแปลง รายการที่จัดด้วยมือจะเสีย
แทนการจัดเรียงด้วยมือทุกครั้ง ใช้คำสั่ง SORT() ในตัว สร้างรายการค่าจากน้อยไปมาก หรือมากไปน้อยโดยอัตโนมัติ
หลังรัน จะรวบรวมรายการที่จัดเรียงในแถวหรือคอลัมน์ของตัวเอง ใช้ช่วงนี้ทำขั้นตอนต่อไปใน Sheet ได้
9. สลับแถวและคอลัมน์ด้วย TRANSPOSE()
สลับแถวคอลัมน์ผิดตอนสร้าง Sheet? หรือลูกค้าส่งข้อมูลที่ต้องสลับแถวคอลัมน์?
ลองคำสั่ง TRANSPOSE()
ทำงานอย่างไร: แถวและคอลัมน์สลับกัน ข้อมูลที่ตรงกันในตารางก็เปลี่ยนให้อยู่ตำแหน่งถูกต้องหลังสลับ
เมื่อข้อมูลเก่าเปลี่ยน ตารางที่สลับก็อัปเดตและเปลี่ยนตาม
10. หาค่าเฉลี่ยเร็วด้วย AVERAGE()
คำสั่ง AVERAGE() ใน Sheets จะให้ค่าเฉลี่ยของชุดตัวเลข ถ้าไม่จำได้ ค่าเฉลี่ยคือบวกตัวเลขทั้งหมด หารด้วยจำนวนตัวเลข
คำสั่งคณิตศาสตร์ที่มีประโยชน์ ไม่มี AVERAGE() จะต้องคิดด้วยกระดาษและเครื่องคิดเลข
เพียงเลือกช่วงตัวเลขที่ต้องการหาค่าเฉลี่ย Sheets จะทำส่วนที่เหลือ
ใช้สูตรเพิ่มประสิทธิภาพ Google Sheets
ถึงเวลาเปิด Sheets ลอง 10 สูตรที่เพิ่งเรียนรู้ ออกแบบมาเพื่อประหยัดเวลาและทำให้ชีวิตง่าย ลองใช้ดูเองว่าง่ายแค่ไหน
มีสูตรโปรดที่เราไม่ได้กล่าวถึง? แจ้งในความคิดเห็นได้เลย
