ในปี 2020 Google ได้เพิ่มหนึ่งในคุณสมบัติที่มีประโยชน์ที่สุดให้กับ Google ชีต ความสามารถในการจัดเรียงหรือกรองตามสี
นี่คือสิ่งที่ผู้ใช้สามารถทำได้ใน Microsoft Excel มาระยะหนึ่งแล้ว การมีอยู่ใน Google ชีตทำให้การย้ายแผ่นงาน Excel ไปยังสเปรดชีตออนไลน์ทำได้ง่ายยิ่งขึ้น
หากคุณสงสัยว่าเหตุใดคุณจึงอาจต้องการจัดเรียงหรือกรองตามสี ให้พิจารณาสถานการณ์สมมติที่คุณได้ตั้งค่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข การจัดเรียงในลักษณะนี้ช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ เช่น จัดเรียงการแจ้งเตือนหรือการจัดอันดับตามหมวดหมู่หรือลำดับความสำคัญ แทนที่จะใช้ตัวเลขแต่ละรายการ
จัดเรียงตามสีใน Google ชีต
มาดูสเปรดชีตที่มีรายการเกรดของนักเรียนซึ่งครอบคลุมช่วงต่างๆ ในสเปรดชีตนี้ เราได้กำหนดค่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อกำหนดรหัสสีที่เหมาะสมสำหรับแต่ละช่วงเกรด
ด้วยแผ่นงานที่จัดรูปแบบในลักษณะนี้ หากคุณจัดเรียงตามคอลัมน์ B คุณจะเห็นคะแนนที่จัดเรียงจาก A ถึง B แต่คุณจะไม่เห็นชัดเจนว่ากลุ่มเกรดใดที่ประกอบเป็นตัวอักษรแต่ละกลุ่มเกรด
วิธีที่ดีที่สุดคือการจัดเรียงตามสี
ในการดำเนินการนี้:
1. เลือก ข้อมูล จากเมนู ให้เลือก มุมมองตัวกรอง จากนั้นเลือก สร้างมุมมองตัวกรองใหม่ .
2. หากต้องการจัดเรียงรายการโดยให้เกรด "A" ทั้งหมดอยู่ด้านบน คุณสามารถจัดเรียงตามสีเขียว เลือกไอคอนตัวกรองที่ด้านบนของคอลัมน์ เลือก จัดเรียงตามสี ให้เลือก เติมสี แล้วเลือกสีที่คุณต้องการเรียงลำดับ ในกรณีนี้ ให้เลือกสีเขียวอ่อน
3. สีที่คุณเลือกจะถูกจัดกลุ่มและจัดเรียงที่ด้านบนของรายการ
คุณอาจสังเกตเห็นว่าคุณไม่สามารถจัดเรียงตามสีทั้งหมดได้ และมันก็สมเหตุสมผลเพราะสีไม่ได้เรียงลำดับตาม
อย่างไรก็ตาม หากคุณจัดเรียงคอลัมน์ตามตัวเลข สีจะถูกจัดระเบียบตามช่วงตัวเลขด้วย ประเด็นหลักของการจัดเรียงตามสีใน Google ชีตคือการระบุกลุ่มของรายการเดียวในรายการขนาดใหญ่อย่างรวดเร็วตามการจัดรูปแบบเซลล์ (ซึ่งมักจะยึดตามการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข)
กรองตามสีใน Google ชีต
อีกวิธีหนึ่งในการจัดกลุ่มรายการตามสีคือการใช้คุณลักษณะการกรอง ตอนนี้ Google ชีตให้คุณกรองสีอื่นๆ ออกได้ทั้งหมด ยกเว้นสีที่คุณสนใจ
ในรายการที่ใหญ่ขึ้น สิ่งนี้มีประโยชน์มากสำหรับการจัดกลุ่มรายการทั้งหมดที่คุณสนใจพร้อมๆ กับขจัดความยุ่งเหยิงของข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมด
ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกไอคอนตัวกรองที่ด้านบนของคอลัมน์ เลือก กรองตามสี ให้เลือก เติมสี แล้วเลือกสีที่คุณต้องการกรอง ในกรณีนี้จะเป็นสีเขียวอ่อน
เมื่อคุณกรองด้วยสีเดียวแล้ว คุณจะเห็นแถวทั้งหมดที่คอลัมน์ที่คุณกรองเป็นสีที่คุณเลือกแสดง แถวอื่นๆ ทั้งหมดที่มีสีอื่นๆ จะถูกกรองออกจากมุมมอง
นี่เป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการมุ่งเน้นที่กลุ่มข้อมูล โดยลบทุกอย่างที่อาจขัดขวางการวิเคราะห์ของคุณ
การจัดเรียงหรือกรองตามสีใน Google ชีตเป็นวิธีที่ละเอียดน้อยกว่าการจัดเรียงตามตัวเลขเพียงอย่างเดียว แต่บางครั้งการแสดงข้อมูลเป็นภาพในหมวดหมู่หรือกลุ่มเช่นนี้ก็มีค่ามากกว่า
จัดเรียงตามสีข้อความใน Google ชีต
ในลักษณะเดียวกับที่คุณสามารถจัดเรียงหรือกรองสีของเซลล์ใน Google ชีต คุณสามารถทำได้โดยอิงตามสีข้อความ สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับเหตุผลทั้งหมดข้างต้น แต่คุณได้สร้างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับสีข้อความแทนที่จะเป็นสีของเซลล์
วิธีจัดเรียงตามสีข้อความ:
1. เลือก ข้อมูล จากเมนู ให้เลือก มุมมองตัวกรอง จากนั้นเลือก สร้างมุมมองตัวกรองใหม่ .
2. หากต้องการจัดเรียงรายการโดยให้เกรด "A" ทั้งหมดอยู่ด้านบน คุณสามารถจัดเรียงตามข้อความสีเขียว เลือกไอคอนตัวกรองที่ด้านบนของคอลัมน์ เลือก จัดเรียงตามสี ให้เลือก สีข้อความ แล้วเลือกสีที่คุณต้องการเรียงลำดับ ในกรณีนี้เป็นสีเขียวเข้ม
3. สีที่คุณเลือกจะถูกจัดกลุ่มและจัดเรียงที่ด้านบนของรายการ
เช่นเดียวกับการเรียงลำดับการเติม สีข้อความที่คุณเลือกจะจัดกลุ่มรายการทั้งหมดด้วยสีข้อความนั้นที่ด้านบนสุดของรายการ รายการทั้งหมดภายใต้กลุ่มนั้นยังไม่ได้จัดเรียง
อีกครั้ง เป็นวิธีที่ดีในการเน้นกลุ่มหรือหมวดหมู่ข้อมูลเฉพาะ แต่ถ้าคุณต้องการเรียงลำดับตัวเลขจริงๆ คุณจะต้องจัดเรียงตามเนื้อหาในเซลล์ (ตัวเลข) ตามปกติ
กรองตามสีข้อความใน Google ชีต
คุณยังสามารถกรองระเบียนที่เป็นสีอื่นๆ ได้ โดยให้เหลือเฉพาะกลุ่มที่เป็นสีที่คุณต้องการ อีกครั้ง สิ่งนี้มีประโยชน์กับรายการที่ยาวมาก ซึ่งคุณต้องการกรองค่าอื่นๆ ทั้งหมดที่ไม่อยู่ในช่วงหรือหมวดหมู่ที่คุณกำลังมองหา
วิธีกรองตามสีข้อความ:
1. เลือก ข้อมูล จากเมนู ให้เลือก มุมมองตัวกรอง จากนั้นเลือก สร้างมุมมองตัวกรองใหม่ .
2. หากต้องการกรองรายการให้แสดงเฉพาะเกรด "A" ที่ด้านบนสุด คุณสามารถกรองตามข้อความสีเขียวได้ เลือกไอคอนตัวกรองที่ด้านบนของคอลัมน์ เลือก กรองตามสี ให้เลือก สีข้อความ แล้วเลือกสีที่คุณต้องการเรียงลำดับ ในกรณีนี้ ให้เลือกสีเขียวเข้ม
3. สีที่คุณเลือกจะถูกจัดกลุ่มและแสดงไว้ที่ด้านบนสุดโดยไม่แสดงสีข้อความอื่นใด
สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับรายการที่ยาวมากซึ่งคุณจำเป็นต้องกรอง "สัญญาณรบกวน" (ข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมด) ออก ดังนั้นคุณจึงสามารถมุ่งเน้นเฉพาะข้อมูลที่คุณสนใจเท่านั้น
จัดเรียงหรือกรองตามสีใน Google ชีต
การใช้ฟังก์ชันจัดเรียงหรือกรองใน Google ชีตตามสีช่วยให้คุณจัดกลุ่มและจัดระเบียบข้อมูลได้ ไม่เหมือนกับการเรียงลำดับหรือการกรองตามปกติเพราะไม่ได้จัดระเบียบข้อมูลตามแต่ละแถว แต่แทนที่จะจัดเรียงตามกลุ่มของแถว เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดหมวดหมู่และจัดระเบียบข้อมูลเป็นช่วงๆ
มันมีประโยชน์หากคุณใช้อย่างถูกต้องเมื่อใดก็ตามที่คุณมีข้อมูลที่จัดรูปแบบตามเงื่อนไข
