วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel

การใช้รายการดรอปดาวน์ใน Excel สามารถลดเวลาที่ใช้ในการป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีตได้อย่างมาก โชคดีที่สร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel ได้ง่ายมาก

มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ ตั้งแต่ง่ายไปจนถึงขั้นสูง คุณจะได้เรียนรู้ทุกวิถีทางในบทความนี้

สร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel:วิธีง่ายๆ

วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel คือการป้อนรายการด้วยตนเอง ซึ่งเหมาะสำหรับสถานการณ์ที่คุณต้องการเพียงรายการดรอปดาวน์ในเซลล์เดียว และคุณไม่จำเป็นต้องอัปเดตบ่อยๆ

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งไฟล์ไปยังบุคคลที่คุณต้องการให้พวกเขากรอกบางฟิลด์ และหนึ่งฟิลด์มีรายการตัวเลือกง่ายๆ วิธีนี้เป็นวิธีที่เหมาะที่สุด

วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ด้วยวิธีง่ายๆ:

1. เลือกเซลล์หรือเซลล์ที่คุณต้องการสร้างรายการ

2. เลือก ข้อมูล จากเมนู แล้วเลือก การตรวจสอบข้อมูล บนริบบิ้น

3. จะเป็นการเปิดหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูล เลือกรายการแบบเลื่อนลงภายใต้ อนุญาต แล้วเลือก รายการ .

4. ช่วยให้คุณสามารถพิมพ์รายการที่คุณต้องการในรายการของคุณด้วยตนเอง เพียงพิมพ์แต่ละรายการลงใน แหล่งที่มา ช่องที่มีแต่ละรายการคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค

5. เลือก ตกลง . ตอนนี้ คุณจะเห็นว่าเซลล์ที่คุณเลือกมีลูกศรดรอปดาวน์อยู่ข้างๆ เมื่อคุณเลือกลูกศรนี้ คุณจะเห็นรายการทั้งหมดที่คุณพิมพ์รวมอยู่ในรายการนี้

แม้ว่านี่จะเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการสร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel แต่ก็รักษาได้ยากที่สุด การแก้ไขรายการต้องกลับไปสู่การตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องและอัปเดตช่องต้นทาง

หากคุณสร้างรายการดรอปดาวน์ประเภทนี้จำนวนมากใน Excel การแก้ไขรายการเหล่านี้อาจต้องใช้เวลามาก ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องใช้วิธีนี้สำหรับเซลล์เดียว และสำหรับรายการที่คุณไม่คาดว่าจะเปลี่ยนแปลง

สร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel:การใช้ช่วง

ถ้าคุณต้องการโซลูชันที่ยืดหยุ่นมากขึ้น คุณสามารถดึงรายการสำหรับรายการของคุณจากช่วงของเซลล์อื่นๆ ใน Excel

ในการดำเนินการนี้:

1. ขั้นแรก แสดงรายการทั้งหมดที่คุณต้องการในรายการของคุณลงในคอลัมน์ของเซลล์ใดๆ คุณสามารถป้อนข้อมูลเหล่านี้ในสเปรดชีตปัจจุบันหรือในชีตอื่น ๆ ได้

2. ทำซ้ำขั้นตอนด้านบนเพื่อเลือกเซลล์และเปิดหน้าต่าง Data Validation ตั้งค่าช่องอนุญาตเป็น รายการ . คราวนี้ แทนที่จะพิมพ์อะไรลงในฟิลด์ Source ให้เลือกไอคอนลูกศรขึ้นทางด้านขวาของฟิลด์นี้ นี่คือตัวเลือกการเลือกช่วงที่ให้คุณเลือกฟิลด์ที่คุณต้องการดึงรายการของคุณออกมา

3. คุณจะเห็นหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูลยุบเพื่อให้คุณเห็นทั้งแผ่นงาน ลากตัวชี้เมาส์ลงตลอดช่วงของเซลล์ที่มีรายการทั้งหมดที่คุณต้องการรวม เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้เลือกไอคอนลูกศรลงทางด้านขวาของฟิลด์การเลือก การดำเนินการนี้จะขยายหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง

4. คุณจะเห็นช่วงที่คุณเลือกปรากฏขึ้นในฟิลด์แหล่งที่มา เพียงเลือก ตกลง เพื่อยอมรับการตั้งค่าเหล่านี้

5. ตอนนี้ เมื่อคุณเลือกลูกศรดรอปดาวน์ทางด้านขวาของเซลล์ที่คุณกำหนดค่าเป็นรายการดรอปดาวน์ คุณจะเห็นรายการทั้งหมดรวมจากช่วงที่คุณเพิ่งเลือก

ข้อดีของวิธีนี้คือ คุณสามารถเปลี่ยนรายการใดๆ ในรายการนั้นได้โดยการแก้ไขเซลล์ใดๆ ในช่วง การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำขึ้นจะอัปเดตรายการดรอปดาวน์ทุกรายการที่คุณสร้างโดยที่คุณเลือกช่วงนี้เป็นแหล่งที่มา

วิธีนี้ดีที่สุดเมื่อคุณต้องการจัดรูปแบบเซลล์จำนวนมากลงในรายการดรอปดาวน์โดยใช้รายการเดียวกัน คุณสามารถให้เนื้อหาของช่วงเดียวควบคุมรายการสำหรับรายการเหล่านั้นทั้งหมดได้ และไม่ว่าจะมีกี่รายการก็ตาม

การเพิ่มรายการลงในรายการของคุณ

นอกจากการเปลี่ยนแปลงรายการในช่วงของคุณเพื่ออัปเดตรายการของคุณแล้ว คุณยังสามารถเพิ่มรายการใหม่ได้อีกด้วย คุณจะไม่สามารถเพิ่มรายการไปยังจุดสิ้นสุดของช่วงได้ เนื่องจากการเลือกช่วงของคุณถูกจำกัดโดยเซลล์แรกและเซลล์สุดท้ายที่คุณเลือก

คุณจะต้องแทรกรายการใหม่ตรงกลางช่วงแทน Excel จะอัปเดตการเลือกช่วงของคุณแบบไดนามิกในการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อรวมช่วงใหม่ที่คุณได้เพิ่มขึ้นหนึ่งเซลล์

ในการดำเนินการนี้:

1. คลิกขวาที่เซลล์ใดก็ได้ในช่วงที่มาของคุณ แล้วเลือก แทรก จากเมนูแบบเลื่อนลง

2. ในหน้าต่างการเลือกขนาดเล็ก ให้เลือก เลื่อนเซลล์ลง และเลือก ตกลง . การดำเนินการนี้จะเลื่อนเซลล์ทั้งหมดในช่วงลงหนึ่งเซลล์ โดยแทรกเซลล์ว่างที่คุณเลือก

3. พิมพ์รายการใหม่ที่คุณต้องการเพิ่มลงในเซลล์ว่างที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น

ตอนนี้ เมื่อคุณเลือกไอคอนลูกศรลงทางด้านขวาของเซลล์รายการแบบหล่นลงที่คุณสร้างขึ้น คุณจะเห็นรายการใหม่ที่คุณเพิ่งเพิ่มเข้ามาในช่วง

นี่เป็นวิธีง่ายๆ ในการเพิ่มรายการใหม่ลงในรายการดรอปดาวน์ของคุณ แต่ต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมสองสามขั้นตอน แน่นอนว่ามันไม่ง่ายเลยที่จะเพิ่มรายการใหม่เมื่อสิ้นสุดช่วงของคุณ

หากคุณต้องการทำเช่นนั้น คุณจะต้องเปลี่ยนวิธีกำหนดค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในช่วงของคุณ คุณสามารถเรียนรู้วิธีดำเนินการนี้ได้ในหัวข้อถัดไป

การเพิ่มรายการลงในรายการของคุณแบบไดนามิก

สำหรับวิธีที่สะดวกยิ่งขึ้นในการเพิ่มรายการลงในรายการดรอปดาวน์ของคุณ เพียงแค่พิมพ์รายการใหม่ที่ส่วนท้ายของช่วงที่กำหนดค่าไว้ คุณจะต้องใช้ฟังก์ชัน OFFSET

เมื่อเลือกเซลล์รายการแบบเลื่อนลง ให้เลือก ข้อมูล จากเมนูและการตรวจสอบข้อมูล จากริบบิ้น

ในหน้าต่าง Data Validation ให้เปลี่ยน Source ดังต่อไปนี้:

=OFFSET($E$1,0,0,0,COUNTA($E:$E),1)

เปลี่ยน $E$1 และ $E:$E ในสูตรเพื่อใช้ตัวอักษรของคอลัมน์ที่คุณได้ป้อนรายการของคุณ เลือกตกลงเพื่อยืนยันการกำหนดค่าการตรวจสอบข้อมูลใหม่นี้

นี่คือวิธีการทำงานของสูตร:

• อาร์กิวเมนต์ 0 ในฟังก์ชัน OFFSET บอกไม่ให้ใช้ออฟเซ็ตกับคอลัมน์หรือแถว
• เอาต์พุตของฟังก์ชัน COUNTA จะบอกฟังก์ชัน OFFSET ถึงความสูงของช่วง
• ฟังก์ชัน COUNTA จะนับจำนวนเซลล์ที่ไม่ว่างในคอลัมน์ที่มีช่วงของคุณ

ตอนนี้ เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มค่าใหม่ลงในคอลัมน์นั้น พารามิเตอร์ความสูงของฟังก์ชัน OFFSET จะเพิ่มขึ้นหนึ่งค่า และฟังก์ชัน OFFSET จะคืนค่าช่วงทั้งหมด อัปเดตเพื่อรวมรายการใหม่ของคุณ

หากต้องการดูการดำเนินการนี้ เพียงเพิ่มรายการใหม่ลงในรายการสินค้าของคุณ เลือกลูกศรแบบเลื่อนลงทางด้านขวาของเซลล์แบบเลื่อนลง แล้วคุณจะเห็นรายการใหม่ของคุณปรากฏในรายการแบบเลื่อนลง

โปรดทราบว่าคุณอาจต้องใช้แถบเลื่อนทางด้านขวาหากรายการของคุณยาว

การลบรายการดรอปดาวน์ใน Excel

สุดท้าย หากคุณต้องการลบตัวเลือกดรอปดาวน์ออกจากเซลล์ที่คุณตั้งค่าไว้ เพียงเลือกเซลล์นั้นแล้วเปิดหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง

เปลี่ยน อนุญาต เลื่อนลงไปที่ ค่าใดก็ได้ แล้วเลือก ตกลง .

เมื่อคุณเปลี่ยนการตั้งค่านี้ คุณจะเห็นว่าเซลล์จะกลับมาเป็นปกติ

การสร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel

การสร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel เป็นเรื่องง่าย และคุณมีตัวเลือกมากมายให้เลือก วิธีการที่คุณเลือกนั้นขึ้นอยู่กับจำนวนเซลล์ที่คุณวางแผนจะเปิดใช้งานด้วยรายการเดียว และความยืดหยุ่นที่คุณต้องการให้รายการของไอเท็มเป็น หากคุณวางแผนที่จะเปลี่ยนรายการบ่อยๆ ให้ใช้วิธีการแบบไดนามิกอย่างแน่นอน