อีเมลของ Google เกิดวัน April Fool's Day วันนี้ไม่ใช่เล่นเลย เราไม่สามารถผ่านวันได้โดยไม่มีมัน
ข้อมูลเล็กๆ น้อยๆ เกี่ยวกับ Gmail อาจไม่ช่วย productivity โดยตรง แต่เคล็ดลับที่แสดงวิธี delegate อีเมลให้ผู้ช่วยหรือคู่สมรส คุณต้องกระโดดตอบรับ Google เต็มไปด้วยก้อนเล็กๆ เหล่านี้ เราละเลยเพราะบางครั้งเรานับถือเครื่องมือทั่วไปไปแล้ว
เครื่องมือของ Google เป็นแหล่งเคล็ดลับ productivity ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรที่มีอยู่ เราอาจใช้ชีวิตได้โดยไม่มีมัน — แต่ทำไมต้องทำอย่างนั้น?
นี่คือ 10 ฟีเจอร์ประหยัดเวลาในผลิตภัณฑ์ Google ที่เราไม่ควรขาด
เช็คลิสต์ Google Tasks
Google Tasks ช่วยดึงผมกลับมาเมื่อสมองไปเดินเล่น อาจเป็นเครื่องมือที่น้อยคนใช้แต่ทรงพลังสำหรับสร้างงานที่ปฏิบัติได้จากอีเมล
Matt Cutts วิศวกร Google ดัง ใช้ Google Tasks จัดการ to-do list และเสริมด้วย extensions เช่น New Tab to Tasks และ Better Google Tasks ตัวหลังให้หน้าตา Google Tasks สวยขึ้น ลอง Improvements for Google Tasks ซึ่งเพิ่ม labels และ keywords ไฮไลท์สิ่งสำคัญ
ตราบใดที่ยังมีอยู่ คุณสามารถใช้ 5 วิธีนี้ใช้ Google Tasks บนเดสก์ท็อปได้
จดจำการประชุมวิดีโอ
เพิ่มลิงก์ Google+ Hangout ลงใน Calendar event ได้ในคลิกเดียว การตั้งค่านี้ประหยัดอีเมล 1-2 ฉบับ บ่อยครั้งผมส่งอีเมลแยกบอกเกี่ยวกับ Hangouts meeting หรือ meeting ไปเลยจนช่วงท้าย (ฉุกเฉินถ้าต้องจัดห้องให้เรียบร้อยสำหรับ webcam)
ตั้งค่า Hangout ล่วงหน้า 3 ขั้นตอนง่าย:
- ไป Google Calendar คลิก Create
- ใส่รายละเอียด event
- คลิก Add video call พร้อมข้อมูลครบ กด Save
ผู้อื่นก็เพิ่ม video meeting ได้ถ้า calendar ถูกแชร์ระหว่างผู้เข้าร่วม
Inbox Zero ด้วย Archive และ Quick Links
คิดว่าเรากังวล Inbox Zero มากเกินไป Gmail มี 2 ฟีเจอร์ handy (และน้อยคนใช้) ที่กวาดข้อความไปหลังม่านโดยไม่สูญหาย
ปุ่ม Archive ด้านบน ขจัดอีเมลจากสายตา แต่เก็บไว้สมบูรณ์ในโฟลเดอร์ All Mail แต่ كيفติดตามอีเมลสำคัญที่ต้องกลับมาอ่าน?
Quick Links คือฮีโร่เล็กๆ ใน Gmail Labs ช่วยบันทึกข้อความที่อยากอ่านภายหลัง
เปิดใช้ Quick Links จาก Gmail Labs ถ้าไม่เห็นด้านซ้าย คลิกจุด 3 จุด (Gadgets) เปิดอีเมลที่อยากอ่านภายหลัง คลิก Add Quick Link มุมซ้ายล่าง ใส่ชื่อที่อธิบายได้ในกล่องที่โผล่พร้อมลิงก์ไปอีเมล
ตอนนี้เรียกอีเมลนั้นได้จากที่ไหนใน inbox ก็ตาม แค่คลิกเดียว Inbox Zero ด้วย Archive, Labels, Quick Links และ Gmail Search อันทรงพลัง ง่ายแค่ไหน?
อ่านอีเมลเร็วขึ้นด้วย Gmail Auto Advance
ไม่มีนับว่า Gmail Labs "Undo" ช่วยชีวิตผมกี่ครั้ง ฟีเจอร์นี้ปกป้องหน้า มี Lab feature Auto-Advance ที่เป็น time saver แนะนำสำหรับ inbox ใหญ่
พฤติกรรม Gmail: กลับไป inbox ทุกครั้งที่ delete, archive, หรือ mute การสนทนา เปิด Auto-Advance จะไปอีเมลถัดไป (หรือก่อนหน้า) ทันทีเมื่อ delete หรือ archive วินาทีที่ประหยัดสะสมมากตอนว่ายอีเมลหลายร้อยฉบับ
เปิดใช้จาก Gmail Labs (Gear icon > Settings > Labs) เปิดแน่นอนถ้าคุณกำลัง spring cleaning inbox
อย่าแคร์จุด
ไม่ได้ email ID ที่อยากได้ ต้องปรับด้วยจุด 1-2 ตัว ลองสะกดทางโทรศัพท์พร้อมเสียงรบกวน Gmail aliases กำจัดความรำคาญและป้องกันอีเมลส่งผิด
ถ้าอีเมลคือ janedoe.work@gmail.com เหมือนกับ janedoework@gmail.com
ใช้ตัวไม่มีจุดตอนบอกทางโทรศัพท์ เวอร์ชัน "ไม่มีจุด" ทำให้ทุกคนสะดวก
บันทึกแท็บไว้อ่านภายหลัง
แท็บมากเกินไป กินทรัพยากรและเพิ่มความยุ่งเหยิง กังวลถ้าต้องปิดโดยไม่สูญเสียที่อยู่ Tab management extensions เช่น Layout Manager แก้ปัญหานี้ แต่มีวิธีง่ายกว่า ไม่ต้องโหลด extension เพิ่ม ความลับอยู่ที่ bookmarks folder เหมือนกัน
เพิ่ม bookmarks folder ใหม่ (bookmarks bar หรือ menu) ผมตั้งชื่อ "All Saved Tabs"
ต้องการบันทึกแท็บเปิดทั้งหมด คลิกขวาที่แท็บไหนก็ได้ เลือก Bookmark All Tabs… หรือใช้ shortcut — Ctrl-Shift-D
เลือก folder ที่สร้างไว้ ตั้งชื่อกลุ่มแท็บเฉพาะ — สร้าง folder ใหม่ใน "All Saved Tabs" บันทึกแท็บได้ด้วยวิธีเดียวกันใน Firefox
กู้คืนแท็บ: คลิกขวาที่กลุ่ม (folder) ที่ต้องการ กด "Open All Bookmarks" วิธีนี้ช่วยถ้า sync bookmarks ข้ามอุปกรณ์
สร้างรหัสผ่านอัตโนมัติใน Chrome
มีหลายวิธีตั้งรหัสผ่านปลอดภ นำฟีเจอร์ทดลองของ Chrome มาผสมเพื่อสมัครสมาชิกเร็วๆ คู่แข่ง Lastpass ปรากฏปี 2012 ยังไม่แน่ใจว่าจะเป็นถาวร ดำดิ่งสู่ secret settings ของ Chrome เปิดใช้งานได้รหัสผ่านเร็วและปลอดภ วิธีสุ่มเหมือนแอปแบบ LastPass
แค่ 3 ขั้นตอนง่าย:
- เปิด Chrome พิมพ์ about:flags ใน Omnibox หมายเหตุ: about:flags หรือ chrome://flags คือ URL ใน Chrome เปิดเผย hidden settings ลองฟีเจอร์ใหม่ระหว่างทดลอง
- เลื่อนลงหา Enable password generation คลิก dropdown เลือก Enabled
- รีโหลด Chrome ทุกครั้งที่สมัครบัญชีใหม่ จะเห็นไอคอนกุญแจที่ช่องรหัสผ่าน คลิกสร้างรหัสอัตโนมัติ บันทึกรหัสใน Chrome ได้
มอบหมายอีเมลให้ผู้อื่น
คุณไม่อาจไว้วางใจ Gmail ให้คนอื่น ได้ยินว่ามี Jeeves จริงเป็นความหรูหรา แต virtual assistant ช่วยประหยัดเวลามาก ในเศรษฐกิจร่วมมือ ใครๆ ช่วยจัดการ inbox overload ก็ดี ถ้ากังวลความปลอดภ สร้างอีเมลที่สองจัดการอีเมลเฉพาะเจาะจงได้ สิทธิ์สามารถเพิกถอนได้ทุกเมื่อ
Gmail อนุญาต delegate อีเมลและปฏิทินให้ 10 คน Google Apps users ระบุได้ 25 คน Google แสดงขั้นตอนตั้งค่า delegation และข้อจำกัด วิธีคล้ายกันใช้กับ Google Calendar ได้
เลือกข้อความแม่นยำด้วย Caret Browsing
อาจเป็น keyboard ninja หรือไม่อยากพึ่งเมาส์ เปิด Caret Browsing ฟีเจอร์ accessibility ขั้นสูงใน Chrome Caret คือ cursor เคลื่อนที่เลือกข้อความ ใช้ arrow keys เคลื่อนที่บนเว็บเหมือนเอกสาร word processor
เปิดใช้ Caret Browsing ติดตั้ง accessibility extension นี้ สลับ on/off ด้วย F7 ใช้ arrow keys เคลื่อนที่หน้า Shift + arrows เลือกข้อความ เปิด URL ด้วย Enter เมื่อ caret อยู่บนลิงก์
ฝึกแล้ว การเลือกข้อความแม่นยำขึ้นถ้าคุณ copy-paste บ่อย ผมไม่เก่ง trackpad แลปท็อป เปิดใช้เพื่อ productivity ดีกว่าบนหน้าจอเล็ก
เครื่องมือค้นหา Google ของตัวเอง
Custom search engine คือปืนสไนปเปอร์ Custom search engine จับเป้าหมายหลายเว็บโปรด คือ multi-barrel rocket launcher Google Custom Search สร้างได้สำหรับบล็อกตัวเอง หรือ bookmark เป็น public URL CSE มี 2 รส — จ่ายเงิน และฟรีมีข้อจำกัด ฟรีจำกัด 100 ผลลัพธ์ แต่สำหรับความต้องการส่วนบุคคลพอแล้ว
สร้างเวอร์ชันฟรีง่ายๆ ที่มี public URL เซฟเป็น bookmark แชร์ทีมได้ Custom search engine คือ shortcut ประหยัดเวลาเวลาค้นหาเว็บเฉพาะบ่อยๆ ค้นหาตามวันที่และ relevance ช่วยจำกัดหัวข้อที่ต้องการ
How to Geek มี tutorial ลึกๆ แสดง in และ out อย่างง่าย
วินาทีสะสมเป็นเวลา
ส่วนน้อยคนใช้ เป็นสัมพัทธ์ แต่อย่างมาก shiny new apps หยุดสายตาเรา ในขณะที่คำตอบอาจซ่อนอยู่ในที่มองเห็น แค่เปลี่ยน setting เพิ่มผลลัพธ์ค้นหาเป็น 100 ต่อหน้า ก็ประหยัดเวลา เครื่องมือ productivity ที่ดีที่สุดคือตัวที่ทำงานได้กับคุณ ฟีเจอร์เหล่านี้ทำงานดีพอไหม?
บอกเราเกี่ยวกับเคล็ดลับหรือฟีเจอร์ที่เปลี่ยนวิธีคุณต่อสู้ชีวิตกับ Google tools ฟีเจอร์ไหนที่อยากรู้เพิ่ม?
