สิ่งที่ควรทราบ
- สร้างรายงานด้วยแผนภูมิ: เลือก Insert > Recommended Charts แล้วเลือกแผนภูมิที่ต้องการเพิ่มในแผ่นรายงาน
- สร้างรายงานด้วยตารางพิเวต: เลือก Insert > PivotTable เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการวิเคราะห์ในฟิลด์ Table/Range
- พิมพ์: ไปที่ File > Print เปลี่ยนการจัดวางเป็น Landscape การปรับขนาดเป็น Fit All Columns on One Page และเลือก Print Entire Workbook
บทความนี้อธิบายวิธีสร้างรายงานใน Microsoft Excel โดยใช้ทักษะสำคัญ เช่น การสร้างแผนภูมิและตารางพื้นฐาน การสร้างตารางพิเวต และการพิมพ์รายงาน ข้อมูลในบทความนี้ใช้กับ Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 และ Excel for Mac
การสร้างแผนภูมิและตารางพื้นฐานสำหรับรายงาน Excel
การสร้างรายงานมักหมายถึงการรวบรวมข้อมูลและนำเสนอทั้งหมดในแผ่นเดียวที่ทำหน้าที่เป็นแผ่นรายงานสำหรับข้อมูลทั้งหมด แผ่นรายงานเหล่านี้ควรจัดรูปแบบให้ง่ายต่อการพิมพ์ด้วย
หนึ่งในเครื่องมือที่คนส่วนใหญ่ใช้ใน Excel เพื่อสร้างรายงานคือ เครื่องมือแผนภูมิและตาราง ในการสร้างแผนภูมิในแผ่นรายงาน Excel:
- เลือก Insert จากเมนู และในกลุ่มแผนภูมิ ให้เลือกประเภทแผนภูมิที่ต้องการเพิ่มในแผ่นรายงาน
- ในเมนู Chart Design ในกลุ่ม Data ให้เลือก Select Data
- เลือกแผ่นที่มีข้อมูล และเลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีข้อมูลที่ต้องการนำเสนอในแผนภูมิ (รวมถึงหัวข้อ)
- แผนภูมิจะอัปเดตในแผ่นรายงานของคุณพร้อมกับข้อมูล หัวข้อจะถูกใช้เพื่อเติมป้ายกำกับในสองแกน
- ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นเพื่อสร้างแผนภูมิและกราฟใหม่ๆ ที่แสดงข้อมูลที่คุณต้องการแสดงในรายงานอย่างเหมาะสม เมื่อคุณต้องการสร้างรายงานใหม่ คุณสามารถวางข้อมูลใหม่ลงในแผ่นข้อมูล และแผนภูมิและกราฟจะอัปเดตอัตโนมัติ
มีวิธีการจัดวางรายงานด้วย Excel หลายวิธี คุณสามารถรวมกราฟและแผนภูมิในหน้าเดียวกับข้อมูลตาราง (ตัวเลข) หรือสร้างหลายแผ่น เพื่อการรายงานภาพอยู่บนแผ่นเดียว ข้อมูลตารางอยู่บนอีกแผ่น และต่อไป
การใช้ PivotTables เพื่อสร้างรายงานจากสเปรดชีต Excel
ตารางพิเวต (Pivot tables) เป็นเครื่องมืออันทรงอำนาจอีกตัวหนึ่งสำหรับการสร้างรายงานใน Excel ตารางพิเวตช่วยในการขุดลึกข้อมูลมากขึ้น
- เลือกแผ่นที่มีข้อมูลที่ต้องการวิเคราะห์ เลือก Insert > PivotTable
- ในกล่องโต้ตอบ Create PivotTable ในฟิลด์ Table/Range ให้เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการวิเคราะห์ ในฟิลด์ Location ให้เลือกเซลล์แรกของแผ่นงานที่ต้องการให้การวิเคราะห์ไปอยู่ เลือก OK เพื่อเสร็จสิ้น
- สิ่งนี้จะเริ่มกระบวนการสร้างตารางพิเวตในแผ่นใหม่ ในพื้นที่ PivotTable Fields ฟิลด์แรกที่คุณเลือกจะเป็นฟิลด์อ้างอิง
ในตัวอย่างนี้ ตารางพิเวตจะแสดงข้อมูลการเข้าชมเว็บไซต์ตามเดือน ดังนั้น จึงเลือก Month ก่อน - ต่อไป ลากฟิลด์ข้อมูลที่ต้องการแสดงไปที่พื้นที่ Values ของบานหน้าต่าง PivotTable fields คุณจะเห็นข้อมูลถูกนำเข้าจากแผ่นต้นทางเข้าสู่ตารางพิเวตของคุณ
- ตารางพิเวตรวมข้อมูลทั้งหมดสำหรับหลายรายการโดยการบวกมันเข้าด้วยกัน (โดยค่าเริ่มต้น) ในตัวอย่างนี้ คุณสามารถเห็นได้ว่าเดือนไหนมี Page Views มากที่สุด หากต้องการการวิเคราะห์แบบอื่น ให้เลือก ลูกศรแบบเลื่อนลง ถัดจากรายการในบานหน้าต่าง Values แล้วเลือก Value Field Settings
- ในกล่องโต้ตอบ Value Field Settings ให้เปลี่ยนประเภทการคำนวณเป็นสิ่งที่คุณต้องการ
- สิ่งนี้จะอัปเดตข้อมูลในตารางพิเวตตามลำดับ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถทำการวิเคราะห์ใดๆ ก็ได้กับข้อมูลต้นทาง และสร้างแผนภูมิพิเวตที่แสดงข้อมูลในรายงานของคุณในรูปแบบที่คุณต้องการ
วิธีพิมพ์รายงาน Excel ของคุณ
คุณสามารถสร้างรายงานที่พิมพ์ได้จากแผ่นทั้งหมดที่คุณสร้าง แต่ก่อนอื่นคุณต้องเพิ่มส่วนหัวหน้า
- เลือก Insert > Text > Header & Footer
- พิมพ์ชื่อเรื่องสำหรับหน้ารายงาน แล้วจัดรูปแบบให้ใช้ข้อความขนาดใหญ่กว่าปกติ ทำซ้ำกระบวนการนี้สำหรับแผ่นรายงานแต่ละแผ่นที่คุณวางแผนจะพิมพ์
- ต่อไป ให้ซ่อนแผ่นที่คุณไม่ต้องการรวมในรายงาน โดยคลิกขวาที่แท็บแผ่นและเลือก Hide
- เพื่อพิมพ์รายงานของคุณ ให้เลือก File > Print เปลี่ยนการจัดวางเป็น Landscape และการปรับขนาดเป็น Fit All Columns on One Page
- เลือก Print Entire Workbook ตอนนี้เมื่อคุณพิมพ์รายงาน จะมีเฉพาะแผ่นรายงานที่คุณสร้างเท่านั้นที่จะพิมพ์เป็นหน้าต่างๆ
คุณสามารถพิมพ์รายงานบนกระดาษ หรือพิมพ์เป็น PDF และส่งเป็นไฟล์แนบอีเมลได้
