ข้อควรรู้
- สร้างรายงานโดยใช้แผนภูมิ:เลือก แทรก> แผนภูมิแนะนำ จากนั้นเลือกรายการที่คุณต้องการเพิ่มลงในแผ่นรายงาน
- สร้างรายงานด้วยตาราง Pivot:เลือก แทรก> PivotTable . เลือกช่วงข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์ในช่องตาราง/ช่วง
- พิมพ์:ไปที่ ไฟล์> พิมพ์ ให้เปลี่ยนการวางแนวเป็น แนวนอน , ปรับขนาดเป็น พอดีทุกคอลัมน์ในหน้าเดียว และเลือก พิมพ์สมุดงานทั้งหมด .
บทความนี้อธิบายวิธีสร้างรายงานใน Microsoft Excel โดยใช้ทักษะหลัก เช่น การสร้างแผนภูมิและตารางพื้นฐาน การสร้างตารางสรุปข้อมูล และการพิมพ์รายงาน ข้อมูลในบทความนี้ใช้กับ Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 และ Excel for Mac
การสร้างแผนภูมิและตารางพื้นฐานสำหรับรายงาน Excel
การสร้างรายงานมักจะหมายถึงการรวบรวมข้อมูลและนำเสนอทั้งหมดในแผ่นงานเดียวที่ทำหน้าที่เป็นแผ่นรายงานสำหรับข้อมูลทั้งหมด แผ่นรายงานเหล่านี้ควรจัดรูปแบบให้ง่ายต่อการพิมพ์เช่นกัน
หนึ่งในเครื่องมือทั่วไปที่ผู้คนใช้ใน Excel เพื่อสร้างรายงานคือเครื่องมือแผนภูมิและตาราง ในการสร้างแผนภูมิในแผ่นรายงาน Excel:
-
เลือก แทรก จากเมนู และในกลุ่มแผนภูมิ ให้เลือกประเภทของแผนภูมิที่คุณต้องการเพิ่มลงในแผ่นรายงาน
-
ในเมนูการออกแบบแผนภูมิ ในกลุ่มข้อมูล ให้เลือก เลือกข้อมูล .
-
เลือกแผ่นงานที่มีข้อมูลและเลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีข้อมูลที่คุณต้องการสร้างแผนภูมิ (รวมส่วนหัว)
-
แผนภูมิจะอัปเดตในแผ่นรายงานของคุณด้วยข้อมูล ส่วนหัวจะใช้เพื่อเติมป้ายกำกับในสองแกน
-
ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นเพื่อสร้างแผนภูมิและกราฟใหม่ที่แสดงถึงข้อมูลที่คุณต้องการแสดงในรายงานของคุณอย่างเหมาะสม เมื่อคุณต้องการสร้างรายงานใหม่ คุณเพียงแค่วางข้อมูลใหม่ลงในแผ่นข้อมูล แล้วแผนภูมิและกราฟจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ
มีหลายวิธีในการจัดวางรายงานโดยใช้ Excel คุณสามารถรวมกราฟและแผนภูมิในหน้าเดียวกันกับข้อมูลแบบตาราง (ตัวเลข) หรือคุณสามารถสร้างหลายแผ่นเพื่อให้การรายงานเป็นภาพอยู่ในแผ่นงานเดียว ข้อมูลแบบตารางอยู่ในอีกแผ่นงานหนึ่ง และอื่นๆ
การใช้ PivotTables เพื่อสร้างรายงานจากสเปรดชีต Excel
ตาราง Pivot เป็นอีกเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสร้างรายงานใน Excel ตาราง Pivot ช่วยในการเจาะลึกข้อมูลมากขึ้น
-
เลือกแผ่นงานที่มีข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์ เลือก แทรก> PivotTable .
-
ในกล่องโต้ตอบ สร้าง PivotTable ในฟิลด์ ตาราง/ช่วง ให้เลือกช่วงของข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์ ในฟิลด์ ตำแหน่ง ให้เลือกเซลล์แรกของเวิร์กชีตที่คุณต้องการให้การวิเคราะห์ไป เลือก ตกลง ให้เสร็จสิ้น
-
การดำเนินการนี้จะเปิดกระบวนการสร้างตารางสาระสำคัญในชีตใหม่ ในพื้นที่ PivotTable Fields ฟิลด์แรกที่คุณเลือกจะเป็นฟิลด์อ้างอิง
ในตัวอย่างนี้ ตารางสาระสำคัญนี้จะแสดงข้อมูลการเข้าชมเว็บไซต์ตามเดือน ก่อนอื่น คุณต้องเลือก เดือน .
-
ถัดไป ลากเขตข้อมูลที่คุณต้องการแสดงข้อมูลลงในพื้นที่ค่าของบานหน้าต่างเขตข้อมูล PivotTable คุณจะเห็นข้อมูลที่นำเข้าจากชีตต้นทางไปยังตารางสาระสำคัญของคุณ
-
ตารางสาระสำคัญจะจัดเรียงข้อมูลทั้งหมดสำหรับหลายรายการโดยเพิ่มเข้าไป (ตามค่าเริ่มต้น) ในตัวอย่างนี้ คุณสามารถดูได้ว่าเดือนใดที่มีการเปิดดูหน้าเว็บมากที่สุด หากคุณต้องการการวิเคราะห์ที่แตกต่าง เพียงเลือกลูกศรแบบเลื่อนลง ถัดจากรายการในบานหน้าต่างค่า จากนั้นเลือก การตั้งค่าฟิลด์ค่า .
-
ในกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าฟิลด์ค่า ให้เปลี่ยนประเภทการคำนวณตามที่คุณต้องการ
-
การดำเนินการนี้จะอัปเดตข้อมูลในตารางสาระสำคัญตามลำดับ ด้วยวิธีการนี้ คุณสามารถทำการวิเคราะห์ใดๆ ที่คุณชอบกับแหล่งข้อมูล และสร้างแผนภูมิสาระสำคัญที่แสดงข้อมูลในรายงานของคุณในแบบที่คุณต้องการ
วิธีพิมพ์รายงาน Excel ของคุณ
คุณสามารถสร้างรายงานที่พิมพ์จากแผ่นงานทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้น แต่ก่อนอื่นคุณต้องเพิ่มส่วนหัวของหน้า
-
เลือก แทรก> ข้อความ> ส่วนหัวและส่วนท้าย .
-
พิมพ์ชื่อเรื่องสำหรับหน้ารายงาน จากนั้นจัดรูปแบบให้มีขนาดใหญ่กว่าข้อความปกติ ทำขั้นตอนนี้ซ้ำสำหรับแผ่นรายงานแต่ละแผ่นที่คุณวางแผนจะพิมพ์
-
ถัดไป ซ่อนแผ่นงานที่คุณไม่ต้องการรวมไว้ในรายงาน ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกขวาที่แท็บแผ่นงานแล้วเลือก ซ่อน .
-
หากต้องการพิมพ์รายงาน ให้เลือก ไฟล์> พิมพ์ . เปลี่ยนการวางแนวเป็น แนวนอน และปรับขนาดเป็น พอดีทุกคอลัมน์ในหน้าเดียว .
-
เลือก พิมพ์สมุดงานทั้งหมด . ตอนนี้ เมื่อคุณพิมพ์รายงาน เฉพาะแผ่นรายงานที่คุณสร้างเท่านั้นที่จะพิมพ์เป็นหน้าแต่ละหน้า
คุณสามารถพิมพ์รายงานของคุณออกมาเป็นกระดาษ หรือพิมพ์เป็น PDF แล้วส่งเป็นไฟล์แนบในอีเมล
