สร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel: คู่มือทีละขั้นตอน

ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Databases) ระบุความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในตารางข้อมูลหลายตาราง ช่วยให้การทำงานใน Excel ง่ายขึ้นเมื่อต้องจัดการชุดข้อมูลจำนวนมากในหลายชีท ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ช่วยค้นหาและดึงข้อมูลเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว สามารถแสดงค่าข้อมูลเดียวกันได้หลายรูปแบบ ในบทความนี้ จะแสดงขั้นตอนทีละขั้นในการ สร้าง ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ใน Excel

ดาวน์โหลดสมุดงานด้านล่างเพื่อฝึกปฏิบัติเอง

ขั้นตอนทีละขั้นสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel

ที่นี่จะสร้าง 2 ตาราง ก่อน แล้วจึงสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง ทำตามขั้นตอนอย่างระมัดระวังเพื่อ สร้าง ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ใน Excel

ขั้นตอนที่ 1: สร้างตารางหลัก (Primary Table)

• เปิดชีท Excel และป้อนข้อมูลดังภาพด้านล่าง

หมายเหตุ: ห้ามเว้นแถวทั้งแถวหรือคอลัมน์ทั้งคอลัมน์ว่างไว้ อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในตาราง

• เลือกช่วง B4:C10 แล้วกด Ctrl + T พร้อมกัน
• จะมีกล่องโต้ตอบ Create Table ปรากฏ กด OK

• เลือกช่วงอีกครั้ง และตั้งชื่อตารางว่า Primary ตามภาพ

ขั้นตอนที่ 2: สร้างตารางช่วย (Helper Table)

• ป้อนข้อมูลชุดที่สองในชีทแยกต่างหาก

• กด Ctrl + T พร้อมกันหลังเลือกช่วง B4:C10
• ในกล่องโต้ตอบ กด OK
• เลือกช่วงอีกครั้ง ตั้งชื่อตารางว่า Helper

ขั้นตอนที่ 3: แทรก Pivot Table ของ Excel

• เลือก B4:C10 ของตาราง Primary
• ไปที่ Insert ➤ Pivot Table

• จะมีกล่องโต้ตอบปรากฏ
• เลือก Primary ในช่อง Table/Range
• เลือก New Worksheet หรือ Existing Worksheet ตัวอย่างเลือก New Worksheet
• ติ๊กถูกกล่องตามภาพ
• กด OK

• จะได้ชีทใหม่ ด้านซ้ายจะเห็น PivotTable Fields
• ที่แท็บ Active ติ๊ก Product จาก Primary วางในส่วน Rows ตามภาพ

• ไปที่แท็บ All
• ติ๊ก Net Sales จาก Table2 ซึ่งคือตาราง Helper

• จะมีกล่องสีเหลืองปรากฏ ถามเกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่างตาราง
• เลือก CREATE

หมายเหตุ: สามารถคลิก Auto-Detect ได้เช่นกัน

• จะมีกล่องโต้ตอบ Create Relationship ปรากฏ
• เลือก Table2 (Helper) ในช่อง Table และเลือก Primary ในช่อง Related Table
• เลือก Salesman ในช่อง Column ทั้งสอง ตามภาพ

• กด OK
• จะได้ตารางข้อมูลที่ต้องการในชีทใหม่ ดูภาพเพื่อเข้าใจดียิ่งขึ้น

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฐานข้อมูลใน Excel (ทำได้ใน 8 ขั้นตอนง่าย)

วิธีจัดเรียงและกรองฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel

สามารถจัดเรียงและกรองฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นได้ ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• เพื่อทำ Sort and Filter คลิกไอคอนดรอปดาวน์ข้างหัว Row Labels
• เลือกตัวเลือกที่ต้องการทำ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ฟังก์ชันฐานข้อมูลใน Excel (พร้อมตัวอย่าง)

วิธีอัปเดตฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel

ข้อดีหลักของฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์คือ ไม่ต้องอัปเดต Pivot Table ด้วยตนเอง แม้ทำการเปลี่ยนแปลงในตารางต้นทาง Pivot Table จะอัปเดตได้เพียงแค่คลิก Refresh ในตัวอย่างนี้ จะเปลี่ยน Net Sales ของ Anthony เป็น 20,000 ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อดูวิธีอัปเดต ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์

ขั้นตอน:

• เลือกเซลล์ใดก็ได้ใน Pivot Table หรือช่วงทั้งหมด
• คลิกขวาเมาส์
• เลือก Refresh

• จะได้ชีทที่อัปเดตข้อมูลแล้ว

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฐานข้อมูลที่อัปเดตอัตโนมัติใน Excel

สรุป

จากนี้เป็นต้นไป คุณจะสามารถ สร้าง ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ใน Excel ตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ ใช้งานต่อไป และแจ้งให้เราทราบหากมีวิธีอื่นในการทำงาน ติดตามเว็บไซต์ ExcelDemy สำหรับบทความแบบนี้ อย่าลืมแสดงความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ หรือคำถามในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

อ่านเพิ่มเติม

• วิธีสร้างฐานข้อมูลง่ายใน Excel VBA
• จัดการฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel
• วิธีสร้างฐานข้อมูลสินค้าคงคลังใน Excel (3 วิธีง่าย)
• สร้างฐานข้อมูลด้วย Form ใน Excel
• วิธีสร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ใน Excel (2 เทคนิคเร็ว)