เพิ่มประสิทธิภาพ HR ด้วยฟังก์ชัน Excel หลัก 7 ฟังก์ชัน

Excel เป็นหนึ่งในเครื่องมือยอดนิยมที่ทีมทรัพยากรบุคคล (HR) ใช้ ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลจัดการวันที่ กำหนดเวลา บันทึกของพนักงาน การติดตามการลา และเวิร์กโฟลว์การจ้างงานทุกวัน ฟังก์ชันในตัวของ Excel สามารถช่วยปรับปรุงงานเหล่านี้โดยการคำนวณอัตโนมัติและลดข้อผิดพลาด เมื่อคุณทราบฟังก์ชันที่ถูกต้อง คุณสามารถทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติและประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมง

ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงฟังก์ชัน Excel 7 ฟังก์ชันสำหรับการจัดการทรัพยากรบุคคลอย่างมีประสิทธิภาพ เราจะมุ่งเน้นไปที่ NETWORKDAYS, NETWORKDAYS.INTL, WORKDAY, WORKDAY.INTL, DATEDIF, EDATE และ YEARFRAC ฟังก์ชันเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการจัดการวันที่โดยไม่รวมวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์

ลองพิจารณาชุดข้อมูล HR ตัวอย่างเพื่อสำรวจฟังก์ชัน Excel ทั้งเจ็ดนี้เพื่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์ที่มีประสิทธิภาพ

1. NETWORKDAYS:นับวันทำการระหว่างวันที่สองวัน

NETWORKDAYS ส่งคืนจำนวนวันทำงานระหว่างวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด ไม่รวมวันเสาร์ วันอาทิตย์ และวันหยุดที่ไม่บังคับ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการติดตามยอดการลาหรือการวัดเวลาในไปป์ไลน์การสรรหาบุคลากร

ไวยากรณ์:

=NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays])

• วันที่เริ่มต้น: วันที่เริ่มต้น
• end_date: วันที่สิ้นสุด
• [วันหยุด] – ตัวเลือกเสริม: ช่วงวันหยุด

กรณีการใช้งานด้านทรัพยากรบุคคล: คำนวณวันลาที่ใช้ตั้งแต่วันที่ 10 ก.พ. 2569 ถึง 14 ก.พ. 2569 ไม่รวมวันหยุด

• เลือกเซลล์และป้อนสูตรต่อไปนี้

=NETWORKDAYS(E2,F2,$N$2:$N$6)

สูตรนี้จะคำนวณจำนวนวันทำงานที่พนักงานลางาน ไม่รวมวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดราชการ

เคล็ดลับ: NETWORKDAYS ถือว่าวันหยุดสุดสัปดาห์คือวันเสาร์และวันอาทิตย์ หากองค์กรของคุณใช้รูปแบบวันหยุดสุดสัปดาห์อื่น ให้ใช้ NETWORKDAYS.INTL แทน

2. NETWORKDAYS.INTL:นับวันทำการด้วยการตั้งค่าวันหยุดสุดสัปดาห์ที่กำหนดเอง

ฟังก์ชันนี้คล้ายกับ NETWORKDAYS แต่อนุญาตให้กำหนดคำจำกัดความวันหยุดสุดสัปดาห์ที่กำหนดเองได้ เช่น วันศุกร์-วันเสาร์ ในบางภูมิภาค บางองค์กรไม่ปฏิบัติตามวันหยุดสุดสัปดาห์วันเสาร์-อาทิตย์มาตรฐาน NETWORKDAYS.INTL ช่วยให้คุณกำหนดวันหยุดสุดสัปดาห์ที่กำหนดเองได้ ซึ่งทำให้มีประโยชน์สำหรับทีมทรัพยากรบุคคลทั่วโลกที่จัดการสัปดาห์ทำงานที่แตกต่างกัน

ไวยากรณ์:

=NETWORKDAYS.INTL(start_date, end_date, weekend, [holidays])

• วันที่เริ่มต้น และ end_date: เช่นเดียวกับข้างบน
• สุดสัปดาห์: ตัวเลขหรือสตริงที่กำหนดวันที่ไม่ทำงาน (เช่น 1 =วันเสาร์-อาทิตย์ 7 =วันศุกร์-วันเสาร์)
• [วันหยุด] – ตัวเลือกเสริม: ช่วงวันหยุด

อาร์กิวเมนต์วันหยุดสุดสัปดาห์อาจเป็นโค้ด เช่น:

• 1 =วันเสาร์ วันอาทิตย์
• 7 =วันศุกร์ วันเสาร์
• หรือรูปแบบ 7 ตัวอักษร เช่น “0000110”

กรณีการใช้งานด้านทรัพยากรบุคคล: ออกจากการติดตามสำหรับสำนักงานภูมิภาค

สมมติว่าพนักงานทำงานตามตารางสุดสัปดาห์วันศุกร์-เสาร์ คำนวณวันลาทั้งหมด

• เลือกเซลล์และป้อนสูตรต่อไปนี้

=NETWORKDAYS.INTL(E3,F3,7,$N$2:$N$6)

ซึ่งจะนับวันลาทำงานโดยคำนึงถึงรูปแบบวันหยุดสุดสัปดาห์ที่แตกต่างกัน

คุณค่าของทรัพยากรบุคคลเชิงปฏิบัติ: หากไม่มีฟังก์ชันนี้ ยอดการลาอาจคำนวณไม่ถูกต้องสำหรับพนักงานที่ทำงานภายใต้กำหนดการที่ไม่เป็นมาตรฐาน

3. วันทำงาน:ค้นหาวันที่ทางธุรกิจในอนาคตหรือในอดีต

WORKDAY ส่งคืนวันที่ที่เป็นจำนวนวันทำการที่กำหนดก่อนหรือหลังวันที่เริ่มต้น ไม่รวมวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุด มีประโยชน์สำหรับการฉายวันที่สิ้นสุดในช่วงการรับสมัครหรือช่วงทดลองงาน

ไวยากรณ์:

=WORKDAY(start_date, days, [holidays])

• วันที่เริ่มต้น: วันที่ฐาน
• วัน: จำนวนวันทำการที่จะบวก (บวก) หรือลบ (ลบ)
• [วันหยุด] – ตัวเลือกเสริม: ช่วงวันหยุด

กรณีการใช้งานด้านทรัพยากรบุคคล: ตั้งค่าจุดตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งานหรือการทดลอง

สมมติว่า HR ต้องการคำนวณวันที่ซึ่งตรงกับ 60 วันทำการหลังจากวันที่เข้าร่วมของพนักงานสำหรับเหตุการณ์สำคัญในการทดลองงาน

• เลือกเซลล์และป้อนสูตรต่อไปนี้

=WORKDAY(K2,60,$N$2:$N$6)

ซึ่งจะให้วันที่หลังจาก 60 วันทำการ โดยข้ามวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ สูตรจะส่งคืนเหตุการณ์สำคัญวันที่ธุรกิจแทนที่จะบวกเพียง 60 วันตามปฏิทิน

การใช้งานอื่น:

ทีมสรรหาบุคลากรสามารถใช้เพื่อกำหนดเป้าหมายเช่น:

“ผู้สมัครควรได้รับจดหมายตอบรับภายใน 10 วันทำการนับจากการสัมภาษณ์ครั้งสุดท้าย”

สูตร:

=WORKDAY(K2,10,$N$2:$N$6)

ในที่นี้ K2 มีวันสัมภาษณ์ ซึ่งจะส่งคืนกำหนดเวลาในการส่งจดหมายเสนอ

4. WORKDAY.INTL:ค้นหาวันทำการที่มีวันหยุดสุดสัปดาห์ที่กำหนดเอง

WORKDAY.INTL ทำงานเหมือนกับ WORKDAY แต่ช่วยให้คุณกำหนดโครงสร้างวันหยุดสุดสัปดาห์ที่แตกต่างกันได้ มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคลระหว่างประเทศ การประสานงานในการสรรหาบุคลากรข้ามประเทศ และกำหนดการเตรียมความพร้อมในท้องถิ่น

ไวยากรณ์:

=WORKDAY.INTL(start_date, days, weekend, [holidays])

กรณีการใช้งานด้านทรัพยากรบุคคล: กำหนดเวลารับสมัครข้ามสถานที่

สมมติว่าสำนักงานทรัพยากรบุคคลระดับภูมิภาคจัดช่วงสุดสัปดาห์วันศุกร์-วันเสาร์ และต้องการกำหนดเวลารับข้อเสนอห้าวันทำการหลังการสัมภาษณ์

สูตร:

=WORKDAY.INTL(K3,5,7,$N$2:$N$6)

ซึ่งจะส่งคืนกำหนดเวลาเสนอตามปฏิทินการทำงานจริงของสำนักงาน ผู้สมัครที่สัมภาษณ์ในวันที่ 11 กุมภาพันธ์ 2026 อาจมีกำหนดเวลาห้าวันทำการที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับรุ่นสุดสัปดาห์ที่ใช้

ข้อมูลเชิงลึกด้านทรัพยากรบุคคล: ฟังก์ชันนี้หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปในการใช้กฎปฏิทินของสำนักงานใหญ่กับสำนักงานสาขาทุกแห่ง

5. DATEDIF:วัดการดำรงตำแหน่งของพนักงานหรือระยะเวลาในการให้บริการ

DATEDIF คำนวณความแตกต่างระหว่างวันที่สองวันในรูปแบบปี เดือน หรือวัน เป็นหนึ่งในฟังก์ชันที่มีประโยชน์มากที่สุดสำหรับการรายงานด้านทรัพยากรบุคคล และมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับรางวัลการบริการ คุณสมบัติในการเลื่อนตำแหน่ง บำเหน็จ และคุณสมบัติด้านผลประโยชน์

ไวยากรณ์:

=DATEDIF(start_date, end_date, unit)

หน่วยร่วม:

• “Y” =ปีเต็ม
• “M” =เดือนเต็ม
• “D” =จำนวนวันเต็ม
• “YM” =เดือนไม่รวมปี
• “MD” =วันไม่รวมเดือนและปี

กรณีการใช้งานด้านทรัพยากรบุคคล: คำนวณการดำรงตำแหน่งของพนักงาน

คำนวณอายุงานของพนักงานเป็นปีนับจากวันที่จ้าง 15/05/2020 ถึงวันนี้ โดยใช้ TODAY() เป็นวันที่ปัจจุบัน

สูตร:

สูตรนี้จะคำนวณระยะเวลาการดำรงตำแหน่งทั้งหมดนับจากวันที่เข้าร่วม

วิธีแสดงการดำรงตำแหน่งเป็นปีและเดือน:

=DATEDIF(C2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF(C2,TODAY(),"YM")&" months"

ซึ่งจะทำให้ได้ผลลัพธ์การครอบครองที่สะอาดและสมจริงมากกว่าการลบวันที่ด้วยตนเอง

หมายเหตุสำคัญ: DATEDIF ได้รับการสนับสนุนใน Excel แต่อาจไม่ปรากฏในคำแนะนำสูตรในขณะที่คุณพิมพ์ มันยังคงใช้งานได้

6. EDATE:การติดตามเหตุการณ์สำคัญของ HR ตามเดือน

EDATE ส่งคืนวันที่ที่ตรงกับจำนวนเดือนที่ระบุก่อนหรือหลังวันที่ที่กำหนด ต่างจากการเพิ่ม 30 วันซึ่งอาจเลื่อนลอยไปตามกาลเวลา EDATE จะมาถึงในวันเดียวกันของเดือน ทำให้เหมาะสำหรับกิจกรรม HR ที่เกิดซ้ำ

ไวยากรณ์:

=EDATE(start_date, months)

• ใช้จำนวนบวกสำหรับวันที่ในอนาคต
• ใช้จำนวนลบสำหรับวันที่ที่ผ่านมา

กรณีการใช้งานด้านทรัพยากรบุคคล: วันที่ทดลองงานและการยืนยัน

หาก C2 มีวันที่เข้าร่วมของพนักงานและการคุมประพฤติเป็นเวลา 3 เดือน:

ซึ่งจะส่งคืนวันที่สิ้นสุดการทดลองงานของพนักงาน

กรณีการใช้งานด้านทรัพยากรบุคคล: สิทธิ์รับผลประโยชน์หลังจาก 6 เดือน

กรณีการใช้งานด้านทรัพยากรบุคคล: การต่ออายุสัญญารายปี

ใช้ร่วมกับ TODAY() เพื่อการติดตามแบบสด:

หากต้องการตรวจสอบว่าการทดลองงานเสร็จสิ้นแล้วหรือไม่:

=IF(TODAY()>=EDATE(C2,3),"Probation Complete","Probation Ongoing")

7. YEARFRAC:คำนวณระยะเวลาการให้บริการเป็นจำนวนปีทศนิยม

YEARFRAC ส่งคืนเศษส่วนของปีระหว่างวันที่สองวัน สิ่งนี้มีประโยชน์ในฝ่ายทรัพยากรบุคคลเมื่อคุณต้องการมูลค่าการดำรงตำแหน่งที่แม่นยำมากกว่าทั้งปีหรือทั้งเดือน

ไวยากรณ์:

=YEARFRAC(start_date, end_date, [basis])

• วันที่เริ่มต้น และ end_date :เหมือนข้างบน
• [พื้นฐาน] – ตัวเลือกเสริม: วิธีการนับวัน (0 =30/360 ดอลลาร์สหรัฐ, 1 =จริง/จริง และอื่นๆ)

กรณีการใช้งานด้านทรัพยากรบุคคล: ระยะเวลาการดำรงตำแหน่งของพนักงานที่แม่นยำ

สูตร:

สูตรนี้ส่งคืนการดำรงตำแหน่งทั้งหมดเป็นเลขทศนิยม ตัวอย่างเช่น อาจแสดงว่าพนักงานทำงานครบประมาณ 5.14 ปี

เคล็ดลับ:วันนี้():ทำให้ HR Trackers แบบไดนามิก

TODAY() ส่งคืนวันที่ปัจจุบันและอัปเดตโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการคำนวณเวิร์กบุ๊กใหม่ แทนที่จะอัปเดตวันที่รายงานด้วยตนเองทุกวัน TODAY() จะเก็บไฟล์ให้เป็นปัจจุบันโดยอัตโนมัติ

ไวยากรณ์:

กรณีการใช้งานด้านทรัพยากรบุคคล: การคำนวณสถานะสด

คุณสามารถรวม TODAY() เข้ากับฟังก์ชันอื่นๆ เพื่อให้ตัวติดตามอัปเดตตัวเองได้

ระยะเวลาจะอัปเดตโดยอัตโนมัติทุกวันโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเอง

เคล็ดลับสำหรับการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพใน HR

• สร้างตารางวันหยุด: เก็บวันที่วันหยุดอย่างเป็นทางการทั้งหมดไว้ในช่วงเดียวและอ้างอิงช่วงที่อยู่ในสูตร ซึ่งจะทำให้สมุดงานของคุณดูแลรักษาได้ง่ายขึ้น อัปเดตเพียงครั้งเดียว และสูตรทั้งหมดจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ
• ใช้ช่วงที่มีชื่อ: =NETWORKDAYS(HireDate, TODAY(), CompanyHolidays) อ่านง่ายกว่า =NETWORKDAYS($C$4, TODAY(), $N$2:$N$45) นอกจากนี้ยังช่วยป้องกันข้อผิดพลาดของสูตรเมื่อแถวเลื่อน
• ตรวจสอบอินพุตวันที่: สูตรที่ยึดตามวันที่อาจล้มเหลวโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบเมื่อเซลล์มีข้อความที่ดูเหมือนวันที่แต่ไม่ได้จัดเก็บเป็นวันที่ ใช้ ข้อมูล → การตรวจสอบข้อมูล → วันที่ บนคอลัมน์ใดๆ ที่ป้อนเข้าสู่สูตรเหล่านี้
• ทำการปรับเปลี่ยนภูมิภาค: ทดสอบสูตรโดยใช้รูปแบบวันที่ของสถานที่และบรรทัดฐานสุดสัปดาห์
• รวมฟังก์ชัน: ใช้ DATEDIF กับ IF เพื่อตรวจสอบสิทธิ์
• จัดการข้อผิดพลาด: ล้อมสูตรด้วย IFERROR เช่น =IFERROR(NETWORKDAYS(E2, F2), “Invalid Dates”)
• ใช้วันที่แบบไดนามิก: จับคู่สูตรกับ TODAY() เพื่อการอัปเดตแบบเรียลไทม์

บทสรุป

การใช้ฟังก์ชัน Excel ทั้งเจ็ดนี้อย่างเชี่ยวชาญจะทำให้การจัดการทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพและแม่นยำยิ่งขึ้น สมุดงานด้านทรัพยากรบุคคลที่แข็งแกร่งไม่เพียงแต่จัดเก็บข้อมูลพนักงานเท่านั้น ช่วยตอบคำถามด้านการปฏิบัติงานได้อย่างรวดเร็ว สม่ำเสมอ และแม่นยำ ฝึกฝนโดยใช้สเปรดชีตตัวอย่างและสำรวจว่าฟังก์ชันเหล่านี้สามารถทำให้การทำงานในแต่ละวันของคุณเป็นแบบอัตโนมัติได้อย่างไร เมื่อรวมกันแล้ว ทำให้ Excel มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคลโดยไม่ต้องใช้ระบบที่ซับซ้อนหรือระบบอัตโนมัติขั้นสูง