ค้นหาอีเมล Outlook ตามผู้ส่ง วันที่ คำสำคัญ ขนาด และอื่นๆ

“อีเมลของฉันไปไหน? หายไปเฉยเลย” มันน่าตกใจที่ฉันได้ยินเรื่องนี้มากี่ครั้งแล้วตลอดอาชีพการงานของฉัน แต่ไม่น่าตกใจเท่ากับจำนวนคนที่ไม่ทราบว่าสามารถค้นหาอีเมลเฉพาะใน Outlook ได้อย่างง่ายดาย

หลังจากอ่านคู่มือนี้เกี่ยวกับวิธีค้นหาอีเมล Outlook ตามวันที่ ผู้ส่ง คำสำคัญ และอื่นๆ คุณจะพบอีเมลใน Outlook ด้วยเช่นกัน เราจะให้เคล็ดลับการค้นหาอีเมล Outlook ทั้งหมดที่คุณสามารถจัดการได้

อีเมลของคุณได้รับการจัดทำดัชนีหรือไม่

เพื่อผลลัพธ์การค้นหาอีเมลที่ดีที่สุด ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Outlook ได้จัดทำดัชนีทุกอย่างแล้ว

การจัดทำดัชนีคืออะไร เช่นเดียวกับดัชนีของหนังสือที่มีหัวข้อทั้งหมดอยู่ในรายการและจะหาได้จากที่ใด การทำดัชนีของ Outlook จะสร้างฐานข้อมูลเช่นนั้น โปรแกรมค้นหาผ่านฐานข้อมูลได้ง่ายกว่าข้อความรูปแบบอิสระจำนวนมาก

1. วางเคอร์เซอร์ใน ค้นหากล่องจดหมายปัจจุบัน ฟิลด์ หรือที่เรียกว่ากล่องค้นหาทันที นี่จะแสดง เครื่องมือค้นหา บาร์
2. คลิกที่ เครื่องมือค้นหา จากนั้นไปที่สถานะการจัดทำดัชนี . หน้าต่างเล็ก ๆ จะเปิดขึ้นเพื่อแสดงจำนวนอีเมลที่เหลือที่จะจัดทำดัชนี

หากจำนวนรายการที่จะทำดัชนีเป็นศูนย์ ให้เวลาสักครู่ เพื่อให้แน่ใจว่าการค้นหาจะสมบูรณ์ที่สุด

การจัดทำดัชนีใช้ทรัพยากรบางส่วน หากคุณพบว่า Outlook หรือคอมพิวเตอร์ของคุณช้าลงมากเกินไป คุณสามารถปิดการจัดทำดัชนีเพื่อให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เพิ่มแท็บค้นหาอย่างถาวร

คงจะดีไม่น้อยหากเราสามารถเข้าไปที่แท็บค้นหาได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องคลิกแถบค้นหาทุกครั้ง มาทำกัน

• คลิกที่ ไฟล์ .

• คลิกที่ ตัวเลือก ทางด้านซ้าย ลงไปประมาณครึ่งทาง

• ในหน้าต่างตัวเลือก ให้คลิกที่ กำหนด Ribbon เอง .

• ในบานหน้าต่างกำหนด Ribbon เอง ให้คลิกที่เมนูดรอปดาวน์ใต้ เลือกคำสั่งจาก: และเลือก แท็บเครื่องมือ .

• มองหา เครื่องมือค้นหา และเลือกมัน จากนั้นคลิกที่ เพิ่ม>> ปุ่ม.

• เครื่องมือค้นหาจะปรากฏใน แท็บหลัก พื้นที่. ใช้ลูกศรขึ้นและลงข้างบริเวณนี้เพื่อกำหนดตำแหน่งที่จะปรากฏในริบบิ้น หรือปล่อยให้อยู่ที่ตำแหน่ง จากนั้นคลิก ตกลง เพื่อกระทำการเปลี่ยนแปลง

• มองหา เครื่องมือค้นหา แท็บ ตอนนี้เราสามารถเข้าถึงเครื่องมือค้นหาทั้งหมดได้อย่างง่ายดายทุกเวลา

กำหนดขอบเขตของการค้นหา

ในแท็บเครื่องมือค้นหา เราสามารถกำหนดขอบเขตการค้นหาได้อย่างง่ายดาย ทางด้านซ้ายจะเห็นว่าเราสามารถกำหนดขอบเขตเป็นกล่องจดหมายทั้งหมด , กล่องจดหมายปัจจุบัน , โฟลเดอร์ปัจจุบัน , โฟลเดอร์ย่อย , หรือ รายการ Outlook ทั้งหมด .

กล่องจดหมายทั้งหมด – เลือกขอบเขตนี้ถ้าเรามีกล่องจดหมายที่แชร์หรือบัญชีอื่นใน Outlook บางคนอาจมีทั้งบัญชีอีเมลที่ทำงานและส่วนตัวใน Outlook

กล่องจดหมายปัจจุบัน – เลือกขอบเขตนี้เพื่อให้การค้นหาอยู่ในกล่องจดหมายเดียว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องจดหมายในบานหน้าต่างด้านซ้ายของ Outlook

โฟลเดอร์ปัจจุบัน – ขอบเขตนี้จะจำกัดการค้นหาเฉพาะโฟลเดอร์ที่เลือกอยู่ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของ Outlook

โฟลเดอร์ย่อย – นี่เป็นการจำกัดขอบเขตของโฟลเดอร์ภายใต้โฟลเดอร์ที่เลือกไว้ในบานหน้าต่างด้านซ้าย

รายการ Outlook ทั้งหมด – ขอบเขตที่เปิดกว้างที่สุดจะใช้การค้นหากับอีเมล ผู้ติดต่อ รายการปฏิทิน และงานทั้งหมด เนื่องจากมีข้อมูลจำนวนมาก การค้นหาในขอบเขตนี้อาจช้าและให้ผลลัพธ์ที่ไม่จำเป็น ใช้ขอบเขตนี้เท่าที่จำเป็น

ตัวดำเนินการค้นหาใน Outlook

ผลการค้นหาสามารถทำให้เฉพาะเจาะจงมากขึ้นโดยใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหา

หากต้องการค้นหาวลีเฉพาะ ให้ใส่เครื่องหมายอัญประกาศรอบวลีค้นหา

ตัวอย่าง:“ รายงาน TPS”

ในการค้นหารายการที่ต้องมีตั้งแต่สองคำขึ้นไป แต่ไม่จำเป็นต้องอยู่ติดกันหรือเรียงตามลำดับที่เขียน ให้ใช้ และ โอเปอเรเตอร์

ตัวอย่าง:งาน และ วันหยุดสุดสัปดาห์

หากต้องการค้นหารายการที่มีคีย์เวิร์ดและยกเว้นรายการที่มีคีย์เวิร์ดอื่น ให้ใช้ปุ่ม ไม่ โอเปอเรเตอร์

ตัวอย่าง:วันเสาร์ ไม่ ดีมาก

กำลังมองหาบางสิ่งที่สามารถมีคำเดียวหรืออีกคำหนึ่ง? ลอง หรือ โอเปอเรเตอร์

ตัวอย่าง:ยีราฟ หรือ สินค้า

สามารถรวมโอเปอเรเตอร์เหล่านี้เข้าด้วยกันเพื่อทำการค้นหาเฉพาะเจาะจงตามที่เราต้องการ เราอาจมีสิ่งที่ซับซ้อนเท่ากับ "รายงาน TPS" และวันหยุดสุดสัปดาห์หรือยีราฟได้ไม่ดี

ค้นหา Outlook ด้วยคำหลัก

การค้นหาอีเมล Outlook ที่ง่ายที่สุดคือการค้นหาด้วยคำสำคัญ ทำได้ง่ายๆ จาก ค้นหาทันที ที่ด้านบนของกล่องจดหมายของเรา

• กำหนดขอบเขตในช่องแบบเลื่อนลงข้างช่องค้นหาทันที หรือในแท็บค้นหา

• พิมพ์คำหลักหรือคำลงในช่องค้นหาแล้วแตะ ป้อน กุญแจ. สามารถใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหาที่นี่เพื่อช่วยให้การค้นหาเฉพาะเจาะจงมากขึ้น

ค้นหา Outlook ตามผู้ส่ง

วิธีค้นหาอีเมล Outlook โดยผู้ส่ง:

• ไปที่แท็บค้นหาและคลิกที่ จาก ปุ่ม.

• ที่จะป้อน

  จาก:”ชื่อผู้ส่ง”

  ในช่องค้นหาทันที

• ลบชื่อผู้ส่งออกจากระหว่างเครื่องหมายคำพูดคู่ และพิมพ์ชื่อของบุคคลที่เรากำลังมองหา เราสามารถพิมพ์คำทั้งคำลงในการค้นหาทันทีได้โดยตรง แตะ ป้อน กุญแจสำคัญในการค้นหา

ค้นหา Outlook ตามหัวเรื่อง

วิธีค้นหาอีเมล Outlook ตามหัวเรื่อง: 

• ใต้แท็บ ค้นหา ให้คลิกที่ เรื่อง .

• ทำให้

  เรื่อง:”keywords”

  ในช่องค้นหาทันที

• แทนที่คำหลักด้วยหัวเรื่องที่เรากำลังมองหา สามารถพิมพ์ทั้งวลีลงใน Instant Search ได้เช่นกัน แตะ ป้อน กุญแจสำคัญในการค้นหา

ค้นหา Outlook ตามวันที่

วิธีค้นหาอีเมล Outlook ตามวันที่:

• ในแท็บค้นหา ให้คลิกที่ สัปดาห์นี้ . มันจะแสดงตัวเลือก; วันนี้ เมื่อวาน สัปดาห์นี้ สัปดาห์ที่แล้ว เดือนนี้ เดือนที่แล้ว ปีนี้ ปีที่แล้ว

• สิ่งที่ถูกเลือกจะถูกป้อนลงในช่องค้นหาทันทีเช่น;

  received:today, receive:yesterday, receive:This week, receive:last week, receive:This month, receive:last month, receive:this year, receive:last year

  กดปุ่ม Enter กุญแจสำคัญในการค้นหา

เรายังสามารถใช้ตัวดำเนินการที่ได้รับ:กับวันที่ในปฏิทิน (

received:dd/mm/yyyy

received:tuesday

ค้นหารายการที่มีไฟล์แนบใน Outlook

วิธีค้นหาอีเมล Outlook ตามไฟล์แนบ:

• ใต้แท็บค้นหา ให้คลิกที่ มีไฟล์แนบ .

• ที่จะป้อน

  hasttachments:yes

  ในช่องค้นหาทันที ควรรวมกับการค้นหาประเภทอื่นเพื่อจำกัดขอบเขตให้แคบลง แตะ ป้อน เพื่อค้นหา

นอกจากนี้เรายังสามารถพิมพ์

hasattachments:no

ค้นหา Outlook ตามหมวดหมู่

การใช้เครื่องมือหมวดหมู่เพื่อจัดระเบียบอีเมลมีการใช้งานน้อยเกินไป

• เราสามารถค้นหาตามหมวดหมู่โดยใช้ จัดหมวดหมู่ ปุ่มใต้แท็บค้นหา

• จะป้อน

  category:=”Color Category”

  ในช่องค้นหาทันที กด Enter เพื่อค้นหา

นอกจากนี้ยังสามารถพิมพ์ด้วยตนเอง เพียงเปลี่ยนสีให้เหมาะกับหมวดหมู่ ตัวอย่างเช่น หากต้องการค้นหาหมวดหมู่สีแดง เราจะพิมพ์

category:=”Red Category”

category:=”Blue Category”

ค้นหาอีเมล Outlook ตามผู้รับ

นี่คือวิธีการค้นหาอีเมลโดยพิจารณาจากผู้ที่ส่งถึง

• คลิกที่ ส่งไปยัง ปุ่มจะแสดงตัวเลือกให้เราทราบ ส่งถึง:ฉัน หรือ CC:ฉัน ไม่ส่งถึงฉันโดยตรง และส่งไปยังผู้รับรายอื่น

• มันจะป้อนข้อความค้นหาเช่น (to:”[email protected]“ OR cc:”[email protected]”) แตะ ป้อน เพื่อค้นหา

• หากเราเลือกส่งไปยังผู้รับรายอื่น เราจะต้องแก้ไขข้อความในแถบค้นหา ซึ่งจะมีลักษณะเหมือน

  to:”Recipient Name”

• ลบส่วนชื่อผู้รับและป้อนชื่อที่เราต้องการ กด Enter เพื่อค้นหา

ค้นหาโดยอ่านหรือไม่อ่าน

คุณค้นหาอีเมล Outlook ได้ไม่ว่าจะอ่านแล้วหรือยังไม่ได้อ่าน

• คลิกที่ ยังไม่ได้อ่าน ปุ่มในแท็บค้นหาจะค้นหาอีเมลทั้งหมดที่ยังไม่ได้อ่าน

• ป้อน

  isread:no

  ในแถบค้นหา กด เข้าสู่ เพื่อค้นหา

• หากต้องการค้นหาอีเมลที่อ่านแล้ว ให้เปลี่ยนเป็น

  isread:yes

  แล้วกด Enter เพื่อค้นหา

ค้นหาตามการตั้งค่าสถานะ

การใช้แฟล็กเพื่อทำเครื่องหมายอีเมลสำคัญช่วยให้ทันเหตุการณ์

• หากต้องการค้นหาอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะ ให้คลิกที่ ติดธง ปุ่มในแท็บค้นหา

• จะค้นหาด้วย

  followupflag:followup flag

  ตัวเลือกอื่นๆ ได้แก่

  followupflag:unfagged

  และ

  followupflag:completed

  แตะ ป้อน เพื่อค้นหา

ค้นหาตามความสำคัญ

ดูเฉพาะอีเมลสำคัญใน Outlook ดังนี้

• ใต้ปุ่มติดธงในแท็บค้นหา มีสำคัญ ปุ่ม. การคลิกที่จะส่งคืนรายการใด ๆ ที่ทำเครื่องหมายว่าสำคัญ

• คำค้นหาดูเหมือน

  importance:high

  เราเปลี่ยนจากสูงเป็นต่ำหรือปกติก็ได้เช่นกัน คลิกที่แว่นขยายหรือกด Enter เพื่อค้นหา

การรวมตัวเลือกการค้นหา

ตัวเลือกการค้นหาทั้งหมดข้างต้นสามารถรวมกันได้ ตัวอย่างเช่น หากเรากำลังมองหารายการที่สำคัญและถูกตั้งค่าสถานะ เราสามารถป้อนแฟล็ก

importance:high followupflag:followup

สามารถพิมพ์หรือเพียงแค่คลิกที่ปุ่มสำคัญแล้วคลิกปุ่มตั้งค่าสถานะ

ตัวเลือกการค้นหาเพิ่มเติม

คลิกที่ เพิ่มเติม ในแท็บค้นหา แล้วเราจะพบวิธีค้นหาอีกกว่า 20 วิธี

ส่วนใหญ่จะวางเมนูแบบเลื่อนลงใต้แถบค้นหาพร้อมตัวเลือกที่ประเภทการค้นหาเฉพาะสนับสนุน

more-added-drop-down.png

ตัวเลือกการค้นหาขั้นสูง

เราสามารถเข้าถึงตัวเลือกการค้นหาต่างๆ ได้มากกว่าร้อยรายการ นอกเหนือไปจากที่เรากล่าวถึง เราอาจไม่เคยใช้สิ่งนี้ แต่เป็นการดีที่รู้ว่ามีอยู่ที่นี่

• คลิกที่ เครื่องมือค้นหา จากนั้น การค้นหาขั้นสูง .

• การค้นหาขั้นสูง หน้าต่างจะเปิดขึ้น

ใช้เวลาและมองไปรอบๆ ที่นี่ มันล้นหลามมากที่สามารถทำได้ เราสามารถค้นหาตามฟิลด์ของรายการ Outlook ใดก็ได้ มีหลายร้อยสิ่งที่เราค้นหาได้

พลังของการค้นหา Outlook

คุณไม่แปลกใจที่ความสามารถในการค้นหาของ Outlook กว้างขวางและทรงพลังเพียงใด คุณรู้ไหมว่ามันเป็นไปได้ทั้งหมด? คนส่วนใหญ่ไม่เคยใช้หนึ่งในสิบของทุกสิ่งที่ Outlook สามารถทำได้ ใช้สิ่งนี้เป็นจุดเริ่มต้นในการเรียนรู้ว่า Outlook สามารถทำอะไรให้คุณได้อีกบ้าง

คุณสามารถสร้างทางลัด Outlook ของคุณเองสำหรับงานอีเมล ตั้งค่ากฎ Outlook เพื่อจัดระเบียบอีเมลลงในโฟลเดอร์ หรือแม้แต่กำหนดเวลาส่งอีเมลในเวลาที่กำหนด! การมี Outlook เพียงอ่านอีเมลก็เหมือนกับการใช้เฟอร์รารีเพื่อซื้อของชำ