สร้างตัวติดตามสินค้าคงคลังด้วยรหัส QR ใน Excel – เรียบง่าย คุ้มค่า และเชื่อถือได้

Excel เป็นเครื่องมือแบบไดนามิก และผู้ใช้สามารถใช้เป็นเครื่องมือติดตามสินค้าคงคลังสำหรับการจัดการสินค้าคงคลังแบบน้ำหนักเบา หากใครต้องการระบบสินค้าคงคลังที่เรียบง่ายโดยไม่ต้องซื้อซอฟต์แวร์ราคาแพง ตัวติดตามแบบ QR เป็นหนึ่งในการตั้งค่าที่สะอาดที่สุด ตัวติดตามสินค้าคงคลัง QR ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อการสแกนแต่ละครั้งสร้างรายการบันทึกใหม่ (ต่อท้ายเท่านั้น) และ Excel จะคำนวณสถานะปัจจุบันของทุกรายการจากแถวบันทึกล่าสุด ประสบการณ์ผู้ใช้ที่ราบรื่นที่สุดคือเมื่อโค้ด QR เปิด Microsoft Form ที่กรอกไว้ล่วงหน้า เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก คลังสินค้า โรงเรียน และองค์กรภายในบ้าน

ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงวิธีสร้างตัวติดตามสินค้าคงคลังด้วยรหัส QR ด้วย Excel

ขั้นตอนที่ 1:ตั้งค่าสมุดงาน Excel ของคุณ

• เปิด Excel และสร้างไฟล์ใหม่
• บันทึกลงใน OneDrive (สำคัญสำหรับการซิงค์มือถือ)
• สร้างสามชีต:
  • พื้นที่โฆษณา (รายการหลัก)
  • บันทึกการสแกน (การสแกนทุกครั้งจะกลายเป็นแถวที่นี่)
  • แดชบอร์ด (สถานะปัจจุบัน + สรุปด่วน)

ใช้โครงสร้างนี้ในแผ่นงานสินค้าคงคลัง:

• รหัสรายการ
• ชื่อผลิตภัณฑ์
• หมวดหมู่
• หุ้นปัจจุบัน
• มินสต็อค
• ตำแหน่ง
• QRText
• QRImage

แปลงเป็นตาราง:

• เลือกช่วงเซลล์
• ไปที่ ส่วนแทรก แท็บ>> เลือก ตาราง
• ทำเครื่องหมายที่ “ตารางของฉันมีส่วนหัว”
• คลิก ตกลง
• ไปที่การออกแบบตาราง แท็บ>> ตั้งชื่อว่า:พื้นที่โฆษณา

กฎ:

• ItemID ต้องไม่ซ้ำกัน (นี่คือสิ่งที่อยู่ภายในโค้ด QR)
• QRText จัดเก็บสตริงที่เข้ารหัสลงในโค้ด QR ทุกประการ

สร้าง ItemID (แบบง่าย อ่านได้):

ใน ItemID ให้ใช้รูปแบบที่สอดคล้องกัน เช่น:

• ITM-0001, ITM-0002, …

หากใครต้องการสูตรอัตโนมัติ ให้ใช้:

="ITM-"&TEXT(ROW(A1),"0000")

• ลากสูตรลง

สร้าง QRText (ไม่บังคับ):

ใน QRText รักษาความสะอาดและมีเสถียรภาพ:

ตอนนี้เนื้อหาโค้ด QR จะมีลักษณะดังนี้ ItemID=ITM-0001 . วิธีนี้จะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการสแกนและทำให้การแยกวิเคราะห์ง่ายขึ้นในภายหลัง

ขั้นตอนที่ 2:สร้างรหัส QR โดยอัตโนมัติ

ตัวเลือก A:การใช้ Excel เพื่อสร้างรหัส QR จำนวนมาก

ในคอลัมน์ QRImage ของตารางสินค้าคงคลัง ให้ป้อนสูตรนี้ในแถวข้อมูลแรก:

=IMAGE("https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=180x180&data=" & [@ItemID])

• ลากสูตรลง
• วิธีนี้จะสร้างโค้ด QR ที่สะอาดตาและมีคุณภาพสูงซึ่งมีเฉพาะ ItemID เท่านั้น

API ฟรีทางเลือก (หากเซิร์ฟเวอร์ QR ช้า):goqr.me หรือ https://chart.googleapis.com/chart?chs=180×180&cht=qr&chl=

ตัวเลือก B:การใช้เครื่องมือสร้างออนไลน์ฟรี

• เยี่ยมชมเครื่องสร้างโค้ด QR ฟรี เช่น QR Code Generator (qr-code-generator.com) หรือ QRCode Monkey (qrcode-monkey.com)
• สำหรับแต่ละรายการ ให้สร้างโค้ด QR ที่มีเพียง ItemID
• ดาวน์โหลดโค้ด QR แต่ละรายการเป็น PNG หรือ JPG
• พิมพ์และแนบรหัส QR กับสิ่งของทางกายภาพของคุณ

เคล็ดลับมือโปร: ใช้เครื่องสร้างรหัส QR เป็นชุดหากคุณมีหลายรายการ เว็บไซต์เช่น QRExplore ช่วยให้คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ CSV และสร้างรหัส QR หลายรายการพร้อมกันได้

ขั้นตอนที่ 3:พิมพ์ฉลากรหัส QR

สร้างแผ่นฉลากที่พิมพ์ได้ใน Excel เพื่อให้คุณสามารถแนบโค้ด QR เข้ากับรายการได้

• เลือก ItemID, ProductName และ QRImage
• คัดลอกและวางลงในแผ่นงานใหม่ชื่อป้ายกำกับ
• รูปแบบสำหรับการพิมพ์:
  • ตั้งค่าความสูงของแถวเพื่อให้ QR พอดี
  • ไปที่เค้าโครงหน้า แท็บ>> เลือก ระยะขอบ>> เลือก แคบลง
• พิมพ์บนกระดาษสติกเกอร์หรือตัดฉลากออก
• ติดฉลากบนผลิตภัณฑ์/ชั้นวาง/กล่องของคุณ

ขั้นตอนที่ 4:เลือกแอปสแกนของคุณที่ส่งข้อมูลไปยัง Excel

ตัวเลือก A:ใช้แอปสแกนที่สามารถส่งออกประวัติได้

คุณสามารถใช้แอปสแกนที่อ่านโค้ด QR และส่งข้อมูลไปยัง Excel ได้

• ชื่อแอป:สแกนไปยัง Excel – QR และบาร์โค้ด (โดย Dynamiq Data)
• รุ่นฟรีให้การสแกนที่เพียงพอสำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่ โดยทั่วไปการสมัครสมาชิกจะมีค่าใช้จ่าย ~$3–5/เดือนสำหรับการใช้งานหนัก
• ติดตั้งจาก Google Play
• เปิดแอปและลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft
• เชื่อมต่อกับไฟล์ OneDrive Excel ของคุณ
• เลือก ScanLog ตาราง
• ตั้งค่าสคีมา:
  • การประทับเวลา>> การประทับเวลาอัตโนมัติ
  • ItemID>> ข้อมูลที่สแกน
  • การดำเนินการ>> การเลือกด้วยตนเอง (เลือก "รับ" หรือ "ปัญหา" หลังการสแกนแต่ละครั้ง)
  • ปริมาณ>> เริ่มต้นเป็น 1
• เริ่มการสแกน

เครื่องสแกน QR ส่วนใหญ่จะจัดเก็บประวัติการสแกนและอนุญาตให้ส่งออก/แชร์ได้

• สแกนฉลาก QR
• พิมพ์บันทึกย่อสั้นๆ ในแอปทันที (หากรองรับบันทึกย่อ)
• เมื่อสิ้นสุดวัน/สัปดาห์:ส่งออกประวัติการสแกนเป็น CSV
• วาง/ต่อท้ายใน ScanLog

ตัวเลือก B:สร้าง Microsoft Form สำหรับการส่งสแกน

คุณสามารถสร้าง Microsoft Form สแกนโค้ด QR ด้วยโทรศัพท์ของคุณ ส่งธุรกรรม และให้อัปเดต Excel โดยอัตโนมัติ นี่คือสิ่งที่คนส่วนใหญ่ต้องการ

• ไปที่ ส่วนแทรก แท็บ>> คลิก แบบฟอร์มใหม่
• มันจะเปิดอินเทอร์เฟซแบบฟอร์ม เพิ่มฟิลด์เหล่านี้:
  • รหัสรายการ (คำตอบสั้นๆ)
  • การดำเนินการ (ตัวเลือก):รับ, ออก
  • ปริมาณ (คำตอบสั้นๆ):หลังจากนั้น แปลงเป็นตัวเลข ใน Excel

• คลิกที่ รวบรวมคำตอบ

• คลิกที่ คัดลอกลิงก์ เพื่อแบ่งปัน URL

แบบฟอร์มนี้จะสร้างสมุดงาน Excel ที่เชื่อมต่อโดยอัตโนมัติ โดยที่การส่งทุกครั้งจะกลายเป็นแถวใหม่ ทดสอบด้วยการส่งตัวอย่างบางส่วน:

• สแกน QR ด้วยโทรศัพท์
• ยืนยัน ItemID (หรือพิมพ์ด้วยตนเอง)
• เลือก การดำเนินการ
• พิมพ์ ปริมาณ
• คลิก ส่ง

• เปิดสมุดงาน Excel และตรวจสอบเอกสารคำตอบของแบบฟอร์ม
• การส่งทุกครั้งจะถูกเพิ่มเป็นแถวโดยอัตโนมัติ
• อัปเดตชื่อคอลัมน์และลบคอลัมน์ที่ไม่จำเป็น
• ตั้งชื่อแผ่นงาน ScanLog

ตัวเลือก C:ทำให้การสแกนเติมฟิลด์ ItemID โดยอัตโนมัติ

แทนที่จะใส่เฉพาะ ITM-0001 ในโค้ด QR คุณสามารถเข้ารหัสลิงก์แบบฟอร์มที่กรอกไว้ล่วงหน้าได้ Microsoft Forms รองรับเขตข้อมูลที่กรอกไว้ล่วงหน้าโดยใช้รูปแบบ URL (ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าแบบฟอร์ม) คุณสามารถตั้งค่าแผ่นงานสินค้าคงคลังเพื่อเข้ารหัสลิงก์แบบฟอร์มที่กรอกไว้ล่วงหน้าภายในโค้ด QR แต่ละโค้ดได้

• เปิดแบบฟอร์ม>> จุดสามจุด>> เลือก รับลิงก์ที่กรอกไว้ล่วงหน้า

• ป้อนตัวอย่าง ItemID (เช่น ITM-0001)
• คลิก รับลิงก์ที่กรอกไว้ล่วงหน้า
• คลิก คัดลอกลิงก์ เพื่อรับลิงค์ที่สร้างขึ้น
• แทนที่ตัวอย่าง ItemID ด้วยตัวยึดตำแหน่ง

URL ที่กรอกไว้ล่วงหน้าจะมีลักษณะดังนี้:

https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=DQSIkWdsW0yxEjajBLZtrQAAAAAAAAAAN__gCq2f5UNloxU0IwWTM0Nj……..=ITM-0001

สร้าง PrefilledLink ต่อรายการใน Excel:

• แทรกคอลัมน์ใหม่ชื่อ PrefilledLink ในแผ่นสินค้าคงคลัง
• วาง URL ที่คัดลอกไว้ล่วงหน้าที่คัดลอกไว้ใน FormPrefillTemplate เซลล์ (เช่น ใน G2)
• แทรกสูตรต่อไปนี้เพื่อแทนที่ตัวอย่าง ITM-0001 ภายในเทมเพลตด้วย ItemID ของแถวปัจจุบัน

=ทดแทน($G$2,”ITM-0001″,[@ItemID])

ตอนนี้แต่ละแถวมี URL เฉพาะของตัวเองที่เปิดแบบฟอร์มโดยกรอก ItemID ที่ถูกต้องแล้ว

เปลี่ยน PrefilledLink แต่ละรายการให้เป็นโค้ด QR:

ใน QRImage คอลัมน์ ให้แทรกสูตรต่อไปนี้:

=IMAGE(“https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=180×180&data=” &ENCODEURL([@PrefilledLink]))

มันจะส่งคืนรูปภาพ QR ที่เปิดลิงก์แบบฟอร์มที่กรอกไว้ล่วงหน้า

พิมพ์และติดป้ายกำกับรายการ:

สร้างเค้าโครงป้ายกำกับง่ายๆ (แผ่นงานเดียวกันหรือแผ่น "ป้ายกำกับ" แยกกัน) ที่แสดง:

• รหัสรายการ
• ชื่อผลิตภัณฑ์
• QRImage

พิมพ์บนกระดาษสติกเกอร์ จากนั้นติดฉลากที่รายการ หลังจากมีป้ายกำกับแล้ว ให้หลีกเลี่ยงการเปลี่ยน ItemIDs

ทดสอบขั้นตอนการสแกน:

ผู้ใช้ส่วนใหญ่จะสแกนโดยใช้เครื่องสแกนโทรศัพท์:

• เปิดเครื่องสแกนบนโทรศัพท์
• สแกนฉลาก QR
• มันจะเปิดแบบฟอร์มโดยอัตโนมัติโดยมี ItemID กรอกอยู่

• ยืนยันว่า ItemID ได้รับการกรอกแล้ว
• เลือกการดำเนินการและปริมาณ
• คลิก ส่ง

นี่คือขั้นตอนการทำงานในโลกแห่งความเป็นจริงที่ราบรื่นที่สุด

ขั้นตอนที่ 5:ออกแบบโครงสร้างบันทึกการสแกน

การสแกนทุกครั้งจะถือเป็นธุรกรรมสินค้าคงคลัง Microsoft Forms สร้างตารางคำตอบพร้อมคอลัมน์การประทับเวลาและหนึ่งคอลัมน์ต่อคำถาม เปลี่ยนชื่อแผ่นคำตอบเป็น ScanLog .

ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ScanLog มีคอลัมน์เหล่านี้:

• การประทับเวลา
• รหัสรายการ
• การกระทำ
• ปริมาณ

บันทึกนี้ควรคงไว้เฉพาะการผนวกเท่านั้น เครื่องมือติดตามมีความน่าเชื่อถือเนื่องจากประวัติถูกเก็บรักษาไว้ และสต็อกจะถูกคำนวณจากบันทึกทั้งหมดเสมอ

หลักการสำคัญ:

• ตารางนี้ใช้ต่อท้ายเท่านั้น
• ไม่มีการแก้ไขหรือลบแถว

ขั้นตอนที่ 6:คำนวณหุ้นปัจจุบัน

ในคอลัมน์ CurrentStock ของตารางสินค้าคงคลัง ให้ใช้สูตรนี้เพื่อคำนวณสินค้าคงคลังคงเหลือ:

=LET(
id, [@ItemID],
initial, 0,
received, SUMIFS(ScanLog[Quantity], ScanLog[ItemID], id, ScanLog[Action], "Receive"),
issued, SUMIFS(ScanLog[Quantity], ScanLog[ItemID], id, ScanLog[Action], "Issue"),
initial + received - issued
)

ซึ่งจะอัปเดตสต็อกโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณสแกน

การแจ้งเตือนสต็อกต่ำ:

• เลือก หุ้นปัจจุบัน คอลัมน์>> เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข>> เลือก ไฮไลต์เซลล์>> เลือก น้อยกว่า
• เลือก MinStock>> เลือก รูปแบบ
• คลิก ตกลง

มูลค่าหุ้นต่ำและติดลบจะถูกเน้น

ขั้นตอนที่ 7:สร้างแดชบอร์ดอย่างง่าย

สร้างแผ่นแดชบอร์ดและสรุปสินค้าคงคลัง

รายการที่ไม่ซ้ำทั้งหมด:

=COUNTA(UNIQUE(Inventory[ItemID]))

ยอดคงเหลือคงเหลือ:

=SUM(Inventory[CurrentStock])

รายการที่เบิกเกิน (เชิงลบ):

=COUNTIF(Inventory[CurrentStock], "<0")

เวลาสแกนล่าสุด:

ธุรกรรมทั้งหมด:

=COUNTA(ScanLog[Timestamp])

แสดงสินค้าคงคลังต่ำ:

=FILTER(Inventory[[ItemID]:[Location]], Inventory[CurrentStock] < Inventory[MinStock], "No items to reorder")

สรุปขั้นตอนการทำงาน

1. สแกนรหัส QR ของรายการด้วยโทรศัพท์หรือแอปสแกนเนอร์ของคุณ
2. เลือกรับหรือออก
3. Excel อัปเดตโดยอัตโนมัติ (รีเฟรชหากสมุดงานไม่ซิงค์)
4. หุ้นเป็นข้อมูลล่าสุดเสมอ

บทสรุป

เมื่อทำตามขั้นตอนข้างต้น คุณจะสามารถสร้างตัวติดตามสินค้าคงคลังโค้ด QR ด้วย Excel ได้ ระบบนี้จะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อกระบวนการนี้เรียบง่ายสำหรับผู้ใช้และเชื่อถือได้สำหรับการรายงาน ด้วยการกำหนด ItemID ถาวรให้กับแต่ละรายการ สร้างป้ายกำกับ QR และบันทึกทุกการสแกนผ่าน Microsoft Form ที่กรอกไว้ล่วงหน้า การโต้ตอบแต่ละครั้งจะกลายเป็นบันทึกที่สะอาดและมีการประทับเวลา โดยไม่มีใครแก้ไขเซลล์สินค้าคงคลังด้วยตนเอง คุณสามารถใช้แอปสแกนเนอร์ฟรีหรือราคาประหยัด หรือสร้างเวิร์กโฟลว์ของคุณเองโดยใช้ Microsoft Forms สูตร Excel และแดชบอร์ดน้ำหนักเบาทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบระดับสต็อก ตรวจสอบประวัติการทำธุรกรรม และตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงเมื่อสินค้าคงคลังของคุณเพิ่มขึ้น