home

หน้าแรก
 Computer >> บทช่วยสอนคอมพิวเตอร์ >  >> ซอฟต์แวร์ >> Office

สร้าง QR Code Inventory Tracker ใน Excel – เรียบง่าย ประหยัดค่าใช้จ่าย น่าเชื่อถือ

Excel เป็นเครื่องมือไดนามิก และผู้ใช้สามารถใช้มันเป็น Inventory Tracker สำหรับการจัดการสินค้าคงคลังแบบเบาๆ หากใครต้องการระบบสต็อกง่ายๆ โดยไม่ซื้อซอฟต์แวร์แพง Tracker แบบ QR-based เป็นการตั้งค่าที่สะอาดที่สุด QR Inventory Tracker ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อแต่ละการสแกนสร้าง Log entry ใหม่ (Append-only) และ Excel คำนวณสถานะปัจจุบันของทุกรายการจากแถว Log ล่าสุด ประสบการณ์ผู้ใช้ที่ลื่นไหลที่สุดคือเมื่อ QR Code เปิด Microsoft Form ที่กรอกข้อมูลล่วงหน้า มันสมบูรณ์แบบสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก คลังสินค้า โรงเรียน และการจัดระเบียบที่บ้าน

ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงวิธีสร้าง QR Code Inventory Tracker ด้วย Excel

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าเวิร์กบุ๊ก Excel

  • เปิด Excel และสร้างไฟล์ใหม่
  • บันทึกลง OneDrive (สำคัญสำหรับซิงค์มือถือ)
  • สร้าง 3 ชีต:
    • Inventory (รายการหลัก)
    • ScanLog (ทุกการสแกนกลายเป็นแถวที่นี่)
    • Dashboard (สถานะปัจจุบัน + สรุปด่วน)

ใช้โครงสร้างนี้ในชีต Inventory:

  • ItemID
  • ProductName
  • Category
  • CurrentStock
  • MinStock
  • Location
  • QRText
  • QRImage

แปลงเป็นตาราง:

  • เลือกช่วงเซลล์
  • ไปที่แท็บ Insert >> เลือก Table
  • ติ๊ก "My table has headers"
  • คลิก OK
  • ไปที่แท็บ Table Design >> ตั้งชื่อ: Inventory

กฎ:

  • ItemID ต้องเป็นค่า Unique (นี่คือสิ่งที่ไปอยู่ใน QR Code)
  • QRText จัดเก็บสตริงที่เข้ารหัสลงใน QR Code อย่างแน่นอน

สร้าง ItemID (ง่าย อ่านง่าย):

ใน ItemID ใช้รูปแบบสอดคล้องกัน เช่น:

  • ITM-0001, ITM-0002, …

ถ้าต้องการสูตรอัตโนมัติ ใช้:

="ITM-"&TEXT(ROW(A1),"0000")
  • ลากสูตรลงไป

สร้าง QRText (ทางเลือก):

ใน QRText รักษาให้สะอาดและเสถียร:

ตอนนี้เนื้อหา QR Code จะเป็น ItemID=ITM-0001 นี่หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดการสแกนและทำให้การ Parse ง่ายขึ้นภายหลัง

ขั้นตอนที่ 2: สร้าง QR Codes อัตโนมัติ

ตัวเลือก A: ใช้ Excel สร้าง QR Codes แบบจำนวนมาก

ในคอลัมน์ QRImage ของตาราง Inventory ใส่สูตรนี้ในแถวข้อมูลแรก:

=IMAGE("https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=180x180&data=" & [@ItemID])
  • ลากสูตรลงไป
  • นี่สร้าง QR Code คุณภาพสูง สะอาด ที่มีเฉพาะ ItemID

API ฟรีทางเลือก (ถ้า QR server ช้า): goqr.me หรือ https://chart.googleapis.com/chart?chs=180×180&cht=qr&chl=

ตัวเลือก B: ใช้ตัวสร้าง QR Code ออนไลน์ฟรี

  • เยี่ยมชมตัวสร้าง QR Code ฟรี เช่น QR Code Generator (qr-code-generator.com) หรือ QRCode Monkey (qrcode-monkey.com)
  • สำหรับแต่ละรายการ สร้าง QR Code ที่มีแค่ ItemID
  • ดาวน์โหลด QR Code แต่ละอันเป็น PNG หรือ JPG
  • พิมพ์และติด QR Codes บนสินค้าจริง

เคล็ดลับโปร: ใช้ตัวสร้าง QR Code แบบ Batch หากคุณมีรายการมาก เว็บไซต์อย่าง QRExplore อนุญาตให้อัปโหลดไฟล์ CSV และสร้าง QR Codes หลายอันพร้อมกัน

ขั้นตอนที่ 3: พิมพ์ฉลาก QR Code

สร้างแผ่นฉลากที่พิมพ์ได้ใน Excel เพื่อติด QR Codes บนสินค้า

  • เลือก ItemID, ProductName, และ QRImage
  • คัดลอกและวางไปชีตใหม่ชื่อ Label
  • จัดรูปแบบเพื่อพิมพ์:
    • ตั้งค่าความสูงแถวให้ QR พอดี
    • ไปที่แท็บ Page Layout >> เลือก Margins >> เลือก Narrow
  • พิมพ์บนกระดาษสติกเกอร์หรือตัดฉลาก
  • ติดฉลากบนสินค้า/ชั้นวาง/กล่อง

ขั้นตอนที่ 4: เลือกแอปสแกนที่ส่งข้อมูลไป Excel

ตัวเลือก A: ใช้แอปสแกนที่สามารถส่งออกประวัติได้

คุณสามารถใช้แอปสแกนที่อ่าน QR Codes และส่งข้อมูลไป Excel

  • ชื่อแอป: Scan to Excel – QR & Barcode (โดย Dynamiq Data)
  • ระดับฟรีให้การสแกนพอสำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่ สมาชิกราคาประมาณ $3–5/เดือนสำหรับการใช้งานหนัก
  • ติดตั้งจาก Google Play
  • เปิดแอปและลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft
  • เชื่อมต่อกับไฟล์ Excel บน OneDrive
  • เลือกตาราง ScanLog
  • ตั้งค่าสคีมา:
    • Timestamp >> Automatic timestamp
    • ItemID >> Scanned data
    • Action >> Manual selection (เลือก "Receive" หรือ "Issue" หลังสแกนแต่ละครั้ง)
    • Quantity >> Default to 1
  • เริ่มสแกน

QR Scanners ส่วนใหญ่จัดเก็บประวัติการสแกนและอนุญาตให้ส่งออก/แชร์

  • สแกนฉลาก QR
  • ทันทีพิมพ์บันทึกสั้นในแอป (ถ้ารองรับ)
  • ท้ายวัน/สัปดาห์: ส่งออกประวัติการสแกนเป็น CSV
  • วาง/ต่อท้ายลงใน ScanLog

ตัวเลือก B: สร้าง Microsoft Form สำหรับการส่งข้อมูลการสแกน

คุณสามารถสร้าง Microsoft Form สแกน QR Code ด้วยโทรศัพท์ ส่งธุรกรรม และให้ Excel อัปเดตอัตโนมัติ นี่คือสิ่งที่ส่วนใหญ่ต้องการ

  • ไปที่แท็บ Insert >> คลิก New Form
  • จะเปิดอินเทอร์เฟซฟอร์ม เพิ่มฟิลด์เหล่านี้:
    • ItemID (Short answer)
    • Action (Choice): Receive, Issue
    • Quantity (Short answer): ภายหลัง แปลงเป็นตัวเลข ใน Excel
  • คลิกที่ Collect Responses
  • คลิกที่ Copy link เพื่อคัดลอก URL

ฟอร์มนี้สร้างเวิร์กบุ๊ก Excel ที่เชื่อมต่อโดยอัตโนมัติ โดยทุกการส่งกลายเป็นแถวใหม่ ทดสอบด้วยการส่งตัวอย่าง:

  • สแกน QR ด้วยโทรศัพท์
  • ยืนยัน ItemID (หรือพิมพ์ด้วยมือ)
  • เลือก Action
  • พิมพ์ Quantity
  • คลิก Submit
  • เปิดเวิร์กบุ๊ก Excel และตรวจสอบชีต Form responses
  • ทุกการส่งถูกเพิ่มเป็นแถวโดยอัตโนมัติ
  • อัปเดตชื่อคอลัมน์และลบคอลัมน์ที่ไม่จำเป็น
  • ตั้งชื่อชีตว่า ScanLog

ตัวเลือก C: ทำให้การสแกนกรอก ItemID อัตโนมัติ

แทนที่จะใส่แค่ ITM-0001 ใน QR Code คุณสามารถเข้ารหัสลิงก์ฟอร์มที่กรอกข้อมูลล่วงหน้าได้ Microsoft Forms รองรับฟิลด์ที่กรอกข้อมูลล่วงหน้าผ่านรูปแบบ URL (ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าฟอร์ม) คุณสามารถตั้งค่าให้ชีต Inventory เข้ารหัสลิงก์ Pre-filled ลงใน QR Code แต่ละอันได้

  • เปิดฟอร์ม >> สามจุด >> เลือก Get pre-filled link
  • ป้อน ItemID ตัวอย่าง (เช่น ITM-0001)
  • คลิก Get pre-filled link
  • คลิก Copy link เพื่อได้ลิงก์ที่สร้าง
  • แทนที่ ItemID ตัวอย่างด้วย Placeholder

Pre-filled URL จะเป็นรูปแบบ:

https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=DQSIkWdsW0yxEjajBLZtrQAAAAAAAAAAAAN__gCq2f5UNloxU0IwWTM0Nj……..=ITM-0001

สร้าง PrefilledLink ต่อรายการใน Excel:

  • แทรกคอลัมน์ใหม่ชื่อ PrefilledLink ในชีต Inventory
  • วาง Pre-filled URL ที่คัดลอกไว้ในเซลล์ FormPrefillTemplate (เช่น ใน G2)
  • ใส่สูตรต่อไปนี้เพื่อแทนที่ ITM-0001 ตัวอย่างในเทมเพลตด้วย ItemID ของแถวปัจจุบัน
=SUBSTITUTE($G$2,"ITM-0001",[@ItemID])

ตอนนี้แต่ละแถวมี URL unik ของตัวเองที่เปิดฟอร์มพร้อม ItemID ที่ถูกต้องกรอกแล้ว

แปลง PrefilledLink แต่ละอันเป็น QR Code:

ในคอลัมน์ QRImage ใส่สูตรต่อไปนี้:

=IMAGE("https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=180×180&data=" & ENCODEURL([@PrefilledLink]))

มันจะคืนค่ารูปภาพ QR ที่เปิดลิงก์ฟอร์มที่กรอกล่วงหน้า

พิมพ์และติดฉลากสินค้า:

สร้างเลย์เอาต์ฉลากง่าย (ชีตเดียวกันหรือชีต "Labels" แยก) ที่แสดง:

  • ItemID
  • ProductName
  • QRImage

พิมพ์บนกระดาษสติกเกอร์ แล้วติดฉลากบนสินค้า หลังจากมีฉลากแล้ว หลีกเลี่ยงการเปลี่ยน ItemIDs

ทดสอบเวิร์กโฟลว์การสแกน:

ผู้ใช้ส่วนใหญ่จะสแกนด้วยสแกนเนอร์โทรศัพท์:

  • เปิดสแกนเนอร์บนโทรศัพท์
  • สแกนฉลาก QR
  • มันจะเปิดฟอร์มพร้อม ItemID ที่กรอกแล้วโดยอัตโนมัติ
  • ยืนยัน ItemID กรอกแล้ว
  • เลือก Action และ Quantity
  • คลิก Submit

นี่คือเวิร์กโฟลว์จริงที่ลื่นไหลที่สุด

ขั้นตอนที่ 5: ออกแบบโครงสร้าง Scan Log

ทุกการสแกนถือเป็นธุรกรรมสินค้าคงคลัง Microsoft Forms สร้างตาราง Responses พร้อมคอลัมน์ Timestamp และคอลัมน์หนึ่งต่อคำถาม เปลี่ยนชื่อชีต Responses เป็น ScanLog

ให้แน่ใจว่า ScanLog มีคอลัมน์เหล่านี้:

  • Timestamp
  • ItemID
  • Action
  • Quantity

Log นี้ควรเป็น Append-only เท่านั้น Tracker น่าเชื่อถือเพราะประวัติถูกเก็บรักษา และสต็อกคำนวณจากแถว Log ล่าสุดเสมอ

หลักการสำคัญ:

  • ตารางนี้เป็น Append-only
  • ไม่มีแถวที่แก้ไขหรือลบ

ขั้นตอนที่ 6: คำนวณสต็อกปัจจุบัน

ในคอลัมน์ CurrentStock ของตาราง Inventory ใช้สูตรนี้เพื่อคำนวณสต็อกคงเหลือ:

=LET(
    id, [@ItemID],
    initial, 0,
    received, SUMIFS(ScanLog[Quantity], ScanLog[ItemID], id, ScanLog[Action], "Receive"),
    issued, SUMIFS(ScanLog[Quantity], ScanLog[ItemID], id, ScanLog[Action], "Issue"),
    initial + received - issued
)

นี่อัปเดตสต็อกอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณสแกน

การแจ้งเตือนสต็อกต่ำ:

  • เลือกคอลัมน์ CurrentStock >> เลือก Conditional Formatting >> เลือก Highlight Cells >> เลือก Less Than
  • เลือก MinStock >> เลือก Format
  • คลิก OK

ค่าสต็อกต่ำและติดลบจะถูกไฮไลท์

ขั้นตอนที่ 7: สร้าง Dashboard เรียบง่าย

สร้างชีต Dashboard และสรุปสินค้าคงคลัง

จำนวนรายการที่ไม่ซ้ำ:

=COUNTA(UNIQUE(Inventory[ItemID]))

สต็อกคงเหลือรวม:

=SUM(Inventory[CurrentStock])

รายการที่ขาด (ติดลบ):

=COUNTIF(Inventory[CurrentStock], "<0")

เวลาสแกนล่าสุด:

ธุรกรรมทั้งหมด:

=COUNTA(ScanLog[Timestamp])

แสดงสินค้าที่ต้องสั่งซื้อ:

=FILTER(Inventory[[ItemID]:[Location]], Inventory[CurrentStock] < Inventory[MinStock], "No items to reorder")

สรุปเวิร์กโฟลว์

  1. สแกน QR Code ของสินค้าด้วยโทรศัพท์หรือแอปสแกนเนอร์
  2. เลือก Receive หรือ Issue
  3. Excel อัปเดตอัตโนมัติ (รีเฟรชถ้าเวิร์กบุ๊กไม่ได้ซิงค์)
  4. สต็อกทันใจเสมอ

สรุป

โดยทำตามขั้นตอนข้างต้น คุณสามารถสร้าง QR Code Inventory Tracker ด้วย Excel ระบบนี้ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อกระบวนการอยู่ที่เรียบง่ายสำหรับผู้ใช้ และน่าเชื่อถือสำหรับรายงาน โดยกำหนด ItemID ถาวรให้แต่ละรายการ สร้างฉลาก QR และบันทึกทุกการสแกนผ่าน Microsoft Form ที่กรอกข้อมูลล่วงหน้า ทุกการโต้ตอบกลายเป็นบันทึกที่มี Timestamp สะอาด — โดยไม่มีใครแก้ไขเซลล์สินค้าคงคลังด้วยมือ คุณสามารถใช้แอปสแกนเนอร์ฟรี/ราคาถูก หรือสร้างเวิร์กโฟลว์ของตัวเองด้วย Microsoft Forms สูตร Excel และ Dashboard เบาๆ ทำให้ง่ายต่อการติดตามระดับสต็อก ตรวจสอบประวัติธุรกรรม และตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงเมื่อสินค้าคงคลังของคุณเติบโต