วิธีการสร้างฐานข้อมูลที่อัปเดตโดยอัตโนมัติใน Excel

บทความนี้แสดงวิธีการสร้าง ฐานข้อมูล ใน Excel ที่อัพเดท โดยอัตโนมัติ ด้วย 4 วิธีที่มีประโยชน์ เป็นคุณสมบัติที่สำคัญที่จำเป็นในขณะที่ทำงานกับข้อมูลแบบไดนามิก เมื่อฐานข้อมูลขึ้นอยู่กับข้อมูลจากแหล่งอื่น การอัปเดตอัตโนมัติตามแหล่งข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญมาก มาดูตัวอย่างเพื่อทำความคุ้นเคยกับวิธีการกันเถอะ

4 วิธีที่เป็นประโยชน์ในการสร้างฐานข้อมูลที่อัปเดตโดยอัตโนมัติ ใน Excel

1. ดึงข้อมูลจากเว็บเพื่อสร้างฐานข้อมูลที่อัปเดตโดยอัตโนมัติใน Excel

งาน :สารสกัด พยากรณ์อากาศ 14 วันสำหรับนิวยอร์ก สหรัฐอเมริกา จาก เว็บ และ สร้างฐานข้อมูล Excel ที่จะอัปเดตโดยอัตโนมัติ .

การวิเคราะห์ปัญหา :เราพบ เว็บไซต์ . หลายแห่ง ที่ให้พยากรณ์อากาศออนไลน์ . สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะใช้ การคาดการณ์ สำหรับ นิวยอร์ก , สหรัฐอเมริกา จาก https://www.timeanddate.com/weather/usa/new-york/ext ลิงก์เว็บไซต์ . เราสามารถ คัดลอก ตาราง ใน ภาพหน้าจอต่อไปนี้ ลงใน แผ่นงาน Excel เพื่อ สร้าง ฐานข้อมูล . แต่น่าเสียดายที่ ฐานข้อมูล คือ ไม่ไป เพื่อ อัปเดตตาม ไปยัง ข้อมูลเว็บไซต์ เว้นแต่เราจะ เชื่อมต่อ ไปยัง ลิงก์แหล่งที่มา ถ้า ฐานข้อมูล เชื่อมต่อ ไปยัง ลิงก์แหล่งที่มา , Excel อำนวยความสะดวก เรามีตัวเลือกในการ อัปเดต ฐานข้อมูลด้วยตนเอง และ โดยอัตโนมัติ .

วิธีแก้ปัญหา :เราต้องทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่ออัปเดตฐานข้อมูลพยากรณ์อากาศของเราโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 1:เชื่อมต่อกับเว็บ

• ไป ไปที่ แท็บข้อมูล ใน Excel Ribbon .
• คลิก บน จากเว็บ ตัวเลือกจาก แท็บรับและแปลง

• ในกล่องโต้ตอบ , วาง URL จากที่เราต้องการ ดึงข้อมูล สำหรับ ฐานข้อมูล . ของเรา และกด ตกลง .

• ใน Navigator หน้าต่างเราจะเห็น ตาราง พบใน เว็บไซต์ . ด้วยความช่วยเหลือของ มุมมองตาราง เราสามารถเห็น ดึงข้อมูล ใน รูปแบบตาราง .
• หากต้องการ แก้ไข ตารางข้อมูลที่แยกออกมาก่อนโหลด ลงใน ฐานข้อมูล Excel , คลิก ใน แปลงข้อมูล  ตัวเลือก

ขั้นตอนที่ 2:แปลงข้อมูล

• ใน ตัวแก้ไข Power Query เราสามารถ ลบคอลัมน์ที่ไม่ต้องการ . ในการทำเช่นนั้น คลิกขวา บน ส่วนหัวของคอลัมน์ และ เลือก ลบ ตัวเลือก

• เราได้ ลบหลายคอลัมน์ และเก็บไว้เพียง 6 คอลัมน์ เพื่อ นำเข้า ลงใน ฐานข้อมูล .
• ตอนนี้ จาก หน้าแรก คลิกที่ ปิดและโหลด ปุ่ม
• เลือก ปิด &โหลด ตัวเลือก

ขั้นตอนที่ 3:นำเข้าข้อมูลไปยังฐานข้อมูล Excel

• ใน นำเข้าข้อมูล หน้าต่าง คลิก ใน ตัวเลือกแผ่นงานที่มีอยู่ และ เลือก เซลล์เริ่มต้น เพื่อ นำเข้าข้อมูล และคลิก ตกลง เพื่อรันคำสั่ง

• เรา สร้าง สำเร็จแล้ว Excel ฐานข้อมูล ด้วยข้อมูลที่ เชื่อมต่อ ไปยัง แหล่งที่มาของเว็บไซต์ .

ขั้นตอนที่ 4:เปิดใช้งานคุณลักษณะการอัปเดตอัตโนมัติ

• คลิก บน ตารางฐานข้อมูล .
• ไป ไปยัง ข้อมูล แท็บใน Excel Ribbon .
• คลิก บน รีเฟรชทั้งหมด  ปุ่ม.
• เลือก คุณสมบัติการเชื่อมต่อ ตัวเลือก

• ตอนนี้ ตั้งค่า เวลา หลังจากนั้นเราต้องการ รีเฟรช ฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติ ใน รีเฟรชทุกช่องป้อนข้อมูล และกด ตกลง .

อ่านเพิ่มเติม:วิธีใช้ฟังก์ชันฐานข้อมูลใน Excel (พร้อมตัวอย่าง)

2. สร้างฐานข้อมูลด้วย Pivot Table ที่อัปเดตอัตโนมัติใน Excel

ในภาพประกอบนี้ เราจะ สร้าง ตามตารางเดือย ในชุดข้อมูลต้นทาง . เนื่องจาก ตารางเดือยทำหน้าที่ เป็น ฐานข้อมูล ใน Excel , เปิดใช้งาน คุณลักษณะการรีเฟรชอัตโนมัติ สำหรับ ตารางเดือย จะ อัปเดต ฐานข้อมูลอัตโนมัติของ Excel ของเรา . ขั้นตอน ต่อไปนี้ จะแนะนำคุณตลอดกระบวนการ .

ขั้นตอนที่ 1:สร้างตาราง Pivot

สมมติว่าเรามี ชุดข้อมูล ที่แสดงถึง รายละเอียดการขาย สำหรับ ร้านค้า .

เพื่อ ทำ ตารางเดือย ,

• เลือก ชุดข้อมูลทั้งหมด .
• ไป ไปที่ แท็บแทรก .
• คลิก บน Pivot Table  ปุ่ม.
• เลือก the จากตาราง/ช่วง  ตัวเลือก

• ใน PivotTable จากตารางหรือช่วง หน้าต่าง คลิก ใน ตัวเลือกเวิร์กชีตใหม่ และกด ตกลง .

• A ฐานข้อมูลตารางเดือย ได้ สร้าง ใน แผ่นงานใหม่ .

ขั้นตอนที่ 2:เปิดใช้งานคุณลักษณะรีเฟรชอัตโนมัติสำหรับ Pivot Table เพื่ออัปเดตฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติ

วิธีนี้จะ อัปเดต ตารางเดือย ทุกครั้ง สมุดงาน คือ เปิด ไม่ใช่ทุกครั้งที่ทำการเปลี่ยนแปลงชุดข้อมูล มันก็เหมือนกับ การทำงานอัตโนมัติบางส่วน ของตารางเดือย . มาทำตามขั้นตอนเพื่อ เปิดใช้งาน อัตโนมัติ –สดชื่น คุณสมบัติ สำหรับ ตารางเดือย :

• คลิกขวา เซลล์ . ใดๆ ของตารางสาระสำคัญเพื่อเปิดเมนูบริบท
• เลือก ตัวเลือก PivotTable จาก เมนูบริบท .

• จากตัวเลือก PivotTable หน้าต่าง ไปที่ ข้อมูล แท็บและ ตรวจสอบ รีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์ ตัวเลือก

• สุดท้าย กด ตกลง เพื่อปิดหน้าต่าง

อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างฐานข้อมูลอย่างง่ายใน Excel VBA

3. รีเฟรชตาราง Pivot อัตโนมัติเพื่ออัปเดตฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติโดยใช้โค้ด VBA ใน Excel

งาน: ใช้ VBA . อย่างง่าย รหัสเราสามารถ อัปเดตโดยอัตโนมัติ ตารางสาระสำคัญของเราเมื่อเรา เปลี่ยน ข้อมูลต้นทาง . ที่สำคัญเกิดขึ้นทันที ทันที ไม่เหมือน วิธีก่อนหน้า ที่เราต้อง ปิด และ เปิดใหม่ ไฟล์ อีกครั้งเพื่อดูอัปเดต .

วิธีแก้ไข: ให้ทำตามคำแนะนำ!

• ถูกต้อง –คลิก ชื่อแผ่นงาน และ เลือก ดูโค้ด  ตัวเลือก

รหัส: แทรก VBA ต่อไปนี้ โค้ดใน ตัวแก้ไขวิชวลพื้นฐาน .

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
ThisWorkbook.RefreshAll
End Sub

ผลลัพธ์: รหัส VBA . นี้ จะทำงานทุกครั้งที่เรา เปลี่ยนข้อมูลเซลล์ ในไฟล์ต้นฉบับ ตารางเดือยทั้งหมด ที่เกี่ยวข้องกับแหล่งที่มา จะ อัพเดท ตามลำดับและทันที .

เพื่อ ตรวจสอบ ขั้นตอนข้างต้น เราได้สร้าง ตารางเดือย ในชีต ชื่อ pivot_table ตาม แหล่งข้อมูล ในชีตชื่อ VBA . เราเปลี่ยน ปริมาณ ของ Apple ตั้งแต่ 50 ถึง 30 . ฐานข้อมูลในอีกแผ่นหนึ่งชื่อ pivot_table_VBA ยัง ปรับปรุง ตามนั้น โดยอัตโนมัติ .

หมายเหตุ :หากเราไม่ต้องการ อัตโนมัติ –รีเฟรช ตารางเดือยทั้งหมด ในสมุดงานแทนที่จะเป็น เฉพาะ เราสามารถใช้รหัสต่อไปนี้ รหัสนี้จะ อัปเดต . เท่านั้น ตารางเดือย ใน แผ่นงาน pivot_table_VBA เมื่อเราเปลี่ยนแหล่งข้อมูล

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
Worksheets("pivot_table_VBA  ").PivotTables("PivotTable2").PivotCache.Refresh
End Sub

ในโค้ดนี้ pivot-pivot_table_VBA เป็นชื่อชีตที่มี PivotTable2 เราสามารถตรวจสอบชื่อ แผ่นงาน . ได้ง่ายๆ และ ตารางเดือย .

อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างฐานข้อมูลด้วยฟอร์มใน Excel

4. สร้างฐานข้อมูลที่อัปเดตโดยอัตโนมัติโดยมีข้อมูลอ้างอิงจากชีตอื่นใน Excel

งาน :สร้าง ฐานข้อมูล ตารางที่มี ข้อมูล กำลังมา จาก อื่น ใบงาน ตาราง . ด้วยการเปลี่ยนแปลง .ใดๆ ใน แหล่งที่มา ข้อมูล , ฐานข้อมูล ควร อัปเดต โดยอัตโนมัติ .

วิธีแก้ปัญหา :นี่คือ ตาราง ใน ชีต ชื่อ source_table ด้วย ชื่อผลิตภัณฑ์ และ ราคาต่อหน่วย .

ตอนนี้ เราได้สร้าง ฐานข้อมูล (ในแผ่น ฐานข้อมูล ) ที่แสดงถึง รายละเอียดการขาย . ชุดข้อมูลประกอบด้วย คอลัมน์ ชื่อ “ราคาต่อหน่วย ” เราจำเป็นต้อง อ้างอิงแต่ละรายการ ของ ข้อมูล ใน คอลัมน์ราคาต่อหน่วย ไปที่ ตาราง ใน แผ่นงาน source_table ในการแทรกข้อมูลในคอลัมน์ราคาต่อหน่วยในตารางฐานข้อมูล-

• พิมพ์ เครื่องหมายเท่ากับ (=) ในเซลล์ F3 (ราคาต่อหน่วยของ Apple) .

• ไป ไปยัง ตาราง source_table ของชีต .
• คลิก เซลล์ C3 (ราคาต่อหน่วยของ Apple)

• กด Enter

• ตอนนี้ ใช้ Fill Handle , เติม ราคาต่อหน่วย คอลัมน์ที่มี ข้อมูลอ้างอิง จาก ตารางแหล่งที่มา ใน ชีต source_table .

ผลผลิต :ถ้าเรา เปลี่ยนแปลง ข้อมูลใดๆ ใน ตารางแหล่งที่มา ใน ชีต source_table , ฐานข้อมูล ได้รับอัปเดตโดยอัตโนมัติ .

อ่านเพิ่มเติม: วิธีการรักษาฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel

สิ่งที่ควรจำ

การใช้โค้ด VBA ในวิธีที่ 3 อัตโนมัติ ตารางเดือยของเรา แต่มัน แพ้ เลิกทำประวัติ . หาก เปลี่ยนแปลง ถูกสร้างมาเรา ไม่สามารถย้อนกลับไปได้ ไปยัง ช่วงก่อนหน้า . นี่เป็นข้อเสียของการใช้โค้ด VBA เพื่ออัปเดตตารางสาระสำคัญโดยอัตโนมัติ

บทสรุป

ตอนนี้ เรารู้วิธีสร้างฐานข้อมูลใน Excel ที่อัปเดตโดยอัตโนมัติด้วย 4 วิธีที่เหมาะสม หวังว่าจะสนับสนุนให้คุณใช้คุณลักษณะนี้อย่างมั่นใจมากขึ้น คำถามหรือข้อเสนอแนะใด ๆ อย่าลืมใส่ไว้ในช่องแสดงความคิดเห็นด้านล่าง

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีสร้างฐานข้อมูลสินค้าคงคลังใน Excel (วิธีง่ายๆ 3 วิธี)
• สร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
• วิธีสร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ใน Excel (2 เคล็ดลับง่ายๆ)