home

หน้าแรก
 Computer >> บทช่วยสอนคอมพิวเตอร์ >  >> ซอฟต์แวร์ >> ซอฟต์แวร์

เคล็ดลับลดขนาดไฟล์ PowerPoint Presentation

PowerPoint Presentation มักมีรูปภาพ วิดีโอ GIF Chart เนื้อหา Visual เยอะ ทำให้ไฟล์ใหญ่และยากต่อการทำงาน

ไฟล์ใหญ่กินพื้นที่ดิสก์มาก และเกินขีดจำกัดการส่งอีเมล แม้เก็บบน Cloud ไฟล์อาจตอบสนองช้าเมื่อผู้รับใช้

เพื่อประสิทธิภาพดีที่สุด ต้องควบคุมขนาดเอกสาร ให้อยู่ภายใต้การควบคุม มีหลายวิธีป้องกันข้อมูลเกินความจำเป็นที่ทำให้ไฟล์โต

แก้ไขรูปภาพใน Image Editor ภายนอก

PowerPoint ให้แก้ไขรูปในโปรแกรม แต่เพิ่มข้อมูล Extra bytes ตัวอย่าง: เปลี่ยนสีรูปเป็นขาวดำ ไฟล์ยังเก็บรูปสีอยู่ หากแก้ไขหลายรูปใน PowerPoint ข้อมูลเพิ่มขึ้นมาก

แทนที่จะแก้ใน PowerPoint ใช้ Image Editor ภายนอก (มีออนไลน์เยอะ) แก้ไขก่อน Insert เข้า Presentation หากเพิ่มรูปทั้งหมดก่อนแก้ไข สั่ง PowerPoint ทิ้งข้อมูล Extra จากการแก้ไขได้:

  1. File > Info
  2. Check for issues
  3. Inspect Document
  4. ติ๊กอย่างน้อย: Comments, Revisions, Versions, Annotations / Document Properties and Personal Information / Invisible Content / Hidden Text
  5. Inspect > Remove All

Compress Images (บีบอัดรูปภาพ)

รูปภาพกินพื้นที่มาก ต้องบีบอัดให้เล็กที่สุด (ด้านข้อมูล) ทำได้ 2 แบบ: บีบอัดทั้งหมด หรือเฉพาะรูปใหญ่

  1. File > Save As
  2. More options ใต้ File type dropdown
  3. ใน Save as window คลิก "Tools" ข้างปุ่ม Save > "Compress Pictures"
  4. เลือก Resolution (150 ppi เหมาะสำหรับนำเสนอ) ติ๊ก "Delete cropped areas of pictures" (เว้นไว้หากอาจต้องกู้คืนส่วนที่ Crop)
  5. OK

บีบอัดเฉพาะรูปบางภาพ:

  1. คลิกรูปที่ต้องการบีบอัด
  2. Ribbon > Picture Tools > Format > Compress Pictures
  3. เลือก Resolution ด้านต่ำ > ติ๊ก Delete cropped areas > OK

Insert Images ให้ถูกต้อง

Copy-Paste (Ctrl+C/V) หรือ Drag-drop รูปเข้า Slide PowerPoint อาจเปลี่ยน Format เป็น PNG/BMP ใหญ่กว่า JPG เดียวกัน

ใช้ Insert > Pictures จากเมนู PowerPoint รูปจะคง Format เดิม ประหยัดข้อมูล

อย่า Embed Fonts

Embed Fonts ใส่ฟอนต์พิเศษใน Presentation หากฟอนต์ไม่สำคัญต่อ Theme ใช้ Standard Fonts และปิด Embed:

  1. File > Options
  2. Tab Save > ยกเลิกติ๊ก "Embed fonts in the file"
  3. OK

Link ไปยัง Videos แทน Embed

หากไม่ส่ง Presentation ให้ผู้อื่น 省ข้อมูลมากด้วยการ Link Video แทน Embed: Insert > Video > ดูตัวเลือก

Compress Media (บีบอัด Media)

สุดท้าย บีบอัด Media ผ่าน File Menu:

  1. File > Info
  2. Media Size and Performance
  3. เลือก Quality: Internet Quality เพียงพอสำหรับ Presentation ส่วนใหญ่
  4. กดเลือก Quality > การบีบอัดเริ่มทำงาน

ครั้งหน้าสร้าง PowerPoint ให้คนอื่น ใช้บ้างหรือทั้งหมดข้างต้น รับรองไฟล์เล็กลง รันอ่อนโยน ส่งอิเล็กทรอนิกส์ง่ายขึ้น