งานนำเสนอ PowerPoint โดยทั่วไปประกอบด้วยรูปภาพ วิดีโอ gif แผนภูมิ และเนื้อหาภาพอื่นๆ จำนวนมาก ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่มากและใช้งานยาก
ไฟล์ขนาดใหญ่ใช้พื้นที่ดิสก์จำนวนมาก และผลักดันขีดจำกัดของข้อมูลที่คุณได้รับอนุญาตให้ส่งทางอีเมลได้ แม้ว่าคุณจะใส่ไฟล์ไว้ในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ไฟล์ก็อาจตอบสนองช้าเมื่อผู้รับใช้
เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพที่ดีที่สุดจากไฟล์ PowerPoint คุณต้องรักษาขนาดเอกสารให้อยู่ภายใต้การควบคุม มีหลายวิธีที่คุณสามารถเก็บข้อมูลพิเศษไว้ได้ ซึ่งส่วนใหญ่ไม่จำเป็น เพราะจะทำให้งานนำเสนอมีขนาดใหญ่ขึ้น
แก้ไขรูปภาพในโปรแกรมแก้ไขรูปภาพ
แม้ว่า PowerPoint จะให้ตัวเลือกแก่คุณในการแก้ไขรูปภาพในงานนำเสนอของคุณภายในโปรแกรม แต่ก็เพิ่มข้อมูลให้มากขึ้น ตัวอย่างเช่น หากคุณเปลี่ยนสีของรูปภาพเป็นขาวดำ ไฟล์จะยังคงมีรูปภาพสีอยู่ หากคุณแก้ไขรูปภาพจำนวนมากใน PowerPoint คุณสามารถเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมได้
ให้ใช้โปรแกรมแก้ไขรูปภาพภายนอกเพื่อแก้ไขรูปภาพก่อนแทรกลงในงานนำเสนอ มีโปรแกรมแก้ไขรูปภาพออนไลน์เพื่อทำการแก้ไขเหล่านี้ ถ้าคุณเพิ่มรูปภาพทั้งหมดก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ คุณสามารถบอกให้ PowerPoint ละทิ้งข้อมูลเพิ่มเติมทั้งหมดที่สร้างขึ้นระหว่างการแก้ไขได้
1. คลิกที่ไฟล์ -> ข้อมูล
2. คลิก “ตรวจสอบปัญหา”
3. เลือก “ตรวจสอบเอกสาร”
4. ในหน้าต่างตรวจสอบเอกสาร ให้เลือกช่องต่อไปนี้เป็นอย่างน้อย:
- ความคิดเห็น การแก้ไข เวอร์ชัน และคำอธิบายประกอบ
- คุณสมบัติของเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล
- เนื้อหาที่มองไม่เห็น
- ข้อความที่ซ่อนอยู่
5. คลิกตรวจสอบ
6. หลังจากการตรวจสอบเสร็จสิ้น ให้คลิก “ลบทั้งหมด” เพื่อลบข้อมูลเพิ่มเติมที่เพิ่มผ่านการแก้ไขภาพ
บีบอัดรูปภาพ
เนื่องจากรูปภาพใช้พื้นที่จำนวนมากในงานนำเสนอ PowerPoint คุณจึงต้องแน่ใจว่ารูปภาพเหล่านั้นมีขนาดเล็ก (ในข้อมูล) มากที่สุด ในการดำเนินการนี้ ให้บีบอัดรูปภาพทั้งหมดหรือเฉพาะรูปภาพที่ใหญ่ที่สุด
1. คลิกบนแท็บไฟล์และเลือก "บันทึกเป็น"
2. คลิกที่ “ตัวเลือกเพิ่มเติม” ใต้ช่องแบบเลื่อนลงประเภทไฟล์
3. ในหน้าต่าง Save as ที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกคำว่า Tools ข้างปุ่ม Save
4. เลือก “บีบอัดรูปภาพ”
5. ในกล่องบีบอัดรูปภาพ ให้เลือกความละเอียดที่คุณต้องการ (150 ppi เหมาะสำหรับการนำเสนอ) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องสำหรับ "ลบพื้นที่ครอบตัดของรูปภาพ" (เว้นแต่มีโอกาสที่คุณอาจต้องการกู้คืนส่วนที่ครอบตัดจากรูปภาพของคุณ..
6. คลิกตกลง
วิธีบีบอัดเฉพาะรูปภาพในงานนำเสนอ:
1. คลิกที่ภาพที่คุณต้องการบีบอัด
2. บนแถบเมนู คลิกแท็บ "เครื่องมือรูปภาพ -> รูปแบบ" คลิก “บีบอัดรูปภาพ”
3. ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกความละเอียดที่คุณต้องการจากตัวเลือกด้านล่างสุด
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก "ลบส่วนที่ครอบตัดของรูปภาพ"
5. คลิกตกลง
แทรกรูปภาพ
หากคุณคัดลอกและวางรูปภาพลงในการนำเสนอสไลด์ของคุณโดยใช้ Ctrl + C และ Ctrl + วี หรือโดยการลากและวาง PowerPoint อาจเปลี่ยนรูปแบบของรูปภาพเหล่านั้นเป็น PNG หรือ BMP รูปแบบเหล่านี้มีขนาดใหญ่กว่า JPG ของภาพเดียวกัน
แทรกรูปภาพของคุณโดยใช้ตัวเลือก แทรกรูปภาพ ในเมนู PowerPoint
รูปภาพจะยังคงอยู่ในรูปแบบดั้งเดิม ซึ่งอาจช่วยให้คุณประหยัดข้อมูลเพิ่มเติม
อย่าฝังฟอนต์
ฟอนต์การฝังประกอบด้วยฟอนต์พิเศษในการนำเสนอโดยเป็นส่วนหนึ่งของเอกสาร เว้นแต่แบบอักษรจะมีความสำคัญเป็นพิเศษต่อธีมของงานนำเสนอ ให้ลองใช้แบบอักษรมาตรฐานและปิดตัวเลือกเพื่อฝัง
1. คลิกที่แท็บไฟล์แล้วคลิกตัวเลือกที่ด้านล่าง
2. ในกล่องตัวเลือก ให้คลิกที่แท็บ บันทึก ยกเลิกการเลือกช่องที่ระบุว่า "ฝังแบบอักษรในไฟล์"
3. คลิกตกลง
ลิงก์ไปยังวิดีโอ
ถ้าคุณไม่ได้ส่งงานนำเสนอให้คนอื่น คุณสามารถบันทึกข้อมูลจำนวนมากได้โดยการลิงก์ไปยังวิดีโอแทนที่จะฝังไว้ คลิกที่แท็บแทรกและบนปุ่มวิดีโอเพื่อดูตัวเลือกของคุณ
สื่อบีบอัด
สุดท้ายนี้ เพื่อลดขนาดของงานนำเสนอให้ได้มากที่สุด ให้บีบอัดไฟล์สื่อโดยใช้เมนูไฟล์
1. คลิกที่ “ไฟล์ -> ข้อมูล”
2. คลิกที่ขนาดและประสิทธิภาพของสื่อ
3. เลือกคุณภาพที่คุณต้องการจากตัวเลือก คุณภาพอินเทอร์เน็ตมักจะเพียงพอสำหรับการนำเสนอส่วนใหญ่
4. เมื่อคุณเลือกคุณภาพที่ต้องการแล้ว การบีบอัดจะเริ่มขึ้น
ในครั้งต่อไปที่คุณต้องสร้างงานนำเสนอ PowerPoint เพื่อแชร์กับผู้อื่น ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้บางส่วนหรือทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์จะมีขนาดเล็กลง มันจะทำงานได้อย่างราบรื่นมากขึ้นและง่ายต่อการส่งทางอิเล็กทรอนิกส์
