8 วิธีการที่ได้รับการพิสูจน์แล้วในการกำจัดข้อมูลที่ซ้ำกันใน Excel ในขณะที่ยังคงรักษาความสมบูรณ์ไว้

การจัดการบันทึกที่ซ้ำกันถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลที่แม่นยำใน Excel ข้อมูลที่ซ้ำกันใน Excel อาจทำให้เกิดการคำนวณที่ไม่ถูกต้อง ขนาดไฟล์ขยาย และสร้างความสับสน Excel เสนอวิธีการลบรายการที่ซ้ำกันหลายวิธี

ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดง 8 วิธีในการลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel โดยไม่สูญเสียข้อมูล

1. ลบเครื่องมือที่ซ้ำกัน

คุณลักษณะการลบรายการที่ซ้ำกันในตัวของ Excel นำเสนอโซลูชันที่รวดเร็วพร้อมอินเทอร์เฟซที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้

ขั้นตอน:

• เลือกช่วงข้อมูลของคุณ รวมถึงส่วนหัว
• ไปที่ข้อมูล แท็บ>> จาก เครื่องมือข้อมูล กลุ่ม>> เลือก ลบรายการที่ซ้ำกัน .
• ทำเครื่องหมาย/ยกเลิกการเลือกคอลัมน์เพื่อกำหนดว่าชุดค่าผสมใดที่สร้างรายการที่ซ้ำกัน
• คลิก ตกลง .

กรณี:

• หากเราเลือกคอลัมน์ทั้งหมด เฉพาะแถว 6 (รหัสคำสั่งซื้อ 1002) เท่านั้นที่จะถูกลบออก เนื่องจากซ้ำกับแถว 1 ทุกประการ
• Excel จะแสดงข้อความว่าพบและลบค่าที่ซ้ำกัน 1 ค่า

• หากเรายกเลิกการเลือก รหัสคำสั่งซื้อ และตรวจสอบคอลัมน์อื่นๆ ทั้งหมด

• แถว 5, 6 และ 8 จะถูกลบออกเนื่องจากซ้ำกัน

ข้อดี:

• ใช้งานง่ายด้วยอินเทอร์เฟซแบบภาพ
• ทำงานโดยตรงกับข้อมูลของคุณ
• สามารถระบุคอลัมน์ที่จะตรวจสอบได้

ข้อควรพิจารณา:

• ลบแถวที่ซ้ำกันอย่างถาวร
• เก็บเฉพาะอินสแตนซ์แรกของแต่ละระเบียน
• ข้อมูลต้นฉบับไม่สามารถกู้คืนได้เว้นแต่คุณจะสำรองข้อมูลไว้

เคล็ดลับมือโปร: คัดลอกข้อมูลของคุณไปยังชีตอื่นทุกครั้งก่อนที่จะใช้เครื่องมือนี้ หากคุณต้องการรักษาชุดข้อมูลดั้งเดิมไว้

2. ตัวกรองขั้นสูง (เฉพาะบันทึกที่ไม่ซ้ำเท่านั้น)

ตัวกรองขั้นสูงให้การควบคุมที่มากขึ้นโดยให้คุณคัดลอกบันทึกที่ไม่ซ้ำไปยังตำแหน่งใหม่

ขั้นตอน:

• จัดระเบียบข้อมูลของคุณด้วยส่วนหัว
• ไปที่ข้อมูล แท็บ>> จาก จัดเรียงและกรอง กลุ่ม>> เลือก ขั้นสูง .
• เลือก คัดลอกไปยังตำแหน่งอื่น .
• เลือกช่วงข้อมูลของคุณใน ช่วงรายการ: A1:G12 .
• ใน คัดลอกไปที่:J1 .
• ตรวจสอบ บันทึกที่ไม่ซ้ำเท่านั้น .
• คลิก ตกลง .

แถวที่ซ้ำกัน 6 (OrderID 1002) จะถูกแยกออกจากผลลัพธ์ ข้อมูลจะถูกคัดลอกไปยังเซลล์ J1 และด้านล่าง ยกเว้นแถวที่ซ้ำกัน

ตัวอย่างขั้นสูง: หากต้องการระบุธุรกรรมที่มีข้อมูลผลิตภัณฑ์ซ้ำกันโดยไม่คำนึงถึง OrderID คุณสามารถ:

• ตั้งค่าช่วงเกณฑ์ด้วยส่วนหัว (B1:G1)
• ใช้ ตัวกรองขั้นสูง ด้วยช่วงเกณฑ์นี้เพื่อค้นหาธุรกรรมที่เหมือนกัน

ข้อดี:

• รักษาข้อมูลต้นฉบับ
• คัดลอกเฉพาะบันทึกที่ไม่ซ้ำไปยังตำแหน่งอื่น
• ทำงานได้โดยใช้เกณฑ์ที่ซับซ้อนหากจำเป็น

ข้อควรพิจารณา:

• ต้องมีพื้นที่ว่างสำหรับผลลัพธ์ที่กรอง
• จำเป็นต้องรีเฟรชด้วยตนเองเมื่อข้อมูลต้นฉบับเปลี่ยนแปลง

3. Power Query (รับและแปลง)

Power Query นำเสนอโซลูชันที่มีประสิทธิภาพซึ่งรักษาข้อมูลต้นฉบับและสามารถรองรับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ได้

ขั้นตอน:

• เลือกข้อมูลของคุณ
• ไปที่ข้อมูล แท็บ>> จาก รับและแปลงข้อมูล กลุ่ม>> เลือก จากตาราง/ช่วง .

• เลือกคอลัมน์สำหรับการเปรียบเทียบ (คุณสามารถเลือกคอลัมน์ทั้งหมดหรือเฉพาะคอลัมน์ที่ต้องการได้)
• ไปที่ หน้าแรก แท็บ>> ลบแถว กลุ่ม>> ลบรายการที่ซ้ำกัน .
• คลิก ปิดและโหลด เพื่อนำเข้าผลลัพธ์ไปยังแผ่นงานใหม่

ตัวอย่าง:

• หากเราลบรายการที่ซ้ำกันตามคอลัมน์ทั้งหมด เฉพาะแถว 6 (รหัสคำสั่งซื้อ 1002) เท่านั้นที่จะถูกลบออก

• หากเราลบรายการที่ซ้ำกันตามลูกค้า ผลิตภัณฑ์ ปริมาณ ราคา และวันที่ (ไม่รวมรหัสคำสั่งซื้อ) ทั้งแถว 4 และ 8 จะถูกระบุว่าซ้ำกัน

เอาต์พุต:

ข้อดี:

• สร้างชุดผลลัพธ์แยกต่างหากที่สามารถรีเฟรชได้
• จัดการชุดข้อมูลขนาดใหญ่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• รักษาข้อมูลต้นฉบับ
• สามารถเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการที่ทำซ้ำได้
• ความสามารถในการเปลี่ยนแปลงขั้นสูง

ข้อควรพิจารณา:

• ต้องมีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับ Power Query
• ใช้ทรัพยากรมากขึ้นสำหรับชุดข้อมูลขนาดใหญ่มาก
• จำเป็นต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมสำหรับตรรกะการขจัดข้อมูลซ้ำซ้อนที่ซับซ้อน

4. ฟังก์ชันที่ไม่ซ้ำใคร (Excel 365/2021)

สำหรับ Excel เวอร์ชันใหม่ ฟังก์ชัน UNIQUE จะแยกค่าที่แตกต่างกันแบบไดนามิก

ลบแถวที่ซ้ำกัน:

• เลือกเซลล์ I1 และแทรกสูตรต่อไปนี้

สูตร:

คุณได้รับช่วงการหกด้วยแถวที่ไม่ซ้ำทั้งหมด รายการนี้อัปเดตหากคุณเปลี่ยนข้อมูลต้นฉบับ ซึ่งจะส่งคืนแถวที่ไม่ซ้ำทั้งหมดจากชุดข้อมูลของเรา ยกเว้นแถวที่ซ้ำกัน 6

ผลิตภัณฑ์ที่ไม่ซ้ำใครตามหมวดหมู่: เพื่อแยกชุดค่าผสมของผลิตภัณฑ์และหมวดหมู่ที่ไม่ซ้ำกัน

• เลือกเซลล์และแทรกสูตรต่อไปนี้

สูตร:

สูตรนี้จะส่งคืนช่วงการรั่วไหลพร้อมกับรายการผลิตภัณฑ์ที่ไม่ซ้ำทั้งหมด

รายชื่อลูกค้าที่ไม่ซ้ำ: เพื่อรับรายชื่อลูกค้าที่ไม่ซ้ำใคร

• เลือกเซลล์และแทรกสูตรต่อไปนี้

สูตร:

สูตรนี้จะส่งคืนช่วงการรั่วไหลพร้อมชื่อลูกค้าที่ไม่ซ้ำกันทั้งหมด

ข้อดี:

• สร้างผลลัพธ์แบบไดนามิกที่อัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อข้อมูลต้นฉบับเปลี่ยนแปลง
• ไม่ทำลายแหล่งข้อมูล
• สามารถใช้ร่วมกับฟังก์ชันอื่นๆ ได้
• ส่งคืนชุดค่าผสมที่ไม่ซ้ำกันในหลายคอลัมน์

ข้อควรพิจารณา:

• ใช้ได้เฉพาะใน Excel 365 และ Excel 2021 เท่านั้น
• สร้างสูตรอาร์เรย์ที่หก (ขยายโดยอัตโนมัติ)
• อาจต้องมีการวางแผนพื้นที่ทำงาน
• ไม่สามารถจัดการกับตรรกะการขจัดข้อมูลซ้ำซ้อนที่ซับซ้อนมากได้

5. การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข + ตัวกรอง

วิธีการแสดงภาพนี้จะช่วยเน้นและกรองรายการที่ซ้ำกัน

ขั้นตอน:

• เลือกช่วงข้อมูลของคุณ
• ไปที่ หน้าแรก แท็บ>> จาก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข>> เลือก เน้นกฎของเซลล์>> เลือก ค่าที่ซ้ำกัน .

• เลือกรูปแบบการจัดรูปแบบ:เติมสีแดงอ่อนด้วยข้อความสีแดงเข้ม .
• คลิก ตกลง .
• Excel เน้นเซลล์ที่ซ้ำกัน (ตามคอลัมน์)

• ไปที่ข้อมูล แท็บ>> เลือก ตัวกรอง .
• กรองตามสีของเซลล์เพื่อแสดงค่าที่ซ้ำกันหรือไม่ซ้ำกัน
• สำหรับรายการที่ไม่ซ้ำ ให้เลือก อัตโนมัติ สำหรับการทำสำเนา ให้เลือก สี .

ไม่ซ้ำกัน:

ทำซ้ำ:

หากคุณต้องการเน้นแถวที่ซ้ำกันทั้งหมด ให้ใช้กฎสูตรเช่น:

• ไปที่ หน้าแรก แท็บ>> จาก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข>> เลือก>> กฎใหม่ .
• เลือก ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ .
• ใส่สูตรต่อไปนี้:

=COUNTIFS($A$2:$A$12, $A2, $B$2:$B$12, $B2, $C$2:$C$12, $C2, $D$2:$D$12, $D2, $E$2:$E$12, $E2, $F$2:$F$12, $F2, $G$2:$G$12, $G2)>1

• เลือกสีเติม
• คลิก ตกลง .

ข้อดี:

• ระบุรายการที่ซ้ำกันด้วยสายตาก่อนนำออก
• เก็บรักษาข้อมูลทั้งหมด
• อนุญาตให้ลบแบบเลือกได้
• ใช้งานได้กับ Excel ทุกรุ่น
• ช่วยให้เข้าใจรูปแบบที่ซ้ำกัน

ข้อควรพิจารณา:

• กระบวนการหลายขั้นตอน
• ต้องมีการกรองด้วยตนเอง
• ไม่อัปเดตอัตโนมัติ
• ต้องใช้ตัวกรองอีกครั้งหากข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง

6. วิธีตารางสาระสำคัญ

Pivot Tables จะรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นธรรมชาติ โดยจะลบข้อมูลที่ซ้ำกันในกระบวนการออกอย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอน:

• เลือกข้อมูลของคุณ
• ไปที่ ส่วนแทรก แท็บ>> เลือก PivotTable .
• เลือกแผ่นงานที่มีอยู่ และตำแหน่ง
• คลิก ตกลง .

• จากรายการเขตข้อมูล PivotTable;
• ลากฟิลด์เหล่านี้ไปที่ แถว :
  • รหัสคำสั่งซื้อ ลูกค้า ผลิตภัณฑ์ หมวดหมู่ วันที่ .
• ลากฟิลด์เหล่านี้ไปที่ ค่า :
  • ปริมาณ ราคา .

แถวที่ซ้ำกัน (3 และ 6) ได้รับการรวมเข้าด้วยกัน โดยแสดงผลรวมของปริมาณ (5+5=10) และราคา (129.5+129.5=259)

หากคุณต้องการยกเว้น OrderID เพื่อแสดงผลิตภัณฑ์และลูกค้าที่ซ้ำกัน:

• ลบ รหัสคำสั่งซื้อ จากแถว พื้นที่ก่อน
• ตารางสรุปผลลัพธ์จะแสดงเฉพาะธุรกรรมที่ทุกอย่างคล้ายกัน ยกเว้น OrderID

ข้อดี:

• สามารถสรุปข้อมูลที่ซ้ำกันแทนที่จะลบออกเพียงอย่างเดียว
• จัดการชุดข้อมูลขนาดใหญ่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• รวมค่าตัวเลขโดยอัตโนมัติ

ข้อควรพิจารณา:

• ต้องมีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับ Pivot Table
• อาจต้องมีการจัดรูปแบบเพิ่มเติมหลังจากการแตกไฟล์
• รวมค่าตัวเลขตามค่าเริ่มต้น (อาจไม่ต้องการสำหรับบางฟิลด์)

7. คอลัมน์ตัวช่วย COUNTIF

เมธอดนี้จะเพิ่มคอลัมน์เพื่อระบุการเกิดขึ้นครั้งแรกของแต่ละเรคคอร์ด

ขั้นตอน:

• เพิ่มคอลัมน์ตัวช่วย (คอลัมน์ H) โดยมีส่วนหัว “การตรวจสอบซ้ำ”
• ใช้สูตรเพื่อระบุแถวที่ไม่ซ้ำ
• กรองค่าที่เหมาะสมเพื่อดูเฉพาะบันทึกที่ไม่ซ้ำเท่านั้น

การระบุรายการที่ซ้ำกันโดยสมบูรณ์:

• เลือกเซลล์ H2 และป้อนสูตรนี้

สูตร:

=IF((COUNTIFS($A$2:$A$12, $A2, $B$2:$B$12, $B2, $C$2:$C$12, $C2, $D$2:$D$12, $D2, $E$2:$E$12, $E2, $F$2:$F$12, $F2, $G$2:$G$12, $G2))=1, "Unique","Duplicate")

สูตรนี้ทำเครื่องหมายรายการซ้ำโดยที่ทั้งแถวซ้ำกัน

ละเว้น OrderID: เพื่อระบุรายการที่ซ้ำกันตามรายละเอียดธุรกรรม โดยไม่คำนึงถึง OrderID:

=IF((COUNTIFS($B$2:$B$12, $B2, $C$2:$C$12, $C2, $D$2:$D$12, $D2, $E$2:$E$12, $E2, $F$2:$F$12, $F2, $G$2:$G$12, $G2))=1, "Unique","Duplicate")

สูตรนี้ทำเครื่องหมายแถวที่ 2,3,5,6 และ 10 เป็น "ซ้ำ" เนื่องจากซ้ำกับรายละเอียดธุรกรรม

ข้อดี:

• แสดงว่าบันทึกใดซ้ำกันและเก็บข้อมูลเดิมไว้
• สามารถปรับแต่งให้เข้ากับเงื่อนไขที่ซับซ้อนได้
• ระบุว่าแถวใดซ้ำกัน

ข้อควรพิจารณา:

• ต้องมีคอลัมน์เพิ่มเติม
• สูตรอาจซับซ้อนสำหรับหลายคอลัมน์
• จำเป็นต้องปรับเปลี่ยนหากข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง
• จะต้องคัดลอกลงเพื่อดูข้อมูลใหม่

8. การแยกตามสูตร (INDEX/MATCH หรือ FILTER)

สำหรับผู้ใช้ขั้นสูง การผสมผสานระหว่าง INDEX, MATCH และฟังก์ชันอื่นๆ สามารถแยกค่าที่ไม่ซ้ำได้

ใช้ INDEX/MATCH (Excel เวอร์ชันเก่า): เพื่อแยกชื่อลูกค้าที่ไม่ซ้ำสำหรับสถานที่แยกต่างหาก

• เลือกเซลล์และแทรกสูตรต่อไปนี้

สูตร:

=IFERROR(INDEX($B$2:$B$12,MATCH(0,COUNTIF($I$1:I1,$B$2:$B$12),0)),"")

ใช้ตัวกรอง (Excel 365/2021): เพื่อแยกบันทึกที่ไม่ซ้ำในขณะที่เก็บคอลัมน์ทั้งหมดไว้

• เลือกเซลล์และแทรกสูตรต่อไปนี้

สูตร:

=FILTER(A2:G12, MATCH(A2:A12&B2:B12&C2:C12&D2:D12&E2:E12&F2:F12&G2:G12, A2:A12&B2:B12&C2:C12&D2:D12&E2:E12&F2:F12&G2:G12, 0)=ROW(A2:A12)-ROW(A2)+1)

ข้อดี:

• ปรับแต่งได้สูง
• ทำงานเมื่อวิธีอื่นล้มเหลว
• สามารถรวมตรรกะที่ซับซ้อนได้
• ไม่ทำลายแหล่งข้อมูล
• อัปเดตแบบไดนามิกด้วยการเปลี่ยนแปลงข้อมูลต้นฉบับ

ข้อควรพิจารณา:

• ต้องใช้ความรู้ Excel ขั้นสูง
• ซับซ้อนมากขึ้นในการนำไปใช้และบำรุงรักษา
• อาจต้องใช้สูตรอาร์เรย์ใน Excel เวอร์ชันเก่า
• สามารถใช้ทรัพยากรจำนวนมากสำหรับชุดข้อมูลขนาดใหญ่

บทสรุป

การลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel ไม่จำเป็นต้องมีความเสี่ยงหรือซับซ้อน ไม่ว่าคุณจะทำงานกับรายงานขนาดเล็กหรือชุดข้อมูลขนาดใหญ่ Excel นำเสนอวิธีการที่ปลอดภัยและยืดหยุ่นหลายวิธีในการระบุและกำจัดรายการที่ซ้ำกัน ขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลของคุณ คุณสามารถใช้ 8 วิธีเหล่านี้ในการลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel โดยไม่สูญเสียข้อมูล วิธีที่ดีที่สุดขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน Excel ขนาดข้อมูล และไม่ว่าคุณจะชอบสูตรหรือเครื่องมือหรือไม่ การฝึกฝนเทคนิคทั้ง 8 นี้จะทำให้คุณพร้อมสำหรับความท้าทายในการทำความสะอาดซ้ำ สำรองข้อมูลของคุณทุกครั้งก่อนที่จะลบรายการที่ซ้ำกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้วิธีการแก้ไขชุดข้อมูลดั้งเดิมของคุณโดยตรง