การตรวจสอบข้อผิดพลาดและแก้ไขเอกสารเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเขียน ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดใน MS Word และ Google Docs คือการพิมพ์คำผิด หากคุณต้องการแก้ไขคำหรือวลีในเอกสาร คุณต้องค้นหาคำนั้นก่อน
บทความนี้จะสอนวิธีค้นหาและแทนที่คำใน MS Word และ Google Docs ครอบคลุมทั้งเวอร์ชันเดสก์ท็อปและมือถือ
แทนที่คำใน MS Word (เดสก์ท็อป)
- เปิดเอกสาร Microsoft Word บนคอมพิวเตอร์ กด Ctrl + H หรือคลิก Home แล้วไปที่ Replace
- ป้อนคำหรือวลีที่ต้องการเปลี่ยนในกล่อง Find เพื่อค้นหาตำแหน่งของพวกมัน
- ลบคำที่ต้องการเปลี่ยนและพิมพ์คำแทนที่ คุณสามารถเลือกคำหรือวลีใดคำหนึ่งโดยใช้ปุ่ม Next และ Previous
- คลิก Replace All เพื่ออัปเดตคำหรือวลีทั้งหมดที่พิมพ์ในกล่อง Find ทีเดียว
- คลิก Save เพื่อเก็บการเปลี่ยนแปลงที่ทำ
หมายเหตุ: MS Word จะช่วยกู้คืนการเปลี่ยนแปลงของไฟล์หรือกู้คืนเอกสารที่ยังไม่ได้บันทึก หากคอมพิวเตอร์ของคุณล่ม
เวอร์ชันล่าสุดของ MS Word ยังมีตัวเลือกค้นหาอื่นๆ อีกมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อปรับแต่งการค้นหาให้ละเอียดขึ้น
- เลือก Match case หากต้องการค้นหาคำหรือวลีที่มีตัวพิมพ์เล็กและใหญ่ตรงกันทุกตัว
- ติ๊ก Find whole words only เพื่อค้นหาคำเต็มที่ตรงกับข้อความที่เริ่มและจบด้วยช่องว่าง
- เลือก Use wildcards หากต้องการค้นหาตัวอักษรหรือสตริงสั้นๆ ในการค้นหา
- ติ๊ก Sounds like (English) หากต้องการรวมคำที่มีเสียงคล้ายกับคำที่ค้นหา (เช่น dough และ though)
- เลือก Find all word forms (English) เพื่อค้นหาโดยใช้เล็กซิคอนทางไวยากรณ์ เมื่อค้นหาคำว่า "is" จะแสดง "are", "we", "were" ฯลฯ ด้วย
- ติ๊ก Match prefix หากต้องการค้นหาคำที่ขึ้นต้นด้วยสตริงค้นหาที่แน่นอน ดังนั้น หากค้นหา "pre" ผลลัพธ์อาจได้ "prepare" และ "present"
- เลือก Match suffix จะค้นหาคำที่ลงท้ายด้วยสตริงค้นหาที่แน่นอน เช่น ค้นหา "ion" จะได้ "motion" และ "position"
- เลือก Ignore punctuation characters หากต้องการค้นหาคำที่อาจมีเครื่องหมายวรรคตอนโดยไม่ต้องพิมพ์ตัวอักษรเหล่านั้น เครื่องหมายวรรคตอน ได้แก่ จุดวิจารณ์, วงเล็บ, จุลภาค, ขีดกลาง, อโพสโทรฟ ฯลฯ
- เลือก Ignore whitespace characters หากเอกสารมีตัวอักษรช่องว่าง เช่น แท็บ, ช่องว่างไม่ขึ้นบรรทัดใหม่, และการขึ้นบรรทัดใหม่แบบบังคับ
ค้นหาและแทนที่คำใน MS Word (มือถือ)
- แตะแอป MS Word บนอุปกรณ์ Android และเปิดเอกสารที่ต้องการแก้ไข
- แตะไอคอน แว่นขยาย (Magnifying glass) บนส่วนบนของหน้าจอ เพื่อเปิดแผง Find…
- พิมพ์คำหรือวลีในกล่อง Find ที่ต้องการเปลี่ยน เพื่อค้นหาตำแหน่งในเอกสาร
- คุณสามารถแตะลูกศร Previous และ Next เพื่อนำทางไปยังตำแหน่งอื่นๆ ของคำหรือวลีได้
- เพื่อแทนที่คำหรือวลี ให้แตะปุ่ม Settings (ไอคอนเกียร์) ติ๊กกล่อง Replace ที่ปรากฏด้านล่างของเอกสาร
- พิมพ์คำหรือวลีที่ต้องการเป็นคำแทนที่ในกล่อง Replace… บนส่วนบนของหน้าจอ
- แตะ Replace หากต้องการแก้ไขเฉพาะคำหรือวลีที่ไฮไลท์อยู่ คุณสามารถแทนที่ทุกกรณีของคำหรือวลีในเอกสารได้โดยแตะ All
- การแตะไอคอน X จะปิดแผง Find
แอป MS Word ยังมี Find Options เพิ่มเติม ซึ่งให้ฟีเจอร์แก้ไขมากขึ้น ด้านล่างคือสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยฟังก์ชันเหล่านี้:
- การติ๊กตัวเลือก Match Case จะค้นหาเฉพาะข้อความที่มีตัวพิมพ์ใหญ่และเล็กตรงกับคำหรือวลีที่พิมพ์ในกล่อง
- การเลือก Sounds like (English) จะค้นหาเฉพาะคำที่มีเสียงคล้ายกับข้อความที่พิมพ์ในกล่อง เช่น พิมพ์ "to" จะไฮไลท์ "too" และ "two" ด้วย
ค้นหาและแทนที่คำใน Google Docs (เบราว์เซอร์)
- เปิด Google Docs บนเบราว์เซอร์ใดก็ได้
- กด Ctrl + H คำสั่งนี้จะเปิดแท็บ Find and replace
- พิมพ์คำที่ต้องการค้นหาในกล่อง Find ติ๊ก Match case หากคำนั้นเป็นตัวพิมพ์ใหญ่หรือย่อหน้า
- คุณยังสามารถติ๊ก Match using regular expressions สำหรับการค้นหาแบบ Regular Expression patterns ที่เครื่องยนต์พยายามจับคู่ในข้อความนำเข้า ในขณะที่ Ignore Latin Diacritics จะไม่สนใจอักขระพิเศษเช่น Umlaut (Ä ซึ่งเทียบเท่า A)
- พิมพ์คำแทนที่ในกล่อง Replace with
- คลิก Replace all หากต้องการเปลี่ยนคำทั้งหมด ใช้ Previous และ Next เพื่อค้นหาคำเฉพาะ หากจะแทนที่คำนั้นอย่างเดียว ให้คลิก Replace
ค้นหาและแทนที่คำใน Google Docs (มือถือ)
- แตะแอป Google Docs และเปิดเอกสารที่ต้องการแก้ไข
- แตะไอคอน สามจุด (⋮) แล้วแตะ Find and replace
- พิมพ์คำที่ต้องการแก้ไข ตรวจสอบการสะกดให้ถูกต้อง
- แตะ Search หากต้องการค้นหาคำที่มีตัวพิมพ์ใหญ่เล็กตรงกัน ให้ติ๊ก Match case หากต้องการค้นหา Regular Expression patterns ให้ติ๊ก Match using regular expressions
- ตอนนี้คุณสามารถดูจำนวนครั้งที่คำปรากฏอยู่ที่มุมขวาบนของหน้าจอ เพื่อสลับระหว่างคำ ให้แตะลูกศร Previous และ Next
- พิมพ์คำที่ต้องการเป็นคำแทนที่ หากต้องการเปลี่ยนคำที่ไฮไลท์ ให้แตะ Replace หากต้องการเปลี่ยนทุกกรณีของคำนั้น ให้แตะ Replace all
ทักษะการเขียนของคุณเป็นอย่างไร?
การค้นหาและแทนที่คำใน MS Word และ Google Docs ทำได้ง่าย โดยเฉพาะเมื่อคุณคุ้นเคยแล้ว คุณยังสามารถใช้ตัวเลือกค้นหาต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่พลาดคำใดที่ต้องการแก้ไข
