การป้อนข้อมูล Master Excel:พื้นฐาน แบบฟอร์ม และการจัดการข้อผิดพลาด

ในบทความนี้ เราจะมาเรียนรู้เกี่ยวกับการป้อนข้อมูลใน Excel เราจะเรียนรู้เกี่ยวกับพื้นฐานของการป้อนข้อมูล การสร้างแบบฟอร์ม และการจัดการข้อผิดพลาด

การป้อนข้อมูลหมายถึงการป้อนข้อมูลในแผ่นงาน Excel นี่เป็นสิ่งสำคัญหากเราจำเป็นต้องติดตามข้อมูลอย่างเหมาะสมและต้องการจัดการข้อมูลของเราอย่างมีประสิทธิภาพ

แบบฟอร์มป้อนข้อมูลเป็นตัวเปลี่ยนเกมในเรื่องนี้ แบบฟอร์มนี้ช่วยให้งานป้อนข้อมูลราบรื่นและเพิ่มฟังก์ชันที่มีประโยชน์ เช่น การเพิ่ม การแก้ไข หรือการค้นหาข้อมูลในเวิร์กชีตอย่างเป็นระเบียบ

ดาวน์โหลดหนังสือแบบฝึกหัด

วิธีป้อนข้อความหรือตัวเลขใน Excel

• คลิกที่เซลล์ B12 เพื่อพิมพ์ข้อมูลประเภทตัวเลข

• พิมพ์ตัวเลขในเซลล์ B12 แล้วกดแป้น Tab เพื่อย้ายไปยังเซลล์ C12 .

• พิมพ์ข้อมูลประเภทข้อความในเซลล์ C12 .

• ข้อมูลประเภทข้อความถูกแทรกในเซลล์ C12 .

• ในทำนองเดียวกัน ป้อนข้อมูลในเซลล์ B12:F12 .

• กด ENTER เพื่อย้ายไปยังเซลล์ B13 .

• ผลก็คือ B13 เป็นเซลล์ที่ใช้งานอยู่ในขณะนี้

• เราจำเป็นต้องเก็บ ID เก่าไว้ในบรรทัดใหม่ในเซลล์ B13 .

• กด ALT + เข้า คีย์ร่วมกันเพื่อเพิ่มบรรทัดใหม่ในเซลล์ B13 .

• พิมพ์ ID เก่าในบรรทัดใหม่ที่แทรกใหม่ในเซลล์ B13 .

วิธีป้อนตัวเลขด้วยจุดทศนิยมคงที่ใน Excel

• คลิกที่ ไฟล์ .

• นำทางไปยัง หน้าแรก >> ตัวเลือก .

• ในส่วน ขั้นสูง เมนู ให้ตรวจสอบการตั้งค่าตามที่แสดงในภาพต่อไปนี้

• หากเราป้อนตัวเลขที่ใดก็ได้ในแผ่นงานตอนนี้ จุดทศนิยมจะตามด้วยตัวเลขสองหลักสุดท้าย
• พิมพ์ 17568 ในเซลล์ F12 และกด ENTER .

• ด้วยเหตุนี้ เราจะเห็นเซลล์นั้น F12 มีหมายเลข 175.68

• หากเราแทนที่ 2 ด้วย -2 จะมีการเพิ่มศูนย์สองตัวโดยอัตโนมัติหลังจากตัวเลขที่เราจะพิมพ์ลงในแผ่นงาน
• ปฏิบัติตามที่แสดงในภาพต่อไปนี้เพื่อตรวจสอบคุณลักษณะนี้

• ตอนนี้พิมพ์ 1 ในเซลล์ F13 และกด ENTER .

• อย่างที่เราเห็น มีศูนย์สองตัวหลัง 1 ดังนั้นตัวเลขจึงกลายเป็น 100

วิธีป้อนวันที่หรือเวลาใน Excel

• ตามค่าเริ่มต้น รูปแบบวันที่ใน Excel คือ ดด/วว/ปปปป เราจำเป็นต้องใช้ “/ ” ลงชื่อเป็นตัวคั่น
• พิมพ์ 6/6/2023 ในเซลล์ D13 และกด ENTER . เราจะเห็นวันที่ถูกเพิ่มเข้าไปในเซลล์

• เราจำเป็นต้องพิมพ์ a สำหรับ AM และ p สำหรับ PM เมื่อสิ้นสุด 12 ชั่วโมงตามรูปแบบเวลา HH:MM ใน Excel
• ประเภท 9:10 ก ในเซลล์ E13 และกด ENTER .

• ด้วยเหตุนี้ เราจึงเห็นเวลาเป็น 9:10 น. ในเซลล์ E13 .

วิธีการป้อนข้อมูลพร้อมกันในหลายเซลล์

• เราสามารถป้อนข้อมูลพร้อมกันในหลายเซลล์ได้
• ตัวอย่างเช่น เราต้องป้อน 100 ในเซลล์ F12 และ F13 พร้อมกัน

• เลือกเซลล์ F12 ขั้นแรก ให้กด Ctrl ค้างไว้ และคลิกที่เซลล์ F13 เพื่อเลือกทั้งสองเซลล์

• พิมพ์ 100 ในเซลล์ F13 และกด Ctrl + เข้า ด้วยกัน

• ด้วยเหตุนี้ ระบบจึงป้อน 100 พร้อมกันในเซลล์ F12 และ F13 .

วิธีการป้อนข้อมูลพร้อมกันในหลายแผ่นงาน

• เราสามารถป้อนข้อมูลพร้อมกันในหลายแผ่นงานได้เช่นกัน
• ตัวอย่างเช่น สำรองข้อมูล2 และ สำรองข้อมูล3 เป็นการสำรองสองแผ่นงานชื่อ หลายแผ่นงาน และเราต้องป้อนข้อมูลพร้อมกันในแผ่นงานเหล่านี้

• เมื่อ หลายแผ่นงาน คือแผ่นงานที่ใช้งานอยู่ ให้กด Ctrl ค้างไว้ คีย์และเลือกแผ่นงานชื่อ Backup2 และ สำรองข้อมูล3 .

• ด้วยเหตุนี้ แผ่นงานทั้งสามแผ่นจึงถูกเลือกในขณะนี้

• พิมพ์ 175 ในเซลล์ F13 ของแผ่นงาน แผ่นงานหลายแผ่น และกด ENTER เพื่อป้อนค่าพร้อมกันในแผ่นงานที่เลือก

• เมื่อเราป้อนค่าพร้อมกันในแผ่นงานที่เลือกแล้ว ขณะนี้เราสามารถยกเลิกการจัดกลุ่มเซลล์ที่เลือกได้
• คลิกขวาที่แผ่นงานชื่อ หลายแผ่นงาน และเลือก ยกเลิกการจัดกลุ่มแผ่นงาน เพื่อทำเช่นนั้น

• ตอนนี้เราสามารถตรวจสอบแผ่นงานชื่อ Backup2 ได้ และเห็นเซลล์นั้น F13 มี 175 เช่นเดียวกับ Backup3 แผ่นงาน

วิธีเปลี่ยนการตั้งค่าแผ่นงานและรูปแบบเซลล์ใน Excel

เราจำเป็นต้องเปลี่ยนการตั้งค่าแผ่นงานเริ่มต้นและรูปแบบเซลล์ตามกรณีการใช้งานของเรา ซึ่งรวมถึงการเปลี่ยนทิศทางของ ENTER คีย์และเปลี่ยนความกว้างของเซลล์ นอกจากนี้ เราจำเป็นต้องตัดข้อความและจัดรูปแบบตัวเลขในบางครั้ง

1. เปลี่ยนทิศทางสำหรับปุ่ม ENTER

• เลือก ไฟล์ .

• ไปที่ ตัวเลือก .

• ไปที่ขั้นสูง คลิกที่ตัวเลือกแบบเลื่อนลง และเลือกทิศทางของ ENTER คีย์ตามนั้น
• สุดท้าย คลิก ตกลง .

2. เปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์

• ค่าจะแสดงเป็น “#### ” ในเซลล์ที่ความกว้างของเซลล์ไม่เพียงพอที่จะแสดงเนื้อหาของเซลล์ เซลล์ F13 เป็นตัวอย่าง

• เราจำเป็นต้องใช้ ความกว้างของคอลัมน์พอดีอัตโนมัติ เพื่อแสดงเนื้อหาทั้งหมดของเซลล์
• เลือกเซลล์ F13 นำทางไปยัง หน้าแรก >> รูปแบบ และเลือก ปรับความกว้างคอลัมน์อัตโนมัติ .

• เซลล์ F13 แสดงเนื้อหาทั้งหมดเมื่อความกว้างของคอลัมน์ถูกปรับให้พอดีอัตโนมัติ

3. ตัดข้อความในเซลล์

• เราจำเป็นต้องตัดข้อความเพื่อแสดงข้อความเต็มในเซลล์เมื่อข้อความยาวเกินขนาดของเซลล์
• เราจะใช้คุณลักษณะนี้ในเซลล์ F13 .

• เลือกเซลล์ C13 และเลือก ตัดข้อความ .

• ด้วยเหตุนี้ เราจึงเห็นชื่อเต็มในเซลล์ C13 .

4. จัดรูปแบบตัวเลขเป็นข้อความ

• บางครั้งเราจำเป็นต้องจัดรูปแบบตัวเลขเป็นข้อความ ในกรณีต่อไปนี้ รหัสพนักงาน ของเรา ควรถือเป็นข้อความแม้ว่าจะดูเหมือนตัวเลขก็ตาม
• เลือกเซลล์ B13 และคลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงตามที่แสดงในภาพต่อไปนี้

• เลือก ข้อความ เป็นประเภทข้อมูล

• ตอนนี้ถ้าเราพิมพ์ 1009 ในเซลล์ B13 มันจะถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความ

วิธีสร้างแบบฟอร์มป้อนข้อมูล Excel

เราจำเป็นต้องใช้แบบฟอร์มป้อนข้อมูลเพื่อการป้อนข้อมูลที่ราบรื่น ช่วยให้ป้อนข้อมูลได้เร็วขึ้นและลดเวลาในการป้อนข้อมูลลงอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเรากำลังทำงานกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่

แบบฟอร์มการป้อนข้อมูล Excel คืออะไร

แบบฟอร์มป้อนข้อมูลเป็นแบบฟอร์มประเภทหนึ่งที่ Excel สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อให้งานป้อนข้อมูลง่ายขึ้น เราสามารถป้อนข้อมูลใน Excel อัตโนมัติเพื่อเพิ่มผลผลิตได้ ในกรณีนี้ ส่วนหัวของคอลัมน์ทั้งหมดจะปรากฏเป็นป้ายชื่อในกล่องโต้ตอบเดียว เราจะเรียนรู้ขั้นตอนทีละขั้นตอนที่นี่

1. เพิ่มแบบฟอร์มการป้อนข้อมูล Excel ลงในแถบเครื่องมือด่วน

• หากไม่ได้เพิ่มแบบฟอร์มการป้อนข้อมูลลงในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน เราจำเป็นต้องคลิกที่ กำหนดแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนเอง และเลือกคำสั่งเพิ่มเติม .

• เพิ่ม แบบฟอร์ม ไปที่ แถบเครื่องมือด่วน ดังที่แสดงในภาพต่อไปนี้ และคลิกที่ ตกลง .

• ด้วยเหตุนี้ แบบฟอร์มการป้อนข้อมูลจึงถูกเพิ่มลงใน แถบเครื่องมือด่วน .

2. สร้างแบบฟอร์มป้อนข้อมูล

• ในการสร้างแบบฟอร์มการป้อนข้อมูล เราต้องสร้างตารางก่อน เลือกเซลล์ใดก็ได้ในชุดข้อมูล (B12 ในกรณีนี้)

• คลิกที่ ตกลง เป็น สร้างตาราง หน้าต่างปรากฏขึ้น

• ผลก็คือ ตารางจะถูกสร้างขึ้น

• คลิกที่เซลล์ใดก็ได้ของตาราง (เซลล์ B12 ในกรณีนี้) และคลิกที่ แบบฟอร์ม ไอคอนตามที่แสดงในภาพต่อไปนี้

• ด้วยเหตุนี้ แบบฟอร์มการป้อนข้อมูลจะถูกสร้างขึ้นโดยมีส่วนหัวคอลัมน์เป็นป้ายกำกับของแบบฟอร์ม

3. เพิ่ม ค้นหา อัปเดต หรือกู้คืนบันทึกใน Excel

• คลิกที่ ใหม่ ในแบบฟอร์มการป้อนข้อมูลเพื่อเพิ่มรายการใหม่

• พิมพ์ข้อมูลที่จำเป็นในฟิลด์ที่เหมาะสม และสุดท้ายกด ENTER เพื่อเพิ่มบันทึกใหม่ลงในแผ่นงาน

• เราจะเห็นได้ว่าบันทึกใหม่ถูกเพิ่มลงในแผ่นงานโดยใช้แบบฟอร์มการป้อนข้อมูล

• เราสามารถค้นหาในแผ่นงานโดยใช้แบบฟอร์มการป้อนข้อมูล
• คลิกที่ เกณฑ์ เพื่อเปิดช่องค้นหาใหม่

• พิมพ์คำค้นหา (ในกรณีนี้คือ 1007) และคลิก ค้นหาถัดไป .

• ด้วยเหตุนี้ เราจึงเห็นผลการค้นหาในรูปแบบข้อมูลซึ่งตรงกันทุกประการกับชุดข้อมูลในแผ่นงาน

• เราสามารถอัปเดตค่าเซลล์ของแผ่นงานโดยใช้แบบฟอร์มการป้อนข้อมูล
• ตัวอย่างเช่น เราจำเป็นต้องอัปเดตมูลค่ายอดขายรวมเทียบกับรหัสพนักงาน 1007 .

• เลือกค่าเก่า พิมพ์ค่าใหม่แล้วกด ENTER เพื่ออัปเดตค่าในเวิร์กชีต
• เราจะเห็นว่าค่าได้รับการอัปเดตในแผ่นงาน

• นอกจากนี้เรายังสามารถเรียกคืนค่าก่อนหน้าได้หากจำเป็น เว้นแต่เราจะกดปุ่ม ENTER กุญแจ.

• คลิกที่ กู้คืน เพื่อคืนค่าเริ่มต้น

• ด้วยเหตุนี้ ค่าเริ่มต้นจึงถูกเรียกคืน

4. การตรวจสอบข้อมูลในแบบฟอร์มการป้อนข้อมูล

เราสามารถใช้การตรวจสอบข้อมูลในรูปแบบการป้อนข้อมูลได้ แต่เพื่อที่จะทำเช่นนั้น เราจำเป็นต้องเพิ่มการตรวจสอบข้อมูลก่อนที่จะเปลี่ยนชุดข้อมูลให้เป็นตาราง

• เลือกคอลัมน์ที่เราจำเป็นต้องเพิ่มการตรวจสอบข้อมูล (คอลัมน์ D ในกรณีนี้) ให้ไปที่ ข้อมูล และเลือก การตรวจสอบข้อมูล ดังที่แสดงในภาพต่อไปนี้

• เราจำเป็นต้องจำกัดวันที่ไว้ที่ปี 2023 เท่านั้น
• ดังนั้น เลือก การตั้งค่า ตามที่แสดงในภาพต่อไปนี้ และสุดท้ายไปที่ ข้อความที่ป้อน .

• พิมพ์ ชื่อเรื่อง และ ข้อความที่ป้อน อย่างถูกต้องและไปที่ การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด .

• พิมพ์ ชื่อเรื่อง และ ข้อความแสดงข้อผิดพลาด ที่นี่ด้วย และคลิก ตกลง เพื่อเพิ่มการตรวจสอบข้อมูล

• ตอนนี้ให้สร้างแบบฟอร์มป้อนข้อมูลโดยทำตามขั้นตอนที่เราได้อธิบายไว้ก่อนหน้านี้
• หลังจากนั้น หากต้องการตรวจสอบว่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใช้งานได้หรือไม่ ให้เปลี่ยนปีของบันทึกเป็น 2022 แล้วกด ENTER

• เนื่องจากปีไม่ใช่ปี 2023 ข้อความแสดงข้อผิดพลาดจึงปรากฏขึ้น
• ซึ่งหมายความว่าการตรวจสอบข้อมูลทำงานอย่างถูกต้อง

5. สูตรในแบบฟอร์มการป้อนข้อมูล

เราสามารถใช้สูตรในการป้อนข้อมูลได้ เช่น เป้าหมายการขายมากกว่า 100 และเราต้องการตรวจสอบว่าพนักงานบรรลุเป้าหมายการขายหรือไม่

• พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ G5 และกด ENTER .

01


Sub DataEntryFormOpening()
Dim namedRange As Range
Dim nameObj As Name
Set namedRange = Range("B4").CurrentRegion
ThisWorkbook.Names.Add Name:="Database", RefersTo:=namedRange
ActiveSheet.ShowDataForm
For Each nameObj In ThisWorkbook.Names
If nameObj.Name = "Database" Then
nameObj.Delete
Exit For
End If
Next nameObj
End Sub