เชี่ยวชาญการป้อนข้อมูลใน Excel: พื้นฐาน ฟอร์ม และการจัดการข้อผิดพลาด

ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้เกี่ยวกับการป้อนข้อมูลใน Excel เราจะเรียนรู้เกี่ยวกับพื้นฐานการป้อนข้อมูล การสร้างฟอร์ม และการจัดการข้อผิดพลาด

การป้อนข้อมูล (Data entry) หมายถึงการป้อนข้อมูลลงในเวิร์กชีต Excel เพียงอย่างเดียว นี่เป็นสิ่งสำคัญหากเราต้องการติดตามข้อมูลอย่างเหมาะสมและต้องการจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

ฟอร์มป้อนข้อมูล (Data entry form) เป็นตัวเปลี่ยนเกมใน هذا方面 มันทำให้การป้อนข้อมูลราบรื่นและเพิ่มฟังก์ชันที่มีประโยชน์ เช่น การเพิ่ม แก้ไข หรือค้นหาข้อมูลในเวิร์กชีตอย่างเป็นระบบ

ดาวน์โหลด Practice Workbook

วิธีป้อนข้อความหรือตัวเลขใน Excel

• คลิกที่เซลล์ B12 เพื่อพิมพ์ข้อมูลประเภทตัวเลข

• พิมพ์ตัวเลขในเซลล์ B12 และกดแท็บ (Tab) เพื่อย้ายไปเซลล์ C12

• พิมพ์ข้อมูลประเภทข้อความในเซลล์ C12

• ข้อมูลประเภทข้อความถูกแทรกในเซลล์ C12 แล้ว

• เช่นเดียวกัน ให้ป้อนข้อมูลในเซลล์ B12:F12

• กด ENTER เพื่อย้ายไปเซลล์ B13

• ผลลัพธ์ เซลล์ B13 เป็น Active Cell ตอนนี้

• เราต้องการเก็บ ID เก่าไว้ในบรรทัดใหม่ในเซลล์ B13

• กดปุ่ม ALT + ENTER พร้อมกัน เพื่อเพิ่มบรรทัดใหม่ในเซลล์ B13

• พิมพ์ ID เก่าในบรรทัดใหม่ที่แทรกในเซลล์ B13

วิธีป้อนตัวเลขด้วยจุดทศนิยมคงที่ใน Excel

• คลิกที่ File

• ไปที่ Home >> Options

• ในเมนู Advanced ตั้งค่าตามภาพต่อไปนี้

• ตอนนี้ หากเราป้อนตัวเลขที่ไหนในเวิร์กชีต จุดทศนิยมจะตามหลัง 2 หลักสุดท้าย
• พิมพ์ 17568 ในเซลล์ F12 และกด ENTER

• ผลลัพธ์ เราเห็นว่าเซลล์ F12 มีตัวเลข 175.68

• หากเราแทนที่ 2 ด้วย -2 สองศูนย์จะถูกเพิ่มอัตโนมัติหลังตัวเลขที่เราจะพิมพ์ในเวิร์กชีต
• ทำตามภาพต่อไปนี้เพื่อทดสอบคุณสมบัตินี้

• ตอนนี้พิมพ์ 1 ในเซลล์ F13 และกด ENTER

• เราเห็นว่ามีศูนย์สองตัวหลัง 1 ดังนั้นตัวเลขกลายเป็น 100

วิธีป้อนวันที่หรือเวลาใน Excel

• โดยค่าเริ่มต้น รูปแบบวันที่ใน Excel คือ MM/DD/YYYY เราต้องใช้เครื่องหมาย "/" เป็นตัวคั่น
• พิมพ์ 6/6/2023 ในเซลล์ D13 และกด ENTER เราเห็นว่าถูกเพิ่มในเซลล์แล้ว

• เราต้องพิมพ์ a สำหรับ AM และ p สำหรับ PM ที่ท้ายของเวลา 12 ชั่วโมง ตามรูปแบบ HH:MM ใน Excel
• พิมพ์ 9:10 a ในเซลล์ E13 และกด ENTER

• ผลลัพธ์ เราเห็นเวลาเป็น 9:10 AM ในเซลล์ E13

วิธีป้อนข้อมูลพร้อมกันในหลายเซลล์

• เราสามารถป้อนข้อมูลพร้อมกันในหลายเซลล์ได้
• เช่น เราต้องการป้อน 100 ในเซลล์ F12 และ F13 พร้อมกัน

• เลือกเซลล์ F12 ก่อน กดค้าง Ctrl และคลิกที่เซลล์ F13 เพื่อเลือกทั้งสองเซลล์

• พิมพ์ 100 ในเซลล์ F13 และกด Ctrl + ENTER พร้อมกัน

• ผลลัพธ์ 100 ถูกป้อนพร้อมกันในเซลล์ F12 และ F13

วิธีป้อนข้อมูลพร้อมกันในหลายเวิร์กชีต

• เราสามารถป้อนข้อมูลพร้อมกันในหลายเวิร์กชีตได้เช่นกัน
• เช่น Backup2 และ Backup3 เป็นสำเนาสองชุดของเวิร์กชีตชื่อ Multiple Worksheets และเราต้องการป้อนข้อมูลพร้อมกันในเวิร์กชีตเหล่านี้

• เมื่อ Multiple Worksheets เป็น Active Worksheet กดค้าง Ctrl และเลือกเวิร์กชีตชื่อ Backup2 และ Backup3

• ผลลัพธ์ ทั้งสามเวิร์กชีตถูกเลือกแล้ว

• พิมพ์ 175 ในเซลล์ F13 ของเวิร์กชีต Multiple Worksheets และกด ENTER เพื่อป้อนค่าพร้อมกันในเวิร์กชีตที่เลือก

• เมื่อเราทำการป้อนค่าพร้อมกันในเวิร์กชีตที่เลือกเสร็จแล้ว เราสามารถยกเลิกการจับกลุ่มเซลล์ที่เลือกได้
• คลิกขวาที่เวิร์กชีตชื่อ Multiple Worksheets และเลือก Ungroup Sheets เพื่อทำเช่นนั้น

• ตอนนี้เราสามารถตรวจสอบเวิร์กชีตชื่อ Backup2 และเห็นว่าเซลล์ F13 มีค่า 175 เวิร์กชีต Backup3 ก็เช่นกัน

วิธีเปลี่ยนการตั้งค่าเวิร์กชีตและรูปแบบเซลล์ใน Excel

เราต้องเปลี่ยนการตั้งค่าเวิร์กชีตเริ่มต้นและรูปแบบเซลล์ตามกรณีการใช้งานของเรา รวมถึงการเปลี่ยนทิศทางของปุ่ม ENTER และการเปลี่ยนความกว้างของเซลล์ นอกจากนี้ เรายังต้อง Wrap Text และจัดรูปแบบตัวเลขบางครั้ง

1. เปลี่ยนทิศทางสำหรับปุ่ม ENTER

• เลือก File

• ไปที่ Options

• ไปที่ Advanced คลิกตัวเลือกแบบดรอปดาวน์ และเลือกทิศทางของปุ่ม ENTER ตามต้องการ
• สุดท้าย คลิก OK

2. เปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์

• ค่าจะแสดงเป็น "####" ในเซลล์ที่ความกว้างไม่พอแสดงเนื้อหา เซลล์ F13 เป็นตัวอย่าง

• เราต้องใช้ Autofit Column Width เพื่อแสดงเนื้อหาเต็มของเซลล์
• เลือกเซลล์ F13 ไปที่ Home >> Format และเลือก Autofit Column Width

• เซลล์ F13 แสดงเนื้อหาเต็มแล้ว เนื่องจากความกว้างคอลัมน์ถูก Autofit

3. Wrap Text ในเซลล์

• เราต้อง Wrap Text เพื่อแสดงข้อความเต็มในเซลล์ เมื่อข้อความยาวกว่ามิติของเซลล์
• เราจะใช้คุณสมบัตินี้ในเซลล์ F13

• เลือกเซลล์ C13 และเลือก Wrap Text

• ผลลัพธ์ เราเห็นชื่อเต็มในเซลล์ C13

4. จัดรูปแบบตัวเลขเป็นข้อความ

• บางครั้งเราต้องจัดรูปแบบตัวเลขเป็นข้อความ ในกรณีนี้ Employee ID ของเราควรถูกจัดการเป็นข้อความ แม้จะดูเหมือนตัวเลข
• เลือกเซลล์ B13 และคลิกที่เมนูดรอปดาวน์ตามภาพ

• เลือก Text เป็นชนิดข้อมูล

• ตอนนี้ หากเราพิมพ์ 1009 ในเซลล์ B13 มันจะถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความ

วิธีสร้าง Excel Data Entry Form

เราต้องใช้ Data Entry Form เพื่อประสบการณ์การป้อนข้อมูลที่ราบรื่น นี่ช่วยให้ป้อนข้อมูลเร็วขึ้นและลดเวลาการป้อนข้อมูลลงอย่างมาก โดยเฉพาะหากเราทำงานกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่

Excel Data Entry Form คืออะไร?

Data Entry Form เป็นประเภทของฟอร์มที่ Excel สร้างขึ้นอัตโนมัติเพื่อให้การป้อนข้อมูง่ายขึ้น เราสามารถทำให้การป้อนข้อมูลใน Excel อัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพผลิตภาพ ในกรณีนี้ หัวข้อคอลัมน์ทั้งหมดจะปรากฏเป็น Label ในกล่องโต้ตอบเดียว เราจะเรียนรู้ขั้นตอนทีละขั้นตอนที่นี่

1. เพิ่ม Excel Data Entry Form ลงใน Quick Access Toolbar

• หาก Data Entry Form ไม่อยู่ใน Quick Access Toolbar เราต้องคลิกที่ Customize Quick Access Toolbar และเลือก More Commands

• เพิ่ม Form ไปที่ Quick Access Toolbar ตามภาพและคลิก OK

• ผลลัพธ์ Data Entry Form ถูกเพิ่มใน Quick Access Toolbar แล้ว

2. สร้าง Data Entry Form

• เพื่อสร้าง Data Entry Form เราต้องสร้างตารางก่อน เลือกเซลล์ใดๆ ในชุดข้อมูล (B12 ในกรณีนี้)

• คลิก OK เมื่อหน้าต่าง Create Table ปรากฏ

• ผลลัพธ์ ตารางจะถูกสร้างขึ้น

• คลิกที่เซลล์ใดๆ ของตาราง (เซลล์ B12 ในกรณีนี้) และคลิกที่ไอคอน Form ตามภาพ

• ผลลัพธ์ Data Entry Form จะถูกสร้างขึ้นพร้อมหัวข้อคอลัมน์เป็น Label ของฟอร์ม

3. เพิ่ม ค้นหา อัปเดต หรือกู้คืนเรคคอร์ดใน Excel

• คลิก New ใน Data Entry Form เพื่อเพิ่มรายการใหม่

• พิมพ์ข้อมูลที่จำเป็นในฟิลด์ที่เหมาะสม และสุดท้ายกด ENTER เพื่อเพิ่มเรคคอร์ดใหม่ในเวิร์กชีต

• เราเห็นว่า เรคคอร์ดใหม่ถูกเพิ่มในเวิร์กชีตโดยใช้ Data Entry Form

• เราสามารถค้นหาในเวิร์กชีตโดยใช้ Data Entry Form ได้
• คลิก Criteria เพื่อเปิดฟิลด์ค้นหาใหม่

• พิมพ์คำค้นหา (1007 ในกรณีนี้) และคลิก Find Next

• ผลลัพธ์ เราเห็นผลลัพธ์การค้นหาใน Data Form ซึ่งตรงกับข้อมูลในเวิร์กชีตทุกประการ

• เราสามารถอัปเดตค่าเซลล์ของเวิร์กชีตโดยใช้ Data Entry Form ได้
• เช่น เราต้องการอัปเดตค่า Total Sales ตรงกับ Employee ID 1007

• เลือกค่าเก่า พิมพ์ค่าใหม่ และกด ENTER เพื่ออัปเดตค่าในเวิร์กชีต
• เราเห็นว่าค่าถูกอัปเดตในเวิร์กชีตแล้ว

• เรายังสามารถกู้คืนค่าเดิมได้ หากเรายังไม่ได้กดปุ่ม ENTER

• คลิก Restore เพื่อกู้ค่าเริ่มต้น

• ผลลัพธ์ ค่าเริ่มต้นถูกกู้คืนแล้ว

4. Data Validation ใน Data Entry Form

เราสามารถใช้ Data Validation ใน Data Entry Form ได้ แต่เพื่อทำเช่นนั้น เราต้องเพิ่ม Data Validation ก่อนที่จะเปลี่ยนชุดข้อมูลเป็นตาราง

• เลือกคอลัมน์ที่ต้องการเพิ่ม Data Validation (คอลัมน์ D ในกรณีนี้) ไปที่ Data และเลือก Data Validation ตามภาพ

• เราต้องการจำกัดวันที่ให้เป็นปี 2023 เท่านั้น
• ดังนั้น เลือก Settings ตามภาพ และสุดท้ายไปที่ Input Message

• พิมพ์ Title และ Input message ให้เหมาะสม และไปที่ Error Alert

• พิมพ์ Title และ Error message ที่นี่ด้วย และคลิก OK เพื่อเพิ่ม Data Validation

• ตอนนี้ สร้าง Data Entry Form ตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ก่อนหน้า
• หลังจากนั้น เพื่อตรวจสอบว่า Data Validation ทำงานหรือไม่ ให้เปลี่ยนปีของเรคคอร์ดเป็น 2022 และกด ENTER

• เนื่องจากปีไม่ใช่ 2023 ข้อความผิดพลาดจึงปรากฏขึ้น
• นี่หมายความว่า Data Validation ทำงานอย่างถูกต้อง

5. สูตรใน Data Entry Form

เราสามารถใช้สูตรใน Data Entry Form ได้ เช่น เป้าหมายการขายมากกว่า 100 และเราต้องการตรวจสอบว่าพนักงานถึงเป้าหมายหรือไม่

• พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ G5 และกด ENTER

=IF([@[Total Sales]]>100,"Yes","No")

• ผลลัพธ์ คอลัมน์ "Target Reached" ทั้งคอลัมน์จะมีสูตรเดียวกัน

• ตอนนี้เลือกเซลล์ B12 และคลิก Form เพื่อเปิด Data Entry Form

• คลิก New เพื่อที่จะแทรกข้อมูลใหม่

• พิมพ์ข้อมูลสำหรับรายการใหม่ และกด ENTER

• ผลลัพธ์ ข้อมูลใหม่ถูกแทรกในเวิร์กชีต และ Target Reached ถูกคำนวณอัตโนมัติโดยสูตร

6. เปิด Data Entry Form ด้วยปุ่ม

เพื่อเปิด Data Entry Form เราต้องคลิกที่เซลล์ใดๆ ของชุดข้อมูล แล้วเลือกตัวเลือก Form กระบวนการนี้ใช้ได้ แต่มันจะสะดวกกว่าหากเรากำหนดปุ่ม ให้ทุกครั้งที่คลิกปุ่มนั้น Data Entry Form จะเปิดขึ้นมา

• คลิกขวาที่เวิร์กชีตชื่อ Button และเลือก View Code เพื่อเปิดหน้าต่างโค้ด

• พิมพ์โค้ดต่อไปนี้ในหน้าต่างโค้ดเพื่อเปิด Data Entry Form

Sub DataEntryFormOpening()
Dim namedRange As Range
Dim nameObj As Name
Set namedRange = Range("B4").CurrentRegion
ThisWorkbook.Names.Add Name:="Database", RefersTo:=namedRange
ActiveSheet.ShowDataForm
For Each nameObj In ThisWorkbook.Names
If nameObj.Name = "Database" Then
nameObj.Delete
Exit For
End If
Next nameObj
End Sub

• โปรดทราบ โค้ดแมโครนี้ทำงานเมื่อเรากำหนด Database เป็น namedRange
• ตอนนี้ไปที่ Insert >> Shapes และเลือก Shape ตามภาพเพื่อแทรก Shape ในเวิร์กชีต

• คลิกขวาที่ Shape และเลือก Assign Macro

• เลือกชื่อแมโคร และคลิก OK เพื่อให้ทุกครั้งที่คลิกที่ Shape Data Entry Form จะเปิด

• คลิกที่ Shape ตอนนี้ เพื่อตรวจสอบว่าทำงานถูกต้องหรือไม่
• เราเห็นจากภาพต่อไปนี้ว่ามันทำงานอย่างสมบูรณ์และ Data Entry Form ถูกเปิด

7. ปัญหาเกี่ยวกับ Data Entry Form

มีบางปัญหาเกี่ยวกับ Data Entry Form เราจะอภิปรายวิธีตรวจสอบข้อผิดพลาดการป้อนข้อมูลและวิธีแก้ไขที่นี่

• Too Many Fields in Data Form (ฟิลด์มากเกินไปใน Data Form)

หากมีหัวข้อคอลัมน์มากกว่า 32 ในชุดข้อมูล แล้วเมื่อเราพยายามเพิ่ม Data Entry Form ข้อความผิดพลาดนี้จะปรากฏ

วิธีแก้: เราสามารถใช้ชุดข้อมูลที่มีหัวข้อคอลัมน์สูงสุด 32 เพื่อแก้ไขปัญหานี้

• Cannot Extend Table or Database (ไม่สามารถขยายตารางหรือฐานข้อมูลได้)

หากมีข้อมูลทันทีที่ตารางจบลง และเราพยายามเพิ่มข้อมูลใหม่โดยใช้ Data Entry Form ข้อความผิดพลาดนี้จะแสดง

วิธีแก้: เราต้องเว้นบรรทัดว่างอย่างน้อยหนึ่งบรรทัดหลังจบตาราง เพื่อแก้ไขปัญหานี้

• Wrong Cursor Positioning (ตำแหน่ง Cursor ผิด)

หากเราเลือกเซลล์นอกตารางและคลิก Form ข้อผิดพลาดนี้จะเกิดขึ้น

วิธีแก้: เราต้องเลือกเซลล์ของตาราง แล้วจึงคลิก Form เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดนี้

• Database or Table Range is Not Valid (ฐานข้อมูลหรือช่วงตารางไม่ถูกต้อง)

ข้อผิดพลาดนี้เกิดขึ้นหากมี Named Range ในสมุดงานชื่อ database

วิธีแก้: เราต้องเปลี่ยนชื่อ Named Range เป็นอะไรก็ได้ ยกเว้น database เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดนี้

วิธีสร้าง Microsoft Forms

เราสามารถสร้าง Microsoft Forms เพื่อประสบการณ์การป้อนข้อมูลที่ราบรื่น หากเราต้องการรวบรวมข้อมูลจากกลุ่มคน เราสามารถสร้าง Microsoft Form และแชร์ลิงก์ฟอร์มกับกลุ่มคนนั้น

• ใน OneDrive ไปที่ New >> Forms survey

• คลิก Add new เพื่อเพิ่มฟิลด์

• สร้างฟอร์มตามต้องการ ฟอร์มจะมีลักษณะดังนี้

• คลิกที่ตัวเลือก Collect responses และ Copy link เพื่อคัดลอกลิงก์ เพื่อที่คุณจะแชร์กับกลุ่มคนที่เกี่ยวข้อง

• คลิก Responses เพื่อดูคำตอบ

• เราเห็นรายละเอียดคำตอบ คลิก Open in Excel เพื่อเปิดคำตอบในไฟล์ Excel

• เราเห็นคำตอบที่รวบรวมในไฟล์ Excel

ด้วยวิธีนี้ เราสามารถสร้างและใช้ Microsoft Forms เพื่อวัตถุประสงค์การป้อนข้อมูลได้

สิ่งที่ต้องจดจำ

• สร้างตารางรวมถึงหัวข้อคอลัมน์ทั้งหมดของชุดข้อมูล
• ใช้สูตรก่อนสร้างตาราง
• ใช้ "database" หรือ "Database" เป็น Named Range ในโค้ด VBA

คำถามที่พบบ่อย

1. ประเภทของการป้อนข้อมูลใน Excel มีอะไรบ้าง?
มี 4 ประเภทของการป้อนข้อมูลใน Excel ได้แก่ ข้อความ ตัวเลข ตรรกะ และข้อผิดพลาด
2. มีจำนวนการป้อนข้อมูลกี่รายการใน Excel?
คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน COUNT เพื่อนับจำนวนรายการในชุดข้อมูล
3. มีเซลล์กี่เซลล์ใน Excel?
มี 17,179,869,184 เซลล์ต่อเวิร์กชีตใน Excel

สรุป

ในบทความนี้ เราได้อภิปรายทุกอย่างเกี่ยวกับการป้อนข้อมูลใน Excel เราได้ครอบคลุมประเภทข้อมูลยอดนิยมและรูปแบบการจัดรูปแบบต่างๆ เรายังอภิปราย Data Entry Form โดยละเอียดที่นี่ การอภิปรายยังรวมถึงการแก้ไขปัญหากับ Data Entry Form ด้วยการฝึกฝนเล็กน้อย เราเชื่อว่า คุณสามารถเชี่ยวชาญการป้อนข้อมูลใน Excel ได้ หากคุณปฏิบัติตามบทความนี้อย่างถูกต้อง หากคุณพบความยากลำบากในการนำไปใช้ โปรดแจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็น Team Exceldemy จะอยู่ที่นี่เพื่อช่วยคุณ สวัสดีครับ!

Data Entry in Excel: Knowledge Hub

• How to Automatically Insert Timestamp Data Entries in Excel
• How to Create a Data Log in Excel
• How to Record Time of Data Entry in Excel

<< Go Back to Learn Excel

รับแบบฝึกหัด Excel ขั้นสูงพร้อมเฉลยฟรี!