เชี่ยวชาญการกรองข้อมูล Excel: Auto Filter ต่อ Advanced Filter

วันนี้ เราจะพูดถึงวิธีใช้ Auto Filter และ Advanced Filter ใน Excel Auto Filter เป็นตัวเลือกกรองข้อมูลเริ่มต้นใน Excel อนุญาตให้ผู้ใช้กรองตามค่าใดก็ได้และจากคอลัมน์ใดก็ได้ แต่อนุญาตให้กรองได้สูงสุด 2 เกณฑ์เท่านั้น ส่วน Advanced Filter เป็นแบบผู้ใช้กำหนดเอง ผู้ใช้ตั้งค่าเกณฑ์การกรอง และสามารถมองเห็นเกณฑ์ขณะกรองได้

Auto Filter และ Advanced Filter ใน Excel: 2 วิธีที่แตกต่างกัน

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงตัวเลือก Auto Filter และ Advanced Filter ใน Excel เราจะอธิบายการใช้คำสั่ง Auto Filter ในวิธีแรก ในวิธีที่สอง เราจะสาธิตการใช้ตัวเลือก Advanced Filter ในกรณีต่างๆ

1. การใช้ Auto Filter

ในวิธีแรก เราจะแสดง 2 วิธีการใช้ Auto Filter ใน Excel ก่อนอื่น เราจะใช้คำสั่ง Filter จากริบบอน แล้วเราจะใช้ ฟังก์ชัน FILTER เพื่อทำงานให้เสร็จ ที่นี่ เรามีชุดข้อมูลที่มีข้อมูลของนักฟุตบอล 10 คน เช่น ประเทศ, สโมสร ที่พวกเขาเล่น, ตำแหน่ง การเล่น และ วันเกิด เราจะใช้คุณสมบัติ Auto Filter และ Advanced Filter กับชุดข้อมูลนี้

1.1 การใช้คำสั่ง Filter

คำสั่ง Filter เป็นเครื่องมือกรองข้อมูลเริ่มต้นใน Excel อนุญาตให้ผู้ใช้กรองข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและหลากหลาย

ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น ไปที่ Home
• ต่อมา เลือก Editing >> Sort & Filter >> Filter
• ผลคือ ปุ่มกรองจะปรากฏข้างหัวคอลัมน์แต่ละคอลัมน์

• ตอนนี้ คลิกที่ปุ่มกรองใดๆ จากหัวคอลัมน์ใดๆ
• ที่นี่ เราจะเลือกปุ่มข้างคอลัมน์ Country
• ต่อไป เราจะกรองชุดข้อมูลโดยคลิกที่ข้อมูลที่เราต้องการดูจากชุดข้อมูล
• ที่นี่ เราจะเลือก Argentina และ Brazil เป็นตัวเลือกกรอง
• สุดท้าย คลิก OK

• ผลคือ เราจะเห็นข้อมูลของนักเตะที่มาจาก Brazil และ Argentina เท่านั้น

ดังนั้น เราจะได้ข้อมูลที่กรองแล้วโดยใช้คำสั่ง Filter

1.2 การใช้ฟังก์ชัน FILTER

ในส่วนนี้ เราจะใช้คำสั่ง FILTER เพื่อ Auto Filter ใน Excel ฟังก์ชัน FILTER รับช่วงเซลล์ที่จะกรอง และช่วงเซลล์ที่มีเกณฑ์สำหรับกรองชุดข้อมูล

ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น คลิกที่เซลล์ B16 และใส่สูตรต่อไปนี้,

=FILTER(B4:F14,C4:C14="Brazil")

• จากนั้น กด Enter
• ผลคือ Excel จะส่งคืนข้อมูลของนักเตะ Brazil เท่านั้น

นี่คือวิธีที่เราจะใช้คุณสมบัติ Auto Filter ใน Excel

2. การใช้ Advanced Filter

ในวิธีต่อไป เราจะสาธิตการใช้งาน Advanced Filter ใน Excel อย่างหลากหลาย เราจะใช้คุณสมบัตินี้กับค่าข้อความ จากนั้นใช้ตรรกะ AND และ OR เพื่อกรองข้อมูลโดยใช้ตัวเลือก Advanced Filter ต่อไป เราจะใช้ Advanced Filter กับช่วงวันที่ สุดท้าย เราจะแสดงการใช้ Advanced Filter กับ Wildcard

2.1 การใช้ Advanced Filter กับค่าข้อความ

ในการใช้งาน Advanced Filter ครั้งแรก เราจะกรองข้อมูลตามค่าข้อความ เราจะค้นหาการจับคู่ที่แน่นอนและบางส่วนภายในข้อมูลและกรองตามนั้น

2.1.1 การจับคู่ที่แน่นอน (Exact Match)

ในกรณีนี้ เราจะกรองชุดข้อมูลตามค่าข้อความด้วยการจับคู่ที่แน่นอนจากชุดข้อมูล ดังนั้น Advanced Filter จะส่งคืนเฉพาะค่าที่จับคู่กับเกณฑ์ข้อความที่เราให้อย่างแน่นอน

ขั้นตอน:

• เริ่มต้น เลือกเซลล์ B18 และเขียน,

• จากนั้น กด Enter
• ผลคือ เกณฑ์การจับคู่ที่แน่นอนจะถูกตั้งค่า

• ต่อไป เลือก Data >> Sort & Filter >> Advanced
• ผลคือ กล่องพรอมพ์ Advanced Filter จะปรากฏบนหน้าจอ

• ในพรอมพ์ แรก เลือก Filter the list, in-place
• สอง ตั้ง List range จาก B4 ถึง F14
• สาม ตั้ง B17:B18 เป็น Criteria range
• สี่ คลิก OK

• ผลคือ Excel จะส่งคืนข้อมูลที่มี Manchester United อย่างแน่นอน

นี่คือวิธีที่เราจับคู่เกณฑ์ของเรากับชุดข้อมูลใน Advanced Filter อย่างแน่นอน

2.1.2 การจับคู่บางส่วน (Partial Match)

ในกรณีนี้ เราจะจับคู่ค่าข้อความในช่วงเกณฑ์กับค่าในช่วงกรองบางส่วน คุณสมบัติ Advanced Filter จะส่งคืนผลลัพธ์ทั้งหมดที่จับคู่กับช่วงเกณฑ์บางส่วน

ขั้นตอน:

• เริ่มต้น เขียน “Manchester” ในเซลล์ B18
• ต่อไป เปิดพรอมพ์ Advanced Filter เหมือนวิธี Exact Match

• ในพรอมพ์ แรก ติ๊กวงกลม Filter the list, in-place
• สอง เลือก B4:F14 เป็น List Range
• สาม เลือก B17:B18 เป็น Criteria Range
• สี่ กด OK

• ผลคือ เราจะเห็นผลลัพธ์ทั้งหมดที่มี Manchester

ในวิธีก่อนหน้า Advanced Filter ส่งคืนเฉพาะค่าที่จับคู่กับ Manchester United อย่างแน่นอน แต่ในวิธีนี้ เราได้ค่าทั้งหมดที่มี Manchester

2.2 การใช้ตรรกะ AND ใน Advanced Filter

เราสามารถใช้ตรรกะ AND ใน Advanced Filter ได้ หากเราเก็บเกณฑ์การกรองทั้งหมดไว้ในแถวเดียวกัน ที่นี่ เราจะวางเกณฑ์ Club และ Position ติดกันเพื่อใช้ตรรกะ AND

ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น เลือกเซลล์ B18 และเขียน PSG ในนั้น

• หลังจากนั้น เลือกเซลล์ C18 และพิมพ์ Mid Fielder เป็นเกณฑ์ถัดไป
• ตอนนี้ เปิดพรอมพ์ Advanced Filter เหมือน วิธีก่อนหน้า

• ในพรอมพ์ แรก เลือกตัวเลือก Filter the list, in-place
• จากนั้น เลือก B4:F14 เป็น List Range
• ต่อไป เลือก B17:C18 เป็น Criteria Range
• สุดท้าย กด OK

• ผลคือ เราจะได้ข้อมูลของนักเตะที่เป็น Mid Fielder และเล่นให้ PSG

ที่นี่ เกณฑ์ทั้งสองอยู่ในแถวเดียวกัน ซึ่งเรียกใช้ตรรกะ AND ดังนั้น เราจึงได้ข้อมูลที่กรองแล้วจากตรรกะ AND

2.3 การบังคับใช้ตรรกะ OR ใน Advanced Filter

ที่นี่ เราจะบังคับใช้ตรรกะ OR โดยการพิมพ์ช่วงเกณฑ์สองช่วงในสองแถวที่ต่างกัน เราจะเขียนค่าของเกณฑ์ Club และ Position ในสองแถวที่ต่างกันเพื่อให้ได้ตรรกะ OR

ขั้นตอน:

• เริ่มต้น เขียน PSG ในเซลล์ B17

• ต่อไป เขียน Mid Fielder ในเซลล์ B19 เป็นเกณฑ์ถัดไป
• ตอนนี้ เปิดพรอมพ์ Advanced Filter โดยทำตามขั้นตอนจากวิธี Exact Match

• ในพรอมพ์ แรก คลิกที่วงกลม Filter the list, in-place
• ต่อไป เขียน B4:F14 ในกล่อง List Range
• จากนั้น เลือก B17:C19 เป็น Criteria Range
• สุดท้าย กด OK

• ผลคือ เราจะได้ข้อมูลนักเตะที่เล่นให้ PSG หรือเป็น Mid Fielder หรือทั้งสองอย่าง

ในกรณีนี้ เกณฑ์ Club และ Position อยู่ในแถวที่ต่างกัน ซึ่งเรียกใช้ตรรกะ OR และดังนั้น เราจึงได้ข้อมูลที่กรองแล้วโดยการบังคับใช้ตรรกะ OR

2.4 การใช้ตรรกะ AND และ OR ร่วมกัน

ในส่วนนี้ เราจะรวมตรรกะ AND และ OR เข้าด้วยกันเพื่อกรองชุดข้อมูลของเรา เราจะเขียนเกณฑ์สองอย่างในแถวเดียวกันเพื่อบังคับใช้ตรรกะ AND และเขียนเกณฑ์อีกอย่างในอีกแถวหนึ่งเพื่อใช้ตรรกะ OR

ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น เลือกเซลล์ B18 และเขียน PSG เป็นเกณฑ์แรก

• ต่อไป เลือกเซลล์ B19 และพิมพ์ Mid Fielder เพื่อบังคับใช้ตรรกะ OR

• สุดท้าย เขียน Argentina ในเซลล์ D18 แถวเดียวกับเกณฑ์แรก เพื่อใช้ตรรกะ AND
• หลังจากนั้น เปิด พรอมพ์ Advanced Filter

• ตอนนี้ ติ๊กกล่อง Filter the list, in-place
• ต่อไป เลือก B4:F14 เป็น List Range
• หลังจากนั้น เลือก B17:D19 เป็น Criteria Range
• สุดท้าย กด OK

• ผลคือ เราจะได้ข้อมูลนักเตะที่เป็น PSG Mid Fielder หรือ Mid Fielder

นี่คือวิธีที่เราสามารถใช้ตรรกะ AND และ OR ร่วมกันได้

2.5 การใช้ Advanced Filter กับช่วงวันที่

เรายังสามารถใช้ Advanced Filter กับวันที่ได้ ที่นี่ เราจะกรองข้อมูลนักเตะที่เกิดหลังวันที่ 1 มกราคม 1998 โดยใช้ Advanced Filter

ขั้นตอน:

• เริ่มต้น เลือกเซลล์ B18 และใส่ >1/1/1998
• ต่อไป เปิดพรอมพ์ Advanced Filter เหมือน วิธีก่อนหน้า

• ในพรอมพ์ แรก ติ๊กกล่อง Filter the list, in-place
• ต่อไป เลือก B4:F14 เป็น List Range
• จากนั้น เลือก B17:B18 เป็น Criteria Range
• สุดท้าย คลิก OK

• ผลคือ เราจะได้โปรไฟล์นักเตะที่เกิดหลังวันที่ 1 มกราคม 1998

ที่นี่ >1/1/1998 หมายถึงวันที่ทั้งหมดหลังจากวันที่นั้น ดังนั้น เราจึงได้ข้อมูลนักเตะที่เกิดหลังวันที่นั้น

2.6 การใช้ Advanced Filter กับ Wildcard

ในวิธีสุดท้าย เราจะใช้ Wildcard ในช่วงเกณฑ์ของ Advanced Filter เพื่อจับคู่ค่าข้อความบางส่วน

ขั้นตอน:

• เริ่มต้น เลือกเซลล์ B18 และใส่ *M*
• ต่อไป เปิด พรอมพ์ Advanced Filter

• ในพรอมพ์ แรก ติ๊กกล่อง Filter the list, in-place
• สอง เลือก B4:F14 เป็น List Range
• สาม เลือก B17:B18 เป็น Criteria Range
• สี่ กด OK

• ผลคือ เราจะได้ข้อมูลนักเตะจาก Manchester United, Manchester City, และ Tottenham Hotspurs

*=M หมายความว่า Advanced Filter จะค้นหาค่าใดๆ ในคอลัมน์ Club ที่มี M และเครื่องหมายดอกจัน (*) ทั้งสองข้างของ M หมายถึงมันจะค้นหาลำดับใดๆ ก่อนและหลัง M ด้วย นั่นคือเหตุที่มันเลือกสองสโมสร Manchester ในกรณีของ Tottenham มันพบ “Tottenha” ก่อน “m” และ “Hotspurs” หลัง “m” และส่งคืนทั้งหมด

ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกฝน

คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงานฝึกฝนได้ที่นี่

สรุป

ในบทความนี้ เราได้พูดรายละเอียดเกี่ยวกับ Auto Filter และ Advanced Filter ใน Excel บทความนี้จะช่วยให้ผู้ใช้กรองข้อมูลของพวกเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับบทความนี้ สามารถแจ้งให้เราทราบได้ในส่วนความคิดเห็น

<< กลับไปที่ Advanced Filter | Filter in Excel | Learn Excel

รับแบบฝึกหัด Excel ขั้นสูงพร้อมเฉลยฟรี!