วิธีเพิ่มแผนภูมิ Gantt Chart ใน Google Docs

การสร้างแผนภูมิ Gantt Chart ใน Google Docs สามารถเป็นเครื่องมือจัดการโครงการที่มีประโยชน์ แผนภูมิ Gantt ช่วยให้คุณสร้างบริบททางสายตาสำหรับไทม์ไลน์และความคืบหน้าของโครงการ คุณสามารถใช้โปรแกรมอื่นๆ สำหรับสร้างแผนภูมิ Gantt ได้เช่นกัน แต่มันอาจซับซ้อน โดยเฉพาะสำหรับสิ่งอย่างเช่นการตรวจสอบโดยลูกค้า

คุณยังสามารถสร้างแผนภูมิ Gantt ใน Excel ได้ แต่แผนภูมิ Gantt ใน Google Docs เข้าถึงได้ง่ายผ่านระบบคลาวด์ คุณสามารถอนุญาตให้สมาชิกที่ได้รับอนุญาตเข้าถึงแก้ไข เพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานร่วมกันบน Google Doc ได้โดยไม่ต้องส่งสเปรดชีตไปมาผ่านอีเมล

สร้างแผนภูมิ Gantt Chart ใน Google Docs

ก่อนเริ่มสร้างแผนภูมิ Gantt Chart ใน Google Docs คุณต้องใส่ข้อมูลบางอย่างใน Google Sheets ก่อน

1. ตั้งค่างานของคุณใน Google Sheets เพื่อให้มีตารางเวลาของโครงการในรูปแบบตาราง รายการงานของโครงการและกำหนดวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดให้แต่ละงาน

2. ขั้นตอนต่อไปคือตั้งค่าตารางอีกตารางหนึ่งที่คุณจะรายการวันที่ที่งานบางงานจะเริ่มและจำนวนวันที่ใช้ในการเสร็จสิ้น ตัวอย่างเช่น งานแรก "Source Materials" เริ่มวันที่ 0 และดำเนินต่อไป 13 วัน

นี่คือวิธีเตรียมแต่ละคอลัมน์:

1. Tasks (งาน): เพียงคัดลอกคอลัมน์นี้จากตารางก่อนหน้า
2. Start Task on Day # (เริ่มงานวันที่ #): ที่นี่ คุณจะต้องการวันที่ nth ในไทม์ไลน์ของโครงการเมื่องานเฉพาะควรเริ่ม ดังนั้นคุณจำเป็นต้องคำนวณ:

[วันที่เริ่มต้นของงาน - วันที่เริ่มต้นของงานแรก]

ในตัวอย่างนี้ สูตรต่อไปนี้ควรป้อนในเซลล์ที่เกี่ยวข้อง:

=int(D5)-int($D$5)

เมื่อคุณป้อนสูตรแล้ว คุณสามารถนำสูตรไปใช้กับเซลล์ที่เหลือโดยการลากขอบการเลือก เครื่องหมายดอลลาร์ในสูตรช่วยให้คุณเก็บอ้างอิงเซลล์ไว้เมื่อนำสูตรไปใช้กับเซลล์อื่นๆ

สูตรคำนวณความแตกต่างระหว่างสองวันที่เป็นจำนวนเต็ม (นั่นคือสิ่งที่ฟังก์ชัน INT ทำ) โดยไม่มีฟังก์ชัน INT คุณอาจได้ผลลัพธ์ที่มีค่าทศนิยม

หากคุณเห็นวันที่ในปี 1900 หลังจากป้อนสูตรนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดรูปแบบเซลล์เป็นตัวเลข ไม่ใช่วันที่

3. # of Days on Task (จำนวนวันทำงาน): ที่นี่ คุณจะคำนวณจำนวนวันที่จะใช้กับแต่ละงานตามไทม์ไลน์โครงการ คุณสามารถคำนวณได้เป็น:

[วันที่สิ้นสุดของงาน - วันที่เริ่มต้นของงานแรก] - [วันที่เริ่มต้นของงาน - วันที่เริ่มต้นของงานแรก]

ในตัวอย่างนี้ สูตรที่ใช้คำนวณจำนวนวันที่ใช้กับงานคือ:

=(int(E5)-int($D$5))-(int(D5)-int($D$5))

อย่าลืมเปิดวงเล็บสองการลบด้วยกัน มิฉะนั้นคุณอาจได้ผลลัพธ์ที่ผิด

เมื่อเสร็จแล้ว ลากขอบการเลือกเพื่อนำสูตรไปใช้กับเซลล์อื่นๆ เหมือนที่คุณทำกับคอลัมน์ก่อนหน้า นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์จัดรูปแบบเพื่อแสดงตัวเลข ไม่ใช่วันที่

3. เลือกตารางทั้งหมดที่คุณเพิ่งสร้าง และเลือก Insert > Chart จากริบบอนด้านบน

4. ตอนนี้คุณจะเห็นแผนภูมิบนหน้าจอและ Chart editor ด้านขวาของหน้าจอ เลือก Chart type ภายใต้แท็บ Setup ใน Chart editor

5. รายการประเภทแผนภูมิจะปรากฏใน Chart editor เลื่อนลงและหาส่วน Bar จากส่วนนี้ ให้เลือก Stacked Bar Chart

6. ต่อไป สลับไปที่แท็บ Customize ขยายส่วน Series และเลือกซีรีส์ Start Task on Day # ตั้งค่า Fill Opacity และ Line Opacity เป็น 0% เพื่อซ่อนมันออกจากแผนภูมิ

นั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสร้างแผนภูมิ Gantt Chart ใน Google Docs หากต้องการ คุณสามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อแผนภูมิ ตั้งชื่อแกนแนวนอนและแนวตั้ง และสำรวจตัวเลือกการปรับแต่งอื่นๆ ในแท็บ Customize

สร้างแผนภูมิ Gantt Chart ใน Google Docs ด้วย Add-on

หากคุณไม่ต้องการใช้เวลาสร้างแผนภูมิ Gantt Chart ใน Google Docs อย่างแมนนวล คุณสามารถใช้ Add-on Gantt Chart ที่มีให้หลายตัวสำหรับ Google Docs

เพื่อดาวน์โหลด Add-on ให้เลือก Add-ons จากริบบอนด้านบน และเลือก Get add-ons ค้นหา Gantt chart เลือก Slick Gantt > Install คุณสามารถเลือกตัวอื่นได้เช่นกัน แต่ Slick Gantt เป็นเครื่องมือที่ใช้ง่าย ไม่ซับซ้อน

เมื่อคุณติดตั้ง Add-on แล้ว ให้กลับไปที่ Google Sheets ของคุณ มีข้อควรระวัง 2 ข้อที่คุณต้องจัดการก่อนใช้ Slick Gantt

ขั้นแรก คุณต้องจัดตำแหน่งข้อมูลใหม่ หากคุณยังไม่ได้ทำ ให้วางข้อมูลให้เริ่มจากเซลล์ A1 มิฉะนั้น Slick Gantt จะมีปัญหาในการหาข้อมูลในชีทของคุณ

เพิ่มเติม คุณต้องเพิ่มคอลัมน์ Task ID ให้กับข้อมูลของคุณ เนื่องจาก Add-on ต้องการอย่างน้อย 4 ฟิลด์ (Task ID, Task Name, Start Date, และ End Date)

เมื่อคุณวางข้อมูลอย่างเหมาะสมและเพิ่มคอลัมน์ Task ID แล้ว:

1. เลือก Add-ons จากริบบอนด้านบน และเลือก Slick Gantt > Gantt chart

2. Add-on จะโหลดแผนภูมิ Gantt ให้คุณ

3. หากคุณต้องการส่งแผนภูมิ Gantt ไปอีเมลให้ทีม คุณสามารถดาวน์โหลดเป็นรูปภาพได้โดยคลิกไอคอนรูปภาพที่ด้านบน

มี Add-on อื่นๆ อีกมากมายที่คุณสามารถใช้แทน Slick Gantt ได้:

1. Gantt Chart by AddonForge เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมหากคุณต้องการ Add-on ที่มีฟีเจอร์ครบครัน แต่ฟีเจอร์หลายอย่างจำกัดเฉพาะเวอร์ชันที่ต้องเสียเงิน
2. Gantt Chart Generator by Takuya Tokiwa เป็น Add-on อีกตัวที่สะอาดและเรียบง่าย และเสนอฟีเจอร์ส่วนใหญ่ที่คุณต้องการในเครื่องมือ Gantt Chart
3. Awesome Table by Awesome Gapps ทำได้หลายอย่าง และการสร้างแผนภูมิ Gantt เป็นหนึ่งในนั้น หากคุณต้องการเครื่องมือที่ทำได้มากกว่าการสร้างแผนภูมิ นี่เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม

แผนภูมิ Gantt Chart ใน Google Docs ของคุณพร้อมแล้ว

เมื่อคุณตั้งค่าแผนภูมิแล้ว คุณสามารถอัปเดตมันแบบเรียลไทม์ได้โดยการอัปเดตข้อมูลในชีท ชอบความง่ายดายขนาดนี้ไหม? คุณยังสามารถลองทำ Scatter Plot ใน Google Sheets ได้ หากเกี่ยวข้องกับงานของคุณมากกว่า