วิธีทำงานร่วมกันบน Google Docs

การทำงานจากบ้านไม่ได้หมายความว่าทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ไม่ได้ ด้วย Google Docs คุณสามารถทำงานร่วมกับทีมได้ง่ายๆ ให้ทุกคนทำงานบนเอกสารเดียวกัน แต่ละคนเห็นการเปลี่ยนแปลงของผู้อื่น และเพิ่มข้อเสนอแนะ ความคิดเห็นโดยตรงบนหน้าจอ นี่คือวิธีการทำงานร่วมกันบน Google Docs

สองวิธีใช้เอกสารร่วมกัน

สองวิธีทั่วไปคือ การบ레นสตอร์ม (brainstorming) และการเขียนรายงานร่วมกัน

• รวบรวมไอเดียจากสมาชิกทีมในเอกสารเดียว ให้แต่ละคนเขียนไอเดียของตน
• หากรายงานสุดท้ายต้องทำโดยหลายคน ให้แบ่งส่วนให้แต่ละคนเขียน ทุกคนทำงานพร้อมกัน และตรวจสอบ/แสดงความคิดเห็นได้แบบเรียลไทม์

วิธีแชร์ (Share)

ขั้นแรกคือแชร์เอกสารให้ผู้ที่ต้องการเข้าถึง สามารถกำหนดระดับสิทธิ์ต่างกันได้ 3 ระดับ:

• Can edit: แก้ไขเอกสารโดยตรง ไม่ต้องผ่านคนอื่น
• Can comment: ไม่สามารถแก้ไขโดยตรงได้ เพิ่มความคิดเห็นเพื่อเสนอไอเดียได้อย่างเดียว
• Can view: เห็นการทำงานของผู้อื่นเท่านั้น ไม่สามารถแก้ไขหรือคอมเมนต์ได้

เจ้าของเอกสาร (ผู้สร้าง) จะมีสิทธิ์ทั้งสาม ในขณะทำงาน ใครที่เปิดเอกสารอยู่ จะเห็นเคอร์เซอร์สีต่างกันแต่ละคน

การทำงานกับเอกสารที่แชร์

หลังแชร์แล้ว ก็มาถึงขั้นตอนมีส่วนร่วม

โหมดแก้ไข (Editing Mode)

ในโหมดแก้ไข การเปลี่ยนแปลงจะปรากฏทันที วางเคอร์เซอร์ที่ต้องการเพิ่มข้อความ แล้วพิมพ์ เปลี่ยนแปลงโดยไม่มีการแจ้งเตือนใคร

การแสดงความคิดเห็น (Commenting)

Commenting ใส่บันทึกเสมือนสติกเกอร์บนเอกสาร วิธีทำ:

1. ไฮไลท์ข้อความที่ต้องการคอมเมนต์
2. คลิกเครื่องหมาย + ขนาดเล็กที่ขวาของหน้า
3. พิมพ์ความคิดเห็น
4. คลิกปุ่ม Comment สีน้ำเงิน

ต้องการตอบกลับ คลิกที่คอมเมนต์ แล้วพิมพ์ตอบ เมื่อแก้ไขเสร็จ คลิก "Resolve" เพื่อซ่อนคอมเมนต์ ให้เอกสารสะอาด

ดูคอมเมนต์ที่ resolve แล้ว: คลิกไอคอนคอมเมนต์ (ฟองน้ำพร้อมเส้น) จะเห็นประวัติทั้งหมด

เครื่องมือที่สะดวก: สามารถ @tag ผู้แก้ไขคนอื่น เพื่อส่งคำถามหรืองานให้คนเฉพาะ

1. พิมพ์ @ ในกล่องคอมเมนต์
2. เลือกจากรายการ หรือพิมพ์อีเมลของคนนั้น
3. หากเป็นงานเฉพาะ ติ๊กช่องข้างชื่อ พวกเขาจะรับผิดชอบทำและ mark done

โหมดเสนอแก้ไข (Suggesting Mode)

Suggesting mode ให้ผู้ร่วมงานแก้ไขข้อความ แต่ต้องได้รับการอนุมัติ คลิกที่เมนูขวาบน เลือก Suggesting แล้วพิมพ์แก้ไขโดยตรง ข้อความที่เปลี่ยนจะมีสีต่างจากต้นฉบับ ข้อความที่ลบจะมีเส้นทับ กล่องคอมเมนต์อธิบายการแก้ไขจะปรากฏขวา

ประวัติการแก้ไข (Revision History)

ใช้ Revision History ดูเวอร์ชันต่างๆ และการเปลี่ยนแปลงในแต่ละเวลา

• เห็นว่าใครเปลี่ยนอะไร ผ่านการจัดสี
• เปลี่ยนชื่อเวอร์ชัน หรือกู้คืนเวอร์ชันเก่า (ลบการเปลี่ยนแปลงหลังจุดนั้น)

วิธีเข้า: File > Version history > See version history

คลิกชื่อเวอร์ชันเพื่อดู คลิกปุ่มสีน้ำเงินด้านบนเพื่อกู้คืน คลิกสามจุดข้างเวอร์ชันเพื่อrename

แค่นี้ก็พอ ทำงานร่วมกันบน Google Docs ง่ายและตรงไปตรงมา ฟรี และรองรับสูงสุด 100 คน นอกจากนี้ยังเปรียบเทียบเอกสารสองไฟล์ และเพิ่มสารบัญได้ อ่านบทความ Google Docs อื่นๆ ได้ที่นี่