เพียงเพราะคุณต้องทำงานจากที่บ้านไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่สามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้ ด้วยการใช้ Google เอกสาร คุณสามารถทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมของคุณได้อย่างง่ายดาย ทำให้พวกเขาทำงานทั้งหมดในเอกสารเดียว แต่ละคนสามารถเห็นสิ่งที่ทีมอื่น ๆ กำลังทำและให้คำแนะนำและความคิดเห็นได้โดยตรงบนหน้าดิจิทัล คุณสามารถทำงานร่วมกันบน Google เอกสารได้ด้วยวิธีต่อไปนี้
สองวิธีในการใช้เอกสารที่แชร์
วิธีที่พบบ่อยที่สุด 2 วิธีในการทำงานร่วมกันในเอกสารที่แชร์คือเซสชันการระดมความคิดและการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม
รวบรวมแนวคิดจากสมาชิกในทีมของคุณโดยใช้เอกสารฉบับเดียวซึ่งแต่ละบุคคลสามารถระบุแนวคิดของตนเองได้
หากรายงานขั้นสุดท้ายต้องกรอกโดยบุคคลมากกว่าหนึ่งคน แต่ละคนสามารถมอบหมายงานส่วนหนึ่งให้เขียนได้ ทุกคนจะสามารถทำงานในเอกสารได้ในเวลาเดียวกัน ในขณะที่สมาชิกในทีมแต่ละคนจะสามารถตรวจสอบสิ่งที่คนอื่นเขียนและแสดงความคิดเห็นในแบบเรียลไทม์ได้
วิธีแชร์
ขั้นตอนแรกในการทำงานร่วมกันบนเอกสารใน Google เอกสารคือการแบ่งปันเอกสารกับคนที่คุณต้องการเข้าถึง คุณสามารถให้สิทธิ์เข้าถึงที่แตกต่างกันไปตามบทบาทของพวกเขาในโครงการ ระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกันสามระดับคือ “แก้ไขได้” “แสดงความคิดเห็นได้” และ “ดูได้”
- ผู้ที่มีสิทธิ์ "แก้ไขได้" สามารถเปลี่ยนแปลงเอกสารได้โดยตรงโดยไม่ต้องเกี่ยวข้องกับสมาชิกคนอื่นในทีม
- ผู้ที่ “สามารถแสดงความคิดเห็น” ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงเอกสารโดยตรงได้ พวกเขาสามารถเพิ่มความคิดเห็นได้เฉพาะเมื่อสามารถแบ่งปันความคิดได้
- ระดับการเข้าถึง "สามารถดูได้" ช่วยให้บุคคลนั้นเห็นว่าคนอื่นกำลังทำอะไรอยู่แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือแสดงความคิดเห็นใดๆ ได้
หากคุณเป็นเจ้าของเอกสาร (นั่นคือ คุณสร้างเอกสาร) คุณจะมีสิทธิ์ทั้งสามอย่าง ขณะทำงานกับเอกสาร แต่ละคนที่เปิดเอกสารไว้จะมีการเปลี่ยนแปลงตามเวลาจริง คุณจะเห็นเคอร์เซอร์สีต่างๆ สำหรับผู้มีส่วนร่วมแต่ละคน
การทำงานกับเอกสารที่ใช้ร่วมกัน
เมื่อคุณแชร์เอกสารหรือแชร์กับคุณแล้ว ก็ถึงเวลาบริจาค
โหมดแก้ไข
เมื่อทำงานในโหมดแก้ไข การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับเอกสารจะแสดงขึ้นทันที เพียงวางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มข้อความและพิมพ์ เปลี่ยนแปลงโดยไม่มีการแจ้งเตือนให้ใครทราบ
แสดงความคิดเห็น
การแสดงความคิดเห็นทำให้คุณสามารถเพิ่มบันทึกย่อเสมือนลงในเอกสารได้ แสดงความคิดเห็น:
1. เน้นส่วนของข้อความที่คุณต้องการแสดงความคิดเห็น
2. คลิกเครื่องหมายบวกขนาดเล็กที่ปรากฏที่ขอบด้านขวาของหน้า
3. พิมพ์ความคิดเห็นของคุณ
4. คลิกปุ่มแสดงความคิดเห็นสีน้ำเงิน
หากคุณต้องการตอบกลับความคิดเห็น ให้คลิกที่ความคิดเห็นและพิมพ์คำตอบของคุณ เมื่อปัญหาในความคิดเห็นได้รับการแก้ไขแล้ว คุณอาจต้องการลบความคิดเห็นออกเพื่อให้สำเนาสะอาด คลิกที่ตัวเลือก “แก้ไข” ในช่อง แล้วความคิดเห็นจะหายไป
หากต้องการตรวจสอบความคิดเห็นที่นำออก ให้คลิกที่ไอคอนความคิดเห็น (ดูเหมือนกรอบคำพูดที่มีบรรทัดอยู่) คุณจะเห็นความคิดเห็นและการโต้ตอบทั้งหมดที่นั่น
เครื่องมือที่มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่งในการแสดงความคิดเห็นคือความสามารถในการแท็กผู้แก้ไขรายอื่น เพื่อให้คุณสามารถส่งคำถามหรือแนวคิดไปยังบุคคลใดบุคคลหนึ่งได้
1. พิมพ์ @ ในช่องแสดงความคิดเห็น
2. เลือกจากตัวเลือกหรือพิมพ์อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแท็ก
3. หากเป็นงานเฉพาะที่คุณต้องการให้พวกเขาทำให้เสร็จ ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากชื่อของพวกเขา พวกเขาจะรับผิดชอบในการทำรายการให้เสร็จและทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น
โหมดแนะนำ
โหมดการแนะนำช่วยให้ผู้ที่ทำงานร่วมกันในเอกสารสามารถแก้ไขสำเนาที่ต้องได้รับการอนุมัติ
หากต้องการแนะนำการแก้ไขไฟล์ ให้พิมพ์การเปลี่ยนแปลงของคุณลงในเอกสารโดยตรง การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำจะปรากฏเป็นสีที่แตกต่างจากข้อความต้นฉบับ สิ่งที่คุณลบจะถูกขีดฆ่า และช่องแสดงความคิดเห็นจะปรากฏที่ขอบด้านขวาเพื่ออธิบายการแก้ไข
ประวัติการแก้ไข
เมื่อใช้ประวัติการแก้ไขใน Google เอกสาร คุณจะเห็นเวอร์ชันต่างๆ ของเอกสารและการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในเวลาที่ต่างกัน
ในประวัติการแก้ไข คุณสามารถดูได้ว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงอะไรผ่านรหัสสี คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อเวอร์ชันใดก็ได้หรือกู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้า โดยลบการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำหลังจากนั้น
หากต้องการทราบประวัติการเปลี่ยนแปลงนี้:
1. คลิกที่ไฟล์
2. วางเมาส์เหนือ “ประวัติเวอร์ชัน”
3. คลิกที่ “ดูประวัติเวอร์ชัน”
หากต้องการดูเวอร์ชันก่อนหน้า ให้คลิกที่ชื่อเวอร์ชันนั้น หากคุณต้องการกู้คืนเวอร์ชันนั้น ให้คลิกปุ่มสีน้ำเงินที่ด้านบนของหน้า
คลิกที่จุดสามจุดถัดจากเวอร์ชันเพื่อเปลี่ยนชื่อ
แค่นั้นแหละ. อย่างที่คุณเห็น การทำงานร่วมกันใน Google เอกสารทำได้ง่ายและตรงไปตรงมา เหนือสิ่งอื่นใด บริการนี้ฟรี และคุณสามารถใช้เพื่อทำงานร่วมกับผู้คนได้มากถึง 100 คน นอกจากการทำงานร่วมกันแล้ว คุณยังสามารถเปรียบเทียบเอกสารสองฉบับใน Google เอกสารและเพิ่มสารบัญลงในเอกสารของคุณได้ สำหรับคำแนะนำและเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Google เอกสาร โปรดดูบทแนะนำเกี่ยวกับ Google เอกสารในไลบรารีของเราที่นี่
