วิธีสร้างและใช้งานสารบัญ (Table of Contents) ใน Google Docs

ไม่ว่าคุณจะเขียนนิยายเรื่องแรก หรือเขียนรายงานวิชาการ สารบัญใน Google Docs จะช่วยให้เอกสารของคุณเป็นระเบียบและจัดระเบียบได้ดี

เมื่อคุณแทรกสารบัญใน Google Docs มันจะอัปเดตอัตโนมัติตามรูปแบบและโครงสร้างของเอกสาร ทุกครั้งที่คุณแก้ไขเอกสารและรีเฟรช สารบัญก็จะอัปเดตตามไปด้วย

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีเพิ่มสารบัญในเอกสาร และวิธีทำให้มันอัปเดตอยู่เสมอ

การสร้างสารบัญใน Google Docs

ขณะที่คุณเขียนเอกสาร คุณก็กำลังสร้างสารบัญพร้อมกัน ทุกส่วนหัว (Header) ที่เพิ่มเข้ามาจะกลายเป็นส่วนในสารบัญ ส่วนหัวย่อย (Subheader) จะกลายเป็นส่วนย่อย

เริ่มต้นง่ายๆ: สร้างส่วนหัวแรก ไฮไลท์เลือก แล้วเลือกจากเมนูดรอปดาวน์ Normal text (ข้อความปกติ) เลือกสไตล์ส่วนหัวระดับบนสุด

มี 2 วิธีสร้างสารบัญ:

• เขียนเอกสารจบก่อน สร้างส่วนหัวและส่วนหัวย่อย תוךเขียน
• สร้างโครงร่างเอกสารด้วยส่วนหัวและส่วนหัวย่อยก่อน (Outlining) แล้วค่อยเขียนเนื้อหาต่อ

ไม่ว่าจะเลือกวิธีไหน เมื่อเสร็จแล้ว การแทรกสารบัญง่ายมาก: วางเคอร์เซอร์ที่ต้องการให้สารบัญอยู่ เลือก Insert (แทรก) จากเมนู แล้วเลือก Table of contents (สารบัญ)

ในเมนูย่อยจะมี 2 ตัวเลือก:

• With page numbers (พร้อมหมายเลขหน้า): แสดงแต่ละรายการพร้อมหมายเลขหน้าที่ส่วนหัว/ส่วนหัวย่อยอยู่
• With blue links (เป็นลิงก์สีน้ำเงิน): แสดงแต่ละรายการเป็นลิงก์ คลิกแล้วจะกระโดดไปยังส่วนหัวนั้นในเอกสาร

เลือกอย่างไร? หากพิมพ์เอกสารให้เป็นหน้ากระดาษ ให้เลือก With page numbers หากส่งหรือแชร์แบบอิเล็กทรอนิกส์ ให้เลือก With blue links

เมื่อเลือกตัวเลือกแล้ว สารบัญจะปรากฏในเอกสารทันที

การอัปเดตสารบัญใน Google Docs

สารบัญจัดรูปแบบตัวเองตามโครงสร้างเอกสาร ส่วนหัวระดับบนสุด (H1 หรือ H2) จะชิดขอบซ้าย ส่วนหัวระดับถัดไปจะเยื้องเข้าไป และเป็นเช่นนี้ต่อไป

สิ่งหนึ่งที่อาจสังเกต: เมื่อแก้ไขส่วนหัวเดิมหรือเพิ่มส่วนหัวใหม่ สารบัญ จะไม่อัปเดตอัตโนมัติ

เพื่ออัปเดต: 捲กลับไปที่สารบัญ คลิกที่บริเวณสารบัญ จะเห็นไอคอนลูกศรวน (Refresh) มุมซ้ายบนของสารบัญ

คลิกไอคอนรีเฟรช สารบัญจะอัปเดตรวมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด

วิธีอื่น: คลิกขวาที่สารบัญ เลือก Update table of contents จากเมนูป๊อปอัป

ทั้ง 2 วิธีทำให้สารบัญตรงกับโครงสร้างเอกสารปัจจุบัน

อีกทางหนึ่ง: ดูโครงร่างเอกสาร (Document Outline) ที่แถบด้านซ้าย คล้ายสารบัญ คลิกไอคอน Show document outline มุมซ้ายบนเอกสาร

จะแสดงโครงร่างข้างซ้ายตลอดเวลาขณะเลื่อนอ่าน คลิกส่วนหัวในโครงร่างเพื่อกระโดดไปยังส่วนนั้นได้

การจัดรูปแบบสารบัญใน Google Docs

สารบัญถูกแทรกด้วยรูปแบบข้อความมาตรฐานของเอกสาร แต่สามารถปรับเปลี่ยนได้

ไฮไลท์เลือกทั้งสารบัญ เลือก Format (รูปแบบ) > Text (ข้อความ) > Size (ขนาด)

จากเมนูย่อย เลือก Increase font size (เพิ่มขนาดตัวอักษร) หรือ Decrease font size (ลดขนาดตัวอักษร)

สารบัญทั้งหมดจะอัปเดตตามการตั้งค่าใหม่

ส่วนเสริม Search & Navigate

อีกวิธีนำทางเอกสารด้วยส่วนหัว (รวมถึงบุ๊กมาร์ค วลี และอื่นๆ) คือ ส่วนเสริม Search & Navigate ของ Google Docs

ติดตั้งเสร็จแล้ว: เลือก Add-ons > Search & Navigate > Start

จะเปิดแผงขวา ใช้สำหรับนำทางเอกสารด้วยส่วนหัวเดียวกับในสารบัญ

เหตุผลที่มีประโยชน์กว่าแผงนำทางทั่วไป: มีฟีเจอร์ค้นหาอื่นๆ

• Bookmarks: หาบุ๊กมาร์คทั้งหมดในเอกสาร
• Images: เรียกดูรูปภาพทั้งหมด
• Tables: เรียกดูตารางทั้งหมด
• Search: ค้นหาในเอกสารทั้งหมดด้วยคำหรือวลี

ใน Settings สามารถตั้งให้ส่วนเสริมเริ่มอัตโนมัติเมื่อเปิดเอกสาร และเปิดใช้งาน Case sensitive search (ค้นหาแบ่งเล็ก-ใหญ่)

การใช้งานสารบัญ

ไม่ phảiทุกเอกสารต้องการสารบัญ แต่หากคุณเขียนรายงานวิชาการหรือเอกสารที่ต้องการสารบัญบ่อย Google Docs ตอบสนองได้ดี ใช้ง่ายและรวดเร็วในทุกเอกสารที่สร้าง