ไม่ว่าคุณจะเขียนนวนิยายเรื่องแรกหรือบทความสำหรับวิทยาลัย สารบัญ Google เอกสารจะช่วยให้คุณจัดระเบียบสิ่งต่างๆ ได้
เมื่อคุณแทรกสารบัญใน Google เอกสาร สารบัญจะอัปเดตโดยอัตโนมัติขึ้นอยู่กับว่าคุณจัดรูปแบบและโครงสร้างเอกสารของคุณอย่างไร เมื่อคุณเปลี่ยนเอกสาร สารบัญจะอัปเดตทุกครั้งที่คุณรีเฟรชการอัปเดต
ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีเพิ่มสารบัญลงในเอกสารและวิธีอัปเดตอยู่เสมอ
การสร้างสารบัญ Google เอกสาร
ขณะที่คุณเขียนเอกสาร คุณกำลังสร้างสารบัญของคุณ แต่ละส่วนหัวที่คุณเพิ่มจะกลายเป็นส่วนอื่นในตาราง ทุกหัวข้อย่อยจะกลายเป็นหัวข้อย่อยเช่นกัน
สิ่งที่คุณต้องทำเพื่อเริ่มต้นคือสร้างส่วนหัวแรก ไฮไลต์ แล้วเลือกข้อความปกติ แบบเลื่อนลงเพื่อเลือกรูปแบบส่วนหัวระดับบนสุดของคุณ
มีสองวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างสารบัญของคุณ คุณสามารถเขียนเอกสารทั้งหมดของคุณก่อน โดยสร้างแต่ละส่วนหัวและส่วนหัวย่อยได้ตามต้องการ หรือคุณอาจจัดกรอบเอกสารของคุณให้มีเฉพาะส่วนหัวและส่วนหัวย่อย โดยให้สร้างโครงร่างทั้งหมดก่อนเริ่มเขียน
ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว การแทรกสารบัญลงในเอกสารของคุณก็เป็นเรื่องง่าย เพียงวางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้สารบัญ Google เอกสารไป จากนั้นเลือก แทรก จากเมนู แล้วเลือก สารบัญ .
ในเมนูย่อยที่ปรากฏขึ้น คุณจะเห็นสองตัวเลือก
- มีเลขหน้า :นี่จะแสดงแต่ละบรรทัดของ TOC ของคุณพร้อมหมายเลขหน้าซึ่งแต่ละส่วนหัวและส่วนหัวย่อยตั้งอยู่
- มีลิงก์สีน้ำเงิน :นี่จะแสดงแต่ละบรรทัดของ TOC ของคุณเป็นลิงก์ที่เมื่อคลิกแล้ว จะนำทางไปยังส่วนของเอกสารที่มีส่วนหัวนั้นอยู่
เลือกยังไงดี? หากคุณกำลังวางแผนที่จะส่งเอกสารของคุณในรูปแบบสิ่งพิมพ์ คุณควรเลือกใช้ตัวเลือกหมายเลขหน้า หากคุณกำลังส่งหรือแชร์ทางอิเล็กทรอนิกส์ ตัวเลือกลิงก์สีน้ำเงินคือคำตอบ
เมื่อคุณเลือกตัวเลือกแล้ว สารบัญ Google เอกสารจะปรากฏในเอกสารนั้นเอง
การอัปเดตสารบัญของ Google เอกสาร
อย่างที่คุณเห็น สารบัญจะจัดรูปแบบเองตามวิธีที่คุณจัดโครงสร้างเอกสารของคุณ
ส่วนหัวระดับบนสุด (ไม่ว่าคุณจะเริ่มต้นด้วย H1 หรือ H2) จะถูกล้างออกด้วยระยะขอบด้านซ้าย ส่วนหัวระดับถัดไปจะถูกเยื้องเป็นต้น
สิ่งหนึ่งที่คุณอาจสังเกตเห็นเมื่อเริ่มเขียนเอกสารก็คือ หากคุณอัปเดตส่วนหัวที่มีอยู่หรือเพิ่มหัวข้อใหม่ สารบัญจะไม่อัปเดตโดยอัตโนมัติ
ในการอัปเดตสารบัญ คุณต้องเลื่อนกลับไปที่ส่วนที่คุณแทรกและคลิกในพื้นที่สารบัญ คุณจะเห็นลูกศรวงกลม (ปุ่มรีเฟรช) ปรากฏขึ้นที่มุมซ้ายบนของ TOC
เมื่อคุณเลือกไอคอนรีเฟรชนี้ คุณจะเห็นการอัปเดตสารบัญเพื่อรวมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณได้ทำไว้ในเอกสาร
อีกทางเลือกหนึ่งสำหรับการใช้ไอคอนรีเฟรชคือการคลิกขวาที่สารบัญและเลือก อัปเดตสารบัญ จากเมนูป๊อปอัป
ทั้งสองวิธีจะทำให้ TOC ของคุณตรงกับโครงสร้างปัจจุบันของเอกสารการทำงานของคุณ
อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถดูโครงร่างเอกสาร (ซึ่งดูเหมือนสารบัญ Google เอกสารของคุณ) ในแถบด้านข้างทางซ้าย ในการดำเนินการนี้ เพียงเลือก แสดงโครงร่างเอกสาร ไอคอนที่มุมซ้ายบนของเอกสาร
ซึ่งจะแสดงโครงร่างเอกสารทางด้านซ้ายแม้ในขณะที่คุณเลื่อนดูเอกสารของคุณ คุณสามารถเลือกส่วนใดก็ได้ (ส่วนหัว) ในโครงร่างนี้เพื่อข้ามไปยังส่วนนั้นของเอกสาร
การจัดรูปแบบสารบัญ Google เอกสาร
แม้ว่า TOC ของ Google เอกสารจะถูกแทรกโดยใช้รูปแบบข้อความมาตรฐานของเอกสารของคุณ คุณสามารถอัปเดตได้หากต้องการ
เพียงไฮไลต์สารบัญทั้งหมด จากนั้นเลือก รูปแบบ จากเมนู ให้เลือก ข้อความ และเลือก ขนาด .
จากเมนูย่อย คุณสามารถเลือก เพิ่มขนาดแบบอักษร หรือ ลดขนาดตัวอักษร .
การดำเนินการนี้จะอัปเดต TOC ทั้งหมดเป็นการตั้งค่าการจัดรูปแบบใหม่ที่คุณเลือก
ส่วนเสริมการค้นหาและการนำทาง
อีกวิธีหนึ่งในการนำทางเอกสารของคุณโดยใช้ส่วนหัว (แต่รวมถึงบุ๊กมาร์ก วลี และอื่นๆ) คือการใช้ส่วนเสริมค้นหาและนำทาง Google เอกสาร
เมื่อคุณติดตั้งส่วนเสริมแล้ว ให้เลือกส่วนเสริม จากเมนู ให้เลือก ค้นหาและนำทาง และเลือก เริ่ม .
ซึ่งจะเปิดแผงทางด้านขวาซึ่งคุณสามารถใช้นำทางในเอกสารของคุณโดยใช้ส่วนหัวเดียวกันกับที่อยู่ในสารบัญของคุณ
สาเหตุที่มีประโยชน์มากกว่าแผงการนำทาง TOC ปกติเล็กน้อยก็คือมีคุณลักษณะการค้นหาอื่นๆ ให้ใช้งาน
- บุ๊กมาร์ก :ค้นหาบุ๊กมาร์กที่คุณสร้างขึ้นในเอกสารของคุณ
- รูปภาพ :เรียกดูรูปภาพทั้งหมดที่คุณรวมไว้ในเอกสาร
- ตาราง :เลื่อนดูตารางทั้งหมดที่คุณได้เพิ่มไว้
- ค้นหา :ค้นหาทั้งเอกสารโดยใช้คำหรือวลีค้นหา
ใน การตั้งค่า คุณสามารถเปิดใช้งานส่วนเสริมเพื่อเริ่มอัตโนมัติทุกครั้งที่เปิดเอกสาร คุณยังสามารถเปิดใช้งาน การค้นหาตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ คุณสมบัติ
การใช้สารบัญ
เอกสารบางฉบับที่คุณเขียนไม่จำเป็นต้องมีสารบัญ แต่ถ้าคุณเขียนเอกสารวิชาการหรือเอกสารที่คล้ายกันบ่อยๆ และใช้สารบัญ Google เอกสารก็สามารถตอบสนองความต้องการของคุณได้ นอกจากนี้ยังใช้งานง่ายและรวดเร็วในเอกสารใดๆ ที่คุณสร้าง
