วิธีใช้ Google Docs: คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้น

หากคุณยังไม่เคยใช้ Google Docs คุณพลาดโอกาสใช้โปรเซสเซอร์คำบนคลาวด์ที่มีฟีเจอร์ครบครันและสะดวกที่สุด

Google Docs ให้คุณแก้ไขเอกสารได้เหมือน Microsoft Word ผ่านเบราว์เซอร์ทั้งออนไลน์และออฟไลน์ รวมถึงอุปกรณ์มือถือด้วยแอป Google Docs

การเข้าสู่ระบบ Google Docs

เมื่อเข้าไปที่หน้า Google Docs ครั้งแรก หากยังไม่ได้ล็อกอิน คุณจะต้องเลือกบัญชี Google ที่ต้องการใช้

หากไม่เห็นบัญชี ให้เลือก Use another account หรือสมัครบัญชีใหม่หากยังไม่มี

หลังล็อกอินแล้ว จะเห็นไอคอน Blank ด้านซ้ายบนริบบอน กดเพื่อสร้างเอกสารใหม่จากศูนย์

ริบบอนบนสุดยังมีเทมเพลตให้ใช้งาน สามารถกด Template gallery มุมขวาบนเพื่อดูทั้งหมด

จะมีเทมเพลตหลากหลาย: เรซูเม่, จดหมาย, บันทึกประชุม, นิตยสาร, เอกสารทางกฎหมาย ฯลฯ ช่วยประหยัดเวลาหากทราบว่าจะสร้างอะไรแต่ไม่รู้เริ่มอย่างไร

การจัดรูปแบบข้อความใน Google Docs

การจัดรูปแบบข้อความใน Google Docs ง่ายเท่า Word แต่ริบบอนไอคอนไม่เปลี่ยนตามเมนูที่เลือก

ในริบบอนมีตัวเลือกจัดรูปแบบดังนี้:

• ตัวหนา, ตัวเอียง, สี, ขีดเส้นใต้
• ขนาดและสไตล์ฟอนต์
• ประเภทหัวข้อ
• เครื่องมือไฮไลท์ข้อความ
• แทรกลิงก์ URL
• แทรกความคิดเห็น
• แทรกภาพ
• จัดตำแหน่งข้อความ
• ระยะห่างบรรทัด
• รายการและการจัดรูปแบบรายการ
• ตัวเลือกการเยื้อง

มีฟีเจอร์เพิ่มเติมที่ไม่เห็นในริบบอน:

วิธีทำ Strikethrough (ขีดทับข้อความ) ใน Google Docs

เมื่อต้องการขีดเส้นทับข้อความ: ไฮไลท์ข้อความ > เมนู Format > Text > Strikethrough

วิธีใช้ Superscript และ Subscript ใน Google Docs

สำหรับการเขียนเลขยกกำลัง (เช่น X²): พิมพ์ X2 แล้วไฮไลท์ตัวเลข 2 > Format > Text > Superscript

สำหรับ Subscript (ตัวห้อย): เลือก Subscript จากเมนูเดียวกัน

การจัดรูปแบบเอกสารใน Google Docs

นอกจากตัวเลือกในริบบอนแล้ว ยังมีฟีเจอร์อื่นๆ ที่ช่วยจัดรูปแบบเอกสาร

วิธีเปลี่ยนขอบกระดาษ (Margins) ใน Google Docs

ไปที่ File > Page setup ในหน้าต่าง Page setup สามารถตั้งค่าได้:

• Portrait หรือ Landscape
• สีพื้นหลังหน้า
• ขอบบน, ล่าง, ซ้าย, ขวา (นิ้ว)

กด OK เพื่อใช้การตั้งค่า

ตั้งค่า Hanging Indent (เยื้องบรรทัดแรก) ใน Google Docs

First line indent = เยื้องเฉพาะบรรทัดแรก, Hanging indent = บรรทัดแรกไม่เยื้อง แต่นี้ทำได้ยากในริบบอน

วิธีทำ:

1. เลือกย่อหน้าที่ต้องการ
2. Format > Align & indent > Indentation options
3. ในหน้าต่าง Indentation options เปลี่ยน Special indent เป็น Hanging

ค่าเริ่มต้น 0.5 นิ้ว ปรับได้ กด Apply

วิธีใส่หมายเลขหน้าใน Google Docs

Insert > Page numbers จะมี 4 ตัวเลือก:

• หมายเลขทุกหน้า มุมขวาบน
• หมายเลขทุกหน้า มุมขวาล่าง
• เริ่มหน้าที่ 2 มุมขวาบน
• เริ่มหน้าที่ 2 มุมขวาล่าง

หากไม่ชอบ กด More options เพื่อตั้งค่ารายละเอียด: ตำแหน่งใน Header/Footer, เริ่มหน้าที่เท่าไหร่

ฟีเจอร์ประโยชน์อื่นๆ ของ Google Docs

นับคำ (Word Count) ใน Google Docs

Tools > Word count แสดงหน้า, คำ, ตัวอักษร (รวม/ไม่รวมช่องว่าง) เปิด Display word count while typing จะแสดงนับคำเรียลไทม์มุมซ้ายล่าง

ดาวน์โหลด Google Docs

File > Download เลือกฟอร์แมต: Word, PDF, Plain text, HTML ฯลฯ

ค้นหาและแทนที่ (Find and Replace) ใน Google Docs

Edit > Find and replace สามารถค้นหา case-sensitive, แทนที่ทีละรายการหรือ Replace all

สารบัญ (Table of Contents) ใน Google Docs

วางเคอร์เซอร์ต้นเอกสาร > Insert > Table of contents เลือกแบบหมายเลขหรือลิงก์ไปหัวข้อ

ฟีเจอร์เพิ่มเติม:

• Track Changes: File > Version history > See version history ดูแก้ไขย้อนหลัง กู้คืนได้
• Google Docs Offline: ใน Google Drive settings เปิด Offline เพื่อซิงค์บนเครื่อง ทำงานออฟไลน์ได้
• Google Docs App: ติดตั้งแอปมือถือ Android หรือ iOS เพื่อแก้ไขบนโทรศัพท์