วิธีใช้ Google Docs:คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้น

หากคุณไม่เคยใช้ Google Docs มาก่อน คุณจะพลาดหนึ่งในโปรแกรมประมวลผลคำบนระบบคลาวด์ที่สะดวกและครบครันที่สุดที่คุณต้องการ

Google เอกสารทำให้คุณสามารถแก้ไขเอกสารได้เหมือนกับที่คุณทำใน Microsoft Word โดยใช้เบราว์เซอร์ของคุณในขณะออนไลน์หรือออฟไลน์ ตลอดจนบนอุปกรณ์มือถือของคุณโดยใช้แอปมือถือ Google เอกสาร

มีคุณสมบัติที่มีประโยชน์มากมายให้เรียนรู้ ดังนั้น หากคุณสนใจที่จะเรียนรู้วิธีใช้ Google เอกสาร เราจะครอบคลุมทั้งเคล็ดลับพื้นฐานและคุณลักษณะขั้นสูงบางอย่างที่คุณอาจไม่ทราบ

การเข้าสู่ระบบ Google เอกสาร

เมื่อคุณไปที่หน้า Google เอกสารเป็นครั้งแรก หากคุณยังไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google คุณจะต้องเลือกบัญชี Google ที่จะใช้

หากคุณไม่เห็นบัญชีที่จะใช้ ให้เลือกใช้บัญชีอื่น . หากคุณยังไม่มีบัญชี Google ให้ลงชื่อสมัครใช้

เมื่อลงชื่อเข้าใช้แล้ว คุณจะเห็นไอคอนว่างที่ด้านซ้ายของริบบิ้นด้านบน เลือกตัวเลือกนี้เพื่อเริ่มต้นสร้างเอกสารใหม่ตั้งแต่ต้น

โปรดทราบว่าริบบิ้นด้านบนยังมีเทมเพลต Google เอกสารที่มีประโยชน์ที่คุณสามารถใช้ได้ คุณจึงไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด หากต้องการดูแกลเลอรีเทมเพลตทั้งหมด ให้เลือกแกลเลอรีเทมเพลต ที่มุมขวาบนของริบบิ้นนี้

ซึ่งจะนำคุณไปยังไลบรารีทั้งหมดของเทมเพลต Google เอกสารที่คุณสามารถใช้ได้ ซึ่งรวมถึงประวัติย่อ จดหมาย บันทึกการประชุม จดหมายข่าว เอกสารทางกฎหมาย และอื่นๆ

ถ้าคุณเลือกเทมเพลตใดเทมเพลตหนึ่ง จะเป็นการเปิดเอกสารใหม่ให้คุณโดยใช้เทมเพลตนั้น ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาได้มากหากคุณรู้ว่าต้องการสร้างอะไรแต่ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นอย่างไร

การจัดรูปแบบข้อความใน Google เอกสาร

การจัดรูปแบบข้อความใน Google Docs นั้นง่ายเหมือนใน Microsoft Word ต่างจาก Word ตรงที่ไอคอนริบบอนที่ด้านบนไม่เปลี่ยนแปลงขึ้นอยู่กับเมนูที่คุณเลือก

ใน Ribbon คุณจะเห็นตัวเลือกในการดำเนินการตามตัวเลือกการจัดรูปแบบต่อไปนี้ทั้งหมด:

• ตัวหนา ตัวเอียง สี และขีดเส้นใต้
• ขนาดตัวอักษรและรูปแบบ
• ประเภทส่วนหัว
• เครื่องมือเน้นข้อความ
• แทรกลิงก์ URL
• ใส่ความคิดเห็น
• แทรกรูปภาพ
• การจัดตำแหน่งข้อความ
• ระยะห่างบรรทัด
• รายการและการจัดรูปแบบรายการ
• ตัวเลือกการเยื้อง

มีตัวเลือกการจัดรูปแบบที่เป็นประโยชน์บางอย่างที่ไม่ปรากฏให้เห็นเพียงแค่เหลือบมองที่ริบบิ้น

วิธีขีดทับใน Google เอกสาร

จะมีบางครั้งที่คุณต้องการวาดเส้นข้ามข้อความ ซึ่งอาจเกิดจากหลายสาเหตุ อย่างไรก็ตาม คุณจะสังเกตเห็นว่าการขีดทับไม่ใช่ตัวเลือกใน Ribbon

หากต้องการขีดฆ่าใน Google เอกสาร ให้เน้นข้อความที่คุณต้องการขีดทับ จากนั้นเลือก รูปแบบ เมนู เลือก ข้อความ และเลือก ขีดทับ .

ตอนนี้ คุณจะสังเกตเห็นว่าข้อความที่คุณไฮไลต์มีเส้นลากผ่าน

วิธีใช้ตัวยกและตัวห้อยใน Google เอกสาร

คุณอาจสังเกตเห็นว่าในเมนูเดียวกันด้านบนนี้ มีตัวเลือกในการจัดรูปแบบข้อความเป็นตัวยกหรือตัวห้อย

การใช้คุณสมบัติทั้งสองนี้ใช้ขั้นตอนพิเศษเพียงขั้นตอนเดียว ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการเขียนเลขชี้กำลัง เช่น X ยกกำลัง 2 ในเอกสาร คุณจะต้องพิมพ์ X2 แล้วไฮไลท์ 2 อันดับแรกก่อน คุณจึงจัดรูปแบบได้

ตอนนี้เลือก รูปแบบ เมนู เลือก ข้อความ จากนั้นเลือก ตัวยก .

คุณจะเห็นว่าตอนนี้ “2” ถูกจัดรูปแบบเป็นเลขชี้กำลัง (ตัวยก)

หากคุณต้องการให้ 2 ถูกจัดรูปแบบที่ด้านล่าง (ตัวห้อย) คุณจะต้องเลือก ตัวห้อย จาก รูปแบบ> ข้อความ เมนู

ใช้งานง่าย แต่ต้องมีการคลิกเพิ่มเติมในเมนูจึงจะสำเร็จ

การจัดรูปแบบเอกสารใน Google เอกสาร

นอกจากตัวเลือกแถบริบบอนเพื่อเยื้องหรือจัดแนวบล็อกข้อความทางซ้าย/ขวาและปรับระยะห่างบรรทัดแล้ว ยังมีฟีเจอร์ที่มีประโยชน์อื่นๆ อีกสองสามรายการที่จะช่วยคุณจัดรูปแบบเอกสารใน Google เอกสาร

วิธีเปลี่ยนระยะขอบใน Google เอกสาร

อย่างแรก ถ้าคุณไม่ชอบระยะขอบในเทมเพลตที่คุณเลือกล่ะ การเปลี่ยนระยะขอบในเอกสารโดยใช้ Google เอกสารทำได้ง่าย

ในการเข้าถึงการตั้งค่าระยะขอบของหน้า ให้เลือก ไฟล์ และ การตั้งค่าหน้า .

ในหน้าต่างการตั้งค่าหน้า คุณสามารถเปลี่ยนตัวเลือกการจัดรูปแบบต่อไปนี้สำหรับเอกสารของคุณได้

• ตั้งค่าเอกสารเป็นแนวตั้งหรือแนวนอน
• กำหนดสีพื้นหลังให้กับเพจ
• ปรับระยะขอบด้านบน ด้านล่าง ซ้าย หรือขวาเป็นนิ้ว

เลือก ตกลง เมื่อเสร็จแล้วการจัดรูปแบบหน้าจะมีผลทันที

ตั้งค่าการเยื้องลอยใน Google เอกสาร

ตัวเลือกการจัดรูปแบบย่อหน้าเดียวที่ผู้คนมักประสบปัญหาใน Google เอกสารคือบรรทัดแรกหรือเยื้องที่ค้างอยู่ เยื้องบรรทัดแรกคือเฉพาะบรรทัดแรกของย่อหน้าเท่านั้น เยื้องห้อยเป็นที่บรรทัดแรกเพียงบรรทัดเดียว ไม่ เยื้อง.

สาเหตุที่ทำได้ยากเพราะหากคุณเลือกบรรทัดแรกหรือทั้งย่อหน้าและใช้ไอคอนเยื้องใน Ribbon ระบบจะเยื้องทั้งย่อหน้า

ในการรับบรรทัดแรกหรือเยื้องลอยใน Google เอกสาร:

1. เลือกย่อหน้าที่คุณต้องการให้เยื้องลอย
2. เลือก รูปแบบ เมนู เลือก จัดแนวและเยื้อง และเลือก ตัวเลือกการเยื้อง .
3. ในหน้าต่างตัวเลือกการเยื้อง ให้เปลี่ยน เยื้องพิเศษ เพื่อ ห้อย .

การตั้งค่าเริ่มต้นที่ 0.5 นิ้ว ปรับค่านี้หากต้องการ แล้วเลือกใช้ . การดำเนินการนี้จะนำการตั้งค่าของคุณไปใช้กับย่อหน้าที่เลือก

ตัวอย่างด้านล่างคือการเยื้องแบบห้อย

วิธีใส่หมายเลขหน้าใน Google เอกสาร

คุณลักษณะการจัดรูปแบบสุดท้ายที่เข้าใจหรือใช้งานไม่ง่ายเสมอไปคือการกำหนดหมายเลขหน้า เป็นคุณลักษณะอื่นของ Google เอกสารที่ซ่อนอยู่ในระบบเมนู

ในการกำหนดหมายเลขหน้า Google เอกสารของคุณ (และการกำหนดหมายเลขรูปแบบ) ให้เลือก แทรก เมนู แล้วเลือก หมายเลขหน้า . ซึ่งจะแสดงหน้าต่างป๊อปอัปขนาดเล็กพร้อมตัวเลือกง่ายๆ สำหรับการจัดรูปแบบหมายเลขหน้าของคุณ

สี่ตัวเลือกที่นี่คือ:

• มีเลขหน้าขวาบนทุกหน้า
• เลขหน้าขวาล่างทุกหน้า
• หมายเลขด้านขวาบนเริ่มต้นที่หน้าที่ 2
• หมายเลขด้านขวาล่างเริ่มต้นที่หน้าที่ 2

หากคุณไม่ชอบตัวเลือกใดๆ เหล่านี้ ให้เลือกตัวเลือกเพิ่มเติม .

หน้าต่างถัดไปจะให้คุณวางตำแหน่งตรงตำแหน่งที่คุณต้องการให้เลขหน้าไป

• ในส่วนหัวหรือส่วนท้าย
• จะเริ่มนับที่หน้าแรกหรือไม่
• เริ่มกำหนดเลขหน้าใด

เลือก สมัคร เมื่อคุณใช้การเลือกหมายเลขหน้าเสร็จแล้ว

คุณลักษณะอื่นๆ ที่เป็นประโยชน์ของ Google เอกสาร

มีฟีเจอร์สำคัญอื่นๆ ของ Google เอกสารที่คุณควรรู้หากคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้งาน สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณใช้งาน Google เอกสารได้มากขึ้น

จำนวนคำบน Google เอกสาร

อยากรู้ว่าคุณเขียนคำไปแล้วกี่คำ? เพียงเลือก เครื่องมือ แล้วเลือกจำนวนคำ . ซึ่งจะแสดงจำนวนหน้าทั้งหมด จำนวนคำ จำนวนอักขระ และจำนวนอักขระโดยไม่มีการเว้นวรรค

หากคุณเปิดใช้งานแสดงจำนวนคำขณะพิมพ์ และเลือก ตกลง คุณจะเห็นจำนวนคำทั้งหมดสำหรับเอกสารของคุณที่อัปเดตแบบเรียลไทม์ที่มุมล่างซ้ายของหน้าจอ

ดาวน์โหลด Google เอกสาร

คุณสามารถดาวน์โหลดเอกสารของคุณได้หลากหลายรูปแบบ เลือก ไฟล์ และ ดาวน์โหลด เพื่อดูรูปแบบทั้งหมด

คุณสามารถเลือกรายการใดก็ได้เพื่อรับสำเนาเอกสารของคุณเป็นเอกสาร Word, เอกสาร PDF, ข้อความธรรมดา, HTML และอื่นๆ

ค้นหาและแทนที่ใน Google เอกสาร

ค้นหาและแทนที่คำหรือวลีในเอกสารของคุณด้วยคำหรือวลีใหม่อย่างรวดเร็วโดยใช้คุณลักษณะค้นหาและแทนที่ของ Google เอกสาร

ในการใช้ค้นหาและแทนที่ใน Google เอกสาร ให้เลือก แก้ไข เมนูและเลือก ค้นหาและแทนที่ . ซึ่งจะเป็นการเปิดหน้าต่างค้นหาและแทนที่

คุณทำให้การค้นหามีความละเอียดอ่อนได้โดยเปิดใช้ ตัวพิมพ์ตรงกัน . เลือก ถัดไป เพื่อค้นหาคำค้นหาถัดไปของคุณ แล้วเลือก แทนที่ เพื่อเปิดใช้งานการแทนที่

หากคุณมั่นใจว่าจะไม่ทำผิดพลาด คุณสามารถเลือกแทนที่ทั้งหมด เพื่อทำการเปลี่ยนทั้งหมดพร้อมกัน

สารบัญ Google เอกสาร

ถ้าคุณได้สร้างเอกสารขนาดใหญ่ที่มีหลายหน้าและหลายส่วน การใส่สารบัญไว้ที่ด้านบนสุดของเอกสารอาจเป็นประโยชน์

ในการดำเนินการนี้ ให้วางเคอร์เซอร์ไว้ที่ด้านบนสุดของเอกสาร เลือก แทรก เมนู และเลือก สารบัญ .

คุณสามารถเลือกจากสองรูปแบบ สารบัญที่มีหมายเลขมาตรฐาน หรือชุดลิงก์ไปยังส่วนหัวแต่ละส่วนในเอกสารของคุณ

คุณลักษณะอื่นๆ สองสามอย่างใน Google เอกสารที่คุณอาจต้องการตรวจสอบ ได้แก่:

• ติดตามการเปลี่ยนแปลง :เลือก ไฟล์ ให้เลือก ประวัติเวอร์ชัน และเลือก ดูประวัติเวอร์ชัน . นี่จะแสดงการแก้ไขที่ผ่านมาทั้งหมดของเอกสารของคุณรวมถึงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด กู้คืนเวอร์ชันที่ผ่านมาเพียงแค่เลือกเวอร์ชันเหล่านั้น
• Google เอกสารออฟไลน์ :ใน การตั้งค่า Google ไดรฟ์ , เปิดใช้งาน ออฟไลน์ เพื่อให้เอกสารที่คุณทำงานอยู่จะซิงค์กับเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ แม้ว่าคุณจะสูญเสียการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต คุณก็ใช้งานได้และจะซิงค์ในครั้งต่อไปที่คุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
• แอป Google เอกสาร :ต้องการแก้ไขเอกสาร Google Docs บนโทรศัพท์ของคุณหรือไม่ ติดตั้งแอปมือถือ Google เอกสารสำหรับ Android หรือ iOS