7 เคล็ดลับที่ต้องทำของ Microsoft เพื่อช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น

เราทุกคนต่างมีงานยุ่ง ซึ่งหมายความว่าพวกเราส่วนใหญ่กำลังมองหาการยกระดับประเภทใด ๆ ที่เราสามารถหาได้เพื่อใช้เวลาของเราอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและทำงานให้เสร็จมากขึ้น แม้ว่าจะมีแอพเพิ่มประสิทธิภาพมากมาย แต่ Microsoft To-Do เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้ที่กำลังมองหาแอพฟรีที่ใช้งานง่าย หากคุณใช้ Microsoft To-Do คุณสามารถใช้เคล็ดลับ 7 ข้อนี้เพื่อทำงานให้เสร็จได้มากขึ้น

1. กำหนดวันครบกำหนด

แม้ว่าคุณสามารถเพิ่มงานลงในรายการที่ต้องทำของ Microsoft โดยไม่ต้องมีข้อกำหนดอื่น ๆ มักจะเป็นประโยชน์ที่จะรวมวันครบกำหนดเพื่อให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของรายการโดยขึ้นอยู่กับเวลาที่คุณต้องทำให้เสร็จ โชคดีที่คุณสามารถเพิ่มวันที่ครบกำหนดให้กับงานต่างๆ ได้ง่าย ทั้งเมื่อคุณสร้างหรือแก้ไขงานหลังจากที่คุณเพิ่มลงในรายการ

เมื่อเพิ่มงานใหม่ คุณสามารถเพิ่มวันที่ครบกำหนดได้โดยการกด "กำหนดวันครบกำหนด" ที่ด้านล่างซ้าย คุณยังสามารถทำให้งานเกิดซ้ำเพื่อทำซ้ำได้บ่อยเท่าที่คุณต้องการหรือตั้งเตือนความจำหากจำเป็น

หากต้องการเพิ่มวันครบกำหนดหรือแก้ไขงานที่สร้างไว้แล้ว ให้คลิกที่งาน จากนั้นแตะ "เพิ่มวันที่ครบกำหนด" เพื่อเลือกวันที่ หากงานมีวันครบกำหนดอยู่แล้ว คุณสามารถแตะเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงได้

2. ใช้วันของฉันเพื่อวางแผนล่วงหน้า

แอป Microsoft To-Do มีรายการเฉพาะที่ระบุว่า "วันของฉัน" รายการนี้สามารถช่วยคุณจัดระเบียบงานจากรายการใดๆ ของคุณในที่เดียว นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มงานแบบครั้งเดียวในรายการนี้โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลจากที่อื่น สำหรับคนที่เล่นปาหี่รายการสิ่งที่ต้องทำหลายรายการในแอป Microsoft To Do My Day สามารถช่วยคุณจัดการเวลาได้อย่างชาญฉลาด เพื่อไม่ให้งานใดหลุดลอยไป

หากต้องการเพิ่มรายการใหม่ลงใน My Day ให้คลิกที่เครื่องหมายบวก (+) ที่ด้านล่างขวาของหน้าจอ จากที่นั่น ให้เพิ่มงานเหมือนกับที่คุณทำในรายการอื่นๆ แล้วกดเครื่องหมายถูกเพื่อบันทึก หากคุณไม่ได้มอบหมายงานนี้ให้กับรายการที่มีอยู่ แอปจะบันทึกลงในรายการ "งาน" โดยอัตโนมัติ นอกเหนือจากรายการวันของฉัน

คุณยังสามารถเพิ่มรายการจากรายการงานอื่นๆ ของคุณไปยัง My Day ได้โดยกดปุ่ม "Suggestions" ที่กึ่งกลางด้านล่างของหน้าจอ หากรายการที่คุณต้องการเพิ่มในวันของฉันไม่ปรากฏภายใต้ "แนะนำ" คุณสามารถไปที่รายการที่คุณบันทึกรายการนั้น เปิดงาน และเลือก "เพิ่มไปยังวันของฉัน" จากตัวเลือกที่แสดงด้านล่าง ชื่องาน

หากคุณใช้ My Day อย่าลืมว่ารายการจะรีเซ็ตเวลาเที่ยงคืนทุกวัน ดังนั้นงานใดๆ ที่คุณไม่ทำสำเร็จในวันนั้นจะไม่รวมอยู่ในรายการ อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้จะปรากฏในส่วน "คำแนะนำ" เพื่อให้คุณสามารถเพิ่มกลับเข้าไปในรายการของคุณได้

3. ปรับแต่งรายการ

บางครั้งก็ยากที่จะแยกแยะว่ารายการสิ่งที่ต้องทำใดเป็นรายการใดเมื่อคุณเหลือบมองอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม Microsoft To-Do มีตัวเลือกการปรับแต่งรายการที่ยอดเยี่ยมเพื่อช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหานั้นได้

ก่อนอื่น คุณสามารถตั้งชื่อรายการงานแต่ละรายการอะไรก็ได้ที่คุณต้องการ และสามารถรวมอีโมจิไว้ในชื่อได้ สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณถอดรหัสรายการงานของคุณได้อย่างง่ายดาย เช่น รายการงานบ้านหรือรายการซื้อของชำ คุณเพิ่มอีโมจิลงในรายการได้ 2 ตำแหน่ง ได้แก่ แทนที่ไอคอนรายการตรวจสอบเริ่มต้นหรือภายในชื่อรายการ

หากต้องการเพิ่มไอคอนลงในไอคอนรายการตรวจสอบ ให้เปิดเมนูเพื่อเปลี่ยนชื่อรายการ จากนั้นคลิกปุ่มอีโมจิ (ใบหน้าที่มีเครื่องหมายบวก) เพื่อเลือกอีโมจิสำหรับรายการ หากต้องการเพิ่มอีโมจิลงในชื่อของคุณ ให้เปิดอีโมจิจากแป้นพิมพ์ของสมาร์ทโฟนแล้วพิมพ์ตามตัวอักษร

นอกจากการใช้อีโมจิแล้ว คุณยังสามารถปรับแต่งธีมของรายการงานแต่ละรายการเพื่อช่วยให้โดดเด่นได้ คุณสามารถปรับแต่งสีของรายการด้วยหนึ่งใน 14 ตัวเลือกสีที่ Microsoft มีให้หรือเลือกธีมภาพถ่าย (แต่จากตัวเลือกที่ Microsoft มีให้เท่านั้น)

4. สร้างงานย่อยเพื่อติดตาม

แม้ว่างานบางอย่างในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณอาจเป็นเรื่องง่าย แต่งานอื่นๆ อาจเกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอน จากการศึกษาพบว่าการแบ่งงานขนาดใหญ่ออกเป็นขั้นตอนเล็กๆ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้จริง โชคดีที่ Microsoft To-Do ทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นด้วยงานย่อยหรือขั้นตอน

เมื่อคุณสร้างงานแล้ว ให้คลิกที่งานเพื่อแก้ไข จากเมนูนี้ คุณมีตัวเลือกใน "เพิ่มขั้นตอน" ซึ่งจะสร้างงานย่อยภายในงาน คุณสามารถเพิ่มขั้นตอนได้มากเท่าที่ต้องการ ทำเครื่องหมายแต่ละขั้นตอนเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว และติดตามความคืบหน้าด้วยตัวนับการวิ่งว่ามีกี่ขั้นตอนเทียบกับจำนวนที่คุณทำสำเร็จ

การสร้างงานย่อยสามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าจะไม่พลาดขั้นตอนใดๆ ภายในกระบวนการเมื่อทำงานที่ซับซ้อนมากขึ้นให้เสร็จสิ้น อย่างไรก็ตาม แม้ว่าคุณจะตรวจสอบขั้นตอนทั้งหมดในงานแล้วก็ตาม Microsoft To-Do จะไม่ตรวจสอบงานหลักโดยอัตโนมัติ ดังนั้น คุณยังต้องตรวจสอบงานทั้งหมดจากรายการที่ต้องทำเมื่อทำตามขั้นตอนทั้งหมดแล้ว เสร็จเรียบร้อย

5. ใช้แท็ก (#Tags) เพื่อจัดเรียงงาน

บางครั้งงานจากรายการต่างๆ จำเป็นต้องมีสมาธิ รายการ หรือสถานที่เดียวกัน ในกรณีเหล่านี้ อาจเป็นการเหมาะสมสำหรับคุณที่จะทำพร้อมกัน แต่อาจเป็นเรื่องยากที่จะตระหนักว่า หากคุณไม่สามารถดูรายการงานทั้งหมดพร้อมกันได้ อย่างไรก็ตาม ที่จริงแล้ว Microsoft To-Do ทำให้สิ่งนี้ค่อนข้างง่ายผ่านการใช้แฮชแท็ก

คุณสามารถเพิ่มแท็กได้เมื่อคุณสร้างงานครั้งแรกหรือโดยการแก้ไขงานหลังจากสร้างงานแล้ว นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มแท็กลงในส่วนใดก็ได้ของงาน เช่น ชื่อเรื่อง บันทึกย่อ หรือแม้แต่งานย่อยภายในงานหลัก ไม่ว่าคุณจะเพิ่มแท็กที่ใด คุณจะยังคงเห็นงานเมื่อคุณค้นหาแท็กโดยใช้การค้นหาที่ด้านบนขวาของหน้าหลักของแอป

6. แบ่งปันรายการสิ่งที่ต้องทำของ Microsoft

ไม่ว่าคุณจะทำงานกับทีมงานทั้งหมดหรือมีรายการซื้อของสำหรับครัวเรือนของคุณ มีบางครั้งที่คุณจำเป็นต้องแชร์รายการใน Microsoft To-Do กับคนอื่น โชคดีที่ทำได้ค่อนข้างง่ายผ่านข้อความหรืออีเมล

หากต้องการแบ่งปันรายการของคุณกับผู้อื่น เพียงคลิกไอคอน "แบ่งปัน" ที่ด้านบนขวาของรายการ จากที่นั่น คุณจะมีตัวเลือกในการส่งคำเชิญถึงใครก็ได้ทางอีเมล ข้อความ หรือแม้แต่แอปพลิเคชันโซเชียลมีเดียหรือแอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที เช่น Slack

เมื่อคุณแชร์รายการกับผู้อื่น พวกเขาจะสามารถเพิ่มงานได้ด้วยตนเอง หรือคุณสามารถมอบหมายงานให้กับบุคคลที่สามารถเข้าถึงรายการได้ คุณยังสามารถเพิกถอนการเข้าถึงรายการเมื่อใดก็ได้ภายในการตั้งค่า “จัดการการเข้าถึง”

7. ตั้งโปรแกรมทางลัด Microsoft To-Do Siri (สำหรับผู้ใช้ iPhone)

หากคุณมีเวลาน้อยและใช้ iPhone คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้มากยิ่งขึ้นด้วยการเพิ่มคำสั่งลัด Siri สำหรับ Microsoft To-Do หากต้องการเพิ่มคำสั่งลัด Siri ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. จากการตั้งค่าสิ่งที่ต้องทำ ให้เลือก "ทางลัด Siri"
2. แตะที่ไอคอนเครื่องหมายบวก (+) ข้างรายการที่คุณต้องการเพิ่มทางลัดให้ (เช่น เพิ่มงานหรือเปิดรายการ)
3. เลือกวลีที่คุณต้องการใช้กับ Siri เพื่อทำงาน จากนั้นภายใต้ "สิ่งที่ต้องทำ" ให้เลือกรายการที่คุณต้องการให้เพิ่มรายการนั้น และตั้งค่าขั้นตอนเพิ่มเติมด้วย "แสดงเพิ่มเติม" ปุ่ม.
4. เมื่อคุณเลือกการตั้งค่าทั้งหมดที่ต้องการเสร็จแล้ว ให้คลิก "ย้อนกลับ -> เพิ่มไปที่ Siri"

คำถามที่พบบ่อย

1. Microsoft To-Do จะช่วยให้ฉันทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร

Microsoft To-Do เป็นแอปจัดการงานง่ายๆ ที่มีฟีเจอร์มากมายให้ใช้งานฟรี ด้วย To-Do คุณสามารถสร้างรายการงาน เพิ่มงานย่อย แชร์รายการและทำงานร่วมกับผู้อื่น และรวมรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณเข้ากับปฏิทิน Outlook หรือแอปพลิเคชันอื่นๆ

2. แอปใดบ้างที่สามารถทำงานร่วมกับ Microsoft To-Do ได้

เช่นเดียวกับแอปพลิเคชันอื่นๆ ของ Microsoft Microsoft To-Do สามารถทำงานร่วมกับทุกอย่างในตระกูล Office 365 ได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม การผสานรวมกับแอปส่วนใหญ่นอกกลุ่มผลิตภัณฑ์ Microsoft ต้องใช้แอประบบอัตโนมัติของบริษัทอื่น เช่น Zapier

3. ข้อจำกัดของ Microsoft To-Do คืออะไร

แม้ว่า Microsoft To-Do จะมีคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมมากมาย แต่ก็มีข้อจำกัดบางประการ ตัวอย่างเช่น To-Do ไม่ได้มีการผสานรวมกับแอปของบุคคลที่สามมากนัก นอกจากนี้ คุณไม่สามารถเพิ่มบันทึกหรือวันที่ครบกำหนดในงานย่อยได้ เฉพาะงานหลักเท่านั้น ยังไม่มีวิธีเข้าถึงรายงานเกี่ยวกับผลงานของคุณ ซึ่งบางคนเห็นว่ามีประโยชน์