เราทุกคนยุ่งเหยิง ซึ่งหมายความว่าส่วนใหญ่ของเรากำลังมองหาวิธีใดๆ ที่จะช่วยใช้เวลาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและทำงานให้เสร็จมากขึ้น แม้จะมีแอปเพิ่มประสิทธิภาพมากมาย แต่ Microsoft To-Do เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้ที่ต้องการแอปฟรีและใช้งานง่าย หากคุณใช้ Microsoft To-Do ลองนำ 7 เทคนิคนี้ไปใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
1. กำหนดวันครบกำหนด (Due Dates)
แม้คุณจะเพิ่มงานเข้าในรายการ Microsoft To-Do โดยไม่มีเงื่อนไขเพิ่มเติมได้ แต่การใส่วันครบกำหนดจะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานตามเวลาที่ต้องเสร็จสิ้นได้ สบายใจได้ว่า การเพิ่มวันครบกำหนดให้กับงานใดๆ ทั้งตอนสร้างใหม่หรือแก้ไขภายหลัง ทำได้ง่ายมาก
ขณะเพิ่มงานใหม่ คุณสามารถตั้งวันครบกำหนดได้โดยกด "Set Due Date" (ตั้งค่าวันครบกำหนด) ที่มุมซ้ายล่าง นอกจากนี้ยังสามารถตั้งให้งานทำซ้ำได้ตามความถี่ที่ต้องการ หรือเพิ่มการแจ้งเตือนได้อีกด้วย
สำหรับงานที่สร้างไว้แล้ว ให้คลิกที่งานนั้น แล้วกด "Add Due Date" (เพิ่มวันครบกำหนด) เพื่อเลือกวันที่ หากงานมีวันครบกำหนดอยู่แล้ว สามารถกดที่วันที่เพื่อแก้ไขได้
2. ใช้ "My Day" วางแผนล่วงหน้า
แอป Microsoft To-Do มีรายการพิเศษชื่อ "My Day" รายการนี้ช่วยจัดระเบียบงานจากทุกรายการไว้ในที่เดียว รวมถึงเพิ่มงานเฉพาะครั้งได้โดยไม่ต้องใส่ในรายการอื่น สำหรับผู้ที่จัดการหลาย To-Do List พร้อมกัน My Day จะช่วยบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ให้งานใดหลุดลืม
การเพิ่มงานใหม่ใน My Day ทำได้ง่ายๆ โดยกดเครื่องหมายบวก (+) ที่มุมขวาล่าง จากนั้นเพิ่มงานเหมือนปกติและกดเครื่องหมายถูกเพื่อบันทึก หากไม่ได้กำหนดรายการปลายทาง แอปจะบันทึกรายการนี้ไว้ในรายการ "Tasks" พร้อมกับ My Day อัตโนมัติ
คุณยังสามารถย้ายงานจากรายการอื่นเข้ามาใน My Day ได้โดยกดปุ่ม "Suggestions" (คำแนะนำ) ที่กึ่งกลางล่าง หากงานที่ต้องการไม่ปรากฏใน Suggestions ให้ไปที่รายการที่เก็บงานไว้ เปิดงานนั้น และเลือก "Add to My Day" จากตัวเลือกด้านใต้ชื่องาน
หมายเหตุ: My Day จะรีเซ็ตทุกวันเวลาเที่ยงคืน งานที่ยังไม่เสร็จจะหลุดออกจากรายการ แต่จะปรากฏในส่วน "Suggestions" ให้คุณนำกลับมาใส่ใหม่ได้
3. ปรับแต่งรายการให้เป็นเอกลักษณ์
บางครั้งยากที่จะแยกแยะรายการ To-Do ต่างๆ ได้ด้วยการส่องดูเพียงครั้งเดียว แต่ Microsoft To-Do มีตัวเลือกปรับแต่งรายการที่ช่วยแก้ปัญหานี้ได้ดี
'avant tudo, คุณสามารถตั้งชื่อรายการงานอะไรก็ได้ รวมถึงใส่ Emoji ในชื่อรายการด้วย ช่วยให้แยกแยะรายการงาน แยกจากรายการงานบ้าน หรือรายการช็อปปิ้งได้ง่ายขึ้น สามารถเพิ่ม Emoji ได้ 2 ที่ คือ แทนไอ콘รายการเริ่มต้น หรือใส่ในชื่อรายการ
เพื่อเพิ่ม Emoji แทนไอคอน ให้เปิดเมนูเปลี่ยนชื่อรายการ แล้วกดปุ่ม Emoji (ใบหน้ามีเครื่องหมายบวก) เพื่อเลือก Emoji สำหรับรายการนั้น ส่วนการใส่ Emoji ในชื่อ ให้เปิดแป้นพิมพ์ Emoji บนโทรศัพท์และพิมพ์เข้าไปเหมือนตัวอักษรทั่วไป
นอกจาก Emoji แล้ว ยังสามารถปรับธีมสีของแต่ละรายการได้อีกด้วย มีตัวเลือกสี 14 สี หรือเลือกธีมรูปภาพ (เฉพาะที่ Microsoft จัดเตรียมไว้) เพื่อให้แต่ละรายการโดดเด่นและจดจำง่าย
4. สร้างงานย่อย (Subtasks) เพื่อติดตามความคืบหน้า
งานบางอย่างใน To-Do List อาจง่าย แต่บางอย่างซับซ้อนและมีหลายขั้นตอน การแบ่งงานใหญ่เป็นขั้นตอนเล็กๆ ได้พิสูจน์แล้วว่าช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ Microsoft To-Do ทำให้กระบวนการนี้ง่ายด้วยฟีเจอร์ Subtasks หรือ Steps
หลังสร้างงานแล้ว ให้คลิกที่งานเพื่อแก้ไข ในเมนูจะมีตัวเลือก "add step" (เพิ่มขั้นตอน) ซึ่งจะสร้างงานย่อยภายในงานหลัก คุณสามารถเพิ่มขั้นตอนได้ไม่จำกัด จิ้มถูกแต่ละขั้นตอนเมื่อเสร็จ และติดตามความคืบหน้าจากตัวนับที่แสดงจำนวนขั้นตอนทั้งหมดเทียบกับที่ทำเสร็จแล้ว
Subtasks ช่วยให้คุณไม่พลาดขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งเมื่อทำงานซับซ้อน อย่างไรก็ตาม แม้จะติ๊กครบทุกขั้นตอน Microsoft To-Do จะไม่ติ๊กงานหลักให้อัตโนมัติ คุณต้องติ๊กงานหลักเองเมื่อขั้นตอนย่อยเสร็จทุกขั้น
5. ใช้แท็ก (#Tags) จัดกลุ่มงาน
บางครั้งงานจากรายการต่างๆ ต้องใช้ความสนใจ สิ่งของ หรือสถานที่เดียวกัน การทำพร้อมกันจึงเหมาะสม แต่ยากที่จะรู้ได้หากดูรายการแยกกัน Microsoft To-Do แก้ปัญหานี้ด้วย Hashtags ได้อย่างง่ายดาย
คุณสามารถเพิ่มแท็กตอนสร้างงานใหม่ หรือแก้ไขภายหลังได้ วางแท็กได้ทุกส่วนของงาน เช่น ชื่องาน บันทึก หรือแม้แต่ Subtasks ไม่ว่าจะวางไว้ที่ไหน การค้นหาแท็กจากช่องค้นหามุมขวาบนของหน้าหลักจะแสดงงานที่มีแท็กนั้นทั้งหมด
6. แชร์รายการ To-Do ให้ผู้อื่น
ไม่ว่าจะทำงานทีม หรือมีรายการซื้อของครัวเรือนร่วมกัน จะมีช่วงที่ต้องแชร์รายการ Microsoft To-Do ให้คนอื่น ทำได้ง่ายผ่านข้อความหรืออีเมล
เพื่อแชร์รายการ ให้กดไอคอน "Share" (แชร์) ที่มุมขวาบนของรายการ จะมีตัวเลือกส่งคำเชิญทางอีเมล ข้อความ หรือแอปโซเชียลมีเดียและแชท เช่น Slack ได้เลย
หลังแชร์แล้ว ผู้รับจะสามารถเพิ่มงานได้ด้วยตัวเอง หรือคุณสามารถมอบหมายงานให้บุคคลที่เข้าถึงรายการได้ ยกเลิกสิทธิ์การเข้าถึงได้ทุกเมื่อในตั้งค่า "Manage Access" (จัดการสิทธิ์)
7. ตั้งค่า Siri Shortcut สำหรับ Microsoft To-Do (สำหรับผู้ใช้ iPhone)
หากคุณวับเวลาและใช้ iPhone สามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้มากขึ้นด้วย Siri Shortcut ของ Microsoft To-Do วิธีตั้งค่ามีดังนี้:
- จากการตั้งค่า To-Do เลือก "Siri Shortcuts"
- กดไอคอนบวก (+) ข้างรายการที่ต้องการสร้าง Shortcut (เช่น เพิ่มงาน หรือเปิดรายการ)
- เลือกวลีที่จะพูดกับ Siri เพื่อสั่งงาน แล้วในส่วน "to do" เลือกรายการที่ต้องการเพิ่มงาน และตั้งค่าเพิ่มเติมด้วยปุ่ม "Show More"
- เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว กด "Back → Add to Siri"
คำถามที่พบบ่อย
1. Microsoft To-Do ช่วยให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างไร?
Microsoft To-Do เป็นแอปจัดการงานที่เรียบง่าย มีฟีเจอร์มากมายฟรี สร้างรายการงาน เพิ่มงานย่อย แชร์รายการและทำงานร่วมกัน รวมถึงเชื่อมต่อกับปฏิทิน Outlook หรือแอปอื่นๆ ได้
2. แอปไหนบ้างที่เชื่อมต่อกับ Microsoft To-Do ได้?
เช่นเดียวกับแอป Microsoft อื่นๆ To-Do ผสานรวมกับระบบ Office 365 ได้ดี แต่การเชื่อมต่อกับแอปนอกระบบ Microsoft ส่วนใหญ่ต้องใช้แอปอัตโนมัติภายนอก เช่น Zapier
3. ข้อจำกัดของ Microsoft To-Do มีอะไรบ้าง?
แม้มีฟีเจอร์ดีๆ หลายอย่าง To-Do ก็ยังมีข้อจำกัด เช่น การเชื่อมต่อแอปภายนอกมีน้อย ไม่สามารถเพิ่มบันทึกหรือวันครบกำหนดให้ Subtasks ได้ (ทำได้เฉพาะงานหลัก) และไม่มีรายงานประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งบางคนอาจต้องการ
