แม้จะมีชุดผลิตภาพคลาวด์หลากหลาย แต่ไม่ได้ง่ายต่อการใช้งานหรือปลอดภัยเสมอไป บ่อยครั้ง แอปต่างๆ ทำงานแยกกัน และไม่ได้เข้าถึงจากแดชบอร์ดเดียวกัน ONLYOFFICE Workspace Cloud มาเปลี่ยนเรื่องนี้โดยเสนอชุดออฟฟิศออนไลน์ครบวงจร เหมาะสำหรับการทำงานร่วมทีม และแม้แต่บุคคลที่ทำงานจากบ้าน ผมได้ลองใช้ ONLYOFFICE Workspace Cloud จริงสำหรับรีวิวนี้
บทความนี้เป็นบทความสปอนเซอร์โดย ONLYOFFICE เนื้อหาและความคิดเห็นเป็นของผู้เขียนเพียงผู้เดียว ซึ่งรักษาอิสระในการบรรณาธิการแม้จะเป็นบทความสปอนเซอร์
ภาพรวม ONLYOFFICE
แม้ดูเยอะมากตอนแรก แต่ฟีเจอร์ทั้งหมดเข้าใจง่ายมาก จึงสามารถดำดิ่งเข้าถึงได้ทันที หากเคยใช้ Google Workspace หรือ Microsoft 365 อาจรู้สึกคล้ายคลึง แต่ผมพบว่า ONLYOFFICE เร็วกว่า เข้าใจง่ายกว่า และใช้งานง่ายกว่าทั่วไป
ขณะที่จะลึกลงไปในฟีเจอร์และโมดูล นี่คือภาพรวมสั้นๆ ของสิ่งที่คาดหวังจากชุดการทำงานร่วมและผลิตภาพออนไลน์นี้:
- เอดิเตอร์เอกสารร่วมกัน รวมถึงเอกสาร, สเปรดชีต และการนำเสนอ
- การจัดการและแชร์โปรเจกต์
- CRM
- อีเมล
- การส่งข้อความ
- เครื่องมือชุมชน (บล็อก, กิจกรรม, วิกิ, ฟอรัม ฯลฯ)
- ปฏิทิน
- การควบคุมความปลอดภัย
- เข้าถึงหลายแพลตฟอร์ม (Windows, Mac OS, Linux, Android, iOS)
ทุกอย่างที่ทีมต้องการทำงานร่วมกันดีอยู่ที่นี่ และเข้าถึงจากแดชบอร์ดเดียว ผมประทับใจจริงๆ ที่มันกระโดดระหว่างงานต่างๆ ได้ง่าย และทุกอย่างเชื่อมต่อกันดีมาก
แดชบอร์ดอัลติเมต
แม้จะชี้สิ่งที่ชอบได้มากมาย แต่มุมที่ชอบที่สุดคือแดชบอร์ด ทุกอย่างอยู่ที่เดียว แต่ไม่เจ็บปวด ไม่ซับซ้อน
เมื่อสร้างบัญชี คุณยังสร้างโซนย่อยของตัวเอง สามารถเชิญผู้ใช้อื่นเข้ามาในโดเมนนั้น เพื่อทุกคนทำงานในพื้นที่ส่วนตัวขององค์กร คุณจะใช้โดเมนนั้นเข้าสู่ระบบ เช่น ผมสร้าง crystalMTEtest.onlyoffice.com สำหรับรีวิว
เมื่อเข้าสู่ระบบครั้งแรก จะได้แดชบอร์ดหลัก ช่วยเริ่มต้นได้ในไม่กี่วินาที
ยังใช้ "Choose menu" เพื่อกระโดดไปแอปต่างๆ ได้เร็ว ทุกอย่างชัดเจนด้วยไอคอนใหญ่
เมื่ออยู่ในโมดูล เช่น Documents ทุกตัวเลือกของโมดูลนั้นจัดระเบียบไว้ด้านข้าง และใช้เมนูกระโดดไปโมดูลอื่นได้ตลอด
การนำทางยังคงง่ายดูแล้วไม่ว่าจะทำอะไร หากต้องการสิ่งที่เรียนรู้ง่ายและเริ่มใช้งานได้เร็วสำหรับทีม ONLYOFFICE เป็นตัวเลือกดี
การสร้างและใช้งานเอกสาร
โดยรวม การสร้าง, แก้ไข และใช้งานเอกสารรู้สึกคล้าย Google และ Microsoft ทำให้เลย์เอาต์คุ้นเคย แต่เอกสารดูเหมือนจะเซฟเร็วกว่า สำหรับการเซฟ รองรับฟอร์แมต Microsoft ปัจจุบัน เช่น .docx และ .xlxs ยังเซฟเป็น PDF, OpenDocument และฟอร์แมตเฉพาะประเภทเอกสารได้ เช่น เซฟสเปรดชีตเป็น .csv และเอกสารเป็น .rft
ในการทำงานกับลูกค้า หลายคนชอบให้เซฟ แชร์ และส่งเอกสารด้วยฟอร์แมต Microsoft เก่า เช่น .doc และ .xls ผมอยากให้รองรับฟอร์แมตเหล่านี้ แต่เป็นข้อที่จาดูเล็กน้อย แต่ดีที่ ONLYOFFICE ทำได้ดีกว่า Google มากในเรื่องความเข้ากันได้ ไม่แปลงเป็นฟอร์แมต Microsoft ได้ดีพอที่ควรจะเป็น
สามารถสร้างเอกสาร, สเปรดชีต และการนำเสนอ ทุกอย่างที่สร้างอยู่ในโมดูล Documents เพื่อเข้าถึงง่าย บวกแต่ละอินเทอร์เฟซจัดวางดี ช่วยให้โฟกัสสร้างสรรค์ ไม่ต้องหาของ
ชอบเมนูเข้าถึงเร็วใน Spreadsheets ด้วย
ถ้าเคยใช้ PowerPoint การนำเสนอจะใช้งานง่ายมาก
จุดดีที่สุดคือ ทุกอย่างอนุญาตให้ทำงานร่วมและแก้ไขแบบเรียลไทม์ ไม่ต้องส่งกลับมาส่งไป
สำรวจโมดูลต่างๆ
แม้ Documents จะมีประโยชน์และฟีเจอร์มาก แต่มันเพียงจุดเริ่มต้นของ ONLYOFFICE Workspace Cloud ทีมยังต้องการเครื่องมือสื่อสาร, ปฏิทิน และอื่นๆ
Projects ทำงานได้ดีสำหรับผูกมัดทุกอย่าง สร้างงาน, แนบเอกสาร, ตั้งไมล์สโตน และแผนภูมิความก้าวหน้า สามารถมอบหมายผู้ใช้ให้โปรเจกต์ เพื่อให้เห็นได้เร็วว่าต้องทำอะไรและทำไปแล้วอะไร
ขอบคุณเทมเพลตโปรเจกต์ เริ่มต้นได้เร็วขึ้น ผมชอบการเพิ่ม time tracking, ฟีเจอร์รายงาน และแม้แต่ Gantt charts นี่ทำให้การจัดการโปรเจกต์จากพื้นฐานกลายเป็นมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลมากขึ้น
ปฏิทินเสนอวิธีจัดการงานและทูดูลิสต์แบบสี แสดงว่างานครบกำหนดเมื่อไรตามโปรเจกต์ต่างๆ จะเห็นรายละเอียดลูกค้าถ้าต้องติดต่อ กิจกรรมกำลังจะถึง วันเกิด และอื่นๆ
การสื่อสารง่ายด้วยอีเมลในตัว, การส่งข้อความ และชุดเครื่องมือชุมชน โมดูล Email เรียบง่ายแต่ให้ทุกอย่างที่ต้องการจัดการอินบอกซ์
ประทับใจกับฟีเจอร์โมดูล CRM ในตัว เพิ่มผู้ติดต่อใหม่ด้วยตนเอง, ผ่านฟอร์ม, สเปรดชีต ฯลฯ ยังติดตามยอดขาย, ได้การเตือนสำหรับผู้ติดต่อ และทุกอย่างที่ต้องการติดตามลูกค้า
ด้วย Talk สามารถเริ่มสนทนาได้ง่ายด้วยไคลเอนต์แชทเว็บ ผู้ติดต่อในกลุ่มของคุณจะถูกเพิ่มอัตโนมัติ
โมดูล Community รู้สึกเหมือนกระดานข่าวองค์กร และส่งเสริมการทำงานร่วมและการสังสรรค์ เพิ่มบล็อก, ฟอรัม, ประกาศ, กิจกรรม และทุกอย่างที่ต้องการ
มันเป็นชุดการทำงานร่วมครบวงจรสำหรับทีมทุกขนาด ยากที่จะขอเพิ่มเติม
การตั้งค่าและความปลอดภัย
โดยธรรมชาติ ไม่มีประโยชน์ถ้าไม่สามารถปรับตั้งค่าและรักษาความปลอดภัยการสื่อสารและเอกสาร ทุกการตั้งค่าที่ต้องการอยู่ที่เดียว ทำให้การจัดการง่ายในทางที่น่าประทับใจ
สิ่งที่ทำได้บางอย่าง:
- ปรับแต่งพอร์ทัลด้วยแบรนด์ตัวเอง และเลือกโมดูลที่ต้องการใช้
- ตั้งระดับการเข้าถึงความปลอดภัย โดเมนที่ไว้ใจได้ 2FA ข้อกำหนดรหัสผ่าน บันทึกการตรวจสอบ และประวัติการเข้าสู่ระบบ
- ย้ายพอร์ทัลไปเซิร์ฟเวอร์ที่ใกล้กว่า
- ตั้งค่าบัคอัพ (ตัวเลือกอัตโนมัติและแมนูอัล)
- ตั้งค่าการบูรณาการ รวมถึงแอปภายนอก เช่น โซเชียลมีเดียและ DocuSign
ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวเป็นที่สำคัญของ ONLYOFFICE แม้จะใช้ตัวเลือกคลาวด์ ตัวเลือก self-hosted ก็พร้อมใช้งานสำหรับการควบคุมสูงสุดเหนือไฟล์และการสื่อสาร สามารถใช้ AES-256-CBC + HMAC-SHA256, AES-256-CBC, JWT, HTTPS และคำขออนุญาตเอกสารสำหรับพอร์ทัลที่ปลอดภัยกว่า
หลากหลายแพ็กเกจ
ONLYOFFICE Workspace Cloud เสนอ 3 แพ็กเกจคลาวด์ ตอบสนองความต้องการ:
- Startup – ฟรีสูงสุด 5 ผู้ใช้ แต่บางฟีเจอร์จำกัด เช่น พื้นที่จัดเก็บ 2 GB ต่อพอร์ทัล
- Business – เริ่ม $5/ผู้ใช้/เดือน รวมฟีเจอร์ส่วนใหญ่ และ 100 GB พื้นที่จัดเก็บต่อผู้ใช้
- VIP – เริ่ม $8/ผู้ใช้/เดือน รวมฟีเจอร์ทั้งหมด และ 250 GB พื้นที่จัดเก็บต่อผู้ใช้
หากคุณเป็นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรหรือโรงเรียน สามารถรับออฟฟิศคลาวด์ฟรีได้โดยกรอกฟอร์มบนเว็บไซต์
ยังสามารถลองแพ็ก Business ฟรี 30 วัน วิธีดีที่จะดูว่าตรงกับธุรกิจก่อนตัดสินใจ
ความคิดเห็นสุดท้าย
ONLYOFFICE Workspace Cloud เสนอเครื่องมือผลิตภาพที่ธุรกิจต้องการในแพลตฟอร์มเดียว ทุกอย่างเข้าถึงง่ายผ่านการนำทางเรียบง่ายและแดชบอร์ดครบครัน ไม่ยุ่งเหยิง ราคาถูกกว่า Google Workspace และ Microsoft 365 และไมซับซ้อนเท่าไหร่ ด้วยฟีเจอร์และตัวเลือกความปลอดภัยครบครัน มันเป็นคู่แข่งที่แข็งแกร่งสำหรับทั้งสอง
แม้จะอยากให้รองรับฟอร์แมตไฟล์ Office เก่า ONLYOFFICE เข้ากันได้กว้างขวาง และให้อินเทอร์เฟซคุ้นเคยสำหรับการนำมาใช้เร็วขึ้น บวกการทำงานร่วมแบบเรียลไทม์ระหว่างโมดูล ทำให้ทีมสื่อสารและทำงานร่วมกันได้ดี แม้จะทำงานจากระยะไกล
ยังมีประโยชน์จากการใช้คลาวด์หรือโฮสต์เอง ONLYOFFICE Workspace รวมฟีเจอร์เดียวกันในทั้งสองเวอร์ชัน คุณสามารถลอง ONLYOFFICE Workspace Cloud เองได้โดยสมัคทดลองใช้ฟรีวันนี้
