ล้างข้อมูล Excel:ลบช่องว่างที่ไม่ต้องการอย่างรวดเร็วและง่ายดาย

เมื่อคุณนำเข้าข้อมูลลงใน Microsoft Excel หรือมีบุคคลมากกว่าหนึ่งคนทำงานบนชีต คุณอาจพบว่าข้อมูลยุ่งเหยิงได้อย่างง่ายดาย ข้อมูลนี้สามารถมีช่องว่างเพิ่มเติมที่จุดเริ่มต้น สิ้นสุด หรือตรงกลางของเนื้อหาของเซลล์

เราจะแสดงวิธีลบช่องว่างออกจากเซลล์ Excel เพื่อให้คุณสามารถล้างข้อมูลของคุณได้ ด้วยวิธีการที่แตกต่างกันสองสามวิธี คุณสามารถใช้วิธีใดที่เหมาะสมที่สุดในขณะนั้นได้

ลบช่องว่างนำหน้า ท้าย และช่องว่างเพิ่มเติม

วิธีหนึ่งในการลบช่องว่างใน Excel คือการใช้ฟังก์ชัน TRIM ด้วยเครื่องมือนี้ คุณสามารถกำจัดการนำหน้า ต่อท้าย และการเว้นวรรคตรงกลางข้อความได้ด้วยสูตรเดียว

ไวยากรณ์สำหรับสูตรคือ TRIM (ข้อความ) ซึ่งคุณสามารถป้อนข้อมูลอ้างอิงเซลล์หรือข้อความจริงสำหรับอาร์กิวเมนต์ได้ โปรดทราบว่าฟังก์ชันนี้จะลบเฉพาะช่องว่างเพิ่มเติม ไม่ใช่ช่องว่างระหว่างข้อความ และใช้เซลล์แยกต่างหากสำหรับผลลัพธ์

เลือกเซลล์ที่คุณต้องการป้อนสูตรและรับผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่น เราเลือกเซลล์ B1 เพื่อตัดข้อความในเซลล์ A1

ป้อนสูตรต่อไปนี้แทนที่การอ้างอิงเซลล์ด้วยสูตรของคุณเอง สำหรับตัวอย่างของเรา เราพิมพ์ดังต่อไปนี้:

=ทริม(A1)

ใช้ Enter หรือ Return เพื่อใช้สูตรและดูผลลัพธ์ของคุณ

อย่างที่คุณเห็น ฟังก์ชัน TRIM ได้ลบช่องว่างส่วนเกินที่จุดเริ่มต้น ตรงกลาง และที่ท้ายข้อความในเซลล์ A1

ช่องว่างทดแทน

อีกวิธีหนึ่งในการกำจัดช่องว่างเพิ่มเติมใน Excel คือการใช้ฟังก์ชันทดแทน ฟังก์ชันนี้ช่วยให้คุณแทนที่ช่องว่างที่มีอยู่ด้วยช่องว่างหรือสตริงว่างจำนวนอื่น แต่ยังต้องการผลลัพธ์ในตำแหน่งที่แยกต่างหากด้วย

ไวยากรณ์คือ SUBSTITUTE (ข้อความ เก่า ใหม่ อินสแตนซ์) โดยต้องใช้เพียงสามอาร์กิวเมนต์แรกเท่านั้น และคุณสามารถใช้การอ้างอิงเซลล์หรือข้อความจริงสำหรับอาร์กิวเมนต์แรกได้ ทางเลือก คุณสามารถใช้อาร์กิวเมนต์อินสแตนซ์ได้หากคุณต้องการแทนที่บางรายการเท่านั้น

เลือกเซลล์เพื่อป้อนสูตรและรับผลลัพธ์ ตามตัวอย่าง เราเลือกเซลล์ B1 เพื่อแทนที่ช่องว่างในเนื้อหาของเซลล์ A1

เมื่อใช้สูตรนี้ คุณสามารถแทนที่ช่องว่างสองช่องด้วยช่องว่างหนึ่งช่องได้ ภายในเครื่องหมายคำพูดชุดแรก ให้ป้อนช่องว่างสองช่อง ในเครื่องหมายคำพูดชุดที่สอง ให้ป้อนหนึ่งช่องว่าง

=ทดแทน(A1,” “,” “)

เมื่อคุณใช้ Enter หรือ Return เพื่อใช้สูตร คุณจะเห็นเนื้อหาที่อัปเดตของคุณ

หากคุณต้องการแทนที่ช่องว่างด้วยสตริงว่างแทน เพียงปล่อยเครื่องหมายคำพูดชุดที่สองว่างไว้ดังนี้:

=ทดแทน(A1,” “,”“)

ค้นหาและแทนที่ช่องว่าง

แม้ว่าฟังก์ชันข้างต้นจะช่วยลดช่องว่างส่วนเกินได้ดีเยี่ยม แต่คุณอาจไม่ต้องการใช้เซลล์แยกสำหรับเนื้อหาที่อัปเดตของคุณ ในกรณีนี้ คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ค้นหาและแทนที่ใน Excel ได้

ด้วยการค้นหาและแทนที่ คุณจะป้อนจำนวนช่องว่างที่คุณต้องการลบและแทนที่ สามารถนำไปใช้กับเซลล์ที่เลือกหรือทั้งแผ่นงาน และรับผลลัพธ์โดยตรงในเซลล์ที่กรอกข้อมูล

หากต้องการใช้การเปลี่ยนแปลงกับเซลล์หรือช่วงใดช่วงหนึ่ง อย่าลืมเลือกไว้ มิฉะนั้น เครื่องมือจะค้นหาและแทนที่ช่องว่างทั้งหมดในสเปรดชีต

1. ไปที่แท็บหน้าแรก เปิดเมนูค้นหาและเลือกในส่วนการแก้ไข และเลือกแทนที่
   

1. เมื่อกล่องเปิดขึ้น ให้ป้อนจำนวนช่องว่างที่คุณต้องการลบลงในช่องค้นหาอะไร
   

1. ถัดไป ป้อนจำนวนช่องว่างที่จะแทนที่ด้วยในช่องแทนที่ด้วย หากต้องการลบช่องว่างทั้งหมด ให้เว้นช่องแทนที่ด้วยว่างไว้ดังที่แสดงด้านล่าง
   

1. เลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
   
2. หากต้องการแทนที่ช่องว่างทั้งหมดโดยไม่เห็นเซลล์ก่อน ให้เลือกแทนที่ทั้งหมด
   
3. หากต้องการตรวจสอบเซลล์ก่อนที่จะแทนที่ช่องว่าง ให้เลือกค้นหาทั้งหมด จากนั้นแทนที่ทั้งหมดเมื่อคุณพร้อม
   

1. คุณจะเห็นจำนวนการเปลี่ยนทดแทน สามารถเลือกปิดในช่องค้นหาและแทนที่ จากนั้นควรเห็นข้อมูลของคุณโดยไม่ต้องเว้นวรรคที่คุณป้อน
   

กำจัดช่องว่างโดยใช้ Power Query

อีกวิธีหนึ่งในการลบช่องว่างใน Excel คือการใช้ Power Query วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งหากคุณใช้ Power Query เพื่อนำเข้าหรือแปลงข้อมูลของคุณอยู่แล้ว หรือเพียงต้องการลบช่องว่างเริ่มต้นและสิ้นสุด

หมายเหตุ:แตกต่างจากฟังก์ชัน TRIM ที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ คุณสมบัติ Trim นี้จะลบเฉพาะช่องว่างนำหน้าและต่อท้ายเท่านั้น ไม่ใช่ช่องว่างที่อยู่ตรงกลาง

ถ้าคุณยังไม่ได้เปิด Power Query ให้เลือกข้อมูลของคุณแล้วไปที่แท็บข้อมูล

1. เลือกจากตาราง/ช่วงในกลุ่มรับและแปลงข้อมูล
   

1. ยืนยันช่วงข้อมูลของคุณสำหรับตารางในกล่องป๊อปอัป หรือทำเครื่องหมายในช่องหากข้อมูลของคุณมีส่วนหัว และเลือกตกลง
   

1. ด้วยข้อมูลของคุณใน Power Query ให้เลือกคอลัมน์ที่จะอัปเดตหากคุณมีมากกว่าหนึ่งคอลัมน์ คุณสามารถทำได้โดยกด Ctrl ค้างไว้ในขณะที่คุณเลือกแต่ละรายการ
   

1. ไปที่แท็บการแปลง เปิดเมนูรูปแบบในกลุ่มคอลัมน์ข้อความ และเลือกตัดแต่ง
   

1. คุณจะเห็นการอัปเดตข้อมูลเพื่อลบช่องว่างนำหน้าและต่อท้ายทั้งหมด
   

1. หากต้องการใช้ข้อมูลทันที ให้ไปที่แท็บหน้าแรก เปิดเมนูปิดและโหลด และเลือกรายการใดรายการหนึ่งต่อไปนี้:
   
2. ปิดและโหลดไปที่:เลือกตำแหน่งสำหรับข้อมูลที่อัปเดต
   
3. ปิดและโหลด:วางข้อมูลในแท็บใหม่ในแผ่นงานที่มีอยู่
   

จากนั้นคุณสามารถจัดรูปแบบ ย้าย และแปลงข้อมูลจากตารางเป็นช่วงเซลล์ได้ตามความต้องการของคุณ

ด้วยหลากหลายวิธีในการกำจัดพื้นที่ที่คุณไม่ต้องการใน Excel คุณสามารถล้างข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายไม่ว่าพื้นที่นั้นจะอยู่ที่ใด

ตอนนี้คุณรู้วิธีลบช่องว่างออกจากเซลล์ Excel แล้ว มาดูวิธีกำจัดแถวที่ซ้ำกันใน Excel ด้วยเช่นกัน