ทำความสะอาดข้อมูล Excel: ลบ Space ที่ไม่ต้องการ เร็วและง่าย

เมื่อนำเข้าข้อมูลเข้ Microsoft Excel หรือมีหลายคนทำงานบน Sheet เดียวกัน ข้อมูลง่ายๆ ก็กลายเป็น Messy ได้ ข้อมูลอาจมี Space (ช่องว่าง) เหลืออยู่ที่ต้น ขึ้นท้าย หรือกลางของเนื้อหาใน Cell

เราจะแสดงวิธีลบ Space ออกจาก Cell ใน Excel เพื่อทำความสะอาดข้อมูล ด้วยหลายวิธี คุณสามารถเลือกวิธีที่เหมาะสมที่สุดในเวลานั้น

ลบ Leading, Trailing และ Extra Spaces

วิธีหนึ่งในการลบ Space ใน Excel คือใช้ Function TRIM ด้วยมันคุณสามารถกำจัด Leading Spaces (หน้า), Trailing Spaces (ท้าย) และ Spaces ในกลางข้อความได้ด้วย Formula เดียว

Syntax ของ Formula คือ TRIM(text) ใส่ Cell Reference หรือข้อความจริงเป็น Argument จดไว้ว่า Function นี้ลบ Extra Spaces เท่านั้น ไม่ลบ Single Space ระหว่างคำ และใช้ Cell แยกสำหรับ Result

เลือก Cell ที่จะใส่ Formula และรับ Result ตัวอย่างเราเลือก Cell B1 เพื่อ Trim ข้อความใน Cell A1

พิมพ์ Formula นี้ แทน Cell Reference ด้วยของคุณ ตัวอย่างเราพิมพ์:

=TRIM(A1)

กด Enter หรือ Return เพื่อ Apply Formula และดู Result

เห็นได้ว่า TRIM Function ลบ Extra Spaces ที่ต้น กลาง และท้ายของข้อความใน Cell A1

แทนที่ Spaces (Substitute Spaces)

อีกวิธีลบ Extra Spaces ใน Excel คือใช้ Function SUBSTITUTE Function นี้ให้คุณแทนที่ Spaces ที่มีอยู่ด้วยจำนวน Spaces อื่น หรือ Empty String แต่ก็ต้องการ Result ใน Cell แยกเหมือนกัน

Syntax คือ SUBSTITUTE(text, old, new, instance) มีแค่ 3 Argument แรกที่จำเป็น ใช้ Cell Reference หรือข้อความจริงสำหรับ Argument แรก Optionally ใช้ Argument Instance หากต้องการแทนที่ Occurrence เฉพาะบางตัว

เลือก Cell ใส่ Formula และรับ Result ตัวอย่างเราเลือก Cell B1 แทนที่ Spaces ใน Cell A1

ใช้ Formula นี้แทนที่ 2 Spaces ด้วย 1 Space ในชุดเครื่องหมายคำพูดแรก ใส่ 2 Spaces ในชุดที่สอง ใส่ 1 Space

=SUBSTITUTE(A1," "," ")

กด Enter หรือ Return Apply Formula จะเห็นข้อความที่อัปเดตแล้ว

หากต้องการแทนที่ Spaces ด้วย Blank String แค่ทิ้งชุดเครื่องหมายคำพูดที่สองว่าง:

=SUBSTITUTE(A1," ","")

ค้นหาและแทนที่ Spaces (Find and Replace Spaces)

Function ข้างต้นทำได้ดี แต่อาจไม่อยากใช้ Cell แยกสำหรับเนื้อหาที่อัปเดตแล้ว ในกรณีนี้ ใช้ Feature Find and Replace ใน Excel

ด้วย Find and Replace คุณใส่จำนวน Spaces ที่ต้องการลบและแทนที่ ใช้กับ Selected Cells หรือ Whole Sheet ได้ และได้ Result ตรงใน Cell ที่มีข้อมูล

หากต้องการ Apply เฉพาะ Cell หรือ Range ให้ Select ก่อน มิฉะนั้น Tool จะ Find และ Replace Spaces ทั้ง Sheet

1. ไปแท็บ Home เปิดเมนู Find & Select ใน Section Editing เลือก Replace
   

2. กล่องเปิด ใส่จำนวน Spaces ที่ต้องการลบใน Field Find what
   

3. ต่อมา ใส่จำนวน Spaces ที่จะแทนที่ใน Field Replace with หากต้องการลบ Space หมด ให้ทิ้ง Replace with ว่างเปล่า
   

4. เลือกหนึ่งในนี้:
   
5. ลบทุก Space โดยไม่ดู Cell ก่อน: เลือก Replace All
   
6. Review Cells ก่อน Replace: เลือก Find All แล้ว Replace All เมื่อพร้อม
   

5. จะเห็นจำนวน Replacements ที่ทำ กด Close ในกล่อง Find and Replace ควรเห็นข้อมูลโดยไม่มี Spaces ที่ใส่ไว้
   

กำจัด Spaces ด้วย Power Query

อีกวิธีลบ Spaces ใน Excel คือใช้ Power Query เหมาะหากคุณใช้ Power Query นำเข้าหรือ Transform ข้อมูลอยู่แล้ว หรือแค่อยากลบ Leading และ Trailing Spaces

หมายเหตุ: ต่างจาก TRIM Function ข้างต้น Feature Trim นี้ลบ Leading และ Trailing Spaces เท่านั้น ไม่ลบ Spaces ในกลาง

หากยังไม่ได้เปิด Power Query Select ข้อมูล ไปแท็บ Data

1. เลือก From Table/Range ใน Group Get & Transform Data
   

2. ยืนยัน Data Range สำหรับ Table ใน Pop-up ไม่บังคับติ๊กถ้าข้อมูลมี Headers กด OK
   

3. ข้อมูลอยู่ใน Power Query แล้ว Select Columns ที่จะ Update หากมีหลาย Column กด Ctrl ค้างแล้วคลิกแต่ละ Column
   

4. ไปแท็บ Transform เปิดเมนู Format ใน Group Text Column เลือก Trim
   

5. จะเห็นข้อมูลอัปเดต ลบ Leading และ Trailing Spaces แล้ว
   

6. เพื่อใช้ข้อมูลทันที ไปแท็บ Home เปิดเมนู Close & Load เลือกหนึ่งในนี้:
   
7. Close & Load To: เลือก Location สำหรับข้อมูลที่อัปเดต
   
8. Close & Load: วางข้อมูลใน Tab ใหม่ใน Sheet เดิม
   

คุณสามารถ Format, Move และ Convert ข้อมูลจาก Table เป็น Cell Range ตามต้องการ

ด้วยวิธีหลากหลายในการลบ Spaces ที่ไม่ต้องการใน Excel คุณสามารถทำความสะอาดข้อมูลได้เร็วและง่าย ไม่ว่าจะ Space อยู่ที่ไหน

ตอนนี้คุณรู้วิธีลบ Spaces จาก Cell ใน Excel แล้ว ลองดูวิธีลบ Duplicate Rows ใน Excel ด้วย