คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถดูและคืนค่าเวิร์กบุ๊กเวอร์ชันก่อนหน้าได้โดยใช้ประวัติเวอร์ชันใน Excel ตั้งแต่การเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้ทำงานร่วมกันไปจนถึงการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำผิดพลาด คุณสามารถกู้คืนสเปรดชีตนั้นได้อย่างง่ายดาย
ใน Microsoft Excel บน Windows, Mac และเว็บพร้อมกับ OneDrive และ SharePoint คุณจะมีวิธีต่างๆ ในการดูประวัติเวอร์ชันของเวิร์กบุ๊กของคุณ คุณสามารถเห็นการเปลี่ยนแปลง ค้นหาข้อผิดพลาด หรือกู้คืนไฟล์ทั้งหมดได้ในเวลาเพียงไม่กี่นาที
เกี่ยวกับประวัติเวอร์ชันของ Microsoft Excel
การดูประวัติเวอร์ชันสำหรับเวิร์กบุ๊ก Microsoft Excel มีประโยชน์มากมาย และมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อทำงานร่วมกับผู้อื่น คุณอาจต้องการดูว่าใครเปลี่ยนแปลงอะไร การแก้ไขครั้งล่าสุดเกิดขึ้นเมื่อใด หรือแม้แต่กู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้า
หากต้องการใช้ประวัติเวอร์ชันใน Excel โปรดคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:
- คุณต้องจัดเก็บไฟล์ใน OneDrive หรือ SharePoint หากคุณใช้ Microsoft 365 (Office 365)
- คุณสามารถเรียกค้นไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้านี้ได้ 25 เวอร์ชันด้วยบัญชี Microsoft ส่วนบุคคล
- คุณสามารถดึงข้อมูลจำนวนเวอร์ชันก่อนหน้าได้ตามการกำหนดค่าห้องสมุดของคุณด้วยบัญชี Microsoft ของที่ทำงานหรือโรงเรียน
- คุณต้องเปิดประวัติเวอร์ชันใน SharePoint เพื่อดึงข้อมูลเวอร์ชันก่อนหน้าโดยใช้แพลตฟอร์มนั้น
เคล็ดลับ:หากคุณชอบบันทึกไฟล์ Excel ไว้ในเครื่องตามค่าเริ่มต้น ให้ลองเปลี่ยนไปใช้ฟีเจอร์บันทึกอัตโนมัติโดยใช้ OneDrive เพื่อจัดเก็บเวิร์กบุ๊กอย่างปลอดภัย
ประวัติเวอร์ชันใน Excel บน Windows
คุณสามารถดูประวัติเวอร์ชัน ดูการแก้ไข และกู้คืนไฟล์ Excel เวอร์ชันก่อนหน้าบน Windows ได้อย่างง่ายดาย
- เมื่อเปิดสมุดงานของคุณ ให้เลือกลูกศรลงทางด้านขวาของชื่อไฟล์ที่ด้านบนของหน้าต่าง และเลือกประวัติเวอร์ชัน
- คุณจะเห็นสมุดงานใหม่เปิดขึ้นพร้อมประวัติเวอร์ชันในแถบด้านข้างทางด้านขวา คุณสามารถดูเวิร์กบุ๊กทุกเวอร์ชันพร้อมวันที่ เวลา และชื่อผู้ใช้ได้
- ที่ด้านบนของแถบด้านข้าง ให้เปิดปุ่มสลับสำหรับแสดงการแก้ไขเพื่อดูการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำ จากนั้นคุณสามารถใช้ปุ่มลูกศรที่ปรากฏขึ้นเพื่อย้ายจากการแก้ไขครั้งหนึ่งไปยังการแก้ไขถัดไป การแก้ไขเหล่านี้จะแสดงไฮไลต์บนเวิร์กชีตโดยตรง
- หากต้องการคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้า ให้เลือกในแถบด้านข้าง จากนั้นใช้ปุ่มคืนค่าในแถบสีเหลืองที่ด้านบนของแผ่นงาน โปรดทราบว่าคุณสามารถยืนยันวันที่และเวลาของเวอร์ชันได้ในแถบด้วยเช่นกัน
เมื่อคุณเสร็จสิ้นเอกสารประวัติเวอร์ชัน คุณก็สามารถปิดได้เหมือนกับเอกสาร Excel อื่นๆ
เคล็ดลับ:ประสบปัญหาในการอัปโหลดไฟล์ของคุณใช่หรือไม่ ดูการแก้ไขเหล่านี้สำหรับข้อผิดพลาด “การอัปโหลดถูกบล็อก” สำหรับ OneDrive บน Windows
Excel เวอร์ชันอื่นๆ บน Windows
หากคุณมี Office 2016 ถึง 2021 คุณจะเข้าถึงตัวเลือกประวัติเวอร์ชันของ Excel แตกต่างออกไปเล็กน้อย เมื่อเปิดเวิร์กบุ๊กของคุณ ให้เลือก ไฟล์> ประวัติ
ถ้าคุณไม่เห็นประวัติในการนำทางไฟล์ คุณอาจมี Microsoft 365 เวอร์ชันการสมัครใช้งาน ในกรณีนี้ ให้เลือกไฟล์> ข้อมูล และเลือกประวัติเวอร์ชัน
ประวัติเวอร์ชันใน Excel บน Mac
การดูประวัติเวอร์ชันของไฟล์ Excel บน Mac นั้นง่ายดายพอๆ กับบน Windows
- เมื่อเปิดสมุดงานของคุณ ให้เลือกลูกศรลงทางด้านขวาของชื่อไฟล์ที่ด้านบน และเลือกเรียกดูประวัติเวอร์ชัน
- คุณจะเห็นประวัติเวอร์ชันในแถบด้านข้างทางด้านขวาพร้อมสมุดงานทุกเวอร์ชัน รวมถึงวันที่ เวลา และผู้ใช้ของการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการ
- หากต้องการดูเวอร์ชันก่อนหน้าหรือกู้คืนเวอร์ชันหนึ่ง ให้เลือกเวอร์ชันเปิดในแถบด้านข้างด้านล่างเวอร์ชันที่คุณต้องการ
- เมื่อสมุดงานเปิดขึ้นในหน้าต่างใหม่ คุณสามารถตรวจสอบความแตกต่างจากเวอร์ชันปัจจุบันได้ หากต้องการคืนค่าเวอร์ชันของไฟล์ เพียงเลือกกู้คืนทางด้านขวาของแถบสีเหลืองที่ด้านบน
เพียงปิดแถบด้านข้างประวัติเวอร์ชันโดยใช้ X ที่มุมขวาบนเมื่อคุณดำเนินการเสร็จ
เคล็ดลับ:หากคุณประสบปัญหาในการซิงค์ OneDrive บน Mac ของคุณ ลองดูการแก้ไขเหล่านี้
Excel เวอร์ชันอื่นๆ บน Mac
หากคุณมี Excel เวอร์ชันเก่าบน Mac หรือเวอร์ชันอื่นที่ไม่ใช่ Microsoft 365 คุณสามารถเลือกไฟล์> เรียกดูประวัติเวอร์ชันได้
ประวัติเวอร์ชันใน Excel บนเว็บ
การดูประวัติเวอร์ชันสำหรับเวิร์กบุ๊กใน Excel, OneDrive หรือ SharePoint บนเว็บ จะคล้ายกับประวัติเวอร์ชันบน Windows และ Mac นอกจากนี้คุณยังสามารถกู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้าได้อย่างง่ายดายเช่นกัน
- เปิดสมุดงาน เลือกลูกศรลงทางด้านขวาของชื่อไฟล์ที่ด้านซ้ายบน และเลือกประวัติเวอร์ชัน หรือเลือกไฟล์> ข้อมูล และเลือกประวัติเวอร์ชัน
- คุณจะเห็นเวิร์กบุ๊กรีเฟรชด้วยหน้าจอใหม่ที่แสดงประวัติเวอร์ชันในแถบด้านข้างทางด้านขวา คุณสามารถดูแต่ละเวอร์ชัน วันที่และเวลา และชื่อผู้ใช้ได้ที่นี่
- หากต้องการดูเวอร์ชันเฉพาะ ให้ใช้ลูกศรทางด้านซ้ายเพื่อขยายส่วนแล้วเลือกเวอร์ชัน
- คุณยังสามารถเปิดปุ่มสลับที่ด้านบนสำหรับแสดงการเปลี่ยนแปลงเพื่อดูการแก้ไขที่ไฮไลต์ในสมุดงาน และใช้ลูกศรที่ด้านบนของแผ่นงานเพื่อย้ายไปยังการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการ
- หากต้องการคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้า ให้เลือกเวอร์ชันนั้นแล้วเลือกคืนค่าที่ด้านบน หรือคุณสามารถเลือกบันทึกสำเนาเพื่อเก็บสำเนาใหม่ของเวิร์กบุ๊กได้
เมื่อคุณดูประวัติเวอร์ชันเสร็จแล้ว ให้เลือกกลับไปที่เอกสารที่ด้านซ้ายบนของแผ่นงาน
ประวัติเวอร์ชัน Excel สู่การช่วยเหลือ
ตั้งแต่การเงินทางธุรกิจไปจนถึงสินค้าคงคลังไปจนถึงงบประมาณในครัวเรือน เราใช้ Microsoft Excel เพื่อวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย การสามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้อื่นหรือเมื่อเราทำข้อผิดพลาดในชีตถือเป็นสิ่งสำคัญ โชคดีที่ประวัติเวอร์ชันของ Excel พร้อมให้ความช่วยเหลือในการดูและกู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้า
ตอนนี้คุณรู้วิธีดูประวัติเวอร์ชันใน Excel แล้ว ลองดูบทช่วยสอนของเราสำหรับการสำรองข้อมูลไฟล์โดยอัตโนมัติไปยัง OneDrive หรือ Google Drive เพื่อปกป้องไฟล์เหล่านั้นให้ปลอดภัยจากข้อมูลสูญหาย
