คุณรู้ไหมว่า สามารถดูและกู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้าของสมุดงาน (Workbook) ได้ด้วย Version History ใน Excel? ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงจากผู้ร่วมงาน หรือข้อผิดพลาดของตัวเอง สามารถกู้คืนสเปรดชีตได้ง่ายๆ
ใน Microsoft Excel บน Windows, Mac และเว็บ รวมถึง OneDrive และ SharePoint มีหลายวิธีในการดูประวัติเวอร์ชันของสมุดงาน สามารถดูการเปลี่ยนแปลง หาข้อผิดพลาด หรือกู้คืนไฟล์ทั้งหมดได้ในไม่กี่นาที
เกี่ยวกับ Version History ของ Microsoft Excel
การดูประวัติเวอร์ชันของสมุดงาน Excel มีประโยชน์มาก โดยเฉพาะเมื่อทำงานร่วมกับผู้อื่น อาจต้องการดูว่าใครเปลี่ยนอะไรบ้าง เมื่อไหร่ที่แก้ไขล่าสุด หรือกู้คืนเวอร์ชันเก่า
เพื่อใช้ Version History ใน Excel ต้องคำนึงถึง:
- ต้องจัดเก็บไฟล์ไว้ใน OneDrive หรือ SharePoint หากใช้ Microsoft 365 (Office 365)
- บัญชี Microsoft ส่วนตัว: ดึงย้อนหลังได้ 25 เวอร์ชัน
- บัญชีงาน/โรงเรียน: จำนวนเวอร์ชันขึ้นอยู่กับการตั้งค่าไลบรารี SharePoint
- ต้องเปิดใช้ Version History ใน SharePoint ถึงจะดูย้อนหลังได้
เคล็ดลับ: หากคุ้นเคยบันทึกไฟล์ Excel ไว้ในเครื่อง (Local) แนะนำให้เปลี่ยนมาใช้ AutoSave ผ่าน OneDrive เพื่อความปลอดภัย
Version History ใน Excel บน Windows
สามารถดูประวัติเวอร์ชัน ดูรายละเอียดการแก้ไข และกู้คืนเวอร์ชันเก่าได้ง่ายๆ
- เปิดสมุดงาน กดลูกศรลงด้านขวาของชื่อไฟล์ด้านบนหน้าต่าง เลือก Version History
- จะเปิดสมุดงานใหม่พร้อมแถบ Version History ด้านขวา แสดงเวอร์ชันทั้งหมดพร้อมวันที่ เวลา และชื่อผู้ใช้
- ที่ด้านบนแถบsidebar ให้เปิด Show edits เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ใช้ลูกศรนำทางระหว่างการแก้ไขแต่ละครั้ง การเปลี่ยนแปลงจะไฮไลท์บนเวิร์กชีตโดยตรง
- เพื่อกู้คืนเวอร์ชันเก่า ให้เลือกเวอร์ชันในแถบด้านขวา แล้วกดปุ่ม Restore บนแถบสีเหลืองด้านบน สามารถยืนยันวันที่เวลาได้ที่นั่น
เมื่อเสร็จสิ้น สามารถปิดแท็บ Version History ได้เหมือนปิดไฟล์ Excel ปกติ
เคล็ดลับ: ปัญหาอัปโหลดไฟล์? ดูวิธีแก้ "Upload Blocked" ของ OneDrive บน Windows
Excel รุ่นอื่นๆ บน Windows (Office 2016-2021)
เข้าถึง Version History ต่างออกไป: เปิดสมุดงาน เลือก File > History
หากไม่เห็น History ในเมนู File อาจเป็น Microsoft 365 subscription ให้เลือก File > Info แล้วกด Version History
Version History ใน Excel บน Mac
ดูประวัติเวอร์ชันบน Mac ง่ายเท่ากับ Windows
- เปิดสมุดงาน กดลูกศรลงด้านขวาชื่อไฟล์ด้านบน เลือก Browse Version History
- จะเห็น Version History ในแถบขวา พร้อมวันที่ เวลา และผู้ใช้แต่ละครั้ง
- เพื่อดูหรือกู้คืนเวอร์ชันเก่า ให้เลือก Open Version ด้านล่างของเวอร์ชันที่ต้องการ
- สมุดงานจะเปิดในหน้าต่างใหม่ ตรวจสอบความแตกต่างจากเวอร์ชันปัจจุบัน เพื่อกู้คืน ให้กด Restore ด้านขวาของแถบสีเหลืองด้านบน
ปิดแถบ Version History ด้วย X มุมขวาบนเมื่อเสร็จสิ้น
เคล็ดลับ: ปัญหาซิงค์ OneDrive บน Mac? ดูวิธีแก้ไข
Excel รุ่นอื่นๆ บน Mac
รุ่นเก่าหรือไม่ใช่ Microsoft 365: เลือก File > Browse Version History
Version History ใน Excel บนเว็บ (Excel Online, OneDrive, SharePoint)
การดูประวัติเวอร์ชันบนเว็บคล้ายกับ Windows และ Mac สามารถกู้คืนเวอร์ชันเก่าได้ง่ายเช่นกัน
- เปิดสมุดงาน กดลูกศรลงด้านขวาชื่อไฟล์มุมซ้ายบน เลือก Version History หรือ File > Info > Version History
- สมุดงานจะรีเฟรช แสดง Version History ในแถบขวา พร้อมวันที่ เวลา และชื่อผู้ใช้
- เพื่อดูเวอร์ชันเฉพาะ ให้กดลูกศรซ้ายเพื่อขยาย แล้วเลือกเวอร์ชัน
- หรือเปิด Show Changes ด้านบนเพื่อดูการแก้ไขที่ไฮไลท์ ใช้ลูกศรนำทาง
- เพื่อกู้คืน ให้เลือกเวอร์ชัน แล้วกด Restore ด้านบน หรือเลือก Save a Copy เพื่อเก็บเป็นไฟล์ใหม่
เมื่อเสร็จสิ้น ให้กด Back to document มุมซ้ายบน
Excel Version History: ช่วยชีวิตสเปรดชีตของคุณ
จากงบประมาณธุรกิจ สต็อกสินค้า จนถึงงบบ้าน เราใช้ Excel เพื่อหลายอย่าง การดูการเปลี่ยนแปลงจากผู้อื่นหรือข้อผิดพลาดของตัวเองจึงสำคัญมาก ขอขอบคุณ Version History ที่ช่วยดูและกู้คืนได้
ตอนนี้คุณรู้วิธีดู Version History แล้ว ลองดูบทความสำรองไฟล์อัตโนมัติไป OneDrive หรือ Google Drive เพื่อป้องกันการสูญหายข้อมูล
