สร้างแชทตัวต่อตัวและแชทกลุ่มใน Microsoft Teams – คู่มือทีละขั้นตอน

แชทตัวต่อตัว (One-on-one) และแชทกลุ่ม (Group Chats) ใน Microsoft Teams ทำให้การเข้าร่วมการสนทนาที่ตรงไปตรงมาและโฟกัสเป็นเรื่องง่าย และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันและเพิ่มผลผลิต ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงวิธีสร้างแชทเหล่านี้ เพื่อให้คุณสามารถเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงาน แชร์ไอเดีย และร่วมมือกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ฟีเจอร์แชทตัวต่อตัวใน Microsoft Teams ให้วิธีการสื่อสารที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพกับสมาชิกทีมในแบบส่วนตัว ช่วยให้คุณอภิปรายโครงการ ส่งไฟล์ และตามทันหัวข้อสำคัญ

เริ่มแชทตัวต่อตัวใน Microsoft Teams

เพื่อเริ่มแชทตัวต่อตัวใน Microsoft Teams คุณต้อง:

1. เปิด Microsoft Teams และเลือก Chat

1. เลือกไอคอน New Chat

1. ป้อนชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ หรือที่อยู่อีเมลของสมาชิกทีมลงในช่อง To คุณสามารถพิมพ์เต็มๆ หรือเลือกรายการที่ตรงกันในเมนูดรอปดาวน์

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถเพิ่มบุคคลได้หากพวกเขาไม่ใช่ส่วนหนึ่งของพื้นที่ทำงาน (Workspace) ของ Teams

1. พิมพ์ข้อความใหม่ลงในช่องข้อความ

1. กด Enter หรือเลือก Send

ทางเลือกอื่น คุณสามารถเริ่มการสนทนาใหม่โดยการโต้ตอบกับโปรไฟล์ของบุคคลผ่านช่องทาง (Channel) ของ Teams หรือการประชุม (Meeting) ของ Teams เพียงเลือกภาพโปรไฟล์ เลือกไอคอน Chat และเขียนและส่งข้อความ

ดำเนินการสนทนา Teams ตัวต่อตัว

อีกฝ่ายควรจะเห็นข้อความของคุณตอนนี้ และทั้งสองฝ่ายสามารถตอบกลับไปมาระหว่างกันได้ คุณสามารถส่งอีโมจิ สติ๊กเกอร์ และ GIFs และใช้ตัวเลือกจัดรูปแบบเพื่อเพิ่มบุคลิกภาพให้กับข้อความของคุณ คุณยังสามารถหาตัวเลือกเพื่อเริ่มการโทรวิดีโอ (Video Call) หรือการโทรเสียง (Audio Call) หรือเริ่มแชร์หน้าจอ (Screen Sharing) กับอีกฝ่ายได้

หมายเหตุ: Microsoft Teams ส่งการแจ้งเตือนทุกครั้งที่อีกฝ่ายในแชทตัวต่อตัวตอบกลับ หากมันรบกวน ให้คลิกขวาหรือกดค้างที่การสนทนาในรายการ Chat และเลือก Mute บนอุปกรณ์มือถือ ให้สไลด์ไปทางซ้ายและแตะ More > Mute

แชทตัวต่อตัวของ Teams ยังอนุญาตให้คุณอัปโหลดและแชร์ไฟล์กับอีกฝ่ายได้ เพื่อทำเช่นนั้น ให้เลือกแท็บ Files และเพิ่มไฟล์จากที่จัดเก็บในเครื่อง (Local Storage) หรือผ่าน OneDrive หรือเลือกไอเท็มที่อีกฝ่ายอัปโหลดเพื่อดาวน์โหลด

หากคุณชอบทำหลายอย่างพร้อมกัน (Multi-tasking) ขณะแชทกับบุคคลนั้น สามารถ Pop-out แถบการสนทนาและทำให้กลายเป็นหน้าต่างเล็ก (Mini Window) บนอุปกรณ์เดสก์ท็อป ได้ เพียงเลือกไอคอน Pop-Out ที่มุมขวาบน

การสนทนาแต่ละรายการที่คุณสร้างจะปรากฏเป็นรายการในรายการ Chat ของ Teams หากคุณมีแชทหลายรายการ ใช้แถบค้นหาที่ด้านบนเพื่อกรองการสนทนาตามข้อความ บุคคล หรือไฟล์

ปิดใช้งาน Read Receipts ในแชท Teams

Microsoft Teams ใช้ Read Receipts (ใบเสร็จรับรองการอ่าน) เพื่อแจ้งเตือนคุณว่าอีกฝ่ายได้เห็นข้อความของคุณแล้ว และในทางกลับกัน คุณสามารถปิดมันได้หากต้องการรักษาความเป็นส่วนตัว หรือหยุดความกดดันที่จะตอบกลับเร็ว วิธีทำ:

1. เลือกแท็บ Activity (หรือแตะไอคอนโปรไฟล์หากคุณใช่มือถือ) และเลือก Settings

1. เลือก Privacy และปิดสวิตช์ถัดจาก Read receipts

หมายเหตุ: หากตัวเลือก Read receipts ปรากฏเป็นสีเทา (Grayed out) นั่นเป็นเพราะพื้นที่ทำงานของคุณมีข้อจำกัดที่ป้องกันไม่ให้คุณปิดใช้งานฟังก์ชันนี้

สร้างแชทกลุ่มใน Microsoft Teams

การสร้างแชทกลุ่มใน Microsoft Teams เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการให้สมาชิกทีมหลายคนอยู่ในวงการ (In the loop) โดยไม่ต้องส่งข้อความแยกต่างหากให้แต่ละคน คุณไม่จำเป็นต้องเป็นเจ้าของ Teams หรือต้องการสิทธิ์พื้นที่ทำงานเพื่อตั้งค่าการสนทนากลุ่ม

เริ่มแชทกลุ่มใน Microsoft Teams

ด้วย Microsoft Teams คุณสามารถสร้างแชทกลุ่ม เพิ่มสมาชิก และทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันได้ง่าย กระบวนการนี้เป็นไปได้ในทางปฏิบัติคล้ายกับการเริ่มแชทตัวต่อตัว

1. ไปที่รายการ Chat ของ Microsoft Teams และเลือก New Chat

1. ป้อนชื่อ ที่อยู่อีเมล หรือหมายเลขโทรศัพท์ของผู้คนที่คุณต้องการรวมไว้ในแชททีละคน

1. พิมพ์ข้อความ และกด Enter หรือเลือก Send

แชทกลุ่มทำงานคล้ายกับแชทตัวต่อตัว คุณสามารถส่งลิงก์ อีโมจิ แชร์ไฟล์ ฯลฯ หากมีกิจกรรมมากในแชทกลุ่ม ให้ใช้ In-line replies เพื่อตอบกลับข้อความเฉพาะ เพื่อทำเช่นนั้น ให้คลิกขวาหรือกดค้างที่ข้อความ และเลือก Reply

เพิ่มผู้เข้าร่วมในแชทกลุ่มภายหลัง

หากคุณลืมเพิ่มใครขณะสร้างแชทกลุ่ม Teams อย่ากังวล คุณสามารถเพิ่มคนอื่นๆ ภายหลังได้ และแม้แต่ระบุว่าพวกเขาควรเข้าถึงประวัติการแชทหรือไม่

1. เลือกไอคอน Add people ที่มุมขวาบนของหน้าจอ บนมือถือ ให้แตะกลุ่มผู้เข้าร่วมที่ด้านบนของหน้าจอ

1. เลือกตัวเลือก Add people

1. เพิ่มผู้คนที่คุณต้องการ เลือกระหว่าง Don't include chat history, Include history from the past number of days x หรือ Include all chat history และเลือก Add

เปลี่ยนชื่อการสนทนากลุ่ม

Teams อนุญาตให้คุณแยกแยะระหว่างแชทกลุ่มด้วยชื่อแชทที่กำหนดเอง นี่คือวิธี:

1. เลือกไอคอน Edit ที่ด้านบนของหน้าจอ บนแอป Teams สำหรับมือถือ ให้แตะกลุ่มคนที่ด้านบนของหน้าจอเพื่อแสดงไอคอน

1. ป้อนชื่อลงในช่อง Group name

1. เลือก Save เพื่อบันทึกชื่อการสนทนากลุ่ม

ลบผู้เข้าร่วมออกจากการสนทนากลุ่ม

เพื่อลบผู้เข้าร่วมออกจากแชทกลุ่ม ให้เลือกไอคอน Add people (หรือเลือกชื่อกลุ่มบนมือถือ) และเลือกไอคอน X ถัดจากชื่อของบุคคล

ออกจากการสนทนากลุ่มใน Microsoft Teams

หากคุณไม่ต้องการอยู่ในแชทกลุ่ม คุณสามารถออกจากได้เมื่อใดก็ได้ เพียงเลือกไอคอน Add people (หรือชื่อกลุ่มบนมือถือ) และเลือก Leave

เรียนรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นหากคุณออกจากหรือลบแชทตัวต่อตัวหรือกลุ่มใน Teams

อยู่ในความเชื่อมโยงกับผู้คนใน Microsoft Teams

แชทตัวต่อตัวและแชทกลุ่มของ Microsoft Teams ง่ายต่อการตั้งค่าและใช้งานอย่าง 직관 (Intuitive) ด้วยการทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้ในคู่มือนี้ คุณสามารถสร้างและปรับแต่งทั้งสองประเภทของการสนทนาได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้เชื่อมต่อและมีประสิทธิภาพในพื้นที่ทำงานของคุณ ลองดูวิธีอื่นๆ ที่น่าตื่นเต้นเพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจาก Microsoft Teams