Google ไดรฟ์สร้างขึ้นเพื่อจัดเก็บทุกสิ่ง รวมถึงรูปภาพ วิดีโอ เสียง และไฟล์ ไม่ใช่แค่เอกสาร ความยืดหยุ่นนั้นมีข้อดี แต่การจัดการเอกสารไม่ใช่จุดแข็งจริงๆ แม้ว่าจะสะดวก แต่การค้นหาสิ่งต่างๆ ไม่เคยง่ายเลย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการค้นหาบางสิ่งบางอย่างอย่างรวดเร็ว เมื่อเร็วๆ นี้ ฉันค้นพบเครื่องมือจัดการเอกสารโดยเฉพาะชื่อ Papra ที่สามารถแก้ปัญหานี้ได้
สารบัญ
เหตุใด Papra จึงเป็นแอปจัดการเอกสารที่ดีที่สุด
Papra เป็นแอปโอเพ่นซอร์สที่โฮสต์เองซึ่งสร้างขึ้นเพื่อรวบรวม จัดระเบียบ และเรียกค้นเอกสารโดยอาศัยการทำงานด้วยตนเองเพียงเล็กน้อย คุณสามารถอัปโหลดเอกสารได้โดยตรง นำเข้าโดยอัตโนมัติจากโฟลเดอร์ที่เฝ้าดู หรือนำเข้าโดยการส่งต่ออีเมลไปยังที่อยู่ที่สร้างขึ้น เมื่อเพิ่มแล้ว Papra จะแยกข้อความจาก PDF รูปภาพ และไฟล์ที่สแกน ทำให้ทุกเอกสารสามารถค้นหาได้
องค์กรได้รับการจัดการผ่านแท็กแทนที่จะเป็นลำดับชั้นโฟลเดอร์ที่เข้มงวด คุณสามารถใช้แท็กด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติโดยใช้กฎการแท็ก ซึ่งจะจัดประเภทเอกสารตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ฉันพบว่าฟีเจอร์นี้ค่อนข้างมีประโยชน์เมื่อจัดระเบียบคอลเลกชันขนาดใหญ่
Papra รองรับผู้ใช้และองค์กรหลายราย ซึ่งหมายความว่าสามารถแชร์และจัดการเอกสารระหว่างครอบครัว ทีม หรือธุรกิจขนาดเล็กได้ บัญชีผู้ใช้และการรับรองความถูกต้องมีอยู่ในตัว และอินเทอร์เฟซใช้งานได้ทั้งบนเดสก์ท็อปและอุปกรณ์มือถือ พร้อมโหมดมืดเสริม
สำหรับระบบอัตโนมัติและการบูรณาการ Papra จะเปิดเผย API, SDK, webhooks และอินเทอร์เฟซบรรทัดคำสั่ง คุณสามารถใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง รวม Papra เข้ากับระบบที่มีอยู่ หรือจัดการเอกสารโดยไม่ต้องใช้เว็บอินเตอร์เฟส นอกจากนี้ยังมีการสนับสนุนที่เป็นสากลซึ่งช่วยให้สามารถใช้อินเทอร์เฟซในหลายภาษาได้
การตั้งค่า Papra
หากคุณใช้ Docker Desktop อยู่แล้ว การตั้งค่า Papra ก็ทำได้ง่ายและไม่ต้องใช้เทอร์มินัลเลย เปิดแอป Docker Desktop แล้วเลือก Docker Hub จากแผงด้านข้าง
ในแถบค้นหา ให้มองหา Papra และเลือก corentinth/papra จากผลลัพธ์ เปิดภาพ คลิก เรียกใช้ ตั้งชื่อให้กับคอนเทนเนอร์แล้วเริ่มใช้งาน Docker Desktop จะเลือกพอร์ตที่ต้องการโดยอัตโนมัติ ดังนั้นจึงไม่ต้องกำหนดค่าอื่นอีก
เมื่อคอนเทนเนอร์ทำงาน ให้เปิดเบราว์เซอร์ของคุณแล้วไปที่ http://localhost:1221 เพื่อเข้าถึงอินเทอร์เฟซ Papra และสร้างบัญชีของคุณ
นี่เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำให้ Papra ทำงานและทำงานได้ดีทั้งสำหรับการใช้งานในท้องถิ่นและการตั้งค่าระยะยาวโดยไม่ต้องมีการกำหนดค่าเพิ่มเติมใดๆ
สำหรับผู้ที่ชอบ Docker CLI
หากคุณต้องการควบคุมวิธีการทำงานของ Papra ได้มากขึ้นและรู้สึกสบายใจในการใช้เทอร์มินัล คุณสามารถติดตั้งได้โดยใช้ Docker Compose ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ติดตั้ง Docker บนระบบของคุณแล้ว
เริ่มต้นด้วยการสร้างโครงสร้างไดเร็กทอรีที่ต้องการโดยใช้คำสั่งด้านล่าง:
mkdir -p papra/app-data/{db,documents} && cd papraซึ่งจะสร้างโฟลเดอร์หลัก “papra”, “papra/app-data/db” สำหรับไฟล์ฐานข้อมูล และ “papra/app-data/documents” สำหรับเอกสารที่อัพโหลด นอกจากนี้ยังย้ายคุณไปยังไดเรกทอรี papra ด้วย
ถัดไป สร้างความลับที่ปลอดภัย คีย์นี้ใช้เพื่อเข้ารหัสโทเค็นการตรวจสอบสิทธิ์และข้อมูลเซสชัน หากไม่มีสิ่งนี้ Papra จะไม่เริ่มในโหมดการผลิต
openssl rand -base64 32เมื่อเสร็จแล้ว ให้สร้างไฟล์ Docker Compose เพื่อบอก Docker ถึงวิธีเรียกใช้คอนเทนเนอร์ Papra ใช้คำสั่งด้านล่างเพื่อเปิดโปรแกรมแก้ไขข้อความ nano และสร้างไฟล์ใหม่ชื่อ “docker-compose.yml” ในไดเร็กทอรีปัจจุบัน:
nano docker-compose.yml
วางเนื้อหาต่อไปนี้ลงในไฟล์ โดยแทนที่ YOUR_SECRET_HERE ด้วยความลับที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้:
services:
papra:
container_name: papra
image: ghcr.io/papra-hq/papra:latest
restart: unless-stopped
ports:
- "1221:1221"
volumes:
- ./app-data:/app/app-data
environment:
- AUTH_SECRET=YOUR_SECRET_HEREแค่นั้นแหละ. วิ่ง
docker-compose up -dเพื่อเริ่มคอนเทนเนอร์ จากนั้นคุณสามารถเปิด http://localhost:1221 เพื่อเข้าถึง GUI และสร้างบัญชีใหม่ได้
การใช้ Papra เพื่อจัดการเอกสาร
เมื่อคุณเข้าสู่ระบบ คุณจะได้รับการต้อนรับด้วยอินเทอร์เฟซที่สะอาดตาและไม่เกะกะ หน้าจอหลักจะแสดงเอกสารและองค์กรล่าสุด และคุณสามารถอัปโหลดเอกสารใหม่ได้โดยการลากไฟล์ลงบนหน้าหรือคลิกปุ่มอัปโหลด Papra ยอมรับ PDF รูปภาพ และรูปแบบเอกสารทั่วไป 
เมื่อคุณเปิดเอกสาร คุณจะสามารถดูรายละเอียดต่างๆ เช่น ชื่อเอกสาร เวลาที่เพิ่มหรืออัปเดต และแท็กที่เป็นของเอกสารนั้น ทางด้านขวา คุณจะมีโปรแกรมดูที่ให้คุณดูเอกสารและคัดลอกข้อความได้หากต้องการ แต่ละเอกสารได้รับการแยกข้อความอัตโนมัติ แม้แต่ไฟล์ PDF และรูปภาพที่สแกนก็ยังต้องผ่าน OCR เพื่อให้สามารถค้นหาเนื้อหาได้ สิ่งนี้เกิดขึ้นในเบื้องหลังโดยไม่มีการประมวลผลด้วยตนเอง และรวดเร็วมาก 
คุณสามารถใช้แท็กเพื่อจัดระเบียบเอกสารแทนโฟลเดอร์ และคุณสามารถเพิ่มแท็กได้หลายแท็กในแต่ละเอกสาร ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มแท็กสุขภาพและการประกันภัยลงในเวชระเบียน ในขณะที่แท็กการเงินและภาษีสามารถใช้กับเอกสารภาษีได้ 
ระบบการแท็กยังรองรับกฎอัตโนมัติอีกด้วย คุณสามารถสร้างกฎที่แท็กเอกสารใดๆ ที่มีคำสำคัญเฉพาะได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มกฎเพื่อเพิ่มแท็ก 'shopping' ลงในใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่มี Amazon ในข้อความโดยอัตโนมัติ กฎเหล่านี้ทำงานกับการอัปโหลดใหม่โดยไม่มีการติดแท็กด้วยตนเอง
Papra มีฟีเจอร์การจัดระเบียบที่ให้คุณแยกไฟล์ครัวเรือนและไฟล์งานออกจากกัน คุณสามารถสร้างองค์กรครอบครัวสำหรับบันทึกส่วนตัวและองค์กรทำงานแยกต่างหากสำหรับไฟล์ธุรกิจ โดยแต่ละองค์กรมีสมาชิกและสิทธิ์ของตนเอง ดังนั้นเอกสารจึงยังคงมองไม่เห็นภายนอกกลุ่มที่ได้รับมอบหมาย
เมื่อเอกสารถูกแยกด้วยวิธีนี้ Papra เสนอหลายวิธีในการรับไฟล์เข้าสู่ระบบโดยไม่ต้องอาศัยการอัพโหลดด้วยตนเอง แต่ละองค์กรจะได้รับที่อยู่อีเมลที่ไม่ซ้ำกัน ช่วยให้สามารถส่งต่อเอกสารไปยัง Papra ได้โดยตรงและนำเข้าโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น การส่งอีเมลใบเรียกเก็บเงินค่าพลังงาน PDF ไปยังที่อยู่การนำเข้าจะทำให้ปรากฏว่ามีการจัดทำดัชนีและสามารถค้นหาได้ ซึ่งทำให้แนวทางนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการแปลงไปรษณีย์กระดาษให้เป็นดิจิทัล
นอกเหนือจากอีเมลแล้ว Papra ยังรองรับการนำเข้าโฟลเดอร์โดยการดูไดเร็กทอรีสำหรับไฟล์ใหม่ เช่น โฟลเดอร์ดาวน์โหลดหรือไดเร็กทอรีเอาต์พุตของสแกนเนอร์ และนำเข้าทันทีที่ปรากฏขึ้น สามารถใช้กฎการติดแท็กเพิ่มเติมได้ในระหว่างกระบวนการนี้ ทำให้สามารถจัดประเภทเอกสารได้โดยอัตโนมัติเมื่อการตั้งค่าเสร็จสมบูรณ์
แม้ว่า Papra จะจัดเรียงการจัดการเอกสารให้กับคุณ แต่ก็มีเครื่องมืออื่นๆ อีกมากมายที่คุณสามารถโฮสต์ไว้เองเพื่อประหยัดเวลาและเงิน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถโฮสต์รูปภาพด้วยตนเองและเลิกใช้ Google Photos หรือสำรวจ Docmost หรือ Joplin เพื่อเป็นทางเลือกของ Notion
