เมื่อเราฉลาดกับเวลา เราจะใช้เวลาน้อยลงไปกับการทำสิ่งไร้ประโยชน์ เช่น การเลื่อนดูกล่องจดหมายโดยไม่สนใจ โซลูชันที่เรานำเสนอ:การตอบกลับแบบอินไลน์ แต่ไม่ใช่แค่การตอบกลับแบบอินไลน์โดยทั่วไป
“ตอบสนองแบบอินไลน์” หมายความว่าอย่างไรเมื่อทำอย่างถูกต้องอย่างแท้จริง การตอบกลับแบบอินไลน์เป็นการตอบกลับข้อความภายในเนื้อหาหลักของอีเมล แทนที่จะเขียนอีเมลของคุณเองตั้งแต่ต้น
การตอบกลับแบบอินไลน์เป็นเรื่องปกติอยู่แล้วที่พวกเราส่วนใหญ่ทำกันเป็นครั้งคราว—อันที่จริง เราอาจโต้แย้งว่าเป็นสิ่งที่ควรใช้บ่อยกว่ามาก เรามีกฎสองสามข้อที่คุณสามารถจำไว้เพื่อรักษาชุดข้อความอีเมลแบบอินไลน์ที่มีการจัดระเบียบและติดตามได้ง่ายเสมอ
อีเมลแบบอินไลน์:ความหมาย เรากำลังตอบอีเมลผิดทุกวัน
สิ่งที่ตรงกันข้ามกับการตอบกลับแบบอินไลน์คือสิ่งที่เรียกว่า "การโพสต์ยอดนิยม" ซึ่งเป็นที่ที่คุณกดตอบกลับอีเมลและเริ่มพิมพ์ที่ด้านบนของกล่องข้อความ
นี่คือลักษณะของข้อความอีเมลส่วนใหญ่ในปัจจุบัน การโพสต์อันดับต้นๆ อาจทำให้เกิดปัญหาได้ทุกประเภท เว้นแต่คุณจะจัดการกับการสนทนาทางอีเมลธรรมดาๆ เท่านั้น
อย่างแรกเลย เมื่อการโพสต์อันดับต้นๆ การอ้างถึงอีเมลเดิมจะกลายเป็นเรื่องยุ่งยาก คุณสิ้นสุดการค้นหาผ่านอีเมลหลังจากอีเมลเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ จากนั้นคุณต้องเลื่อนลงมาที่อีเมลต้นฉบับที่คุณกำลังเขียนเพื่อถอดความสิ่งที่คุณเพิ่งพบ ไม่อยู่ในบริบท และมักขาดประเด็นสำคัญ
บางครั้ง ผู้รับอาจตอบกลับอีเมลของคุณในอีเมลใหม่ทั้งหมด การสนทนาของคุณกำลังเกิดขึ้นในสองชุดหรือมากกว่าแยกกัน และทั้งหมดนี้สามารถหลีกเลี่ยงได้ด้วยการตอบกลับทางอีเมลแบบอินไลน์
หากคุณเป็นส่วนหนึ่งของการสนทนากลุ่ม สิ่งต่างๆ จะยิ่งยุ่งเหยิงมากขึ้นไปอีก การติดตามว่าใครตอบอะไร เมื่อไหร่ และอะไรมากกว่านั้นกลายเป็นความสำเร็จที่แทบจะเป็นไปไม่ได้เลย
การตอบกลับแบบอินไลน์คือวิธีแก้ปัญหา
แทนที่จะโพสต์อันดับต้นๆ เราควรตอบกลับแบบอินไลน์ นั่นคือจากภายในเนื้อหาของข้อความอีเมลต้นฉบับ
ใน Outlook และ Apple Mail คุณสามารถดูข้อความต้นฉบับได้ทันทีที่คุณกดตอบกลับ ใน Gmail เพียงกดจุดสามจุดที่ด้านล่างของหน้าจอเขียนเพื่อแสดงการสนทนาทั้งหมด หากต้องการลบบรรทัดใบเสนอราคาแนวตั้งออกจากคำตอบของคุณใน Gmail ให้ไฮไลต์อีเมลทั้งหมดแล้วคลิกเยื้องน้อยลง ปุ่ม.
การตอบกลับแบบอินไลน์หมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องเลื่อนดูข้อความหลังจากข้อความอีก อีเมลต้นฉบับถูกรวมและค้นหาได้ โดยอยู่ถัดจากข้อความล่าสุดที่คุณได้รับในการสนทนานั้น
นอกจากนี้ คุณจะไม่ต้องเสียเวลาแปลข้อความของคนอื่น หรือคัดลอกตัวอย่างอีเมลเพียงเพื่อใส่การตอบกลับแบบอินไลน์ของคุณเองลงในบริบท ด้วยการตอบกลับในบรรทัด ทุกอย่างมีให้ทุกคนอ้างอิงได้ตลอดเวลา
วิธีตอบกลับอีเมลโดยใช้การตอบกลับแบบอินไลน์อย่างถูกต้อง
เมื่อคนส่วนใหญ่ตอบกลับแบบอินไลน์ พวกเขาเพียงแค่เขียนข้อความตอบกลับแบบอินไลน์ควบคู่ไปกับข้อความที่ต้องการตอบกลับ โดยเรียกข้อความนี้ด้วยตัวหนาหรือสีแดง
นี้อยู่ไกลจากอุดมคติ ถ้ามีคนเปิดอีเมลเป็นข้อความธรรมดา พวกเขาจะไม่เห็นการจัดรูปแบบนี้ และทันทีที่คุณเชิญคนอื่นอีกสองสามคนเข้ามาในชุดข้อความ สิ่งต่างๆ ก็จะยุ่งเหยิงอย่างรวดเร็ว
ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับและกลเม็ดสำหรับอีเมลแบบอินไลน์ที่ช่วยลดความสับสนได้
1. อย่าพึ่งการจัดรูปแบบ
ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ผู้รับอาจไม่สามารถเห็นการจัดรูปแบบที่คุณรวมไว้ในอีเมลได้ตลอดเวลา (เช่น พวกเขาอาจต้องการข้อความธรรมดาที่ส่วนท้าย เป็นต้น) หากคนตาบอดสี อาจพบว่าเป็นการยากที่จะติดตามเธรดที่มีหลายสี
ใช้การจัดรูปแบบเพื่อให้ค้นหาการตอบกลับได้ง่ายขึ้นเมื่อสแกนอีเมล แต่ไม่ใช่วิธีเดียวในการระบุตัวตนของคุณ ประเด็นต่อไปนี้เป็นแนวทางที่น่าเชื่อถือมากขึ้น
2. คำนำตอบด้วยชื่อของคุณ
แทนที่จะใช้การจัดรูปแบบ ให้ใช้ชื่อของคุณนำหน้าการตอบกลับทั้งหมดเป็นนิสัย และถ้าจำเป็นต้องจัดระเบียบเป็นพิเศษ ให้ระบุวันที่ ขอให้ผู้รับทุกคนทำเช่นเดียวกัน
ในปัจจุบัน ใน Gmail หรือในแอป Outlook บนเว็บ คุณไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากพิมพ์ชื่อของคุณด้วยตนเอง อย่างไรก็ตาม หากคุณใช้ Outlook Desktop จะมีคุณลักษณะที่จะนำหน้าคำตอบของคุณโดยอัตโนมัติด้วยชื่อของคุณ
ในการดำเนินการนี้ ให้ไปที่ ไฟล์> ตัวเลือก> จดหมาย . จากนั้นไปที่ ตอบกลับ &ส่งต่อ , ตรวจสอบ คำนำความคิดเห็นด้วย ในกล่อง แล้วพิมพ์ชื่อของคุณ เมื่อคุณตอบกลับในเนื้อหาของอีเมล ชื่อของคุณจะปรากฏในวงเล็บโดยอัตโนมัติ
3. กรุณาใช้ตัวแบ่งบรรทัด
เมื่อใดก็ตามที่คุณปล่อยให้การตอบกลับแบบอินไลน์ ควรขึ้นบรรทัดใหม่ แทนที่จะแทรกประโยคกลางหรือท้ายย่อหน้า
ซึ่งจะทำให้ผู้อื่นตอบกลับความคิดเห็นของคุณและสแกนการสนทนาได้ง่ายขึ้น
4. เยื้องการตอบกลับหลายระดับ
เมื่อมีการระบุหลายประเด็นในอีเมลฉบับเดียว คุณจะมีชุดข้อความหลายชุดเกิดขึ้นในข้อความเดียว
เพื่อจัดระเบียบเหล่านี้ คุณควรเยื้องการตอบกลับที่เป็นชุดข้อความเพื่อให้ชัดเจนว่าความคิดเห็นใดเกี่ยวข้องกับแต่ละประเด็น โดยส่วนตัวแล้วฉันพบว่าใช้วงเล็บมุม (> ) เป็นอักขระที่ใช้ง่ายที่สุดในการเลือก เนื่องจากสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยอาจไม่ปรากฏในอีเมลข้อความธรรมดาเสมอไป
5. ทางเลือกสุดท้าย:ใช้เครื่องมืออื่น
การตอบกลับแบบอินไลน์เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้โครงการก้าวไปข้างหน้า นอกจากนี้ยังช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันโดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับการย้อนประวัติศาสตร์ของการสนทนา อย่างไรก็ตาม บางคนพบว่าวิธีแก้ปัญหานี้ซับซ้อนเกินไป ไม่จำเป็น และยากต่อการปฏิบัติตาม
เครื่องมือสื่อสาร เช่น Slack, Yammer และ Huddle สามารถช่วยให้ทีมของคุณบรรเทาความเจ็บปวดจากการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ทั้งสามสร้างทางเลือกอีเมลหรือโซลูชันเสริมที่ดีหากทีมงานของคุณประสบปัญหา
กระจายคำ
กฎการตอบกลับแบบอินไลน์ง่ายๆ เหล่านี้ทำให้การทำธุรกรรมราบรื่นขึ้นทุกครั้งที่คุณและเพื่อนร่วมงานมีเรื่องต้องพูดคุยกันทางอีเมล
ใครจะรู้? คุณอาจจะกลายเป็นคนเดียวที่เปลี่ยนวิธีการทำงานนี้ ไม่มีข้อเสียจริงๆ ความแตกต่างจะชัดเจนในเวลาไม่นานเลย
