Gmail คือบริการอีเมลที่คนหลายล้านคนเลือกใช้ และด้วยเหตุผลที่ดี ปลอดภัย ใช้งานง่าย และมีเครื่องมือในตัวมากมายสำหรับจัดการกล่องจดหมายของคุณ ขออภัย กล่องจดหมายของคุณยังคงเป็นที่มาของความน่าสะพรึงกลัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อกล่องจดหมายไม่เป็นระเบียบและเต็มกล่อง
คุณใช้เวลามากเกินไปในการจัดการกับกล่องจดหมายของคุณหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นก็ถึงเวลาที่จะทำอะไรบางอย่างเกี่ยวกับเรื่องนี้ แฮ็ก Gmail ที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน 8 ข้อเหล่านี้ช่วยได้
1. ใช้แป้นพิมพ์ลัด
แป้นพิมพ์ลัดเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของผู้ใช้คอมพิวเตอร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการระบายกล่องจดหมายของคุณ Gmail มีแป้นพิมพ์ลัดมากมายสำหรับทุกอย่าง ตั้งแต่การนำทางอย่างรวดเร็วไปจนถึงการจัดรูปแบบอีเมล ต่อไปนี้คือทางลัดที่เราโปรดปรานบางส่วนที่คุณสามารถใช้ได้ในขณะนี้:
- Shift + ฉัน เพื่อทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว
- ⌘ หรือ Ctrl + Enter เพื่อส่งอีเมล
- ⌘ หรือ Ctrl + K เพื่อแทรกลิงค์
- ค เขียน
- / เพื่อค้นหาอีเมลของคุณ
- ด เพื่อเขียนในแท็บใหม่
- Shift + Ctrl + B เพื่อเพิ่มผู้รับ BCC
2. สร้างเทมเพลต
พบว่าตัวเองส่งอีเมลเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำอีกในแต่ละวัน? คุณสามารถเร่งกระบวนการนี้ได้โดยการสร้างเทมเพลตอีเมลที่กำหนดเอง ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เลือก เขียน .
- ป้อนข้อความที่คุณต้องการใช้สำหรับเทมเพลตของคุณในฟิลด์อีเมล
- เลือกเมนูสามจุด จากนั้นเลือก เทมเพลต .
- เลือก บันทึกร่างจดหมายเป็นเทมเพลต แล้ว บันทึกเป็นเทมเพลตใหม่ .
เมื่อคุณพร้อมที่จะใช้เทมเพลตของคุณ เพียงเลือก เทมเพลต แล้ว แทรกเทมเพลต .
3. ปิดเสียงการสนทนา
หากคุณเป็นส่วนหนึ่งของชุดข้อความอีเมลที่มีความยาวซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับคุณอีกต่อไป คุณสามารถปิดเสียงได้ การปิดเสียงทำให้การตอบกลับชุดข้อความในอนาคตไม่อยู่ในกล่องจดหมายของคุณ และคุณยังค้นหาอีเมลที่ปิดเสียงได้ในจดหมายทั้งหมด
หากต้องการปิดเสียงการสนทนา ภายในอีเมลที่คุณต้องการปิดเสียง ให้เลือกเมนูสามจุดแล้วเลือกปิดเสียง . แค่นั้นแหละ.
4. ใช้การตอบกลับในช่วงวันหยุดของคุณ
หากคุณกำลังจะออกนอกเมืองหรือเพียงแค่ต้องการใช้เวลาว่างจากโต๊ะทำงานของคุณ ให้ใช้การตอบกลับในช่วงพักร้อนของคุณ เมื่อเปิดใช้การตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อน ทุกคนที่ส่งอีเมลถึงคุณจะได้รับการตอบกลับสำเร็จรูปเกี่ยวกับสถานะลางานของคุณ ซึ่งอาจช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ส่งส่งอีเมลเพิ่มเติมที่อุดตันกล่องจดหมายของคุณ
หากต้องการใช้การตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อน:
- เปิด Gmail แล้วเลือก การตั้งค่า> ดู การตั้งค่าทั้งหมด .
- เลื่อนจนกว่าคุณจะเห็น การตอบกลับสำหรับวันหยุด .
- เลือกปุ่มตัวเลือกถัดจาก เปิดการตอบกลับในช่วงวันหยุด .
- ป้อนวันที่ บรรทัดหัวเรื่อง แล้วตามด้วยข้อความของคุณ สุดท้าย เลือก บันทึกการเปลี่ยนแปลง .
5. ปรับแต่งเค้าโครงกล่องจดหมายของคุณ
วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับกล่องจดหมายของคุณคือการกำหนดเค้าโครงของคุณเอง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกที่จะให้อีเมลสำคัญของคุณอยู่ในรายการก่อน หรือแม้แต่อีเมลที่ยังไม่ได้อ่านของคุณก่อน สิ่งนี้ให้ความยืดหยุ่นแก่คุณในการที่คุณต้องการให้อีเมลของคุณปรากฏ วิธีเปลี่ยนเลย์เอาต์ของคุณ:
- ไปที่ การตั้งค่า .
- เลื่อนจนกว่าคุณจะเห็น ประเภทกล่องจดหมาย .
- เลือกประเภทที่คุณต้องการใช้
ประเภทของเค้าโครงกล่องจดหมายมีดังนี้:
- สำคัญอันดับแรก: แยกกล่องจดหมายของคุณออกเป็นสองส่วน:สำคัญและอย่างอื่น
- ยังไม่ได้อ่านก่อน: แสดงข้อความที่ยังไม่ได้อ่านที่ด้านบนของกล่องจดหมาย
- ติดดาวก่อน: ข้อความที่ติดดาวจะปรากฏเป็นอันดับแรกในกล่องจดหมายของคุณ
- กล่องจดหมายหลายกล่อง: ส่วนเพิ่มเติมจะพร้อมใช้งานภายในกล่องจดหมายของคุณ ดังนั้นคุณสามารถใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหาหรือสร้างป้ายกำกับที่กำหนดเองได้
- กล่องจดหมายสำคัญ: แบ่งกล่องจดหมายของคุณออกเป็นหลายส่วน ดังนั้นคุณสามารถเลือกได้ว่าจะแสดงส่วนใด รวมทั้งที่ติดดาว สำคัญ หรือยังไม่ได้อ่าน
6. สร้างตัวกรองอีเมล
ต้องการส่งอีเมลบางฉบับไปยังถังขยะโดยอัตโนมัติหรือไม่ ต้องการบันทึกอีเมลสำคัญด้วยการติดดาวหรือไม่ คุณสามารถทำสิ่งนี้ทั้งหมดและอื่น ๆ ได้ด้วยการสร้างตัวกรองอีเมล โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- เลือก การตั้งค่า ไอคอนภายในแถบค้นหาของ Gmail
- กรอกข้อมูลที่แสดงในหน้าต่าง Gmail มีตัวเลือกให้คุณระบุเฉพาะในอีเมลของคุณที่นี่หรือในขั้นพื้นฐาน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถติดดาวข้อความที่มีคำบางคำได้
- เมื่อคุณพอใจ ให้เลือก สร้างตัวกรอง .
- จากนั้นเลือกลักษณะการทำงานที่คุณต้องการให้ตัวกรองติดตาม จากนั้นเลือก สร้างตัวกรอง .
7. ใช้การผสานการทำงาน
อาจมีแอปอื่นๆ มากมายที่คุณใช้ทุกวันเพื่อสื่อสารกับทีม จัดการโครงการ และอื่นๆ แอพเหล่านี้บางตัวอาจรวมเข้ากับ Gmail ในทางใดทางหนึ่ง การบูรณาการสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้ด้วยการกำจัดขั้นตอนเพิ่มเติม
การผสานการทำงานบางอย่างสำหรับ Gmail ได้แก่:
- หย่อน: คุณใช้ Slack เพื่อการสื่อสารในทีมหรือไม่? ถ้าใช่ คุณสามารถใช้ Gmail ใน Slack ได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งอีเมลโดยตรงไปยัง Slack เพื่อสนทนา
- ซูม: คุณยังสามารถรวม Gmail กับ Zoom เพื่อกำหนดเวลาการประชุมได้อย่างรวดเร็วจากอีเมลภายในหรือเริ่มการประชุมทันที ไม่จำเป็นต้องเปิดหน้าต่างใหม่
- Trello: ด้วยการผสานรวม Trello คุณสามารถสร้างการ์ด Trello ใหม่โดยไม่ต้องออกจากกล่องจดหมาย เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดงานสำคัญในขณะที่ขยายดูอีเมลของคุณ
นี่เป็นเพียงไม่กี่การผสานรวมที่มีอยู่หลายร้อยรายการ หากคุณต้องการทำงานอัตโนมัติ Gmail อาจช่วยได้ ลองใช้ Google Workspace Marketplace เพื่อดูแอปเพิ่มเติม
8. ซ่อนโฟลเดอร์ที่ไม่ได้ใช้ (ชอบสแปม)
หากแถบด้านข้างของกล่องจดหมาย Gmail เต็มไปด้วยโฟลเดอร์เก่าและใหม่ คุณสามารถจัดการกับโฟลเดอร์เหล่านั้นได้โดยการซ่อนโฟลเดอร์ที่คุณไม่ได้ใช้อีกต่อไป เมื่อซ่อนโฟลเดอร์หรือป้ายกำกับ จะไม่ลบเนื้อหาที่อยู่ภายใน แต่จะซ่อนโฟลเดอร์ไม่ให้มองเห็นเท่านั้น
นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการ "กำจัด" เนื้อหาที่คุณไม่ได้ใช้บ่อยอีกต่อไปโดยไม่ต้องลบออกอย่างถาวร วิธีซ่อนโฟลเดอร์ที่ไม่ได้ใช้:
- เลือก การตั้งค่า แล้ว ดูการตั้งค่าทั้งหมด .
- เลือก ป้ายกำกับ จากเมนูด้านบน
- ผ่านและเลือก ซ่อน สำหรับโฟลเดอร์ทั้งหมดที่คุณต้องการซ่อนจากมุมมอง
นี่เป็นเพียงภาพรวมของสิ่งที่ Gmail ทำได้
เคล็ดลับทั้ง 8 ข้อนี้เป็นเพียงการเกาพื้นผิวของสิ่งที่คุณทำได้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในขณะเดียวกันก็จัดการกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ
ไม่ว่าจะเป็นการปรับแต่งกล่องจดหมายให้เหมาะกับความต้องการของคุณหรือใช้ส่วนขยายของ Chrome มีคำแนะนำและเคล็ดลับมากมาย
