6 เทคนิคใช้ Google Contacts ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ในฐานะผู้ใช้อีเมล คุณคงเคยเจอปัญหาการจัดการคนติดต่ออีเมล ถ้าใช้ Gmail จะมี Google Contacts แต่ก็อาจใช้ Gmail มาโดยไม่รู้จัก Contacts เลย หรือถึงจะใช้ Contacts เป็นประจำ ก็อาจไม่ได้ใช้ประโยชน์เต็มที่

Google Contacts มีฟีเจอร์มากมายที่อาจไม่รู้จัก ตั้งแต่การแชร์คนติดต่อ รวมข้อมูลซ้ำ จนวิธีทำให้ Contacts ทำงานได้ดีขึ้น มาดู 6 เทคนิคใช้งานให้เต็มศักยภาพ

1. ใช้ป้ายกำกับ (Labels) และกลุ่ม (Groups)

เทคนิคแรกดูง่ายแต่สำคัญมาก ป้ายกำกับมีบทบาทสำคัญ จึงควรใช้งาน

ด้านซ้ายของหน้า Contacts มีส่วน Labels ถ้าไม่ใช้ กำลังเสียเวลาไปมาก Labels ช่วยจัดกลุ่มคนติดต่อเพื่อจัดการง่ายขึ้น และเป็นทางลัดตอนส่งอีเมลให้กลุ่มที่อยู่

เพิ่มป้ายกำกับง่ายๆ แค่กด + Create label

เรียกว่า New Label ไปก่อน

บันทึกแล้ว จะเห็นป้ายกำกับใหม่ในรายการด้านซ้าย:

มากำหนดป้ายกำกับให้คนติดต่อ เริ่มจากคลิกลิงก์ Edit contact ที่โผล่เมื่อชี้เมาส์:

ไม่มีขีดจำกัดจำนวนป้ายกำกับต่อคนติดต่อ คนติดต่อคนใดก็ตามอยู่ในหลายกลุ่มพร้อมกันได้ คลิกไอคอนป้ายกำกับ เลือกป้ายใหม่จากรายการ Manage labels แล้ว Apply

เสร็จแล้วกด Save เพื่อบันทึกป้ายกำกับที่เลือก:

ใช้ป้ายกำกับตอนเขียนอีเมลใน Gmail เริ่มพิมพ์ชื่อป้ายในช่อง To Gmail จะเสนอ autocomplete ให้ เห็นไหม ป้ายกำกับไม่ได้แค่จัดระเบียบคนติดต่อ

2. แชร์คนติดต่อกับผู้อื่น

ฟีเจอร์แชร์คนติดต่อของ Google เองดูอ่อนแอ ส่วนขยาย Gmail ชื่อ Shared Contacts ช่วยได้

ผ่าน Shared Contacts แชร์ป้ายกำกับเฉพาะกับทีม หรือผู้ใช้นอกองค์กรได้ เลือกสิทธิ์ ดู แก้ไข เพิ่มคนติดต่อใหม่ เหมือน Google Drive หลังจากนั้น เข้าถึงป้ายกำกับและคนติดต่อที่แชร์ได้จากมือถือ เดสก์ท็อป และหลายร้อยแอปที่ซิงก์กับ Google Contacts วิธีแชร์ผ่าน Shared Contacts:

1. ไปที่คนติดต่อ เลือก Share ด้านขวา
2. เพิ่มป้ายกำกับให้คนติดต่อ กด Add To Label หรือสร้างป้ายใหม่
3. พิมพ์ชื่อ/อีเมลคนที่จะแชร์ กด Share

สามารถเพิ่มบันทึก สร้างป้าย เพิ่มคนติดต่อตรงในป้ายที่แชร์ผ่าน Shared Contacts ได้ ส่วนขยายมีทดลองฟรี 15 วัน แล้วคิดค่าใช้จ่าย 1 ดอลลาร์/เดือน

3. ปรับแต่งการแสดงคอลัมน์

เรียงลำดับรายชื่อ Contacts ได้จากชื่อหรือนามสกุล วิธีทำ:

1. คลิกไอคอน Settings (รูปเฟือง) มุมขวาบน
2. คลิก More Settings
3. เลือกลำดับ กด Save

แต่ประโยชน์มากกว่าคือ เปลี่ยนลำดับคอลัมน์ที่แสดงบนหน้าจอหลัก วิธีทำ:

1. คลิกไอคอน สามจุด
2. คลิก Change column order
3. จะมีกล่องโต้ตอบ Name จะเป็นคอลัมน์แรกเสมอ (ค่าเริ่มต้น) แต่จัดลำดับคอลัมน์อื่นอีก 4 คอลัมน์ได้
4. เช่นอยากย้ายคอลัมน์ Labels ลากไอคอน สองแถบแนวนอน ด้านขวา วางตำแหน่งที่ต้องการ
5. แต่ละคอลัมน์มี เมนูดรอปดาวน์ สลับเป็นคอลัมน์อื่นที่ไม่ได้แสดง เช่น แทน Job Title and Company ให้แสดง Address แทน กด Done คอลัมน์จะเรียงใหม่

ขึ้นอยู่กับคุณว่าจะจัดคอลัมน์และลำดับเรียงให้ตรงความต้องการ

4. เพิ่มรูปโปรไฟล์

รายชื่อเยอะยากแยกแยะ คนสำคัญหรือคนใกล้ชิดอยากใส่รูป วิธีทำ:

1. อยากเพิ่มรูปให้คนติดต่อเพื่อน คลิกปุ่ม Edit
2. คลิกภาพโปรไฟล์เดิม (Set contact photo) เปิดตัวเลือกภาพ
3. เลือกรูปจากไลบรารี หรืออัปโหลดใหม่ เพิ่มเสร็จ กด Done

5. รวมคนติดต่อซ้ำ

มีหลายวิธีรวมคนติดต่อ โดยเฉพาะที่ซ้ำกัน

Google Contacts พยายามระบุบัญชีซ้ำจากชื่อหรืออีเมล เลือก Merge & Fix จะได้รายการหาพบข้อเสนอ

แต่ถ้าพบชื่อที่รู้ว่าเป็นคนเดียวกัน แต่ Google Contacts ไม่จับคู่ได้?

ตัวอย่าง: มี Aditya Indian Theatre และ Aditya 2 เป็นคนเดียวกัน เบอร์ติดต่อทำงานต่างกัน

วิธีรวมที่ดีที่สุด: ติ๊ก checkbox ถัดจากชื่อโปรไฟล์ทั้งคู่ เลือกเสร็จ คลิกไอคอน Merge บนสุด

แม้มีชื่อเดียวและอีเมลเดียว ก็ไม่ต้องกังวล ข้อมูลทั้งหมดยังคงอยู่

Google Contacts เก็บเบอร์ทั้งสอง และข้อมูลอื่นๆ เช่น ชื่อบริษัท อีเมล ก็จะรวมเข้าด้วยกัน

ตอนนี้อาจมีคนติดต่อแยกบัญชีส่วนตัวและบ้าน รวมข้อมูลคนเดียวในหนึ่งคนติดต่อสะดวกกว่า ยังส่งอีเมลไปที่อยู่แยกได้ แม้มีแค่คนติดต่อเดียว

6. กลัดทางเข้าถึง Contacts

ง่ายที่จะลืม Contacts หรือวิธีเข้าถึง สร้าง Shortcut ให้สะดวก:

1. ไป Settings แล้วเลือก All Settings
2. แท็บแรก General tab เปิดใช้งาน Shortcuts หา Keyboard shortcuts ล่างสุด เปิดใช้งาน

ตอนนี้กด G และ C พร้อมกันขณะใช้ Gmail จะเปิด Google Contacts ในแท็บใหม่ ไม่ต้องหาไอคอนหรือจำวิธีเข้า แค่พิมพ์ GC ใน Gmail หน้า Contacts จะเปิดอัตโนมัติ

จัดการ Google Contacts ง่ายมาก!

Google Contacts อาจเป็นแอปบันทึกคนติดต่อธรรมดา แต่มีฟีเจอร์ทำให้มีประโยชน์มากขึ้น เพิ่ม Labels ประหยัดเวลา แชร์คนติดต่อเป็นฟีเจอร์ที่ทุกคนต้องการ และ Shortcuts ประหยัดเวลา รักษาความต่อเนื่อง Google Contacts จึงมีประสิทธิภาพเท่าที่คุณต้องการ

ถ้าคุณใช้ Google Contacts เต็มที่ คงอยากทำความสะอาดรายชื่อคนติดต่อบ้าง เรียนรู้วิธีทำ และรวมกับเทคนิคเหล่านี้ เร็วๆ นี้จะได้ประสบการณ์อีเมลที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น