Gmail เสนอฟีเจอร์ยอดเยี่ยมสำหรับสร้างลายเซ็นอีเมลแบบกำหนดเอง (Custom email signatures)
และสิ่งที่ทำให้มันดีกว่านั้นคือ คุณสามารถสร้างและใช้ลายเซ็นที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละบัญชีอีเมลที่เชื่อมโยง การใช้เวลาสักพักทำสิ่งนี้สำหรับที่อยู่อีเมลหลายๆ ที่สามารถประหยัดเวลาในระยะยาว และให้ความสอดคล้องกับผู้รับอีกด้วย
ตั้งค่าที่อยู่อีเมลเพิ่มเติม
ชัดเจนว่าคุณจะต้องเชื่อมต่อบัญชีอีเมลอื่นๆ เข้ากับ Gmail ก่อน เพื่อใช้ลายเซ็นที่นั่น
หากคุณใหม่กับเรื่องนี้ คุณสามารถส่งอีเมลจากที่อยู่อีเมลหรือ Aliases ที่คุณเป็นเจ้าของ รวมถึง Yahoo, Outlook, Hotmail, โดเมนธุรกิจหรือการศึกษา และบัญชี Gmail อื่นๆ เพียงทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- ล็อกอินบัญชี Gmail คลิก ไอคอนเฟือง มุมขวาบน และเลือก Settings
- คลิกแท็บ Accounts and Import ที่ด้านบนของหน้า Settings สำหรับบางโดเมน แท็บอาจชื่อแค่ Accounts
- ภายใต้ส่วน Send mail as คลิก Add another email address
- คุณจะเห็นหน้าต่าง Pop-up ปฏิบัติตามพรอมป์เพื่อดำเนินการต่อ โปรดทราบว่าคุณต้องยืนยันว่าเป็นเจ้าของที่อยู่อีเมล ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าถึงได้
คุณควรเห็นที่อยู่อีเมลเพิ่มเติมในส่วน Send mail as ที่ด้านล่างของส่วนนั้น คุณอาจต้องการติ๊กตัวเลือก: Reply from the same address the message was sent to การเปิดใช้งานตัวเลือกนี้จะแทรกที่อยู่และลายเซ็นอัตโนมัติเมื่อตอบกลับหรือเขียนอีเมล จากบัญชีนั้น
หากคุณชอบ ไม่ เปิดใช้งานตัวเลือกนี้ คุณสามารถเปลี่ยนที่อยู่ From ด้วยตนเองก่อนส่งอีเมลได้ตลอดเวลา ลายเซ็นที่คุณสร้างสำหรับบัญชีนั้นจะโผล่เข้ามาในข้อความทันที
สร้างลายเซ็นของคุณ
จำไว้ว่า คุณสามารถสร้างลายเซ็นที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละที่อยู่อีเมลที่คุณเพิ่มเข้าไปในบัญชี Gmail นี่เป็นประโยชน์มาก โดยเฉพาะหากคุณเชื่อมที่อยู่อีเมลสำหรับ Personal, Education และ Business อย่าลืมดูบทความของเราเกี่ยวกับการสร้าง Professional email signatures!
เพื่อเริ่มต้น ให้คลิก ไอคอนเฟือง มุมขวาบน และเลือก Settings โดยค่าเริ่มต้น คุณควรอยู่ที่แท็บ General แตถ้าไม่ใช่ ให้คลิกจากด้านบน แล้วเลื่อนลงไปที่พื้นที่ Signature
ให้แน่ใจว่า No signature ไม่ถูกเลือก และตัวเลือกด้านล่างที่มี Dropdown list ของที่อยู่อีเมลของคุณ ถูกเลือกแทน เมื่อคุณดูรายการ คุณควรเห็นที่อยู่อีเมลทั้งหมดที่คุณเชื่อมต่อ
หากมีอันหายไป ให้กลับไปที่ส่วน Accounts and Import (หรือ Accounts) และตรวจสอบว่าที่อยู่อยู่ในพื้นที่ Send mail as หรือไม่ หากไม่ได้แสดง ให้ทำตามขั้นตอนด้านบนเพื่อเชื่อมต่อบัญชี
ใช้ Text Editor
ตอนนี้ ให้เลือกที่อยู่อีเมลจากรายการสำหรับลายเซ็นที่คุณต้องการสร้าง คุณจะเริ่มจาก Canvas ว่าง และสามารถใช้เครื่องมือ Text Editor สร้างลายเซ็นพื้นฐานหรือแม้แต่น่าประทับใจได้
Gmail เสนอฟอนต์มากกว่า 10 สไตล์ รวมถึง Garamond, Tahoma และ Verdana นี่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี เลือก Font style และข้างๆ เลือกขนาดข้อความ
จากนั้นคุณสามารถใช้เครื่องมือ WYSIWYG font tools จัดสไตล์ข้อความ เช่น Bold, Italics, Underline รวมถึงสีสำหรับ Background และ Text
ข้างเครื่องมือจัดรูปแบบข้อความ คุณจะเห็นตัวเลือก Link text การ Link ข้อความในลายเซ็นสะดวกสำหรับให้ผู้รับเข้าถึง Website, Blog หรือ Social networks ได้เร็ว จำไว้ว่าหากผู้รับรับอีเมลใน Plain text ลิงก์ของคุณจะไม่สามารถคลิกได้
เพื่อแทรกลิงก์ ให้ Select ข้อความ และคลิกปุ่ม Link หากลิงก์ไป Website ลิงก์อาจจัดรูปแบบอัตโนมัติ แต่สำหรับคำทั่วไปอย่าง Facebook คุณต้องเอาลิงก์มาใส่ในกล่องที่โผล่ขึ้นมา
ข้างขวาของปุ่ม Link คือปุ่ม Image Images ไม่ค่อยใช้ในลายเซ็นส่วนตัว แต่หลายบริษัทชอบให้ Logo อยู่ในลายเซ็นพนักงาน หรือหากคุณมีธุรกิจส่วนตัว คุณอาจชอบตัวเลือกนี้ เพียงย้าย Cursor ไปจุดที่ต้องการ กดปุ่ม Image และดึงรูปจาก Google Drive, URL หรือคอมพิวเตอร์ของคุณ
สุดท้าย คุณมีตัวเลือกสำหรับ Alignment, รายการหมายเลขหรือจุด Indents และ Quotes และทางขวาสุดคือปุ่ม Remove all formatting นี่ช่วยให้คุณทดลองเครื่องมือ Editor และลบ Format ด้วยคลิกเดียว หากคุณเปลี่ยนใจ
บันทึกและทดสอบลายเซ็น
เมื่อคุณสร้างลายเซ็นเสร็จ คุณสามารถเลือกที่อยู่อีเมลอื่นในรายการ และสร้างสำหรับบัญชีถัดไป แค่จำไว้ว่าต้องคลิกปุ่ม Save Changes ที่ด้านล่างของหน้า มิฉะนั้น คุณจะสูญเสียสิ่งที่ทำ
หลังจากสร้างลายเซ็นแล้ว การทดสอบกับ Email clients ต่างๆ เป็นความคิดที่ดี นี่ช่วยให้คุณเห็นว่ามันจะดูยังไงในมุมมองของผู้รับ และแน่ใจว่ามันปรากฏตามที่คุณคาดหวัง ส่งอีเมลทดสอบไป Outlook, Gmail หรือ Yahoo และตรวจสอบลายเซ็นบนอีเมลมือถือด้วย
แก้ไขปัญหา
แม้การสร้าง Custom signatures ใน Gmail จะง่าย แตบางคนอาจเจอปัญหา
นี่คือปัญหาทั่วไปและวิธีแก้
- อักขระเพิ่มเติมในลายเซ็น: บางเวอร์ชัน Gmail ไม่รองรับ Text formatting เพื่อกำจัดอักขระเพิ่มเติม คุณต้องลบ Format เช่น Bold, Italics หรือ Underline
- ไม่เห็นลายเซ็นเมื่อตอบกลับข้อความ: หากคุณตอบกลับอีเมลจาก Inbox ลายเซ็นของคุณถูกตัดทอน แค่คลิก Separator สามจุด เพื่อแสดงมัน หมายเหตุ: อาจเป็นกรณีเดียวกันสำหรับอีเมลที่ส่งแล้ว
- จัดรูปแบบลายเซ็นไม่ได้: คุณต้องใช้ Rich Text formatting แทน Plain text เพื่อจัดรูปแบบลายเซ็น คลิก Compose สร้างอีเมลใหม่ มุมขวาล่าง คลิกลูกศร และแน่ใจว่า Plain text mode ไม่ได้ถูกติ๊ก
พร้อมสร้างลายเซ็นของคุณแล้วหรือยัง?
ด้วยการสร้าง Custom signatures สำหรับบัญชีต่างๆ คุณได้รับประโยชน์จากทั้งความสอดคล้องและประสิทธิภาพ นี่เป็นประโยชน์มากหากคุณเซ็นอีเมลเหมือนกันทุกครั้ง และจำไว้ว่า: คุณแม้แต่สามารถใส่ "Sincerely," "Thank you," หรือ "Have a nice day" ก่อนชื่อและข้อมูลติดต่อได้
หากคุณมีข้อเสนอแนะหรือเคล็ดลับสำหรับผู้อื่นที่เพิ่งเริ่มต้น รู้สึกอิสระที่จะแบ่งปันในความคิดเห็นด้านล่าง
