วิธีสร้าง Catch-All Mailbox ใน Office 365

หากคุณไม่คุ้นเคยกับคำว่า catch-all mailbox มันคือที่อยู่อีเมลที่รับอีเมลที่ส่งไปยังที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้อง (invalid) แต่มีโดเมนเนมของคุณ

เพื่อให้เป็นประโยชน์ สมมติอีเมลของคุณคือ grey101@example.com และลูกค้าส่งอีเมลไป gray101@example.com (สะกดผิด) ข้อผิดพลาดนี้จะทำให้อีเมล bounce กลับไปหาผู้ส่ง แต่การมี catch-all mailbox ที่ตั้งค่าไว้ จะทำให้ข้อความเหล่านี้ถูกส่งไปยังกล่องจดหมายเฉพาะที่คุณเข้าถึงได้

มา看看วิธีสร้าง catch-all mailbox ใน Office 365

Office 365 และตัวเลือก "Catch-All Mailbox"

ในหมู่ลูกค้า Office 365 หลายคน Catch-All mailbox เป็นฟีเจอร์ยอดนิยม (viral) 主要เพราะมันป้องกันการสูญเสียข้อมูลธุรกิจเมื่อมีการพิมพ์ที่อยู่อีเมลผิด น่าเสียดายที่ Microsoft ไร้รองรับโดยตรง (directly supported) 推測เพราะอาจทำให้มีช่องโหว่สำหรับอีเมลสแปมที่ทำให้ระบบจดหมาย Office 365 ติดขัด

แต่มีทางเลี่ยงข้อบกพร่องนี้ และเราจะบอกคุณด้วย อย่างไรก็ตาม คุณควรจำไว้ว่า catch-all mailbox ทำงานได้เฉพาะอีเมลที่ส่งจากโดเมนภายนอก (external domains) นั่นคือ นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้าง catch-all mailbox

การตั้งค่า Catch-All Mailbox

เพื่อนำ catch-all mailbox ไปใช้ในสภาพแวดล้อม Exchange Online เราเสนอ 3 คุณสมบัติง่ายๆ:

• Dynamic Distribution Group (กลุ่มกระจายแบบไดนามิก)
• Shared Mailbox (กล่องจดหมายร่วม)
• Exchange Online Transport Rule (กฎการขนส่ง Exchange Online)

สุดท้าย คุณจะต้องมีกฎการขนส่งใหม่สำหรับ Exchange Online กฎนี้จะรับผิดชอบในการนำ เงื่อนไข (terms) ที่ catch-all mailbox ทำงาน ไปใช้

ขั้นตอน 1: สร้าง Dynamic Distribution Group

ขั้นตอนแรกคือสร้าง Dynamic Distribution Group กลุ่มกระจายนี้รายการที่อยู่อีเมล Office 365 ทั้งหมดขององค์กรเพื่อรับอีเมลจากโดเมนภายนอก วิธีสร้าง:

1. ไปที่ Office 365 Portal > Show All > Exchange คลิก Exchange จะนำคุณไปยัง Exchange Administration Panel
2. บนแผง Exchange เลือก Recipients > Groups
3. หาเครื่องหมาย + บนเมนูดรอปดาวน์ New Office 365 Group และเลือก Dynamic distribution group
4. ไปที่ Recipients > Groups > Dynamic distribution group ควรเปิดฟิลด์ใหม่ที่ต้องกรอกรายละเอียด ข้อมูลบังคับคือ Display name, Alias และ Members สามารถใช้ชื่อเดียวกันสำหรับสองตัวแรกได้
5. เพื่อเพิ่มสมาชิก เลือก All recipient types และคลิก Save

ตอนนี้คุณสร้าง Dynamic Distribution Group เรียบร้อย ต่อไปต้องตั้งค่า Shared Mailbox

ขั้นตอน 2: ตั้งค่า Shared Mailbox

ขั้นตอนที่สองคือ Shared Mailbox เนื่องจากองค์กรมีผู้รับมากมาย จึงต้องการพื้นที่ร่วมเพื่อดูอีเมลที่เข้ามาผ่าน catch-all mailbox พื้นที่นี้เรียกว่า Shared Mailbox วิธีตั้งค่า:

1. ไป Office 365 Portal > Groups > Shared Mailboxes > + เพื่อสร้าง Shared Mailbox ใหม่
2. ไป Office 365 Portal > Groups > Shared Mailboxes และเพิ่ม Shared Mailbox ใส่ domain name และ Admins email address คลิก Add
3. ในแท็บที่ปรากฏ คลิก Next steps เลือก Add members to this mailbox คลิกและเพิ่มผู้ใช้ที่จะอยู่ใน Shared Mailbox ใช้ Dynamic Group ที่นี่
4. หลังเพิ่มสมาชิกครบ คลิก Save ตอนนี้ mailbox พร้อมแล้ว สิ่งที่เหลือระหว่างคุณและ catch-all mailbox คือ Exchange Online Transport Rule

ขั้นตอน 3: สร้าง Exchange Online Transport Rule

ตอนนี้คุณมี Shared Mailbox พร้อมรายการคนแบบไดนามิกแล้ว ถึงเวลาสร้างกฎสำหรับ catch-all ด้วยขั้นตอนต่อไปนี้

1. ไปที่เมนูนำทาง เลือก Show all > Exchange > Mail flow > Accepted domains
2. ที่นี่เลือก Office 365 Portal > Show All > Exchange > Mail flow > Accepted Domain > Internal Relays
3. แน่ใจว่าเลือก Internal Relays ภายใต้โดเมนของคุณ ขั้นตอนนี้สำคัญมาก เพราะมันทำให้ transport rule ทำงาน อย่าข้ามขั้นตอนนี้
4. กลับไปที่แผงนำทาง คลิก Mail Flow > Rules > + > Create new rule และตั้งชื่อกฎใหม่ว่า Catch-all ตอนนี้ต้องสร้างเกณฑ์การประยุกต์ใช้ (application criteria)
5. ไปที่ if the sender is located และเลือก Outside the organization
6. สุดท้ายเลือก Do the Following > Redirect the message to และเลือก CatchAll ด้วยนี้ คุณสร้าง catch-all mailbox เรียบร้อยแล้ว

Exchange Online ทำงานอย่างไร (Authoritative vs Internal Relay)

เมื่อโดเมนสาธารณะลงทะเบียนใน Office 365 โดเมนจะถูกมองว่าเป็น Accepted Domain เซิร์ฟเวอร์ Exchange Online มองตัวเองว่าเป็นอำนาจเดียว (authority) เพียงแห่งเดียวของโดเมนสาธารณะที่ลงทะเบียน

ดังนั้น หากคุณพยายามส่งอีเมลจากโดเมนสาธารณะที่ลงทะเบียน เซิร์ฟเวอร์ Exchange Online จะค้นหาที่อยู่ผู้รับใน Global Address List (GAL) หากที่อยู่อยู่ ข้อความจะส่งถึงปลายทาง แต่ถ้าตรวจพบว่าที่อยู่ไม่มีใน GAL ผู้ส่งจะได้รับข้อความบอกว่าผู้รับไม่มีอยู่

เพื่อแก้ปัญหานี้ คุณต้องเปลี่ยนโดเมนที่ลงทะเบียนจากค่าเริ่มต้น Authoritative เป็น Internal Relay ในกรณีนี้ หากผู้ส่งส่งอีเมลไปที่ผู้รับที่ไม่มีอยู่ Exchange Online จะรู้ว่าต้องส่งต่อข้อความไป 'โครงสร้างจดหมายอื่น' แทนที่จะส่งข้อความผิดพลาดไปหาผู้ส่ง หากคุณลงทะเบียนโดเมนสาธารณะมากกว่าหนึ่งสำหรับองค์กร คุณจะต้องเปลี่ยนการตั้งค่าแต่ละโดเมนจาก Authoritative เป็น internal relay แยกกัน

какเราได้กล่าวไว้ก่อนหน้า Exchange Online ไม่รองรับฟีเจอร์ catch-all mailbox โดยค่าเริ่มต้น หมายความว่าคุณต้องใช้วิธีที่เราอธิบาย มีวิธีอื่นๆ เช่น เขียนโค้ด แต่ไม่ทุกคนรู้ภาษาเขียนโปรแกรม เราคิดว่าวิธีตรงไปตรงมานี้ง่ายกว่าสำหรับคุณ

มีข้อเสียในการใช้ Catch-All Mailbox หรือไม่?

อาจมีความเสี่ยง 1-2 ประการในการใช้ catch-all mailbox บน Office 365 ความเสี่ยงที่ชัดเจนที่สุดคือ mailbox นี้อาจอนุญาตให้เกิดการโจมตีฟิชชิง (phishing) บนระบบอีเมลและบัญชีที่ผูกอยู่

ตัวอย่าง แหล่งภายนอกอาจเป้าหมายชื่อบัญชีที่รู้จักในองค์กร และส่งอีเมลที่มีเจตนาร้ายไปยังกล่องจดหมายนั้น เนื่องจากอีเมลจะถูกส่งต่อไปยังบัญชีเหล่านั้นโดยอัตโนมัติ แทนที่จะถูกทิ้ง จึงเป็นความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่สำคัญ ทำให้ข้อมูลละเอียดอ่อนถูกส่งออกนอกองค์กรโดยเจ้าของบัญชีไม่รู้

อย่าพลาดอีเมลของคุณอีกต่อไป

เราไม่สามารถเน้นย้ำความสำคัญของการมี catch-all mailbox ที่ตั้งค่าสำหรับองค์กรได้พอ Mailbox เหล่านี้คือเรือช نجชีวิต (lifeboats) ของที่อยู่อีเมลที่สะกดผิดหรือพิมพ์ผิด ด้วยพวกมัน คุณสามารถลากล่าวถึงการพลาดอีเมลสำคัญเพราะข้อผิดพลาดเล็กน้อยบนที่อยู่อีเมลที่ลงทะเบียนกับโดเมนของคุณ

เหมือนเรือช نجชีวิตทุกลำที่สามารถพลิกคว่ำได้จากรูที่น้ำรั่วเข้าไปมากเกินไป catch-all mailbox ก็อาจผิดปกติจากข้อความสแปมจำนวนมากที่ปล่อยให้เข้าไป ดังนั้น พิจารณาตัวเลือกและเตรียมพร้อมก่อนที่จะตัดสินใจตั้งค่า catch-all mailbox สำหรับองค์กรของคุณ