หากคุณไม่คุ้นเคยกับคำว่า กล่องจดหมายที่รับทั้งหมด เป็นที่อยู่อีเมลที่คุณสามารถรับอีเมลที่ส่งไปยังที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้องซึ่งมีชื่อโดเมนของคุณ
เพื่อให้ใช้งานได้จริงยิ่งขึ้น สมมติว่าที่อยู่อีเมลของคุณคือ grey101@example.com และด้วยเหตุผลบางอย่าง ลูกค้าของคุณจึงส่งอีเมลไปที่ gray101@example.com . ข้อผิดพลาดดังกล่าวจะทำให้อีเมลตีกลับไปยังผู้ส่ง แต่การมีกล่องจดหมายที่รับทั้งหมดที่กำหนดค่าไว้จะทำให้ข้อความดังกล่าวถูกส่งไปยังกล่องจดหมายเฉพาะที่คุณสามารถเข้าถึงได้
มาดูกันว่าคุณสามารถสร้างกล่องจดหมายที่รับทั้งหมดใน Office 365 ได้อย่างไร
Office 365 และตัวเลือก "Catch-All Mailbox"
ในบรรดาลูกค้า Office 365 หลายๆ ราย กล่องจดหมาย Catch-All เป็นฟีเจอร์แบบไวรัล เนื่องจากจะป้องกันการสูญเสียข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเมื่อมีการพิมพ์ผิดในที่อยู่อีเมล น่าเศร้าที่ Microsoft ไม่ได้รับการสนับสนุนโดยตรง อาจเป็นเพราะอาจทำให้เกิดช่องโหว่สำหรับอีเมลขยะที่ทำให้ระบบอีเมล Office 365 ทำงานหนักเกินไป
แต่มีข้อแม้นี้อยู่ และเราตั้งใจจะแจ้งให้คุณทราบ อย่างไรก็ตาม คุณควรจำไว้ว่ากล่องจดหมายที่รับทั้งหมดนั้นใช้ได้กับอีเมลที่ส่งจากโดเมนภายนอกเท่านั้น อย่างไรก็ตาม นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้างกล่องจดหมายที่รับทั้งหมด
การกำหนดค่ากล่องจดหมายที่รับทั้งหมด
ในการใช้การกำหนดค่ากล่องจดหมายที่รับทั้งหมดในสภาพแวดล้อม Exchange Online เราขอเสนอคุณลักษณะง่ายๆ สามประการ:
- กลุ่มการแจกจ่ายแบบไดนามิก
- กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
- กฎการแลกเปลี่ยนออนไลน์ของการขนส่ง
สุดท้าย คุณจะต้องมีกฎการขนส่งใหม่สำหรับ Exchange Online กฎนี้จะรับผิดชอบในการดำเนินการข้อกำหนด ที่กล่องจดหมายรับทั้งหมดทำงาน
ขั้นตอนที่ 1:การสร้างกลุ่มการแจกจ่ายแบบไดนามิก
ขั้นตอนแรกเกี่ยวข้องกับการสร้างกลุ่มการแจกจ่ายแบบไดนามิก กลุ่มการแจกจ่ายนี้แสดงรายการที่อยู่อีเมล Office 365 ทั้งหมดขององค์กรของคุณเพื่อรับอีเมลจากโดเมนภายนอก ในการสร้างกลุ่มการแจกจ่ายแบบไดนามิก มีขั้นตอนดังนี้
- ไปที่ พอร์ทัล Office 365> แสดงทั้งหมด > แลกเปลี่ยน . การคลิกที่ Exchange จะนำคุณไปที่แผงการดูแลการแลกเปลี่ยน
- บนแผง Exchange เลือก ผู้รับ> กลุ่ม .
- เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้หา + ลงชื่อเข้าใช้ กลุ่ม Office 365 ใหม่ เมนูแบบเลื่อนลงและเลือกกลุ่มการแจกจ่ายแบบไดนามิก
- จากนั้นไปที่ ผู้รับ > กลุ่ม> กลุ่มการแจกจ่ายแบบไดนามิก . การทำเช่นนี้ควรเปิดฟิลด์ใหม่ที่คุณต้องป้อนรายละเอียดบางอย่าง ข้อมูลบังคับคือ ชื่อที่แสดง และ นามแฝง และ สมาชิก . คุณสามารถใช้ชื่อเดียวกันสำหรับสองคนแรก
- หากต้องการเพิ่มสมาชิก ให้เลือก ประเภทผู้รับทั้งหมด และคลิกบันทึก .
ตอนนี้ คุณได้สร้างกลุ่มการแจกจ่ายแบบไดนามิกอย่างเป็นทางการแล้ว ตอนนี้ คุณต้องตั้งค่ากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
ขั้นตอนที่ 2:การตั้งค่ากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
ขั้นตอนที่สองในการตั้งค่าคือกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน เนื่องจากองค์กรมีผู้รับจำนวนมาก จึงจำเป็นต้องมีพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันเพื่อดูอีเมลที่เข้ามาทางกล่องจดหมายที่รับทั้งหมด พื้นที่นี้เรียกว่ากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน วิธีตั้งค่ามีดังนี้
- ไปที่ พอร์ทัล Office 365> กลุ่ม> กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน > + เพื่อสร้างกล่องจดหมายที่แชร์ใหม่
- จากนั้นไปที่ พอร์ทัล Office 365> กลุ่ม> กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน และเพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์ ที่นี่ เพิ่ม ชื่อโดเมน . ของคุณ และ ที่อยู่อีเมลของผู้ดูแลระบบ และคลิก เพิ่ม .
- ในแท็บที่ปรากฏขึ้น ให้คลิก ขั้นตอนถัดไป และเลือก เพิ่มสมาชิกในกล่องจดหมายนี้ . คลิกและเพิ่มผู้ใช้ที่จะอยู่ในกล่องจดหมายที่แชร์ ใช้กลุ่มไดนามิกของคุณที่นี่
- หลังจากเพิ่มสมาชิกทั้งหมดแล้ว ให้คลิก บันทึก และคุณมีมัน กล่องจดหมายของคุณได้รับการตั้งค่าทั้งหมดแล้ว ตอนนี้ สิ่งที่เหลืออยู่ระหว่างคุณและกล่องจดหมายที่รับทั้งหมดของคุณคือ กฎการขนส่งออนไลน์ของ Exchange .
ขั้นตอนที่ 3:การสร้างกฎ Exchange Online Transport
ตอนนี้คุณมีกล่องจดหมายที่แชร์พร้อมรายชื่อบุคคลที่คุณต้องการในแบบไดนามิก ได้เวลาสร้างกฎสำหรับการจับทั้งหมดของคุณโดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้
- ไปที่เมนูการนำทางและเลือก แสดงทั้งหมด> แลกเปลี่ยน> การไหลของจดหมาย > โดเมนที่ยอมรับ .
- เธอเลือก พอร์ทัล Office 365> แสดงทั้งหมด > แลกเปลี่ยน> การไหลของจดหมาย> โดเมนที่ยอมรับ > รีเลย์ภายใน
- อย่าลืมเลือก รีเลย์ภายใน ภายใต้โดเมนของคุณ นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญเพราะเป็นสิ่งที่ทำให้กฎการขนส่งของคุณทำงาน ดังนั้นจงกระตือรือร้นที่จะไม่ข้ามขั้นตอนนี้
- จากนั้นกลับไปที่แผงการนำทาง แล้วคลิก Mail Flow> กฎ> +> สร้างกฎใหม่ และตั้งชื่อกฎใหม่ของคุณว่า Catch-all . ตอนนี้ คุณต้องสร้างเกณฑ์การสมัคร
- ไปที่ หากผู้ส่งอยู่ และเลือก ภายนอกองค์กร
- จากนั้นเลือก ทำสิ่งต่อไปนี้ > เปลี่ยนเส้นทางข้อความไปที่ แล้วเลือก CatchAll ด้วยสิ่งนี้ คุณจะสามารถสร้างกล่องจดหมายที่รับทั้งหมดได้อย่างเป็นทางการ
วิธีการทำงานของ Exchange Online Environment (Authoritative vs. Internal Relay)
เมื่อใดก็ตามที่ชื่อโดเมนสาธารณะจดทะเบียนใน Office 365 โดเมนนั้นจะถือเป็นโดเมนที่ยอมรับ . เซิร์ฟเวอร์ Exchange Online มองว่าตนเองเป็นผู้มีอำนาจเพียงคนเดียวในชื่อโดเมนสาธารณะที่จดทะเบียน
ดังนั้น หากคุณพยายามส่งอีเมลจากโดเมนสาธารณะที่ลงทะเบียน Exchange Online Server จะผ่าน Global Address List (GAL) เพื่อค้นหาที่อยู่ของผู้รับ หากมีที่อยู่ ข้อความจะถูกส่งไปยังปลายทาง อย่างไรก็ตาม หากตรวจพบว่าไม่มีที่อยู่ใน GAL ผู้ส่งจะได้รับข้อความแจ้งว่าไม่มีผู้รับ
ในการแก้ปัญหานี้ คุณต้องเปลี่ยนชื่อโดเมนที่จดทะเบียนจาก Authoritative เป็น Internal Relay เริ่มต้น ในกรณีนี้ หากผู้ส่งของคุณส่งอีเมลไปยังผู้รับที่ไม่มีอยู่ Exchange Online รู้ว่าต้องส่งต่อข้อความไปยัง 'โครงสร้างพื้นฐานของอีเมลอื่น' แทนที่จะส่งข้อความแสดงข้อผิดพลาดไปยังผู้ส่ง หากคุณจดทะเบียนชื่อโดเมนสาธารณะมากกว่าหนึ่งชื่อสำหรับองค์กรของคุณ คุณจะต้องเปลี่ยนการตั้งค่าโดเมนแต่ละรายการจาก Authoritative เป็นการส่งต่อภายในแยกต่างหาก
ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ Exchange Online ไม่สนับสนุนคุณลักษณะกล่องจดหมายที่รับทั้งหมดตามค่าเริ่มต้น ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องใช้วิธีการที่เราได้อธิบายไว้สำหรับคุณ นอกจากนี้ยังมีวิธีอื่นๆ เช่น รหัส แต่ไม่ใช่ทุกคนที่รู้ภาษาการเขียนโปรแกรมของพวกเขา เราจึงคิดว่ามันง่ายกว่าสำหรับคุณที่จะยึดติดกับสิ่งที่ตรงไปตรงมามากขึ้น
มีข้อเสียสำหรับการใช้กล่องจดหมายแบบ Catch-All หรือไม่
อาจมีความเสี่ยงหรือสองอย่างในการใช้กล่องจดหมายแบบรับทั้งหมดบน Office 365 ความเสี่ยงที่ชัดเจนที่สุดคือกล่องจดหมายนี้สามารถเปิดโอกาสให้มีการโจมตีแบบฟิชชิ่งที่อาจเกิดขึ้นกับระบบอีเมลและบัญชีที่แนบมาด้วย
ตัวอย่างเช่น แหล่งที่มาภายนอกสามารถกำหนดเป้าหมายชื่อบัญชีที่รู้จักภายในองค์กร และส่งอีเมลที่มีเจตนาร้ายไปยังกล่องจดหมายเหล่านั้น เนื่องจากอีเมลจะถูกส่งไปยังบัญชีเหล่านั้นโดยอัตโนมัติแทนที่จะทิ้ง การดำเนินการนี้จึงมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยอย่างมาก ส่งผลให้มีการส่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนออกไปนอกองค์กรโดยที่เจ้าของบัญชีไม่ทราบ
อย่าพลาดอีเมลของคุณอีกต่อไป
เราไม่สามารถเน้นเพียงพอถึงความสำคัญของการกำหนดค่ากล่องจดหมายที่รับทั้งหมดสำหรับองค์กรของคุณ กล่องจดหมายเหล่านี้เป็นเรือชูชีพของที่อยู่อีเมลที่สะกดผิดหรือพิมพ์ผิด ด้วยความอนุเคราะห์จากพวกเขา คุณสามารถบอกลาการพลาดอีเมลสำคัญๆ ได้ เนื่องจากเกิดข้อผิดพลาดเล็กน้อยในที่อยู่อีเมลที่ลงทะเบียนกับโดเมนของคุณ
เช่นเดียวกับเรือชูชีพทุกลำที่สามารถพลิกคว่ำจากรูที่ปล่อยน้ำมากเกินไป กล่องจดหมายที่รับได้ทั้งหมดสามารถไปทางใต้จากข้อความสแปมจำนวนมากที่พวกเขาปล่อยให้เข้ามา ดังนั้น พิจารณาตัวเลือกของคุณและเตรียมตัวให้พร้อมก่อนที่คุณจะตัดสินใจตั้งค่าการดักจับ กล่องจดหมายทั้งหมดสำหรับองค์กรของคุณ
