หากคุณใช้ Outlook คุณรู้แล้วว่ามันเป็นโปรแกรมที่มีประโยชน์สำหรับจัดการอีเมล และมีฟีเจอร์ดีๆ มากมาย วันนี้เราจะครอบคลุมฟีเจอร์ Outlook ที่น้อยคนรู้จักซึ่งอาจช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ
1. เปลี่ยนจำนวนบรรทัดในตัวอย่างข้อความ
ในรายการข้อความอีเมล Outlook แสดงตัวอย่างแต่ละข้อความ รวมถึงผู้ส่งและหัวข้อในบรรทัดแรก และบรรทัดหนึ่งจากเนื้อหาข้อความด้านล่าง โดยค่าเริ่มต้น
คุณสามารถเปลี่ยนจำนวนบรรทัดจากข้อความที่แสดงในรายการข้อความได้
ไปที่แท็บ View คลิกปุ่ม Message Preview แล้วเลือก 1 Line (ค่าเริ่มต้น), 2 Lines, หรือ 3 Lines หรือเลือก Off หากไม่ต้องการแสดงเนื้อหาอีเมลในรายการ
คุณจะถูกถามว่าต้องการใช้การตั้งค่านี้กับ This folder เท่านั้น หรือ All mailboxes
จำนวนบรรทัดที่คุณเลือก ไม่รวมบรรทัดผู้ส่งและหัวข้อ ดังนั้นหากเลือก 2 Lines คุณจะเห็น 3 บรรทัดรวม: ผู้ส่งและหัวข้อบรรทัดแรก และเนื้อหาข้อความ 2 บรรทัดด้านล่าง
2. เลือกโฟลเดอร์ที่แสดงเมื่อเปิด Outlook
หากคุณมีบัญชีอีเมลหลายบัญชีใน Outlook คุณสามารถเลือกว่าจะแสดงกล่องจดหมายเข้า (Inbox) ของบัญชีไหนโดยค่าเริ่มต้นเมื่อเปิด Outlook หรือเลือกโฟลเดอร์อื่นนอกจาก Inbox ก็ได้
ไปที่ File > Options คลิก Advanced ในแผงซ้ายของกล่องโต้ตอบ Outlook Options
ในส่วน Outlook start and exit คลิก Browse บนกล่องโต้ตอบ Select Folder หาบัญชีที่ต้องการ และเลือก Inbox หรือโฟลเดอร์อื่นที่ต้องการให้ Outlook เริ่มต้นที่นั่น
เราพบว่าการตั้งค่านี้ไม่คงอยู่เสมอไป แจ้งเราในความคิดเห็นว่าทำงานได้หรือไม่
3. สร้างโฟลเดอร์ค้นหา (Search Folder) ของ Outlook
หากคุณค้นหาคำและวลีเดียวกันใน Outlook บ่อย คุณสามารถตั้งค่าโฟลเดอร์ค้นหาเสมือน (Virtual Search Folder) ที่แสดงรายการรายการทั้งหมดที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหา Outlook มีเทมเพลต Search Folder สำเร็จรูป หรือคุณสร้างเองได้
ตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์ค้นหา Unread Mail แสดงจดหมายที่ยังไม่อ่านทั้งหมดในโฟลเดอร์เดียว แม้จะอยู่ในโฟลเดอร์ต่างๆ ในบัญชีอีเมล ข้อความไม่ได้ถูกย้ายไปยัง Search Folder แค่แสดงอยู่ที่นั่น ข้อความต้นฉบับยังคงอยู่ในโฟลเดอร์ของมัน
เพื่อสร้าง Search Folder ใหม่ คลิก New Search Folder ในส่วน New บนแท็บ Folder เลือกเทมเพลต Search Folder สำเร็จรูปจากรายการ หรือเลือก Create a custom Search Folder ภายใต้ Custom ล่างสุดของรายการ
หากสร้าง Custom Search Folder คลิก Choose บนกล่องโต้ตอบ New Search Folder
จากนั้น ใส่ Name สำหรับ Search Folder บนกล่องโต้ตอบ Custom Search Folder คลิก Criteria และระบุรายละเอียดการค้นหาบนกล่องโต้ตอบ Search Folder Criteria
หากไม่ทำงานสำหรับคุณ เรามีวิธีแก้ไข Outlook Search ให้อ่าน
4. ทำความสะอาดโฟลเดอร์ Outlook
ฟีเจอร์ Clean Up Folder ของ Outlook ลบข้อความซ้ำในเธรดหรือโฟลเดอร์ ข้อความซ้ำคือข้อความก่อนหน้าในเธรดที่ถูกอ้างอิงในการตอบกลับ เธรดอีเมลยาวอาจมีหลายสำเนาของข้อความก่อนหน้าที่ถูกอ้างอิงในแต่ละการตอบกลับ
คำสั่ง Clean Up Folder ย้ายข้อความซ้ำในโฟลเดอร์ที่เลือกและโฟลเดอร์ย่อยไปยังโฟลเดอร์ Deleted Items โดยค่าเริ่มต้น
เพื่อใช้คำสั่งนี้ คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่ต้องการทำความสะอาด และเลือก Clean Up Folder
คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกสำหรับคำสั่ง Clean Up Folder ได้โดยไปที่ File > Options > Mail > Conversation Clean Up เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการให้รายการที่ทำความสะอาดแล้วถูกย้ายไป และเปิด/ปิดตัวเลือกทำความสะอาดอื่นๆ ที่ต้องการ
5. ส่งอีเมลในวันที่กำหนดในอนาคต
บางครั้งคุณต้องเขียนอีเมลแต่ไม่ต้องการส่งทันที ฟีเจอร์ Delayed Delivery ของ Outlook ช่วยให้คุณทำได้ง่าย
เขียนอีเมลใหม่หรือตอบกลับอีเมล แล้วคลิก Delay Delivery ในส่วน More Options บนแท็บ Options ในหน้าต่างข้อความ
ภายใต้ Delivery options ติ๊ก Do not deliver before และเลือกวันที่และเวลา
เลือกตัวเลือกอื่นๆ ที่ต้องการ คลิก Close
Outlook เก็บอีเมลที่กำหนดเวลาไว้ใน Outbox จนกว่าจะส่ง เมื่อส่งแล้วจะย้ายไปยังโฟลเดอร์ Sent
หากเปลี่ยนใจ ต้องการยกเลิกการส่งล่าช้า หรือเปลี่ยนวันที่และเวลา ไปที่ Outbox เปิดข้อความอีเมล คลิก Delay Delivery บนแท็บ Options อีกครั้ง และเปลี่ยนวันที่/เวลาสำหรับ Do not deliver before หรือยกเลิกติ๊กเพื่อปิดการส่งล่าช้า
6. ใช้ Quick Steps
ส่วน Quick Steps บนแท็บ Home ใน Outlook ให้การเข้าถึงการกระทำทั่วไปในคลิกเดียว Microsoft มี Quick Steps เริ่มต้นบางส่วน แต่คุณสามารถสร้างของตัวเองได้
เพื่อสร้าง Quick Step แบบกำหนดเอง คลิก Create New ในส่วน Quick Steps บนกล่องโต้ตอบ Edit Quick Step ตั้ง Name ให้ Quick Step
จากนั้น เลือกการกระทำจากรายการ dropdown คลิก Add Action เพิ่มการกระทำอื่นๆ ที่ต้องการใน Quick Step เดียวกัน คลิก Add Action หลังแต่ละรายการ
ตัวอย่าง: ตั้ง Quick Step ให้ทำเครื่องหมายข้อความที่เลือกว่าอ่านแล้ว แล้วย้ายไปโฟลเดอร์ที่กำหนด สำหรับเครื่องมือคล้ายๆ นี้ ดูวิธีสร้างกลุ่มอีเมลและรายชื่อจัดส่ง
7. เปิดหน้าต่าง Outlook หลายหน้าต่าง
หากคุณใช้ Outlook สำหรับอีเมล ปฏิทิน และงาน คุณอาจต้องการเปิดหน้าต่าง Outlook หลายหน้าต่าง นั่นช่วยให้คุณเห็นอีเมล ปฏิทิน และงานพร้อมกัน แทนที่จะใช้ปุ่มนำทางสลับมุมมอง
เพื่อเปิดหน้าต่าง Outlook อีกหน้าต่าง คลิกขวาที่ไอคอน Outlook บน Taskbar เลือก Outlook 2016 จัดตำแหน่งหน้าต่างตามต้องการ
เมื่อปิด Outlook ไปที่ File > Exit บนหน้าต่างเปิดอยู่ใดๆ อย่าคลิก X มุมขวาบนของหน้าต่างใดๆ Outlook จะเปิดครั้งต่อไปด้วยจำนวนหน้าต่างและตำแหน่งเดียวกับตอนที่คุณออก
8. สร้างและจัดการกฎ (Rules)
คุณอาจไม่ชอบปฏิบัติตามกฎ แต่กฎใน Outlook 很有用 พวกมันช่วยให้คุณตั้งค่าเหตุการณ์เฉพาะให้เกิดขึ้นอัตโนมัติตามการกระทำที่เกิดขึ้น
ตัวอย่าง: คุณอาจต้องการย้ายข้อความที่มีคำเฉพาะในหัวข้อ หรือจากคนเฉพาะไปโฟลเดอร์ และทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วพร้อมกัน คุณสามารถสร้างกฎทำทั้งหมดพร้อมกันเมื่อรับข้อความ
เพื่อสร้างหรือจัดการกฎ คลิก Rules ในส่วน Move บนแท็บ Home เลือก Manage Rules & Alerts กล่องโต้ตอบ Rules and Alerts ให้คุณสร้าง แก้ไข และรันกฎด้วยตนเอง
คลิก New Rule เพื่อสร้างกฎ และทำตามขั้นตอนใน Rules Wizard
ฟีเจอร์ที่ขาดหายไปใน Outlook คือความสามารถในการ BCC ตัวเองอัตโนมัติในอีเมล แต่คุณสามารถเลี่ยงข้อจำกัดนี้ด้วยกฎ
9. เปลี่ยนชื่อบัญชี Outlook
เมื่อคุณเพิ่มบัญชีอีเมลใน Outlook ชื่อเริ่มต้นของบัญชีคือที่อยู่อีเมลของคุณ ซึ่งแสดงในแผงซ้าย แต่คุณสามารถเปลี่ยนชื่อบัญชีเป็นชื่อที่อธิบายได้ชัดเจนขึ้น เพื่อให้ค้นหาบัญชีที่ต้องการเร็วขึ้น เหมาะหากคุณมีบัญชีอีเมลหลายบัญชีใน Outlook
เพื่อเปลี่ยนชื่อบัญชี คลิกขวาที่ชื่อบัญชีปัจจุบันในแผงซ้าย (ไม่ใช่ Inbox ของบัญชี) เลือก Account Properties หรือไปที่ File > Info (หน้าจอ Account Information)
จากนั้น ไปที่ Account Settings > Account Settings ตรวจสอบว่าแท็บ Email ใช้งานอยู่บนกล่องโต้ตอบ Account Settings ควรเป็นค่าเริ่มต้น
เลือกบัญชีในรายการที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ (หากยังไม่ได้เลือก) แล้วคลิก Change
เปลี่ยน Account name ภายใต้ General Settings บนกล่องโต้ตอบ Account Settings คลิก Next แล้ว Done
10. ใช้สวิตช์บรรทัดคำสั่ง (Command Line Switches) ของ Outlook
Outlook มีสวิตช์บรรทัดคำสั่งที่ช่วยให้คุณดำเนินการต่างๆ ได้ หากคุณชอบใช้คีย์บอร์ดมากกว่าเมาส์ คุณสามารถเร่งการดำเนินการใน Outlook ด้วยสวิตช์บรรทัดคำสั่ง พวกมันยังช่วยแก้ไขปัญหาใน Outlook ได้
เราครอบคลุม 25 สวิตช์บรรทัดคำสั่ง Outlook 2016 ที่ควรรู้
ตัวอย่าง: คุณสามารถสร้างอีเมลใหม่พร้อมผู้รับโดยเปิดกล่องโต้ตอบ Run (Windows key + R) และป้อนคำสั่งต่อไปนี้ในช่อง Open แทนที่อีเมลด้วยที่อยู่อีเมลผู้รับ
outlook.exe /c ipm.note /m thedoctor@thetardis.com
เครื่องมือทำให้ Outlook มีประโยชน์มากขึ้น
ฟีเจอร์ขั้นสูงทั้งหมด ทั้งยอดนิยมและที่น้อยคนรู้ จะทำให้ Outlook อันทรงพลังกว่า Mail และไคลเอนต์อีเมลเดสก์ท็อปอื่นๆ ฟีเจอร์เหล่านี้ยังไม่พอ? ไม่มีปัญหา เราครอบคลุมเครื่องมือ Outlook ของ協力廠商ที่เพิ่มฟังก์ชัน ปรับปรุงฟีเจอร์ที่มีอยู่ หรือทำงานบางอย่างได้ดีกว่า Outlook เช่น รวมไฟล์ PST ของ Microsoft Outlook หลายไฟล์
อย่าลืมว่าพร้อมกับฟีเจอร์ดีๆ มี Outlook Shortcuts มากมายที่ช่วยประหยัดเวลา!
