ซับซ้อน, น่าเบื่อ, ไม่สวย — นี่คือความคิดของผมทุกครั้งที่เปิดแอป Mail ของ Mac ชอบ Airmail และ Kiwi รู้จักประโยชน์ของแอปเมลจากบุคคลที่สาม
gầnๆ นี้ ผมตัดสินใจสลับไปใช้แอปเริ่มต้นของ Mac เพื่อลดความวุ่นวายของแอป ตั้งค่า Mac Mail ลองใช้ 1 สัปดาห์ คิดว่า 2 วันจะทิ้ง
ผ่านไป 2 เดือน ยังใช้ Mac Mail อยู่ และรักมัน เพราะผมใช้เวลาตั้งค่าให้ถูกต้อง ทำให้การประมวลผลอีเมลไร้ปวดหัวด้วย 6 ขั้นตอนนี้ คุณทำได้เช่นกัน!
1. ปรับแต่ง Toolbar (แถบเครื่องมือ)
อยากจัดการอีเมลเร็วสุด? ตั้งค่า Toolbar ให้ใจพอใจ ใช้ปุ่มคลิกเดียวดำเนินการกับอีเมล ดีกว่าหน้ามุมนูเมนูหรือ Shortcuts ที่จำไม่ได้
ตั้งค่า Toolbar: คลิกขวาที่มัน > Customize Toolbar... จะเห็นกล่องโต้ตอบมีไอคอนทั้งหมด ลากวางไป Toolbar ตำแหน่งที่ต้องการ กล่องโต้ตอบเปิดอยู่ ลากไอคอนออก Toolbar เพื่อลบ หรือลากย้ายเพื่อเรียงใหม่
การเปลี่ยนไอคอนที่แนะนำ:
- ลบ Delete — สไวด์ซ้าย (macOS Sierra) หรือกดปุ่ม delete ลบอีเมลง่ายกว่า
- ลบ Reply All — วางปุ่ม Reply All ที่คลิกได้โดยไม่ได้ตั้งใจ = โชคไม่ดี
- เพิ่ม Unread / Read — ใช้สะดวกทำเครื่องหมายอ่าน/ไม่อ่านหลายฉบับพร้อมกัน
- เพิ่ม Move selected messages — ไม่ต้อง expand/collapse โฟลเดอร์ซ้ายเพื่อลากวางอีเมล เลือกโฟลเดอร์จากเมนูซ้อนหลังไอคอน Toolbar สะดวกกว่ามาก
- เพิ่ม Sidebar — ซ่อน Sidebar ไว้แต่เข้าถึงง่ายด้วยไอคอน toggle บน Toolbar
หมายเหตุ — ไอคอนบางตัวเป็นคู่ เช่น Delete และ Junk แต่ก็มีไอคอนเดี่ยวสำหรับแต่ละการกระทำ หากต้องการเพิ่ม/ลบเพียงตัวใดตัวหนึ่ง
2. ซ่อนองค์ประกอบภาพที่รบกวน
ติดตั้งแอปใหม่ ผมทำความสะอาดอินเทอร์เฟซ ซ่อนสิ่งรบกวน เก็บแค่ที่ใช้บ่อยสุด 做同樣กับ Apple Mail โดยซ่อน:
- List Previews — บรรทัดแรกๆ ของข้อความอีเมลในคอลัมน์ข้อความ ผมซ่อนไว้ เพราะจาก Subject บอกได้ว่าเรื่องอะไร — สำหรับอีเมลสำคัญบ้าง คุณก็คงทำได้เหมือนกัน ที่ Mail > Preferences... > Viewing เลือก None จาก dropdown List Preview
- Mailbox Folders — แต่ละบัญชีอีเมล Mac Mail สร้าง Mailbox 專用 เก็บอีเมลของโฟลเดอร์/ฉลากเฉพาะ ย่อ Mailbox เหล่านี้โดยคลิกลิงก์ Hide ที่出现เมื่อ hover ชื่อ Mailbox ใน Sidebar
- Tab Bar — ซ่อน Tab Bar โดยยกเลิกติ๊ก Show Tab Bar ในเมนู View Tab Bar จะ出现เองเมื่อสร้างแท็บใหม่ แต่อยู่เงียบเมื่อมีแท็บเดียว
- Favorites Bar — หากชอบสลับ Mailbox จาก Sidebar มันซ้ำซ้อน ซ่อนได้: View > Hide Favorites Bar
- Sidebar — ผมเพิ่งบอกว่าใช้ Sidebar สลับ Mailbox ทำไมถึงซ่อน? เพราะผมเข้าแค่ Mailbox Inbox หรือ Unified Inbox บ่อย ถ้าเลือกนั้นก่อนซ่อน ก็พอ 要เข้าอื่น ใช้ไอคอน Sidebar ที่เพิ่มตอนปรับแต่ง Toolbar toggle ได้
Mac Mail หลังทำความสะอาด:
3. ทำให้ค้นหาอีเมลง่ายขึ้น
ไม่ต้องค้นหายาก หากมีระบบส่งอีเมลไปที่ถูกที่ นี่คือข้อเสนอของผม
ใช้ Flags (ธง)
Flags = Stars/Favorites ของ Mac Mail ใช้เน้นอีเมลที่อ้างอิงบ่อย หรือต้องดำเนินการเร็ว อีเมลเหล่านี้จะขึ้นใน Mailbox Flagged ใน Sidebar เลือกธงสีต่างๆ เพื่อแยกประเภทอีเมลสำคัญ
จริงๆ ผมไม่ใช้ Flags เพราะสัญลักษณ์ธงสีสันรบกวน ดูเหมือนว่า "ทำไมลืมมัน?" แทนที่จะเป็น "นี่คือสิ่งที่คุณต้องการ!" เหมือนดาวสีเหลือง
ตั้งค่า Smart Mailboxes และ Mailbox Rules
ฟีเจอร์ทั้งคู่ทำงานคล้าย Filters ใน Gmail ทั้งคู่แยกอีเมลที่ตรงเกณฑ์ ความต่างคือ Rules ยังดำเนินการต่อกับอีเมล
ตัวอย่าง: อยากเก็บการสื่อสารจาก makeuseof.com ในส่วนเข้าถึงง่าย และย้ายอีเมล MakeUseOf Deals ไปโฟลเดอร์เฉพาะอัตโนมัติ ทำได้ดังนี้:
- สร้าง Smart Mailbox สำหรับอีเมลทั้งหมดจาก MakeUseOf: Mailbox > New Smart Mailbox... ระบุว่าแยกข้อความที่มี @makeuseof.com ในฟิลด์ From กด Ok สร้าง Mailbox ใหม่นี้ขึ้นภายใต้ Smart Mailboxes ใน Sidebar การลบ Mailbox นี้ไม่ลบเนื้อหาจาก Inbox
- สร้าง Mailbox Rule ย้าย MakeUseOf Deals ไปโฟลเดอร์ที่เลือกอัตโนมัติ: Mail > Preferences > Rules กด Add Rule จะเห็นป๊อปอัพคล้ายตอนสร้าง Smart Mailbox แต่ที่นี่ระบุได้ว่าอยากให้ Mail ทำอะไรกับอีเมล ตั้งค่าตามภาพ Rules รองรับหลายการกระทำ สามารถ color-code อีเมลเหล่านี้ได้
ควรตั้ง Smart Mailboxes และ Rules พื้นฐานเหล่านี้สำหรับ Apple Mail
ใช้ฟีเจอร์กรองอีเมลร่วมกับกล่องค้นหา จะดึงอีเมลไหนก็ได้ในไม่กี่วินาที กล่องค้นหารองรับ natural language search ด้วย
4. ทำให้ง่ายต่อการต่อต้านการติดอีเมล
แอปอีเมลส่วนใหญ่พยายามโน้มน้าวว่าจะโลกจะสิ้นสุดถ้าไม่เช็คอีเมลทันที เรารู้ว่ามันไม่จริง และเราต้องต่อต้าน ซึ่งเป็นการแจ้งเตือนรบกวน
ผมทำการเปลี่ยนแปลงดังนี้ เพื่อให้อีเมลรู้สึกสะดวกมากกว่าภาระ:
- ไม่มีไอคอน Dock — เอาไอคอน Dock ของ Mail ออก เพื่อไม่เห็นจำนวนอีเมลไม่อ่าน ซึ่งผมไม่มีโอกาสละเลย ไม่ว่าจะสะสมเท่าไร ตราบใดที่ไม่ได้เปิดแอป Mail
- แจ้งเตือนแบบ Banner — System Preferences > Notifications > Mail เลือก Banners ใต้ Mail Alert Style ไม่เหมือน Alerts, Banner จะหายอัตโนมัติ
- Shortcut สำหรับ Do Not Disturb ของ Notification Center — System Preferences > Keyboard > Shortcuts > Mission Control ติ๊ก Turn Do Not Disturb On/Off จด shortcut เริ่มต้นหรือเพิ่มของตัวเอง (ผมใช้ F10) ตอนนี้กดปุ่มเดียว กระทุ้งการแจ้งเตือนทั้งหมดตอนทำงาน และเรียกคืนได้
5. ตรวจสอบ Mailbox Mapping (การแมปโฟลเดอร์)
เพิ่งตั้งค่าบัญชีใหม่ใน Mac Mail? ไป Mail > Preferences > Accounts > Mailbox Behaviors ของบัญชีนั้น เช็คว่า Mailbox ใน Mac Mail ตรงกับในบัญชีอีเมลจริง มักจะตรง แต่เช็คไม่เสียหาย หากอีเมลสับสน คุณรู้ว่าปัญหาอาจอยู่ที่ไหน
6. ยกเลิกการสมัครรับโฟลเดอร์ที่ใช้น้อย
Mac Mail สมัครรับโฟลเดอร์/ฉลากทั้งหมดในบัญชีอีเมลโดยปริยาย หากมีโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดระเบียบ แต่เกือบไม่เช็ค คิดดูเรื่องยกเลิกการสมัครใน Mac Mail
ยกเลิกสมัครโฟลเดอร์ในแอป Mail: คลิกขวาโฟลเดอร์ใน Sidebar > Get Account Info ไป Account Info > Subscription List ยกเลิกสมัครโฟลเดอร์ที่เลือก
ไม่รู้ทำไม ผมไม่เห็นโฟลเดอร์เมลใน Subscription List แม้สมัครแล้ว แต่ยังยกเลิกโฟลเดอร์ไม่ต้องการจาก Webmail ได้ (ผมใช้ Gmail) ยกเลิกติ๊ก Show in IMAP ของโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้อง ใต้ Settings > Labels ใน Gmail
7. ติดปลั๊กอิน Mac Mail เพิ่มเติม
Apple Mail รองรับปลั๊กอิน ติดตั้งเพื่อเพิ่มฟีเจอร์ที่อยากมีหรือปรับปรุงประสบการณ์ MailButler เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี
MailButler เพิ่มเครื่องมือ: snooze, จัดตารางส่ง, ติดตามอีเมล รุ่นฟรีมีฟีเจอร์: Undo Send, เตือนไฟล์แนบ, อัปโหลดคลาวด์ และ 30 Professional actions/เดือน (การใช้ฟีเจอร์ Pro 1 ครั้ง = 1 action) แพ็กเกจพรีเมียมเริ่ม 7.95 ยูโร/เดือน
ติดตั้ง Herald หากอยากประมวลผลอีเมลจาก Banner แจ้งเตือน
อยากจัดระเบียบและระบุอีเมลเร็วขึ้น ใช้ MailTags เพิ่ม metadata: คีย์เวิร์ด, โน้ต, วันครบกำหนด
ยังมีปลั๊กอิน Mac Mail อื่นๆ ที่ควรเช็ค
8. ลงลึกฟีเจอร์และการตั้งค่า Apple Mail
ยังมีอะไรทำได้เยอะ: Annotate รูปภาพ, จัดตารางส่งอีเมล, ทำอีเมลสวยด้วย Stationery templates สำหรับตอนนี้ ผมเน้นการเปลี่ยนแปลงครั้งเดียวที่วางพื้นฐานการจัดการอีเมลไร้ความเครียด หลังเปลี่ยนแล้ว ไปดูแท็บต่างๆ ใต้ Mail > Preferences ตั้งค่า Mail ให้พอดี อาจเปลี่ยมมุมมอง Mac Mail ให้ดีขึ้น
อะไรทำให้ขี้ขลาดกับไคลเอนต์เมลบิลท์อินของ Mac? มีวิธีแก้ไหม? แชร์เคล็ดลับและทริก Apple Mail กับเรา!
