ไม่ขาดแอปอีเมลใน App Store แตบางคนชอบใช้แอปเริ่มต้นของ Apple มันไม่ได้สง่างาม และไม่มีฟีเจอร์พิเศษมากเท่าไรนัก แต่มันบูรณาการกับระบบปฏิบัติการส่วนที่เหลือได้ดี และทำงานร่วมกับ OS X Mail ได้อย่างยอดเยี่ยม
แม้ดูเหมือนจะธรรมดา Mail สำหรับ iOS มีพลังมากกว่าที่เคยมาก นี่คือฟีเจอร์ที่รู้จักน้อย และเคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากแอปนี้เต็มที่
พื้นฐาน
การเชื่อมต่อบัญชีอีเมลกับ iPhone ง่ายๆ คือ ไปที่ Settings > Mail, Contacts, Calendars และกด Add Account คุณจะเลือกจากรายการผู้ให้บริการที่มี หรือ หากคุณใช้ผู้ให้บริการที่ไม่ได้แสดงอยู่ ให้ใส่รายละเอียดเซิร์ฟเวอร์ของคุณภายใต้ตัวเลือก Other หากคุณมีบัญชี Google Apps สำหรับงาน หรือจัดการโดเมนส่วนตัว ให้เลือก Google — แม้คุณจะไม่มีที่อยู่อีเมลจบด้วย @gmail.com
จากการตั้งค่า Mail, Contacts, Calendars คุณสามารถเลือกบัญชีอีเมลเริ่มต้นได้ นี่คือบัญชีที่โทรศัพท์จะใช้เริ่มต้นเมื่อเริ่มข้อความใหม่จากแอปอื่น เช่น เมื่อแชร์ผ่านอีเมลใช้เมนู Share คุณสามารถเปลี่ยนได้ตลอดขณะเขียนข้อความ โดยแตะฟิลด์ From และเลือกบัญชีอื่น
เมนูตั้งค่านี้ยังให้คุณเปลี่ยน Signature สำหรับแต่ละบัญชีที่เชื่อมต่อ ได้ เพื่อให้คุณลบ "Sent from my iPhone" ออก และเพิ่มบางอย่างที่ส่วนตัวกว่า หากปกป้องเครื่องหมายเริ่มต้นของ Apple การระบุว่าข้อความส่งจากอุปกรณ์เคลื่อนที่ ช่วยขจัดข้อผิดพลาดทั่วไปบางอย่างที่เกิดขึ้นเมื่อพิมพ์อีเมลอย่างรวดเร็ว
เพิ่มเมลบ็อกซ์เพิ่มเติม
โดยค่าเริ่มต้น Mail สร้างเมลบ็อกซ์กล่องจดหมายเข้า (inbox) สำหรับแต่ละบัญชีที่เพิ่ม รวมถึงอีกนิดหน่อยอย่าง VIP
เปิด Mail และไปที่หน้าจอ Mailboxes (คุณอาจต้องย้อนกลับจากบัญชีที่อยู่) แล้วกด Edit เพื่อเลือกจากรายการยาวของเมลบ็อกซ์ที่มี ซึ่งรวมถึงข้อความทั้งหมดจากแต่ละบัญชีที่เพิ่มในโทรศัพท์ ในมุมมองรวม (conglomerated view)
คุณยังสามารถปิดเมลบ็อกซ์ที่สร้างขึ้นเมื่อคุณเพิ่มบัญชีต่างๆ และปิดเมลบ็อกซ์ VIP หากคุณไม่เคยใช้ฟีเจอร์นั้น (รายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง) มีตัวเลือกที่ใช้งานได้จริงอยู่ไม่กี่อย่าง รวมถึง:
- To or CC: สำหรับเมลที่ที่อยู่ของคุณปรากฏใน to หรือ cc สะดวกหากคุณใช้ mailing list มากในงาน
- Today: เมลทั้งหมดที่รับในวันล่าสุด
- All Sent/Drafts/Trash/Archive: สำหรับการเข้าถึงเร็ว เหมาะหากคุณไม่รู้ว่าคุณใช้บัญชีไหน
- Mail with Attachments: สะดวกมากสำหรับค้นหาเอกสารที่เพิ่งส่งมาให้
หากคุณใช้ Google สำหรับอีเมล และคุณตั้งระบบฉลาก (labels) แบบแน่นสำหรับเมลเข้า ตามเกณฑ์บางอย่าง คุณสามารถสร้างเมลบ็อกซ์สำหรับแต่ละฉลากเฉพาะ โดยแตะ Add Mailbox และเลือกบัญชี Gmail หรือ Google Apps ของคุณ
ลบข้อความแทนการเก็บถาวร (Archive)
เมื่อ Gmail มาถึง เราถูกบอกว่าเราไม่ต้องลบอีเมลอีกต่อไป ทุกคืน การเก็บถาวรกลายเป็นมาตรฐาน — ซึ่งดีหากคุณไม่ได้ถูกท่วมท้นกับ press release จดหมายข่าว สแปมที่รอดผ่าน และไวยากรณ์แปลกๆ จากคนที่คุณไม่เคยอยากคุย
iOS Mail ก็ชอบเก็บถาวรข้อความโดยค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่านี้ในเมนูที่ซ่อนอยู่ดี คุณต้องเปลี่ยนพฤติกรรมนี้สำหรับแต่ละบัญชีที่เชื่อมต่อ
- ไปที่ Settings > Mail, Contacts, Calendars และแตะบัญชีที่ต้องการเปลี่ยน
- แตะฟิลด์ Account ในเมนูที่เปิดขึ้น
- แตะ Advanced
- ตรวจสอบพฤติกรรม Mailbox ถูกต้อง — Archive และ Deleted mailboxes ควรเป็น "All Mail" และ "Trash" ตามลำดับ
- เลือก Deleted Mailbox ภายใต้ Move Discarded Messages Into
หมายเหตุ: สำหรับ iCloud Mail (และอาจจะบัญชีอื่นๆ) คุณไม่ต้องแตะฟิลด์ Account หลังจากเลือกบัญชีแล้ว — แค่เลื่อนลงสุดหน้า และแตะ Mail ภายใต้ส่วน Advanced
ขึ้นอยู่กับประเภทบัญชีอีเมล ลอง แตะค้างที่ปุ่ม Archive/Trash เพื่อดึงตัวเลือกทั้งสองขึ้นมาเมื่ออ่านข้อความ
สั่นเพื่อยกเลิก (Shake to Undo)
ลบข้อความผิดพลาด? ย้ายสิ่งใดสิ่งหนึ่งไปที่ไม่ควร? สั่นโทรศัพท์ให้หน่อย และคุณควรจะยกเลิกได้ ฉันพบว่าฟีเจอร์นี้ค่อนข้าง hit-and-miss ฉันยกเลิกการลบข้อความใน Gmail ได้ แต่ไม่สามารถยกเลิกการย้ายข้อความหรือฟังก์ชันอื่นๆ ได้เสมอไป
เป็นความคิดดีที่จะเพิ่มเมลบ็อกซ์ "All Trash" และ "All Archived" บนหน้าจอหลัก — คุณมักจะพบสิ่งที่คุณหาได้ในที่นั่นเมื่อ undo ไม่ช่วย
ปรับแต่งการแจ้งเตือนและ Badge
หลายคนมีบัญชีอีเมลเก่าที่ต้องเก็บไว้ แต่แทบไม่เช็ค — ไม่ว่าจะเพื่อสมัครบัญชีทิ้ง สมัครแข่งขัน หรือเพียงแค่เพราะ username เหมือน cool_dude_420@something.com ไม่ทำให้'impression' ดี
คุณอาจต้องการเข้าถึงบัญชีเหล่านี้บนโทรศัพท์เพื่อกู้รหัสผ่าน แต่อาจไม่ต้องการรับการแจ้งเตือน หรือให้มันแสดงในจำนวนที่ยังไม่อ่านบน Badge ของ Mail
โชคดีที่ iOS ให้คุณปรับแต่งการแจ้งเตือนและจำนวน badge ต่อบัญชีได้ ไปที่ Settings > Notifications > Mail และแตะบัญชีที่ต้องการเปลี่ยน คุณสามารถตั้งเสียงแจ้งเตือน ตัดสินใจว่าจะแสดงใน Notification Center หรือหน้าจอล็อกหรือไม่ ตัดสินใจว่าจำนวนที่ยังไม่อ่านจะแสดงหรือไม่โดยสลับ Badge App Icon และแม้แต่ปิดการแสดงตัวอย่างเมลสำหรับบัญชีนั้น
คุณยังสามารถตั้ง iOS ให้แจ้งเตือนการตอบกลับในเธรดได้ โดยสไลด์ขวา-ซ้ายเร็วๆ บนข้อความในมุมมองรายการ แตะ More แล้วเลือก Notify Me
ใช้ Continuity สลับระหว่างอุปกรณ์
หนึ่งในฟีเจอร์ที่ดีที่สุดของ Mail คือ Continuity ซึ่งให้คุณสลับระหว่างอุปกรณ์ได้อย่างราบรื่นโดยไม่สูญเสียสิ่งที่คุณกำลังทำ มันทำงานกับแอปที่เลือกมา รวมถึง Safari และแอปภายนอกอย่าง Evernote แต่มีประโยชน์มากที่สุดเมื่อใช้คู่กับ Mail
ฟีเจอร์นี้ใช้ iCloud ดังนั้นคุณต้องแน่ใจว่าคุณลงชื่อเข้า iCloud account เดียวกัน (Apple ID) ใน Settings > iCloud (หรือ System Preferences > iCloud สำหรับผู้ใช้ Mac) บนอุปกรณ์ทุกเครื่อง เริ่มเขียนอีเมลบน Mac หรือ iPad และดึงมาต่อบน iPhone จากหน้าจอล็อก โดยหาไอคอน Mail ที่มุมซ้ายล่าง หรือผ่าน app switcher โดยดับเบิลแตะปุ่ม Home
คุณจะดึงข้อความบนอุปกรณ์ที่สองได้เฉพาะเมื่อแอปยังใช้งานอยู่บนอุปกรณ์แรก และมันทำงานสองทาง — คุณสามารถดึงอีเมลที่กำลังเขียนบน iPhone ไปต่อบน Mac ได้ โดยหาไอคอน Mail ใน dock ของคุณ
ตั้งค่ารายการ VIP
หากข้อความบางส่วนจากบุคคลบางคนสำคัญกว่า — ครอบครัว หัวหน้า คู่รัก — คุณสามารถตั้งค่ารายการ VIP เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่พลาดอะไรเลย หากคุณปิดฟีเจอร์นี้ไปแล้ว คุณสามารถเปิดเมลบ็อกซ์ VIP ได้อีก โดยอ่านส่วน Add More Mailboxes ด้านบน
เปิดแอป Mail และจากหน้าจอ Mailboxes แตะที่ i เล็กๆ เพื่อปรับแต่งรายการ คุณจะต้องสร้างรายชื่อติดต่อสำหรับที่อยู่อีเมลแต่ละรายการที่ต้องการเพิ่ม คุณยังสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนและพฤติกรรมการแจ้งเตือนกำหนดเอง ได้ที่ Settings > Notifications > Mail > VIP
ปรับพฤติกรรมการสไลด์ (Swipe)
Apple เพิ่มท่าทางสไลด์ใน Mail iOS 8 และ iOS 9 ให้คุณปรับแต่งพฤติกรรมนี้ ไปที่ Settings > Mail, Contacts, Calendars > Swipe Options และเลือกจาก: Nothing, Mark as Read, Flag, Move Message และ Archive
Archive จะเป็น "Trash" ขึ้นอยู่กับว่าคุณเปลี่ยนพฤติกรรมเริ่มต้นตามส่วน Delete Messages Instead of Archiving ด้านบนหรือไม่
นี่คือฟีเจอร์ที่ไคลเอนต์อีเมลอื่นๆ นำมาใช้ และมันช่วยให้คุณถึง inbox zero เร็วขึ้นมาก หากคุณจำได้ที่จะใช้
ย่อฉบับร่าง (Minimize Drafts)
บางครั้งตอนพิมพ์ข้อความ คุณอาจต้องกลับไปกล่องจดหมายเข้าเช็คบางอย่าง โชคดีที่ iOS Mail ให้คุณย่อฉบับร่างปัจจุบันได้ โดยดึงหัวข้อ (subject title) ลงมาสู่ด้านล่างของหน้าจอ หาสิ่งที่ต้องการ แล้วกลับมาต่อข้อความโดยแตะมันอีกครั้ง
สำคัญที่สุด: เอาธง (Flag) กลับมา
การ flag ข้อความรู้สึกไม่เหมือนเดิมโดยไม่มีการแสดงธงจริงๆ ไปด้วย ใครคิดว่าจุดส้มเป็นความคิดดี? หากคุณรังเกียจตั้งแต่ Apple เปลี่ยนใน iOS 7 ช่วยเหลืออยู่ที่นี่
ไปที่ Settings > Mail, Contacts, Calendars เพื่อเปลี่ยน Flag Style เป็น Shape ตอนนี้ หายใจออกมา
ครองชีพกล่องจดหมายเข้า
หวังว่าเคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยคุณจัดการอีเมลดีขึ้นด้วยไคลเอนต์เริ่มต้นของ Apple หากยังไม่ได้心意 คุณอาจลองเปลี่ยนไปใช้แอปอื่น มีแอปที่เหมาะกับ Gmail หลายตัว ที่ให้คุณใช้ฉลากและตัวกรองได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คุณมีเคล็ดลับ Mail หรือฟีเจอร์โปรดที่เราพลาดไปไหม? บอกเราในความคิดเห็นได้เลย
