วิธีเขียนอีเมลมืออาชีพสมบูรณ์แบบ (ยืนยันโดยข้อมูล)

การเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพดูเหมือนง่าย แต่หากคุณต้องการให้อีเมลของคุณทำงานได้ดีขึ้น จงจดจำกฎที่ได้รับการพิสูจน์ทางวิทยาศาสตร์ดังนี้

ในอดีต เราเคยระบุ 12 เหตุผลที่คนยังคงเพิกเฉยอีเมลของคุณ เราเคยให้คำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับการทำให้คนยุ่งตอบสนองข้อความของคุณ แตตอนนี้ถึงเวลาแบ่งปันเคล็ดลับที่เฉพาะเจาะจงและปฏิบัติได้มากขึ้น — ที่มีข้อมูลสนับสนุน

แต่ละเคล็ดลับนี้ ไม่ได้แค่เพิ่มโอกาสที่อีเมลของคุณจะถูกอ่าน แต่ยังเพิ่มโอกาสที่คุณจะได้รับตอบกลับที่เป็นบวกจากอีเมลเหล่านั้น สิ่งนี้สำคัญ เพราะอีเมลยังคงเป็นรูปแบบการสื่อสารหลักในโลกธุรกิจ ด้วยการรู้วิธีสร้างอีเมลที่มีประสิทธิภาพ คุณให้ตัวเองได้เปรียบชัดเจนเหนือเพื่อนร่วมงาน

1. เรียกชื่อเล่น (First Name Terms)

สิ่งนี้ดูชัดเจน แตหากคุณอยากให้คนใส่ใจเมื่อได้รับอีเมลจากคุณ ให้ใช้ชื่อของพวกเขา และใช้มากกว่าหนึ่งครั้ง

การวิจัยที่ตีพิมพ์ในปี 2006 แสดงว่าบางพื้นที่ของสมอง "แสดงการเปิดใช้งานมากกว่าเมื่อได้ยินชื่อของตัวเอง" ให้หลักฐานว่า "การได้ยินชื่อของตัวเองมีการเปิดใช้งานฟังก์ชันสมองที่เป็นเอกลักษณ์"

การใช้ชื่อผู้รับในเรื่องอีเมล (Subject) และ เนื้อหาอีเมล (Body) จึงเป็นเคล็ดลับทางจิตวิทยาที่ดึงดูดความสนใจ การปิดท้ายด้วย "Hope to hear from you soon, Stan" มีประสิทธิภาพมากกว่าแค่ "Hope to hear from you soon" มาก

2. ยอมรับ Halo Effect (เอฟเฟกต์โฮโล)

ผู้คนได้รับอิทธิพลจากคนที่พวกเขาไว้ใจ หากผู้จัดการแนะนำให้คุณติดต่อผู้จัดการบริษัท ให้ระบุชื่อผู้จัดการคนนั้นในอีเมลแนะนำตัว Cold email (อีเมลเย็น/ไม่รู้จัก) น่ากลัวที่จะได้รับ การแสดงว่าคุณมีการสนับสนุนจากคนที่ผู้รับไว้ใจ จึงสำคัญมาก

สิ่งนี้เป็นส่วนหนึ่งจากทฤษฎีที่เรียกว่า Halo Effect นี่เป็นรูปแบบหนึ่งของ confirmation bias (อคติการยืนยัน) ในกรณีนี้ อคตินี้อาจปรับปรุง印象ทั่วไปของผู้จัดการบริษัทเกี่ยวกับ คุณ เพียงแค่เพราะ印象ที่ดีของพวกเขาเกี่ยวกับผู้จัดการที่แนะนำคุณ

คุณไม่จำเป็นต้องแค่ระบุผู้บังคับบัญชา การอ้างอิงมุมมองและความคิดของผู้เชี่ยวชาญ ลูกค้า เพื่อนร่วมงาน และชุมชน ก็สามารถเสริมสร้างอีเมลของคุณได้ โดยที่ผู้รับต้องคุณค่ามุมมองของคนที่คุณอ้างอิง

3. โกรธหรือมีความสุข แต่อย่าเป็นกลาง (Neutral)

เมื่อ Boomerang แอป Gmail นำหน้า วิเคราะห์ข้อมูลของพวกเขา พวกเขาพบสิ่งน่าสนใจอย่างยוצאת דופן "หนึ่งในปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการกำหนดอัตราตอบกลับ คือ ความเป็นบวก (คำอย่าง great) หรือลบ (คำอย่าง bad) ของคำในข้อความ"

อีเมลที่เป็นบวกปานกลาง และ ลบปานกลาง ได้รับการตอบกลับมากกว่าอีเมลกลาง 5-15% นั้นเป็นจริง แต่อีเมลที่เป็น敵意สูงสุด ได้รับการตอบกลับเกือบศูนย์ อีเมลที่ยกย่องเกินไปก็ไม่ดียิ่งนัก กล่าวคือ แสดงความรู้สึกของคุณออกไป แต่อย่ารีออกราวง

4. ระบุสั้นๆ (แต่สั้นแค่ไหน?)

ฉันรู้ รู้แล้ว จะมีข้อยกเว้นเสมอ หนึ่งในเว็บไซต์ที่ฉันชอบที่สุด Brain Pickings ส่งอีเมลยาวมากที่อ่านแล้วสนุก แตโดยรวม ข้อมูลบ่งชี้ว่าควรหลีกเลี่ยงอีเมลยาว

จริงๆ แล้ว พร้อมกับข้อมูลเกี่ยวกับประเภทคำที่ควรใช้ในข้อความ Boomerang ยังพบ "ความยาวที่เหมาะสม" ของอีเมล จากการวิเคราะห์ 40 ล้านอีเมล พวกเขาพบว่าอีเมลที่มีไม่เกิน 50-175 คำ มีโอกาสได้รับการตอบกลับสูงสุด (49-50%) ข้อมูลนี้ได้รับการสนับสนุนจากการศึกษาของ MIT ปี 2010

นี่คือคำแนะนำที่ฉลาด แต่ไม่ใช่ทุกครั้งที่ปฏิบัติได้ แต่บทเรียนคือ ทำให้อีเมลของคุณกระชับ วิธีหนึ่งคือ ปฏิบัติตามปรัชญา Five Sentences (ห้าประโยค) และไม่เคยส่งอีเมลเกินห้าประโยค ตามที่นักลงทุนและนักเขียน Guy Kawasaki บอก Entrepreneur.com "น้อยกว่าห้าประโยคมักรู้สึกรุนแรงและหยาบคาย มากกว่าห้าประโยคเป็นการเสียเวลา"

5. ใช้คำว่า "Because" (เพราะว่า)

หากคุณมีความกล้า ขอให้ใครทำบางอย่างให้ 至少 告訴เขาหรือเธอ ทำไม เรารู้เรื่องนี้มาตั้งแต่ทศวรรษ 1970 เมื่อ Ellen Langer ศาสตราจารย์จิตวิทยาที่ Harvard University เผยแพร่การศึกษาเน้นความสำคัญของคำว่า "because"

เราได้รับอีเมลที่แค่ขออย่างเดียว ("คุณส่งรายงานนั้นมาให้ก่อน 2 โมงเย็นได้ไหม?") โดยไม่อธิบายว่าทำไม แต่ด้วยการนำคำว่า "because" เข้ามาในคำขอ ("คุณส่งรายงานนั้นมาให้ก่อน 2 โมงเย็นได้ไหม เพราะ มันต้องถูกแก้ไขก่อน 5 โมงเย็น") โอกาสที่จะได้รับความร่วมมือจะเพิ่มขึ้น

ตามการศึกษานี้ สิ่งนี้อาจเป็นเพราะ "ผู้คนเข้าสู่พฤติกรรม 'อัตโนมัติ'... เป็นรูปแบบของ heuristic หรือทางลัด และการได้ยินคำว่า 'because' ตามด้วยเหตุผล (ไม่ว่าจะแย่แค่ไหน) ทำให้เรายอมปฏิบัติ"

6. อย่าเสนอตัวเลือกเกิน 3 อย่าง

The Paradox of Choice (ปรากฏการณ์ความยากในการเลือกเมื่อมีตัวเลือกมากเกินไป) คือที่ที่เรามีตัวเลือกมากมายจนเราล้มชา เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณไม่ก่อให้เกิด Paradox of choice ให้พยายามเสนอตัวเลือกไม่เกิน 3 อย่าง

จิตใจมนุษย์ชอบเลข 3 นั่นคือเหตุที่เรามีเหรียญรางวัล 3 ชั้นในโอลิมปิก เราวิเคราะห์สิ่งต่างๆ ในแง่ของ มุ่งมั่น 実用 และ ชั่วร้าย (หรือ สูง กลาง ต่ำ) และนั่นคือเหตุที่ตลาดเศรษฐกิจบังสุขมักมีผู้แข่งขันหลัก 3 ราย

ในแง่ของการตัดสินใจ เราก็ชอบพึ่งพาเหตุผล 3 ข้อ หรือตัวเลือก 3 อย่าง นี่แสดงผ่านการวิจัยที่ชื่อ When Three Charms But Four Alarms โดยนักวิทยาศาสตร์พฤติกรรมสองคน นำไปใช้กับอีเมล หากคุณจัดการประชุมหรือโทรศัพท์ ลองให้ตัวเลือกเวลาและวันที่ไม่เกิน 3 อย่าง หรือคุณอาจใช้เครื่องมือจัดตารางประชุมอย่าง Doodle ซึ่งเราเคยรีวิวไว้

7. เขียนในระดับชั้นประถมศึกษาปีที่ 3 (Third-Grade Level)

ระดับอ่านของอีเมลของคุณ สามารถส่งผลกระทบต่ออัตราตอบกลับอย่างมาก ตาม Boomerang อีเมลที่เขียนในระดับอ่านระดับมหาวิทยาลัย มีอัตราตอบกลับเพียง 39% ระดับอ่านที่มีประสิทธิภาพที่สุดคือ ชั้นประถมศึกษาปีที่ 3 ซึ่งทำให้ได้อัตราตอบกลับ 53%

ระดับอ่านคำนวณหลักจาก "จำนวนพยางค์ในคำของคุณ และจำนวนคำในประโยคของคุณ" เพื่อเพิ่มอัตราตอบกลับ จงทำให้ประโยคและคำของคุณสั้นลง เพื่อตรวจสอบระดับอ่านของอีเมลตัวเอง ให้คัดลอกและวางลงในเครื่องมืออย่าง Readability-Score หรือ Hemingway Editor

8. ตรวจทานข้อความของคุณ (Proofread)

สำหรับอีเมลยาว นี่เป็นเรื่องปกติ แตสำหรับอีเมลสั้น การตรวจทานมักถูกมองข้าม นี่เป็นความคิดที่ไม่ดี

ในการศึกษาปี 2001 Larry Beason แสดงว่าข้อผิดพลาดในการเขียน (รวมถึงข้อผิดพลาดการสะกดและไวยากรณ์ รวมถึงข้อผิดพลาดทางตรรกะ) มีผลลัพธ์เชิงลบหลายอย่างต่อการรับรู้ผู้เขียน

เมื่อผู้อ่านสังเกตข้อผิดพลาด พวกเขาจะทำสมมติฐานเกี่ยวกับผู้เขียนโดยอัตโนมัติ ในการศึกษานี้ สมมติฐานที่พบบ่อยที่สุดคือ ผู้เขียนเป็นคนคิดผิด ไม่ใช่คนละเอียด คนสื่อสารไม่ดี และ/หรือ มีการศึกษาต่ำ

นี่คือลักษณะที่ทำลายล้างมาก ที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงได้ เพียงแค่ตรวจทานอีเมลแต่ละฉบับของคุณ

9. แสดงตัวเลขเป็นตัวเลข (Numerals)

หากตัวเลขอย่าง สถิติ ข้อมูล วันที่ เวลา เป็นต้น สำคัญในข้อความของคุณ ให้แสดงเป็นตัวเลขแทนการพิมพ์คำออกมา (12 แทนที่จะเป็น twelve)

การศึกษา Eye-tracking (ติดตามตา) แสดงว่าตาของผู้อ่านมักสแกนข้ามข้อความ ในขณะที่ "ตัวเลขมักหยุดตาที่หลงทาง" เพราะ "ตัวเลขแทนข้อเท็จจริง" ตัวเลขคือข้อมูลแข็งแกร่งที่จิตใจสามารถดึงออกมาได้เร็ว จิตใจผู้อ่านสมมติว่าตัวเลขเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญของข้อความ

จดจำสิ่งนี้ไว้เมื่อเขียนอีเมลของคุณเอง หากตัวเลขเป็นส่วนสำคัญของข้อความ ให้แสดงเป็นตัวเลข เพื่อให้ผู้อ่านกรองสิ่งสำคัญจากไม่สำคัญได้

ทำให้อีเมลทำงานให้คุณ

ในงานส่วนใหญ่ อีเมลเป็นส่วนสำคัญของวิธีที่เราติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน ไม่ว่าคุณจะส่ง 10 หรือ 100 อีเมลต่อวัน การรู้วิธีสร้างข้อความที่มีประสิทธิภาพ เป็นทักษะที่คุณต้องเรียนรู้

เห็นได้จากข้างต้น นี่ไม่ได้ยาก การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ เช่น ทำให้อีเมลกระชับ ตรวจทาน หรือเปลี่ยนอารมณ์ของการเขียน สามารถสร้างผลกระทบใหญ่ได้ และมีเครื่องมือปรับปรุงอีเมลฟรีช่วยเหลือ ไม่มีข้อโต้แย้ง

โอกาสเหล่านี้ ไม่ได้แค่ทำให้อีเมลของคุณโดดเด่นและได้รับการตอบกลับง่ายขึ้น แต่ยังช่วยสร้างภาพลักษณ์มืออาชีพที่ดีขึ้นของคุณเอง

คุณทำการเปลี่ยนแปลงอย่างไรในการเขียนอีเมลที่เพิ่มประสิทธิภาพ? เราอยากได้ยิน!