วิธีเขียนอีเมลมืออาชีพที่สมบูรณ์แบบ (สนับสนุนโดยข้อมูล)

การเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพดูเหมือนง่ายพอ แต่ถ้าคุณต้องการให้อีเมลของคุณทำงานได้ดียิ่งขึ้น ให้คำนึงถึงกฎที่ได้รับการสนับสนุนจากวิทยาศาสตร์ดังต่อไปนี้

ในอดีต เราได้ระบุสาเหตุ 12 ประการที่ทำให้ผู้คนยังคงเพิกเฉยต่ออีเมลของคุณ เรายังได้ให้คำแนะนำทีละขั้นตอนในการทำให้คนไม่ว่างตอบข้อความของคุณ แต่ตอนนี้ถึงเวลาที่จะแชร์เคล็ดลับที่เจาะจงและนำไปปฏิบัติได้จริง ซึ่งได้รับการสนับสนุนจากข้อมูล

เคล็ดลับแต่ละข้อเหล่านี้ไม่เพียงเพิ่มโอกาสในการอ่านอีเมลของคุณเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณได้รับการตอบกลับในเชิงบวกจากอีเมลเหล่านั้นด้วย นี่เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากอีเมลยังคงเป็นรูปแบบการสื่อสารหลักในโลกธุรกิจ การรู้วิธีสร้างอีเมลที่มีประสิทธิภาพจะทำให้คุณได้เปรียบเหนือเพื่อนร่วมงานอย่างชัดเจน

1. รับข้อกำหนดเกี่ยวกับชื่อจริง

ฟังดูชัดเจน แต่ถ้าคุณต้องการให้คนอื่นให้ความสนใจเมื่อได้รับอีเมลจากคุณจริงๆ ให้ใช้ชื่อของพวกเขา และใช้มากกว่าหนึ่งครั้ง

งานวิจัยที่ตีพิมพ์ในปี 2549 แสดงให้เห็นว่าสมองส่วนต่างๆ "แสดงการกระตุ้นชื่อของตัวเองมากขึ้น" ซึ่งเป็นหลักฐานว่า "การได้ยินชื่อของตัวเองมีการกระตุ้นการทำงานของสมองที่ไม่เหมือนใคร"

การใช้ชื่อผู้รับในหัวเรื่องอีเมล และ เนื้อหาอีเมลจึงเป็นเคล็ดลับทางจิตวิทยาที่สามารถดึงดูดความสนใจได้ ปิดท้ายด้วยคำว่า "หวังว่าจะได้ยินจากคุณเร็วๆ นี้ สแตน" มีประสิทธิภาพมากกว่าเพียงแค่ "หวังว่าจะได้ยินจากคุณเร็วๆ นี้"

2. โอบกอด เอฟเฟกต์รัศมี

ผู้คนได้รับอิทธิพลจากคนที่พวกเขาไว้วางใจ หากผู้จัดการแนะนำให้คุณติดต่อกับผู้อำนวยการบริษัทของคุณ ให้ตั้งชื่อผู้จัดการคนนั้นในอีเมลแนะนำตัวของคุณ อีเมลที่เย็นชาเป็นสิ่งที่น่ากลัวที่จะได้รับ การแสดงให้เห็นว่าคุณได้รับการสนับสนุนจากผู้ที่ผู้รับไว้วางใจจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

ส่วนหนึ่งเป็นเพราะทฤษฎีที่เรียกว่า Halo Effect . นี่เป็นอคติการยืนยันชนิดหนึ่ง ในกรณีนี้ ความลำเอียงน่าจะช่วยปรับปรุงความประทับใจทั่วไปของผู้กำกับที่มีต่อคุณ เพียงเพราะความประทับใจที่ดีต่อผู้จัดการที่อ้างอิงถึงคุณ

คุณไม่จำเป็นต้องพูดถึงผู้บังคับบัญชา การใช้มุมมองและแนวคิดของผู้เชี่ยวชาญ ลูกค้า เพื่อนร่วมงาน และฝูงชนยังสามารถเสริมความแข็งแกร่งให้กับอีเมลของคุณ ให้ผู้รับให้ความสำคัญกับมุมมองของคนที่คุณอ้างอิง .

3. โกรธหรือมีความสุข แต่ไม่เคยเป็นกลาง

เมื่อ บูมเมอแรง ซึ่งเป็นแอป Gmail ชั้นนำที่วิเคราะห์ข้อมูล พวกเขาพบสิ่งที่น่าสนใจอย่างเหลือเชื่อ "ปัจจัยที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งในการกำหนดอัตราการตอบกลับคือว่าคำในข้อความเป็นไปในเชิงบวก (เช่น ยอดเยี่ยม) หรือเชิงลบ (เช่น แย่) มากเพียงใด"

ทั้งที่เป็นบวกในระดับปานกลาง และ อีเมลเชิงลบได้รับการตอบกลับมากกว่าอีเมลที่เป็นกลาง 5–15% ดังที่กล่าวไปแล้ว อีเมลที่เป็นปฏิปักษ์อย่างยิ่งแทบไม่ได้รับการตอบกลับใดๆ อีเมลที่ประจบสอพลอมากเกินไปก็ไม่ได้ผลดีขึ้นเช่นกัน กล่าวอีกนัยหนึ่ง ข้ามความรู้สึกของคุณ แต่อย่าแสดงปฏิกิริยามากเกินไป

4. ทำให้สั้น (แต่สั้นแค่ไหน )

ฉันรู้ว่าฉันรู้ว่า. จะมีข้อยกเว้นสำหรับเรื่องนี้ หนึ่งในเว็บไซต์เกี่ยวกับสมองที่ฉันโปรดปราน Brain Pickings ส่งอีเมลที่ยาวอย่างไม่น่าเชื่อที่น่าอ่าน แต่โดยรวมแล้ว ข้อมูลแนะนำว่าคุณควรหลีกเลี่ยงอีเมลที่มีความยาว

บูมเมอแรงยังพบว่าอีเมลมีความยาวที่ "เหมาะสม" กับข้อมูลประเภทคำที่คุณควรใช้ในข้อความด้วย จากการวิเคราะห์อีเมล 40 ล้านฉบับ พวกเขาพบว่าข้อความที่มีไม่เกิน 50–175 คำมีโอกาสมากที่สุดที่จะได้รับการตอบกลับ (49–50%) นอกจากนี้ยังได้รับการสนับสนุนจากผลการศึกษาของ MIT ในปี 2010

นี่เป็นคำแนะนำของนักปราชญ์ แต่อาจใช้ไม่ได้ผลเสมอไป แต่บทเรียนคือการทำให้อีเมลของคุณกระชับ วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือสมัครรับปรัชญา Five Sentences และอย่าส่งอีเมลที่มีความยาวเกินห้าประโยค นักลงทุนและนักเขียน Guy Kawasaki บอกกับ Entrepreneur.com ว่า "ประโยคที่น้อยกว่า 5 ประโยคมักเกิดขึ้นอย่างฉับพลันและหยาบคาย มากกว่า 5 ประโยคทำให้เสียเวลา"

5. ใช้คำว่า "เพราะ"

หากคุณมีความกล้าที่จะขอให้ใครสักคนทำอะไรให้คุณ อย่างน้อยก็บอกเขาหรือเธอว่า ทำไม . เรารู้เรื่องนี้มาตั้งแต่ยุค 70 เมื่อศาสตราจารย์ด้านจิตวิทยาที่มหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด เอลเลน แลงเกอร์ตีพิมพ์ผลการศึกษาที่เน้นย้ำถึงความสำคัญของคำว่า "เพราะ"

เรามักจะได้รับอีเมลที่เรียกร้องอะไรบางอย่าง ("คุณส่งรายงานนั้นให้ฉันภายใน 14.00 น. ได้ไหม") โดยไม่ได้อธิบายว่าทำไม แต่การแนะนำคำว่า "เพราะ" ในคำขอของเรา ("คุณส่งรายงานนั้นมาให้ฉันภายใน 14.00 น. เพราะต้องแก้ไขภายใน 17.00 น.) โอกาสในการปฏิบัติตามกฎจะเพิ่มขึ้น

จากการศึกษาดังกล่าว อาจเป็นเพราะ "คนทำพฤติกรรม 'อัตโนมัติ' ... เป็นรูปแบบฮิวริสติกหรือทางลัด และได้ยินคำว่า 'เพราะ' ตามด้วยเหตุผล (ไม่ว่าเหตุผลจะง่อยแค่ไหนก็ตาม) ทำให้เราปฏิบัติตาม"

6. อย่าเสนอมากกว่า 3 ตัวเลือก

Paradox of Choice เป็นที่ที่เรามีตัวเลือกมากมายจนกลายเป็นอัมพาต เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณจะไม่ทำให้เกิดความขัดแย้งในการเลือก พยายามอย่าเสนอตัวเลือกมากกว่าสามตัวเลือก

จิตใจของมนุษย์ชอบเวทมนตร์สามประการ นั่นเป็นเหตุผลที่เราให้สามเหรียญในการแข่งขันกีฬาโอลิมปิก เราวิเคราะห์สิ่งต่าง ๆ ในแง่ดี มีเหตุผล และมองโลกในแง่ร้าย (หรือสูง ปานกลาง และต่ำ) และนั่นเป็นสาเหตุที่ตลาดเศรษฐกิจมักจะเติบโตเพื่อเป็นที่ตั้งของคู่แข่งรายใหญ่เพียง 3 ราย

ในแง่ของการตัดสินใจ เราชอบที่จะพึ่งพาเหตุผลสามประการหรือสามทางเลือก สิ่งนี้แสดงให้เห็นผ่านการวิจัยในหัวข้อ เมื่อ Three Charms But Four Alarms ดำเนินการโดยนักวิทยาศาสตร์ด้านพฤติกรรมสองคน นำไปใช้กับการส่งอีเมล หากคุณกำลังจัดการประชุมหรือโทร ให้ลองให้ตัวเลือกเวลาและวันที่สามตัวเลือกเท่านั้น หรือคุณอาจใช้เครื่องมือจัดกำหนดการประชุม เช่น Doodle ซึ่งเราเคยตรวจสอบไปแล้ว

7. เขียนที่ระดับ 3 ระดับ

ระดับคะแนนการอ่านอีเมลของคุณอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่ออัตราการตอบกลับของคุณ จากข้อมูลของ Boomerang อีเมลที่เขียนในระดับการอ่านของวิทยาลัยมีอัตราการตอบกลับเพียง 39% เกรดการอ่านที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือเกรด 3 ซึ่งมีอัตราการตอบกลับ 53%

ระดับการอ่านส่วนใหญ่คิดออกโดยดูที่ "จำนวนพยางค์ในคำของคุณและจำนวนคำในประโยคของคุณ" เพื่อปรับปรุงอัตราการตอบกลับ ให้ทั้งประโยคและคำพูดของคุณสั้น หากต้องการตรวจสอบเกรดการอ่านอีเมลของคุณเอง ให้คัดลอกและวางลงในเครื่องมือต่างๆ เช่น คะแนนความสามารถในการอ่าน หรือโปรแกรมแก้ไข Hemingway

8. พิสูจน์อักษรข้อความของคุณ

สำหรับอีเมลที่ยาวกว่านี้ จะต้องดำเนินการโดยไม่แจ้งให้ทราบ แต่สำหรับอีเมลที่สั้นกว่านั้น การพิสูจน์อักษรมักถูกมองข้ามไป นี่เป็นความคิดที่ไม่ดี

ในการศึกษาปี 2544 Larry Beason แสดงให้เห็นว่าความผิดพลาดในการเขียน (รวมถึงการสะกดคำและไวยากรณ์ผิดพลาด ตลอดจนข้อผิดพลาดทางตรรกะ) มีผลเสียหลายประการต่อการรับรู้ของผู้เขียน

เมื่อผู้อ่านสังเกตเห็นข้อผิดพลาด พวกเขาจะตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับผู้เขียนโดยอัตโนมัติ ในการศึกษานี้ ข้อสันนิษฐานที่พบบ่อยที่สุดคือผู้เขียนเป็นนักคิดที่ผิดพลาด ไม่ใช่คนที่มีรายละเอียดสูง นักสื่อสารที่ไม่ดี และ/หรือมีการศึกษาต่ำ

นี่เป็นคุณลักษณะที่สร้างความเสียหายอย่างมากซึ่งคุณสามารถหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้อื่นเห็นได้ เพียงแค่ตรวจทานอีเมลแต่ละฉบับของคุณ

9. แสดงตัวเลขเป็นตัวเลข

หากตัวเลข เช่น สถิติ ข้อมูล วันที่ เวลา ฯลฯ มีความสำคัญในข้อความของคุณ ให้แสดงเป็นตัวเลขแทนที่จะพิมพ์ออกมา (12 แทนที่จะเป็นสิบสอง)

การศึกษาการติดตามการมองแสดงให้เห็นว่าดวงตาของผู้อ่านมักจะสแกนข้อความ ในขณะที่ "ตัวเลขมักจะหยุดสายตาที่เร่าร้อน" ทั้งนี้เป็นเพราะ "ตัวเลขแสดงถึงข้อเท็จจริง" ตัวเลขเป็นข้อมูลที่หนักแน่นที่จิตใจสามารถหยิบออกมาได้อย่างรวดเร็ว จิตใจของผู้อ่านถือว่าตัวเลขเหล่านั้นเป็นส่วนสำคัญของข้อความ

จำสิ่งนี้ไว้เสมอเมื่อสร้างอีเมลของคุณเอง หากตัวเลขเป็นส่วนสำคัญของข้อความของคุณ ให้แสดงเป็นตัวเลขเพื่อให้ผู้อ่านสามารถกรองข้อมูลที่สำคัญออกจากส่วนที่ไม่สำคัญได้

การทำอีเมลให้ได้ผลสำหรับคุณ

ในงานส่วนใหญ่ อีเมลเป็นส่วนสำคัญในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานของเรา ไม่ว่าคุณจะส่งอีเมล 10 หรือ 100 ฉบับต่อวัน การรู้วิธีสร้างข้อความที่มีประสิทธิภาพเป็นทักษะที่คุณต้องเรียนรู้

อย่างที่คุณเห็นจากด้านบน ไม่ยากเลย การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ เช่น การทำให้อีเมลกระชับขึ้น การพิสูจน์อักษร หรือการเปลี่ยนอารมณ์ในการเขียนอาจส่งผลกระทบอย่างมาก และด้วยเครื่องมือปรับปรุงอีเมลฟรีที่จะช่วยให้คุณไม่ต้องแก้ตัว

โอกาสเหล่านี้ไม่เพียงแต่ทำให้มีโอกาสมากขึ้นที่อีเมลของคุณจะถูกสังเกตเห็นและตอบกลับ แต่ยังช่วยปลูกฝังภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพของตัวคุณเองด้วย

คุณเปลี่ยนแปลงวิธีเขียนอีเมลที่ปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างไรบ้าง เราชอบที่จะได้ยิน!