การเลิกใช้อีเมลโดยสิ้นเชิงไม่เป็นไปได้สำหรับหลายคน แต่เราสามารถให้ Inbox จัดการข้อมูลอีเมลส่วนใหญ่ให้เราได้
หากคุณเป็นผู้ใช้ Mac ที่ใช้ Apple Mail คุณต้องตั้งค่ากฎ (Rules) หรือที่รู้จักในชื่อ Filters ให้ถูกต้อง เพื่อทำให้ประสบการณ์ราบรื่น
เรามี 6 กฎที่มีประโยชน์ช่วยให้คุณเริ่มต้น แต่ก่อนเราจะแนะนำพื้นฐานการสร้างกฎในไคลเอนต์อีเมลต้นทางของ Mac
วิธีสร้างกฎใน Apple Mail
กด Shortcut Cmd + Comma เพื่อเปิดส่วน Preferences ของ Mail หรือไปที่ Mail > Preferences ตอนนี้สลับไปแท็บ Rules และคลิกปุ่ม Add Rule เพื่อเริ่มสร้างกฎ ไม่อะไรมาก แรกคุณเลือกเงื่อนไขที่แสดงด้านล่างเมนูดรอปดาวน์ If
ต่อไป คุณบอก Mail ให้ดำเนินการเฉพาะเมื่อพบอีเมลที่ตรงกับเกณฑ์ที่คุณเพิ่ม คุณจะเห็นการกระทำที่พร้อมใช้งานในเมนูดรอปดาวน์ Perform the following actions
เพื่อปิดท้าย ใส่ชื่อที่เหมาะสมสำหรับกฎ และกดปุ่ม OK ณ จุดนี้ Mail จะถามว่าคุณต้องการนำกฎใหม่ไปใช้กับข้อความที่มีอยู่แล้วซึ่งตรงกับเงื่อนไขที่คุณระบุหรือไม่ (มันทำอัตโนมัติสำหรับข้อความใหม่) หากตอบใช่ คลิกปุ่ม Apply จำไว้ว่าไม่ทำงานกับอีเมลที่เก็บถาวรแล้ว
ต้องการสร้างเงื่อนไขหลายอย่างเพื่อกรองอีเมล?
คลิกปุ่ม + ถัดจากเงื่อนไขเริ่มต้น เพื่อเริ่มต้น หากคุณเลือกเส้นทางนี้ คุณยังระบุได้ว่าต้องการให้กฎทำงานเฉพาะเมื่อข้อความตรงกับ any (ใดๆ) ของเงื่อนไข หรือ all (ทั้งหมด) นั่นคือสิ่งที่เมนูดรอปดาวน์ any ถัดจาก If ทำ
คุณยังสามารถสั่งให้ Mail ดำเนินการหลายอย่างกับอีเมลที่กรองได้ สมมติคุณต้องการย้ายอีเมลเหล่านั้นไป Mailbox หนึ่ง และคัดลอกไปอีก Mailbox แล้วคลิกปุ่ม + ถัดจากการกระทำเริ่มต้น เพื่อเริ่มตั้งค่าการกระทำหลายอย่างตามเงื่อนไข
ง่ายเกินไปที่จะลืมเกินไปกับกฎ ระบุจำนวนกฎให้น้อยลง โดยใช้เงื่อนไขและการกระทำหลายอย่าง แทนที่จะแยกกฎ
1. ระบุอีเมลจากคนที่คุณไม่รู้จัก
กับกฎนี้ คุณจะหาที่มาของอีเมลที่คุณไม่สนใจง่ายขึ้น มันจับส่วนใหญ่ของอีเมลที่กินเวลาและความสนใจของคุณ
เลือก Sender is not in my contacts เป็นเงื่อนไข คุณตัดสินใจว่าจะเปลี่ยนเส้นทางอีเมลที่กรองได้ไปโฟลเดอร์แยก, ตั้งธง, ไฮไลท์สีเฉพาะ, หรืออื่นๆ เลือกการตอบสนองที่เหมาะสมจากเมนูดรอปดาวน์ Perform the following actions
ทุกสัปดาห์หรือประมาณนั้น ลองดูอีเมลที่ระบุด้วยกฎนี้ คุณจะต้องการยกเลิกสมัครบางอย่าง, ทำเครื่องหมาย Spam, หรือตั้งกฎใหม่ลบอัตโนมัติครั้งหน้า
เป็นไอเดียดีที่จะ Duplicate กฎข้างต้น และแก้ไขให้ตรงกับเงื่อนไข: Sender is not in my previous recipients ใช้ปุ่ม Duplicate ในแท็บ Rules เพื่อเริ่มต้น
บันทึกเพิ่มเติม: เพื่อลดสแปม พิจารณาสร้างบัญชีอีเมลด้วยบริการอีเมลที่ทิ้งได้ (Disposable email service) ให้อีเมลนั้นเมื่อต้องการเก็บอีเมลจริงเป็นความลับ
2. ลบสแปมต่อเนื่องและอีเมลที่ส่งต่อมา
กับกฎนี้ คุณจะไม่รู้สึกว่าอยากถอนผมอีกต่อไป มันสำหรับผู้ส่งจากเว็บไซต์ที่ไม่เคารพคำขอยกเลิกสมัคร และยังคงหยดหยดส่งอีเมลมาทุกวัน
ตั้ง From contains เป็นเกณฑ์ ตามด้วยชื่อผู้ส่งที่รับผิดชอบอีเมลที่คุณต้องการบล็อก เลือก Delete Message เป็นการกระทำที่ต้องการให้ Mail ทำ
จำไว้ว่า การกระทำ Delete Message ลบข้อความไปเลย หากคุณอยากส่งไป Trash เพื่อให้เข้าถึงได้ภายหลัง เลือก Move Message to mailbox Trash เป็นการกระทำที่ต้องการ
หมายเหตุ: หากต้องการเลียนแบบฟังก์ชัน "Block sender" ของ Gmail ใช้การกระทำ Move Message เพื่อส่งอีเมลเหล่านั้นไปโฟลเดอร์ Junk แทน
กฎนี้ยังมีประโยชน์สำหรับกำจัดข้อความที่ส่งต่อมา (Forwarded) ส่งให้ เช่น สมาชิกในครอบครัวเป็นจำนวนมาก โดยปกติ หากคุณไม่ต้องการรับข้อความแบบนี้ ควรบอกผู้ส่ง ถ้าไม่เป็นไปได้หรือไม่ได้ผล ให้ Mail กรองข้อความเหล่านั้นและลบให้คุณ
แม้คุณ สามารถ ตั้งกฎแยกสำหรับ แต่ละ ผู้ส่งที่ต้องการบล็อก แต่ไม่ใช่วิธีที่สะอาดที่สุด ดีกว่าที่จะแก้ไขกฎที่มีอยู่แล้ว โดยเพิ่มเงื่อนไขใหม่สำหรับผู้ส่งใหม่แต่ละคน ทำได้เพราะเมนูดรอปดาวน์ If ตั้งค่าเป็น any หมายถึงกฎทำงานเมื่อ ใดๆ ของเงื่อนไขเป็นจริง
หากต้องการแบน Forward ทั้งหมด แทนที่เงื่อนไข From contains ด้วย Subject begins with Fw:
3. ทำเครื่องหมายอีเมลที่ไม่ใช่งานว่าอ่านแล้ว
ส่วนใหญ่ของอีเมลส่วนตัวอาจไม่เร่งด่วน จนกว่าคุณจะพร้อมจัดการข้อความเหล่านั้น ให้เก็บพวกมันไม่ให้ดึงดูดความสนใจ โดยทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วด้วยกฎนี้
ตั้ง Account เป็นเกณฑ์ และเลือกบัญชีที่เกี่ยวข้องกับอีเมลส่วนตัว ตั้ง Mark as Read เป็นการกระทำ
คุณอาจต้องการทำเครื่องหมาย ทุก ข้อความจาก ทุก บัญชีว่าอ่านแล้วทันทีที่มาถึง Inbox ในกรณีนั้น ให้เลือก Every Message แทน Account จากเมนูดรอปดาวน์ If
4. ใช้ชื่อโดเมนจับอีเมลสำคัญ
คุณอาจต้องการรู้ ทุก อีเมลที่มาจากธนาคารของคุณ แม้จะเป็นเมลโปรโมชัน เช่นเดียวกับอีเมลเกี่ยวกับงาน คุณสามารถใช้กฎเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่พลาดมัน
ตัวอย่าง: ในขณะที่ผมได้อีเมลมากที่ akshata@makeuseof.com อีเมลที่เกี่ยวกับงานมาจาก makeuseof.com เพื่อระบุตัวหลัง ผมตั้งเงื่อนไข: From contains @makeuseof.com
ผมจึงไฮไลท์อีเมลที่กรองได้โดย เช่น เปลี่ยนสีพื้นหลัง เล่นเสียง หรือเปลี่ยนเส้นทางไปที่อื่น
แทนที่ส่วน @makeuseof.com ด้านบนด้วยชื่อโดเมนของบริษัทหรือธนาคารของคุณ และคุณสามารถใช้ตัวกรองเดียวกันได้ผลลัพธ์คล้ายกัน
5. ส่งอีเมลงานสำคัญที่สุดไป Slack
ไม่ใช่ทุกอีเมลต้องการความสนใจทันที ใช่ แม้ตอนทำงาน หากทีมของคุณสื่อสารผ่านแอปอย่าง Slack คุณสามารถเพิกเฉย Inbox ได้ส่วนใหญ่ เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลสำคัญมากๆ หากมี ไม่พ้นมือ ให้ส่งต่อไป Slack ด้วยกฎนี้
ตั้งเงื่อนไขระบุอีเมลจากผู้จัดการหรือผู้สูงกว่า หรือคำ/วลีเฉพาะในหัวข้อ ตอนนี้เลือก Forward Message เป็นการกระทำที่ต้องการ และพิมพ์ที่อยู่ "ส่งไป Slack" ในช่องที่ให้
ที่อยู่ส่งต่อ Slack อยู่ที่ไหน?
มันซ่อนอยู่ที่ [Your_Team_Name] > Preferences > Messages & Media เลื่อนลงไปส่วน Bring Emails into Slack และมันอยู่ที่นั่น คุณจะอ่านอีเมลที่ส่งต่อใน Slackbot ได้แล้ว!
6. รวบรวมอีเมลที่มี PDF
จากบิล ใบเสร็จ ถึงของฟรีสมัครสมาชิก คุณได้รับเอกสารที่มีประโยชน์เป็น PDF ใน Inbox จับอีเมลที่สอดคล้องกันทั้งหมดไว้ที่เดียวด้วยกฎนี้
ตั้งเงื่อนไขให้ตรงกับ Attachment type is PDF และใช้การกระทำ Move Message เพื่อแยกอีเมลที่มี PDF หากต้องการไฮไลท์ข้อความในที่เดิมแทนการย้ายโฟลเดอร์แยก ใช้การกระทำ Set Color of Message
คุณยังกรองอีเมลกับประเภทไฟล์แนบอื่นๆ เช่น ไฟล์บีบอัด (Archives), งานนำเสนอ (Presentations), และหนังสือ (Movies) ด้วยกฎคล้ายกัน
"Stop Evaluating Rules" ทำอะไร?
ท้ายของเมนู Perform the following actions คุณอาจสังเกตเห็นรายการนี้: Stop evaluating rules กำลังสงสัยว่ามันทำอะไร? มันช่วยให้ Mail ระบุการกระทำที่ถูกต้องเมื่อกฎขัดแย้งกัน
ยกกฎเริ่มต้น News From Apple เป็นตัวอย่าง หากคุณสร้างกฎใหม่ที่มีเงื่อนไขคล้ายกันอย่างน้อยหนึ่งอย่าง การกระทำที่คุณเพิ่มในกฎใหม่จะไม่ทำงาน นั่นเพราะกฎ News From Apple มี Stop evaluating rules ติดอยู่ ทำให้การกระทำต่อเนื่องไม่มีผล
มาลองอธิบายด้วยตัวอย่างที่สอง
สมมติคุณต้องการทำเครื่องหมายข้อความเข้าใหม่ทั้งหมดใน Mailbox ว่าอ่านแล้ว ยกเว้นข้อความจากที่อยู่อีเมลเฉพาะชื่อ hello@my_inbox.com คุณยังต้องการตั้งธงข้อความจากที่อยู่นี้ ในสถานการณ์นี้ กฎจะเป็นแบบนี้:
- ถ้า From contains hello@my_inbox.com, Mark as Flagged Red และ Stop evaluating rules
- ถ้า Every message, Mark as Read.
เกิดอะไรขึ้นหากคุณไม่ใส่ Stop evaluating rules ในกฎแรก? ข้อความจาก hello@my_inbox.com จะได้รับธง และถูกทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว
ตอนนี้ หากคุณสลับลำดับกฎขณะสร้าง ทุกข้อความจะถูกทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว ข้อความจาก hello@my_inbox.com จะได้รับเครื่องหมายอ่านแล้วและธงพร้อมกัน หากคุณต่อ Stop evaluating rules เข้าไปในกฎแรกที่นี่ ข้อความจาก hello@my_inbox.com จะถูกทำเครื่องหมายอ่านแล้ว แต่จะ ไม่ ได้รับธง
ให้ Apple Mail ทำงานหนักแทนคุณ
ไม่ใช่ Inbox ที่วุ่นวายที่เป็นปัญหา มันคือคุณต้องลุยผ่านมันทุกวัน เพื่อไม่สูญเสียข้อความสำคัญ และตีสิ่ง瑣碎ที่ทำทางมาหาคุณ
หากคุณมีกฎไว้ Mail จะไฮไลท์สิ่งที่ต้องการความสนใจ และซ่อนหรือกำจัดส่วนที่เหลือ เปลี่ยนเส้นทางอีเมลที่สำคัญไปที่หนึ่งหรือสองสถานที่ปลอดภัย และคุณจะรู้สึกอิสระที่จะเพิกเฉยส่วนที่เหลือ อาจจะเป็น ตลอดกาล!
當然 กฎเป็นเพียง หนึ่ง วิธีจัดเรียงอีเมลใน Apple Mail แต่คุณลองไคลเอนต์ทางเลือกอื่นเพื่อตัวเลือกเพิ่มเติมได้
