ทุกมืออาชีพต้องเรียนรู้วิธีเขียนอีเมลมืออาชีพ — และไม่ได้แค่เพื่อก้าวหน้าในอาชีพ มันอาจยาก โดยเฉพาะเมื่อคุณต้องจัดการกับคนรูด ไม่มีมารยาท หรือแม้แต่ troll แต่ไม่ใช่เรื่องที่นับถือที่จะ tựภูมิในอีเมลที่คุณส่งออกไป?
เราเขียนมากเกี่ยวกับวิธีอีเมลอย่างมืออาชีพ แต่ด้านหนึ่งที่มักถูกมองข้ามคือ ลายเซ็นอีเมล (email signature) คนเยอะไม่มี และผู้ที่มี ก็กำลังเสียโอกาสไปด้วย นอกจากนี้ หากคุณเป็นคนที่มีความวิตกกังวลเรื่องอีเมล ลายเซ็นอาจหมายถึงเรื่องน้อยลงหนึ่งอย่างต่ออีเมล
กำลังคิดจะตั้งลายเซ็นให้ตัวเอง? นี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้เพื่อใช้ประโยชน์จากมันสูงสุด
1. ใช้ Delimiter (ตัวคั่น) ที่ถูกต้อง
Delimiter คือลำดับตัวอักษรที่ใช้ทำเครื่องหมายว่าสิ่งหนึ่งจบ และอีกสิ่งหนึ่งเริ่มต้น พูดง่ายๆ คือ สิ่งที่คุณพิมพ์เพื่อบอกว่า "อีเมลของฉันจบที่นี่ ลายเซ็นเริ่มที่นี่" ไคลเอนต์อีเมลสมัยใหม่ส่วนใหญ่จะแยกลายเซ็นจากเนื้อหาอีเมล หากตรวจพบลายเซ็น
(email body)
––
(email signature)สำหรับสิ่งนี้ คุณต้องใช้ delimiter ที่ไคลเอนต์อีเมลรู้จัก โชคดีที่มีมาตรฐานที่ยอมรับกันทั่วไปที่ไคลเอนต์อีเมลสมัยใหม่ส่วนใหญ่ใช้: ขีดกลางสองตัวตามด้วย whitespace character (–– ) Delimiter นี้ควรอยู่บนบรรทัดของตัวเอง ก่อนลายเซ็น
2. รักษาความเรียบง่าย
เหมือนกับสิ่งที่เกี่ยวกับการเขียนส่วนใหญ่ น้อยแต่มาก (less is more) เมื่อพูดถึงลายเซ็นอีเมล ควรมีเฉพาะองค์ประกอบที่จำเป็นที่สุด ซึ่งหมายถึงการทิ้งทุกอย่างที่อาจจะมีประโยชน์หรือไม่ก็ตาม ยิ่งคุณมีความรุมระบายมาก ผู้รับจะไม่อ่านมันจริงๆ
คุณควรใส่อะไรแน่ๆ?
- ชื่อ
- ตำแหน่ง
- บริษัท
- หมายเลขโทรศัพท์
- ที่อยู่อีเมล
ขึ้นอยู่กับสาขาและตำแหน่งของคุณ คุณอาจอยากใส่ที่อยู่ไปรษณีย์ แต่อาจจะมากเกินไป หากคุณยังใช้แฟกซ์ ไปข้างหน้าและเพิ่มหมายเลขแฟกซ์ รายละเอียดอื่นๆ นอกเหนือจากนี้ ไม่สำคัญ คุณสามารถเพิ่มได้ แตก็ต่อเมื่อคุณอธิบายได้
คำถามใหญ่คือ โปรไฟล์โซเชียลมีเดีย? หากคุณรู้สึกว่าคุณต้องใส่พวกมันพยายามจำกัดไว้หนึ่งหรือสอง ตัวเลือกสามอันดับแรกคือ LinkedIn, Facebook, และ Twitter เลือกสองที่คุณใช้มากที่สุด มากกว่านั้น คุณเสี่ยงต่อความรุมระบาย
3. รักษาความสั้น
หากคุณปฏิบัติตามคำแนะนำให้เรียบง่าย แล้วไม่ควรยากที่จะทำให้สั้น — แม้ว่า จะง่ายที่จะปล่อยให้หลุดหล่นและจบลงด้วยลายเซ็นใหญ่ แม้มันจะไม่ได้พูดมาก กระทบย่อทุกอย่างให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้
กฎขมือ คือ ดีกว่าที่จะยืดในแนวนอน (horizontally) แทนที่จะแนวตั้ง (vertically) พยายามเก็บทุกอย่างไว้ใน 4 บรรทัดหรือน้อยกว่า หากเกินกว่านั้น ลายเซ็นของคุณอาจดูใหญ่เกินไป และหมายความว่าผู้รับจะไม่อยากอ่านมัน
Name
Title at Company
me@email.com | Tel: (###) ###-#### | Fax: (###) ###-####ดังนั้น อย่ากลัวที่จะรวมหลายองค์ประกอบบนบรรทัดเดียว มาตรฐานคือแยกหลายรายการด้วย pipe character (|) แต่คุณสามารถใช้สิ่งที่คล้ายกันได้ เช่น middot character (·) หรือ emdash character (—)
4. รักษาความละเอียดอ่อน (Subtle)
นี่คือจุดที่สิ่งต่างๆ อาจกลายเป็น棘手 ของคนที่ใช้ลายเซ็นอีเมล หลายคนพยายามหนักเกินไป เพื่อให้แน่ใจว่าลายเซ็นของพวกเขาเด่นชัดเหมือนนิ้วเจ็บ หลังจากทั้งหมด คุณอยากให้ผู้รับสังเกตและเช็คโปรไฟล์ของคุณ สิ?
ปัญหาคือ ลายเซ็นอีเมลของคุณ ไม่ควรเป็นสิ่งที่ทำให้คุณแตกต่างจากคนอื่น มันควรเป็นเนื้อหาอีเมล (email body) ที่ทำให้ผู้รับเชื่อมั่นว่าคุณคุ้มค่ากับเวลาของพวกเขา หากเนื้อหาอีเมลของคุณทำหน้าที่ได้ ผู้รับจะไปหาลายเซ็นของคุณ ไม่ว่ามันจะน่าเบื่อหรือไม่น่าจดจำ
ลายเซ็นของคุณควรอยู่ที่นั่นเพื่อเหตุผลเดียว: เพื่อบอกพวกเขาว่าติดต่อคุณอย่างไร ทำให้มันละเอียดอ่อน ไม่มีสีสันสะพรั่ง ไม่มีการจัดรูปแบบที่รุนแรง และแน่นอนว่ารักษาให้กราฟิกอยู่ที่ขั้นต่ำ ลายเซ็นที่ดังอาจทำให้ผู้รับที่ ถูกโน้มน้าว โดยเนื้อหาอีเมล หันหลังกลับไป
5. ใช้หลายลายเซ็น (Multiple Signatures)
หากไคลเอนต์อีเมลของคุณอนุญาตให้มีหลายลายเซ็น พิจารณาใช้ประโยชน์จากมัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งลายเซ็นตามฤดูกาลพร้อมข้อความ "Merry Christmas!" ในเดือนเทศกาล หรืออาจตั้งลายเซ็นต่างกันสำหรับอีเมลเขียนใหม่ (composed) ต่อตอบกลับ (replies)
หลังจากทั้งหมด หากคุณตอบกลับอีเมลของใครสักคน พวกเขาน่าจะรู้จักคุณแล้ว ดังนั้น ข้อมูลปกติในลายเซ็นอีเมลจึงกลายเป็นไม่จำเป็น ลายเซ็นสำหรับตอบกลับ อาจตัดทอนลงเหลือเพื่อวัตถุประสงค์เพิ่มรสชาติ (เพื่อให้อีเมลรู้สึกมืออาชีพ)
แค่แน่ใจว่าคุณไม่ทำมากเกินไป!
6. ระวัง HTML และ vCards
อีเมลสามารถส่งได้ 2 แบบ: plain text และ HTML Plain text ดีมาก เพราะทุกไคลเอนต์อีเมลจัดการได้ แตคุณสูญเสียการจัดรูปแบบข้อความ ไฮเปอร์ลิงก์ เป็นต้น HTML ดีเพราะสิ่งที่มันทำได้ แตบางไคลเอนต์อีเมลอาจไม่แสดงข้อความของคุณตามที่ตั้งใจ
และแล้วก็มี vCards ซึ่งเป็นบัตรนำทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยทฤษฎีแล้วมีประโยชน์ แตในทางปฏิบัติ ไม่ค่อยดี เพราะไม่มีคนสนใจพวกมันมาก จริงๆ แล้วส่วนใหญ่คนไม่รู้ว่ามันคืออะไร นอกจากนี้ ลายเซ็นของคุณควรมีรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ซึ่งทำให้ vCards ซ้ำซ้อนเล็กน้อย
ฉันไม่ได้บอกว่าคุณ ไม่สามารถ ใช้ HTML หรือ vCards แต่มีข้อเสียที่เป็นไปได้ที่ต้องคิดถึง มันขึ้นอยู่กับประเภทคนที่คุณส่งอีเมล และว่าคุณยอมรับผู้รับที่รำคาญบ้างหรือไม่ ฉันคิดว่า คนควรยึดกับบัตรนำทางทั่วไป
7. ทดสอบกับหลายไคลเอนต์อีเมล
เมื่อลายเซ็นอีเมลของคุณตั้งค่าเสร็จและพร้อมแล้ว มีอีกสิ่งหนึ่งที่คุณต้องทำ: ส่งอีเมลให้ตัวเอง และแน่ใจว่าเช็คว่าลายเซ็นของคุณดูอย่างไร ใช้ไคลเอนต์อีเมลให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ อย่างน้อย คุณควรเช็คกับ Outlook, Gmail, และแอปมือถือบางตัว
สิ่งที่คุณไม่อยากได้คือ ลายเซ็นอีเมลที่ดูดีในไคลเอนต์ของคุณเอง แตดูแตกต่างโดยสิ้นเชิงในอย่างเช่น Gmail ซึ่งไม่ได้เล่นดีกับสิ่งอย่าง HTML เสมอไป จงตรวจสอบซ้ำแค่เพื่อแน่ใจว่ามันดูเหมือนที่คาดหวัง
คุณใช้ลายเซ็นอีเมลไหม?
เรื่องของอีเมลคือ มันไม่ไปไหนในเวลานี้ ดังนั้น หากคุณยังไม่ได้เริ่ม คุณควรดูเคล็ดลับเหล่านี้สำหรับปรับปรุงประสิทธิภาพอีเมล ลายเซ็นไม่ใช่วิธีเดียวที่ทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น canned responses สามารถประหยัดเวลาได้มาก
แค่จำไว้ว่าจะใช้สafety precautions อีเมลที่เหมาะสม เพื่อให้คุณไม่จบลงกับคอมพิวเตอร์ที่ติดมัลแวร์ หรือให้ชีวิตเก็บออมไปกับหนึ่งในกษัตริย์นิเจเรียที่มีชื่อเสียง
คุณคิดอย่างไรกับลายเซ็นอีเมล? คุณใช้สำหรับบัญชีของคุณไหม? สิ่งที่คุณเกลียดที่สุดเมื่อเห็นลายเซ็นของคนอื่นคืออะไร? แชร์ความคิดกับเราในความคิดเห็นด้านล่าง!
