มืออาชีพทุกคนจำเป็นต้องเรียนรู้วิธีเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ ไม่ใช่แค่เพื่อความก้าวหน้าในอาชีพการงานเท่านั้น มันอาจจะยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องรับมือกับคนหยาบคาย โกรธ หรือแม้แต่พูดล้อเลียน แต่การภาคภูมิใจในอีเมลที่คุณส่งออกไปถือเป็นเรื่องน่าภูมิใจไม่ใช่หรือ
เราได้เขียนถึงวิธีการส่งอีเมลอย่างมืออาชีพมามากแล้ว แต่ประเด็นหนึ่งที่มักถูกมองข้ามคือลายเซ็นอีเมล หลายคนไม่มี และผู้ที่มีอยู่แล้วก็กำลังใช้ศักยภาพของตนไปอย่างสิ้นเปลือง นอกจากนี้ หากคุณเป็นคนประเภทที่กังวลเรื่องอีเมล ลายเซ็นอาจหมายถึงเรื่องที่ต้องกังวลน้อยลง 1 ฉบับต่ออีเมล
คิดเกี่ยวกับการตั้งค่าลายเซ็นสำหรับตัวคุณเอง? นี่คือสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุด
1. ใช้ตัวคั่นที่ถูกต้อง
ตัวคั่นคือลำดับอักขระที่ใช้เพื่อทำเครื่องหมายจุดสิ้นสุดของสิ่งหนึ่งและอีกสิ่งหนึ่งเริ่มต้น ในแง่ของคนธรรมดา สิ่งที่คุณพิมพ์คือ "อีเมลของฉันสิ้นสุดที่นี่ ลายเซ็นของฉันเริ่มต้นที่นี่" โปรแกรมรับส่งเมลที่ทันสมัยส่วนใหญ่จะแยกลายเซ็นออกจากเนื้อหาอีเมลหากตรวจพบลายเซ็น
(email body)
––
(email signature)เพื่อที่คุณจะต้องใช้ตัวคั่นที่โปรแกรมรับส่งเมลรู้จัก โชคดีที่มีมาตรฐานที่ยอมรับซึ่งโปรแกรมรับส่งเมลสมัยใหม่ส่วนใหญ่ใช้:ขีดกลาง 2 ตัวตามด้วยอักขระเว้นวรรค (–– ) . ตัวคั่นนี้ควรอยู่ในบรรทัดก่อนลายเซ็น
2. ทำให้มันง่าย
เช่นเดียวกับสิ่งที่เกี่ยวกับการเขียนส่วนใหญ่ ลายเซ็นอีเมลจะน้อยลง ควรรวมเฉพาะองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าต้องทิ้งสิ่งอื่นที่อาจหรือไม่มีประโยชน์ออกไป ยิ่งคุณมีความยุ่งเหยิงมากเท่าไร ผู้รับของคุณก็จะยิ่งอ่านมันน้อยลงเท่านั้น
คุณควรใส่อะไรลงไปบ้าง
- ชื่อ
- ชื่อเรื่อง
- บริษัท
- หมายเลขโทรศัพท์
- ที่อยู่อีเมล
คุณอาจต้องการรวมที่อยู่ทางไปรษณีย์ด้วย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสาขาและตำแหน่งของคุณ แต่นั่นอาจมากเกินไป หากคุณยังใช้เครื่องแฟกซ์อยู่ ให้เพิ่มหมายเลขแฟกซ์ รายละเอียดอื่นนอกเหนือจากนี้ไม่สำคัญ คุณสามารถเพิ่มได้อีก แต่หากคุณสามารถพิสูจน์ได้
คำถามสำคัญคือ แล้วโปรไฟล์โซเชียลมีเดียล่ะ? หากคุณรู้สึกว่าต้องรวมไว้จริงๆ ให้พยายามเก็บไว้เป็นหนึ่งหรือสอง สามผู้สมัครที่ดีที่สุดคือ LinkedIn, Facebook และ Twitter เลือกสองตัวที่คุณใช้มากที่สุด มากกว่านั้นก็เสี่ยงความยุ่งเหยิง
3. ย่อไว้
หากคุณฟังคำแนะนำให้เรียบง่าย ก็ไม่ควรพูดให้สั้นยาก แต่ถึงกระนั้น การลดความระมัดระวังลงและลงเอยด้วยลายเซ็นขนาดใหญ่ก็อาจทำได้ง่าย พูดมาก ย่อทุกอย่างให้มากที่สุด
หลักการทั่วไปคือ ควรยืดในแนวนอนมากกว่าแนวตั้ง พยายามเก็บทุกอย่างไว้ในสี่บรรทัดหรือน้อยกว่านั้น หากเกินนั้น ลายเซ็นของคุณอาจดูเทอะทะเกินไป และนั่นหมายความว่าผู้รับจะไม่ค่อยใส่ใจในการอ่าน
Name
Title at Company
me@email.com | Tel: (###) ###-#### | Fax: (###) ###-####ดังนั้นอย่ากลัวที่จะรวมหลายองค์ประกอบไว้ในบรรทัดเดียวกัน มาตรฐานคือการแยกหลายรายการโดยใช้อักขระไปป์ (|) แต่คุณสามารถใช้สิ่งที่คล้ายกันได้หากต้องการ เช่น อักขระ middot (·) หรืออักขระ emdash (—) .
4. ทำให้มันละเอียดอ่อน
นี่คือสิ่งที่อาจเป็นเรื่องยาก ในบรรดาผู้ที่ใช้ลายเซ็นอีเมล หลายคนพยายามมากเกินไปที่จะทำให้แน่ใจว่าลายเซ็นของพวกเขาโดดเด่นราวกับนิ้วโป้งที่เจ็บ ท้ายที่สุด คุณต้องการให้ผู้รับรับทราบและตรวจสอบโปรไฟล์ของคุณใช่ไหม
ปัญหาคือลายเซ็นอีเมลของคุณไม่ควรทำให้คุณแตกต่างจากคนอื่นๆ แต่เนื้อหาอีเมลเป็นที่ที่คุณโน้มน้าวให้ผู้รับรู้ว่าคุณคุ้มค่ากับเวลาของพวกเขา หากเนื้อหาอีเมลของคุณทำงานเสร็จแล้ว ผู้รับจะค้นหาลายเซ็นของคุณ ไม่ว่ามันจะดูจืดชืดหรือน่าจดจำเพียงใด
ลายเซ็นของคุณควรอยู่ที่นั่นด้วยเหตุผลเดียวเท่านั้น:เพื่อให้พวกเขารู้ว่าจะติดต่อคุณได้อย่างไร ให้มันละเอียดอ่อน ไม่มีสีฉูดฉาด ไม่มีการจัดรูปแบบที่เข้มข้น และรักษากราฟิกให้เหลือน้อยที่สุด ลายเซ็นที่ดังอาจทำให้ผู้รับที่เคยเป็นปฏิเสธ มั่นใจโดยเนื้อหาอีเมล
5. ใช้หลายลายเซ็น
หากโปรแกรมรับส่งเมลของคุณอนุญาตให้มีหลายลายเซ็น ให้พิจารณาใช้ประโยชน์จากสิ่งนั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าลายเซ็นประจำฤดูกาลด้วย "สุขสันต์วันคริสต์มาส!" ข้อความในช่วงเดือนวันหยุด หรือบางทีคุณอาจตั้งค่าลายเซ็นที่แตกต่างกันสำหรับอีเมลที่แต่งและตอบกลับ
เพราะหากคุณตอบกลับอีเมลของใครบางคน พวกเขาอาจจะรู้อยู่แล้วว่าคุณเป็นใคร ดังนั้นข้อมูลปกติจำนวนมากในลายเซ็นอีเมลจึงไม่จำเป็น ลายเซ็นสำหรับการตอบกลับอาจถูกตัดและแทรกเพื่อจุดประสงค์ด้านรสชาติเท่านั้น (เพื่อให้อีเมลของคุณรู้สึกเป็นมืออาชีพ)
เพียงให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ลงน้ำกับสิ่งนี้!
6. ระวัง HTML และ vCard
คุณสามารถส่งอีเมลได้สองวิธี:ข้อความธรรมดาและ HTML ข้อความธรรมดานั้นยอดเยี่ยมเพราะโปรแกรมรับส่งเมลทุกโปรแกรมสามารถจัดการมันได้ แต่คุณสูญเสียการจัดรูปแบบข้อความ ไฮเปอร์ลิงก์ ฯลฯ HTML นั้นดีเพราะสิ่งที่สามารถทำได้ แต่โปรแกรมรับส่งเมลบางตัวอาจไม่แสดงข้อความของคุณตามที่ตั้งใจไว้
แล้วก็มี vCard ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะเป็นนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ มีประโยชน์ในทางทฤษฎี แต่ในทางปฏิบัติไม่ค่อยดีนักเพราะมีเพียงไม่กี่คนที่ใส่ใจพวกเขาจริงๆ อันที่จริง คนส่วนใหญ่ไม่รู้ด้วยซ้ำว่าพวกเขาคืออะไร นอกจากนี้ ลายเซ็นของคุณควรมีรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ซึ่งทำให้ vCard มีความซ้ำซ้อนเล็กน้อย
ฉันไม่ได้ว่าคุณทำไม่ได้ ใช้ HTML หรือ vCard แต่มีข้อเสียที่ควรพิจารณา มันขึ้นอยู่กับประเภทของคนที่คุณกำลังส่งอีเมลและว่าคุณโอเคกับผู้รับที่น่ารำคาญเป็นครั้งคราวหรือไม่ โดยส่วนตัวแล้วฉันคิดว่าผู้คนควรใช้นามบัตรทั่วไป
7. ทดสอบกับไคลเอนต์อีเมลหลายตัว
เมื่อลายเซ็นอีเมลของคุณพร้อมแล้วและพร้อมที่จะไป มีสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องทำ:ส่งอีเมลถึงตัวคุณเองและตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบลายเซ็นของคุณโดยใช้โปรแกรมรับส่งเมลต่างๆ ให้มากที่สุด อย่างน้อยที่สุด คุณควรตรวจสอบกับ Outlook, Gmail และแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่บางแอป
สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือลายเซ็นอีเมลที่ดูดีในโปรแกรมรับส่งเมลของคุณเอง แต่ดูเหมือนไม่เรียบร้อยอย่างสมบูรณ์ในบางอย่างเช่น Gmail ซึ่งไม่ได้เล่นได้ดีกับสิ่งต่าง ๆ เช่น HTML เสมอไป ตรวจสอบอีกครั้งเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามที่คาดไว้
คุณใช้ลายเซ็นอีเมลหรือไม่
ประเด็นเกี่ยวกับอีเมลก็คือ อีเมลจะไม่ปรากฏในที่ใดในเร็วๆ นี้ ดังนั้น หากคุณยังไม่ได้ดำเนินการ คุณควรพิจารณาเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพอีเมลของคุณ ลายเซ็นไม่ใช่วิธีเดียวที่จะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น เช่น คำตอบสำเร็จรูปช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มาก
อย่าลืมใช้มาตรการป้องกันความปลอดภัยของอีเมลอย่างเหมาะสม เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องลงเอยด้วยคอมพิวเตอร์ที่มีมัลแวร์หรือมอบเงินออมชีวิตของคุณให้กับเจ้าชายชาวไนจีเรียผู้มีชื่อเสียงคนหนึ่งโดยไม่ได้ตั้งใจ
คุณคิดอย่างไรกับลายเซ็นอีเมล คุณใช้สำหรับบัญชีของคุณหรือไม่? อะไรคือสัตว์เลี้ยงที่น่ารำคาญที่สุดของคุณเมื่อคุณเห็นลายเซ็นอีเมลของคนอื่น? แบ่งปันความคิดของคุณกับเราในความคิดเห็นด้านล่าง!
