Outlook เป็นหนึ่งในไคลเอนต์อีเมลที่ได้รับความนิยมสูงสุด แต่คุณอาจยังไม่ได้ใช้งานให้เกิดประโยชน์สูงสุด โปรแกรมนี้เต็มไปด้วยเคล็ดลับที่มีประโยชน์ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและทำให้การใช้งานง่ายขึ้นอย่างมาก
เราได้รวบรวมเคล็ดลับและเทคนิคที่น่าสนใจซึ่งจะช่วยให้คุณกลายเป็นมาสเตอร์ Outlook ไม่ว่าจะเป็นการเรียกคืนอีเมล การกรอกข้อความที่พิมพ์บ่อยๆ อัตโนมัติ หรือการเตือนให้แนบไฟล์ เรามีคำตอบให้ครบทุกอย่าง
ยังมีเทคนิคอื่นๆ อีกมากมาย ดังนั้นหากคุณมีเคล็ดลับ Outlook ของตัวเอง โปรดแบ่งปันได้ในส่วนความคิดเห็นด้านล่างครับ
1. เพิ่มเขตเวลาอื่นในปฏิทิน
การแสดงเขตเวลาหลายเขตในปฏิทินจะเป็นประโยชน์หากคุณเดินทางบ่อยๆ หรือจัดประชุมกับผู้ต่างประเทศ ในการตั้งค่า ให้คลิกแท็บ File แล้วเลือก Options จากเมนูด้านซ้าย จากหน้าต่างใหม่ ให้คลิก Calendar แล้วเลื่อนลงไปที่ส่วน Time zones
คุณจะเห็นเขตเวลาเริ่มต้น แต่อาจเปลี่ยนได้จากเมนูดรอปดาวน์ ใส่ Label เพื่อแยกความแตกต่าง จากนั้นติ๊ก Show a second time zone และตั้งค่าเขตเวลาที่สองเหมือนกัน คลิก OK เพื่อบันทึก
ไปที่ Calendar ในริบบอน ภายในหมวด Arrange ให้เลือก Day, (Work) Week หรือ Schedule View มุมมองเหล่านี้จะแสดงเขตเวลาทั้งสองอยู่ด้านซ้ายหรือด้านบน
2. ดูอีเมลทั้งหมดในรูปแบบ Plain Text
หากคุณกังวลเรื่องความปลอดภัยจากอีเมลรูปแบบ HTML สามารถบังคับให้ Outlook เปิดอีเมลทั้งหมดเป็น Plain Text โดยค่าเริ่มต้นได้ ซึ่งจะหยุดโค้ด HTML อันตรายไม่ให้ทำงาน (แม้จะไม่ป้องกันภัยคุกคามอีเมลทุกประเภท)
คลิก File แล้วเลือก Options จากหน้าต่างใหม่ เลือก Trust Center ด้านซ้าย แล้วคลิก Trust Center Settings... อีกครั้ง จากด้านซ้ายเลือก E-mail security
ภายใต้หัวข้อ Read as Plain Text ให้ติ๊ก Read all standard mail in plain text อาจติ๊ก Read all digitally signed mail in plain text ด้วย อีเมลที่ลงนามดิจิทัลหมายถึงผู้ส่งยืนยันเนื้อหาและไม่ถูกแก้ไข
คลิก OK เพื่อบันทึก หากต้องการอ่านอีเมลเฉพาะฉบับในรูปแบบเดิม ให้เปิดอีเมลนั้น คลิก information bar แล้วเลือก Display as HTML หรือ Display as Rich Text
3. บังคับให้อีเมลจากกล่องจดหมายร่วมส่งอัตโนมัติ
ก่อนส่งอีเมลจริง Outlook ต้องประมวลผลผ่านโฟลเดอร์เพื่อตรวจสอบเซิร์ฟเวอร์ หากใช้กล่องจดหมายร่วม (Shared Mailbox) อาจพบว่าอีเมลค้างที่ Outbox จนกว่าจะคลิก Send/Receive เอง
แก้ไขได้โดยแก้ Registry (ทำตามขั้นตอนอย่างระมัดระวัง ผิดพลาดอาจทำให้ระบบเสียหาย ซึ่งเราไม่รับผิดชอบ)
ปิด Outlook ก่อน ค้นหา regedit แล้วเปิด ไปที่โฟลเดอร์:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\Preferences
แทน x.0 ด้วยเวอร์ชัน Outlook: 16.0 สำหรับ 2016, 15.0 สำหรับ 2013, 14.0 สำหรับ 2010 ฯลฯ
ดับเบิลคลิก ค่า DelegateSentItemsStyle แล้วเปลี่ยน Value data เป็น 0 คลิก OK เปิด Outlook ใหม่ อีเมลจากกล่องจดหมายร่วมจะส่งอัตโนมัติ
4. ตั้งเวลาส่งอีเมล (Delay Delivery)
หากไม่ต้องการส่งทันที สามารถกำหนดเวลาได้ ในหน้าต่างเขียนอีเมล เลือกแท็บ Options แล้วคลิก Delay Delivery
จะมีหน้าต่างให้เลือกวันที่และเวลาที่ Do not deliver before หมายเหตุ: หากไม่ใช้ Exchange Server Outlook ต้องเปิดอยู่เพื่อให้ทำงาน
ยังสามารถสร้าง Rule ให้หน่วงเวลาส่งอีเมลทั้งหมด หรือเฉพาะบางรายได้ ไปที่ File > Manage Rules & Alerts ใน E-mail Rules คลิก New Rule ตามวิซาร์ด ตั้งเงื่อนไข เช่น หน่วงเฉพาะอีเมลไปหาคนใดคนหนึ่ง ตั้ง action เป็น defer delivery by a number of minutes
5. เรียกคืนอีเมล (Recall)
หากใช้ Exchange Server อาจเรียกคืนอีเมลที่ส่งแล้วได้ แต่อัตราสำเร็จขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย
ไปที่ Sent Items เลือกอีเมลที่ต้องการเรียกคืน ในกลุ่ม Move ของริบบอน คลิก Actions > Recall This Message...
เลือก Delete unread copies of this message เพื่อลบจากกล่องเข้าผู้รับ หรือ Delete unread copies and replace with a new message เพื่อส่งอีเมลใหม่แทน
ติ๊ก Tell me if recall succeeds or fails for each recipient หากต้องการรับรายงานผล คลิก OK เพื่อส่งคำขอ
6. แนะนำข้อความที่พิมพ์บ่อย (Quick Parts)
หากพิมพ์ข้อความซ้ำๆ บ่อย ให้ Outlook แนะนำอัตโนมัติ เมื่อเขียนอีเมล พิมพ์ข้อความ แล้วบล็อกไฮไลท์ เลือกแท็บ Insert ในหมวด Text คลิก Quick Parts > Save Selection to Quick Part Gallery...
ข้อความจะถูกแนะนำเมื่อเริ่มพิมพ์ กด Enter เพื่อเติม หรือเลือกจากเมนู Quick Parts คลิกขวาที่รายการในเมนูเลือก Organize and Delete... เพื่อจัดการหรือลบ
7. กลายเป็นนักเวท Shortcut
Outlook ซับซ้อนแต่ทรงพลัง ใช้ Shortcut แทนการคลิกเมนูเพื่อเพิ่มความเร็วและประสิทธิภาพ
ตัวอย่าง: CTRL + N สร้างอีเมลใหม่, CTRL + Enter ส่ง, CTRL + R ตอบกลับ, CTRL + F ส่งต่อ
กด Insert เพื่อ Flag, F7 ตรวจสะพาด, F9 ส่ง/รับ มี Shortcut อีกมากมาย เรามีคู่มือ Keyboard Shortcuts ให้ศึกษาเพิ่ม
8. Paste เพื่อสร้างรายการใหม่
ลดขั้นตอนการสร้างรายการ: ไปที่ส่วนที่ต้องการสร้าง เช่น Mail สำหรับอีเมล, Calendar สำหรับกิจกรรม กด Ctrl + V รายการจะถูกสร้างพร้อมเนื้อหาจาก Clipboard ทันที
9. ปรับแต่งการทำเครื่องหมายอ่าน (Mark as Read)
หากอีเมลถูกทำเครื่องหมายว่าอ่านโดยที่ยังไม่ได้อ่านจริง สามารถแก้ไขได้ง่ายๆ การคงไว้เป็น Unread ช่วยให้เห็นงานที่ต้องดำเนินการ
คลิก File > Options เลือก Mail ด้านซ้าย ภายใต้ Outlook panes คลิก Reading Pane...
ปรับวินาทีก่อนทำเครื่องหมายอ่าน และว่าจะนับว่าอ่านเมื่อเปลี่ยนการเลือกไหม ติ๊กและปรับตามต้องการ คลิก OK
10. เตือนให้แนบไฟล์ก่อนส่ง
หากมักลืมแนบไฟล์ Outlook จะสแกนคำว่า "see attached" หรือ "enclosed" แล้วตรวจสอบว่ามีไฟล์แนบหรือไม่ หากไม่มี จะเตือนก่อนส่ง
เปิดใช้งาน: File > Options > Mail เลื่อนไป Send messages ติ๊ก Warn me when I send a message that may be missing an attachment คลิก OK
แบ่งปันเคล็ดลับของคุณ
ใช้โปรแกรมมาปีๆ อาจไม่รู้จักศักยภาพเต็มที่ หวังว่าเคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพงานประจำวัน
เคล็ดลับข้างต้นเน้นที่ Outlook Desktop หากใช้เวอร์ชัน Web และไม่แน่ใจว่าตัวไหนเหมาะสม ให้ดูเปรียบเทียบ Outlook Web vs Desktop
คุณจะนำเคล็ดลับไหนไปใช้? มีเทคนิค Outlook ของตัวเองไหม? แชร์ได้เลยครับ!
