อีเมลมีชื่อเสียงเป็น "ฆ่าผลิตivité" การจัดการอีเมลให้ดีช่วยให้ Inbox สะอาด แต่จะดีกว่าไหมถ้าคุณได้รับอีเมลน้อยลงตั้งแต่แรก?
วิธีจัดระเบียบอีเมลมักออกแบบมาเพื่อจัดการอีเมลที่เข้ามาแล้ว เพื่อลดเวลาที่ใช้คัดกรองอีเมล คุณต้องบล็อกมันที่แหล่งกำเนิด คือ ก่อนเข้าบัญชี วิธีง่ายๆ ด้านล่างช่วยให้คุณได้รับข้อความน้อยลง
ย้ายการสนทนาไปที่อื่น
การสนทนากับเพื่อนและเพื่อนร่วมงาน佔พื้นที่ Inbox และเวลามาก การสนทนาอีเมลสามารถควบคุมไม่ได้เร็วมาก ควรย้ายการสนทนาไปแพลตฟอร์มที่ทำให้แชทและทำงานร่วมกันเข้าใจง่ายและติดตามง่ายกว่า
สำหรับการสื่อสารงานหรือทีม ให้ตั้งแพลตฟอร์มกลางด้วยบริการอย่าง Asana, Basecamp, Huddle ฯลฯ นี่ลดอีเมลใน Inbox ลงมาก และจัดการง่ายขึ้น หลังเราใช้ Slack ที่ MakeUseOf Inbox ของเราดีขึ้นเยอะ
สำหรับเพื่อน ให้เปลี่ยนไปใช้โซเชียลเน็ตเวิร์กร่วมกันได้ ทุกที่ที่ทำได้ ฟีเจอร์ข้อความส่วนตัวของ Facebook, Twitter, App.net ช่วยลดอีเมลเพิ่มเติม ด้วยแพลตฟอร์มเหล่านี้ การสแกนและค้นหาข้อความเฉพาะเจาะจงก็ง่ายกว่าจัดการ Inbox
ถ้าคนในเครือข่ายชอบอีเมลมากกว่า ให้ขอให้ลองวิธีใหม่ พวกเขาน่าจะเห็นข้อดี ถ้าไม่ ก็ให้ใช้อีเมลสำหรับบางคนเป็นข้อยกเว้น
ลองโทรศัพท์/วิดีโอคอล
บางครั้ง การสนทนาที่ใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์ทางอีเมล สรุปได้ใน 15-30 นาทีผ่าน Skype หรือโทรศัพท์ทั่วไป ด้วยการสื่อสารโดยตรง ไม่ต้องรอตอบ ไม่มีความคลุมเครือหรือต้องแจกจ่ายคำอธิบายเพิ่ม แม้การโทรเสียง/วิดีโออาจไม่เป็นไปได้เสมอไป หรือไม่ราบรื่นเสมอไป แต่ประหยัดเวลาในหลายโอกาส โดยเฉพาะการสื่อสารที่มีเวลาจำกัด
ยกเลิกการสมัครรับข่าวสาร
คุณเคยได้คำแนะนำนี้มากแล้ว แต่ต้องซ้ำเพราะสมองคุณอาจถูกโปรแกรมให้แค่ลบ "grey mail" (อีเมลที่ไม่ใช่สแปมแต่อยากไม่ได้) แทนที่จะยกเลิกสมัคร นิตยสารและอัปเดตจากบริการที่คุณสมัคร คือ ตัวผู้ร้ายหลักที่ทำให้ Inbox น้ำท่วม
คุณต้องรู้ทุกผลิตภัณฑ์และทุกโปรโมชั่นทั่วเว็บจริงไหม? ตอนอยากซื้อ ค้นหาส่วนลดตอนนั้นดีกว่า ช่วยลดค่าใช้จ่ายออนไลน์ เพราะคุณจะไม่ถูกล่อซื้อแค่เพราะมีส่วนลด อัปเดตจากโซเชียลเน็ตเวิร์กก็รบกวน คุณสามารถตัดทิ้งได้เลย เพราะคุณยังได้รับการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้องตอนล็อกอิน
อย่าอิจฉา ให้ยกเลิกสมัครรับข่าวสารทั้งหมดแบบนี้ ใช้บริการเฉพาะทางยกเลิกสมัครแบบจำนวนมาก (bulk) ขอแจ้งเตือนเฉพาะกรณีเกี่ยวกับความปลอดภัย เช่น ล็อกอินอุปกรณ์ใหม่ หรือธุรกรรมทางการเงิน สมัครรับอัปเดตอีเมลจากบล็อก/เว็บไซต์บางแห่งที่คัดสรรมา ส่วนที่เหลือใช้ RSS และ feed reader จะได้อ่านเนื้อหาโปรดในเวลาของคุณ และให้ Inbox พื้นที่หายใจ
เทคนิคพิเศษ: ทำความสะอาดทุกวัน
แม้คุณจัดระเบียบ Inbox และลดอีเมลเข้า มันก็จะเต็มเร็วถ้าคุณปล่อยอีเมลสะสมโดยไม่ประมวลผลเป็นระยะ วิธีดีให้ Inbox อยู่ในสภาพสะอาดคือ จัดการข้อความเข้าใหม่ทุกวัน โดยเฉพาะตอนปลายวัน สำหรับอีเมลทุกฉบับ: ลบถ้าไม่สำคัญ, ดาวถ้าต้องการดำเนินการ, เก็บถ้าสำคัญพอที่จะเก็บไว้อ้างอิงอนาคต
เอาเวลาของคุณกลับมา
เนื่องจากอีเมลเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารงาน 요즘 ยากที่จะมองมันเป็นการทำลายโฟกัส และรู้สึกจำเป็นตลอดเวลา อีเมลสำคัญแน่นอน แต่ไม่ถึงขนาดที่คุณคิด มันเป็น "ฆ่าเวลา" แบบขี้เลี้ยง - ที่คุณแก้ได้ด้วยไอเดียข้างต้น
คุณมีเคล็ดลับอื่นที่ลดอีเมลให้เหลือเพียงน้อยอีกไหม?
