อีเมลค่อนข้างมีชื่อเสียงในฐานะนักฆ่าด้านประสิทธิภาพการทำงาน การจัดการอีเมลอย่างดีสามารถช่วยรักษากล่องจดหมายของคุณให้สะอาด แต่จะดีหรือไม่ถ้าคุณมีให้น้อยกว่านี้
วิธีการที่ช่วยคุณจัดระเบียบอีเมลมักได้รับการออกแบบมาเพื่อทำงานกับอีเมลที่มาถึงกล่องจดหมายของคุณแล้ว เพื่อลดระยะเวลาที่คุณใช้ในการกลั่นกรองอีเมล คุณต้องหยุดที่แหล่งที่มานั่นคือ ก่อนที่อีเมลจะมาถึงบัญชีของคุณ แฮ็กง่ายๆ ต่อไปนี้สามารถช่วยให้แน่ใจว่ามีข้อความเข้าน้อยลงสำหรับคุณที่จะจัดการ
ย้ายการสนทนาของคุณไปที่อื่น
การสนทนากับเพื่อนและเพื่อนร่วมงานจะกินพื้นที่ส่วนสำคัญในกล่องจดหมายของคุณรวมถึงเวลาของคุณด้วย หัวข้อและชุดข้อความของอีเมลอาจทำให้ควบคุมไม่ได้ด้วยความเร็วที่น่าอัศจรรย์ เป็นความคิดที่ดีที่จะย้ายการสนทนาของคุณไปยังแพลตฟอร์มที่ทำให้การแชทและการทำงานร่วมกันกับผู้คนเป็นเรื่องง่ายและง่ายต่อการติดตาม
สำหรับการสื่อสารเกี่ยวกับงานหรือการทำงานเป็นทีม ให้ตั้งค่าแพลตฟอร์มกลางโดยใช้บริการต่างๆ เช่น Asana, Basecamp, Huddle เป็นต้น ซึ่งจะช่วยลดจำนวนอีเมลที่ปรากฏในกล่องจดหมายของคุณลงอย่างมาก และยังทำให้การตั้งค่าที่จัดการได้ง่ายขึ้นอีกด้วย หลังจากที่เราใช้เส้นทาง Slack ที่ MakeUseOf แล้ว กล่องจดหมายของเราก็ทำงานได้ดีขึ้นมาก
สำหรับการสื่อสารกับเพื่อน ๆ ให้เปลี่ยนไปใช้เครือข่ายโซเชียลทั่วไปทุกที่ที่ทำได้ คุณลักษณะการส่งข้อความส่วนตัวที่มีให้โดยเครือข่ายเช่น Facebook, Twitter และ App.net ช่วยลดการไหลเข้าของอีเมลเพิ่มเติม ด้วยแพลตฟอร์มดังกล่าว การสแกนและค้นหาข้อความเฉพาะจึงง่ายกว่าการโต้เถียงกับกล่องจดหมายของคุณ
ถ้าคนในเครือข่ายของคุณชอบอีเมลมากกว่าการสื่อสารในรูปแบบอื่น ขอให้พวกเขาลองใช้วิธีการใหม่ของคุณ มีแนวโน้มที่พวกเขาจะเห็นข้อดีของการเปลี่ยนผ่าน หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณสามารถยกเว้นบางคนและยึดติดกับอีเมลได้
ลองโทรด้วยเสียง/วิดีโอ
บางครั้ง การสนทนาที่ครอบคลุมเวลาหนึ่งสัปดาห์ของการส่งอีเมลสามารถสรุปได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยการแชท 15-30 นาทีผ่านสาย Skype หรือโทรศัพท์ปกติ ด้วยการสื่อสารโดยตรงเช่นนี้ จึงไม่ต้องรอคำตอบ ไม่มีความคลุมเครือ (หรือเพียงเล็กน้อย) ในการสื่อสารหรือความจำเป็นในการชี้แจงในภายหลัง แม้ว่าการแชทด้วยเสียงหรือวิดีโออาจไม่สามารถทำได้เสมอไปหรือเป็นไปอย่างราบรื่นตามที่คาดไว้ แต่ก็สามารถพิสูจน์ได้ว่าช่วยประหยัดเวลาได้หลายครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการสื่อสารที่ขึ้นกับเวลา
ยกเลิกการสมัคร
คุณเคยได้ยินคำแนะนำนี้มาหลายครั้งแล้ว แต่ยังต้องทำซ้ำเพราะสมองของคุณอาจถูกตั้งโปรแกรมให้ลบเมลสีเทาแทนที่จะเลิกสมัครรับข่าวสาร จดหมายข่าวและข้อมูลอัปเดตจากบริการที่คุณสมัครเป็นผู้ร้ายรายใหญ่ที่สุดที่ทำให้กล่องจดหมายของคุณล้น
คุณจำเป็นต้องรู้ผลิตภัณฑ์ทุกชิ้นและทุกข้อตกลงที่มีอยู่บนเว็บหรือไม่? เมื่อคุณต้องการซื้อของบางอย่าง ให้ค้นหาในเว็บเพื่อรับส่วนลดเท่านั้น วิธีนี้ช่วยลดค่าใช้จ่ายทางออนไลน์ได้มาก เนื่องจากคุณไม่อยากซื้อของเพียงเพราะมีส่วนลด การอัปเดตจากเครือข่ายโซเชียลก็สร้างความรำคาญเช่นกัน คุณสามารถละเลยได้โดยไม่ต้องคิดเลย เพราะคุณจะยังได้รับการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้องเมื่อลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ
โหดเหี้ยมและยกเลิกการสมัครรับการแจ้งเตือนดังกล่าวทั้งหมด ใช้บริการพิเศษเพื่อยกเลิกการสมัครเป็นกลุ่ม ขอการแจ้งเตือนเฉพาะเมื่อมีองค์ประกอบด้านความปลอดภัยที่เกี่ยวข้อง เช่น การเข้าสู่ระบบจากอุปกรณ์ใหม่หรือธุรกรรมทางการเงิน ลงทะเบียนเพื่อรับการอัปเดตทางอีเมลของบล็อกและเว็บไซต์บางรายการ ส่วนที่เหลือ ใช้การสมัคร RSS และโปรแกรมอ่านฟีด ซึ่งจะทำให้คุณสามารถอ่านเนื้อหาโปรดได้ในเวลาของคุณเอง และทำให้กล่องจดหมายมีพื้นที่หายใจที่จำเป็นมาก
เคล็ดลับโบนัส:Declutter รายวัน
แม้ว่าคุณจะจัดระเบียบกล่องจดหมายและขัดขวางการไหลของอีเมลขาเข้า แต่ก็สามารถเติมเต็มได้อย่างรวดเร็วหากคุณปล่อยให้อีเมลสะสมโดยไม่ประมวลผลเป็นครั้งคราว วิธีที่ดีในการตรวจสอบให้แน่ใจว่ากล่องจดหมายเข้าของคุณจะปราศจากความยุ่งเหยิงคือการจัดการกับข้อความขาเข้าเป็นประจำทุกวัน โดยควรเป็นช่วงท้ายของวัน สำหรับอีเมลทุกฉบับที่เข้ามา ให้ลบออกหากไม่สำคัญ ติดดาวหากต้องมีการดำเนินการ และเก็บถาวรหากมีความสำคัญมากพอที่จะเก็บไว้ใช้ในอนาคต
ใช้เวลาของคุณกลับคืนมา
เนื่องจากอีเมลเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารเกี่ยวกับงานในทุกวันนี้ จึงเป็นเรื่องยากที่จะมองว่าอีเมลนี้เป็นการรบกวนสมาธิ และรู้สึกว่าจำเป็นอย่างยิ่งตลอดเวลา ไม่ต้องสงสัยเลยว่าอีเมลมีความสำคัญ แต่ไม่มากเท่าที่คุณอาจจะเชื่อ มันเป็นนักฆ่าเวลาลับๆ ล่อๆ สิ่งที่คุณสามารถแก้ไขได้ด้วยแนวคิดที่ให้ไว้ที่นี่
คุณมีเคล็ดลับใดบ้างที่จะลดการไหลของอีเมลให้เหลือน้อยลงอีก
