อย่าให้กล่องจดหมาย Outlook ทำให้คุณเครียด
Outlook มีฟีเจอร์เยอะมากจัดการกล่องจดหมาย ให้ควบคุมได้ดีขึ้นและประหยัดเวลา สามารถกรองอีเมลอัตโนมัติด้วย Rules และ Conditional Formatting, ค้นหาเร็วด้วย Shortcuts และ Search, กรองสแปมด้วย Junk Filters เราจะแสดงวิธีใช้ประโยชน์สูงสุดจากเครื่องมือประสิทธิภาพของ Outlook
หากมีเคล็ดลับจัดการ Outlook เอง แชร์ในความคิดเห็นได้เลย
จัดการด้วย Rules (กฎ)
Rules ใน Outlook ทรงพลังและประหยัดเวลามาก อีเมลที่เข้ามาจะปฏิบัติตามกฎที่คุณกำหนด เช่น ตั้งธงและเล่นเสียงสำหรับอีเมลจากผู้จัดการ หรือย้ายอีเมลที่มีคีย์เวิร์ด "newsletter" ไปถังขยะ
เริ่มต้น: เลือกแท็บ Home จากริบบอนด้านบน เลือก Rules > Create a Rule หากเลือกอีเมลอยู่ บางช่องจะกรอกอัตโนมัติ แต่เปลี่ยนได้
เพื่อปรับแต่งกฎให้ละเอียด กด Advanced Options... ที่นี่ตั้งเงื่อนไขได้หลายอย่าง พร้อมกับการกระทำเมื่อตรงเงื่อนไข
สำหรับคำแนะนำเต็มรูปแบบ อ่านคู่มือการให้ Outlook Rules จัดการกล่องจดหมาย
เก่งเรื่อง Shortcuts (ทางลัด)
อยากจัดการกล่องจดหมายอย่างมีประสิทธิภาพ? ต้องเก่ง Shortcuts ทุกตัวที่นิ้ว 끝 มีอยู่
ตัวดีที่สุดคือ Alt + H จะไฮไลท์ริบบอนพร้อมปุ่มที่ต้องกด ตัวอย่างอื่น: Ctrl + E ไปที่กล่องค้นหา, Ctrl + 1--6 สลับมุมมอง (Mail, Calendar, Contacts), Insert ตั้งธงข้อความ
แค่นี้ยังแค่ поверхๆ สำหรับรายการครบถ้วน อ่านคู่มือ Outlook Keyboard Shortcuts
ใช้ Junk Filter และโฟลเดอร์ Clutter
สแปมเป็น천敵ของกล่องจดหมาย อย่าเสียเวลาหาอีเมลที่อยากอ่าน ให้ Outlook ทำแทนด้วย Junk Filter และฟีเจอร์ Clutter
Junk Filter มีระดับการป้องกันต่างกัน ตั้งค่าที่แท็บ Home > Junk > Junk E-Mail Options...
เลือก Low กรองสแปมชัดเจน, High จับสแปมมากที่สุดแต่อาจจับอีเมลปกติไปด้วย, หรือ Safe Lists Only รับเฉพาะผู้ส่งที่อนุมัติ
จากหน้าต่างเดียวกัน ใช้แท็บ Safe Senders และ Blocked Senders รายการอีเมล/โดเมนที่ต้องการ/ไม่ต้องการรับ
ผู้ใช้ Office 365 Business ยังมีฟีเจอร์ Clutter ใหม่ วิเคราะห์ผู้ส่ง, เนื้อหา, และนิสัยอ่าน Outlook จะย้ายอีเมลบางฉบับจาก Inbox ไป Clutter ช่วยสอนระบบได้โดย คลิกขวา ข้อความ > Move > Move to Clutter
Clutter เปิดอยู่แล้ว แต่ปิดได้ผ่าน Outlook เว็บ版 คลิก cog icon ไป Options > Mail > Automatic processing > Clutter ยกเลิกติ๊ก Separate items identified as clutter กด Save
เคล็ดลับกรองสแปมเพิ่มเติม อ่านคู่มือหลีกเลี่ยง Outlook Junk Mail
ค้นหาด้วยพารามิเตอร์
อาจไม่ต้องจัดเรียงกล่องจดหมายเลย ถ้าใช้ค้นหาอันทรงพลังของ Outlook กล่องค้นหา Instant Search ที่ด้านบน ค้นหาทุกโฟลเดอร์และเมลบ็อกซ์ โดยเลือกจาก dropdown Current Mailbox
ในกล่องค้นหา เริ่มพิมพ์ Outlook จะหาในทุกฟิลด์: ชื่อผู้ส่ง, หัวข้อ, เนื้อหา ใช้ logical operators: AND, OR, NOT และ parameters: from, subject, received ตามด้วย colon และคำค้นหา รายการเต็มดูที่หน้าสนับสนุน Outlook
คลิกในกล่องค้นหาจะแสดงแท็บ Search บนริบบอน เลือกพารามิเตอร์จาก介面ได้
ทำเครื่องหมายด้วย Conditional Formatting
Conditional Formatting ใช้สไตล์เฉพาะกับอีเมลที่ตรงกฎ เช่น เปลี่ยนสีฟอนต์อีเมลเก่ากว่า 1 สัปดาห์ หรือจัดหมวดหมู่อีเมลที่มีคีย์เวิร์ด
ตั้งค่า: ไปแท็บ View > View Settings > Conditional Formating... กด Add สร้างกฎใหม่ ตั้ง Name, Font ถ้าต้องการ กด Condition...
ที่นี่รายละเอียดกฎ: ใช้ From... ระบุผู้ส่ง, Time ตามวันที่ เช็คแท็บอื่นๆ More Choices, Advanced สำหรับหมวดหมู่สี
กด OK สองครั้ง อ่านคู่มือการทำเครื่องหมายอีเมลด้วย Conditional Formatting เพิ่มเติม
ถอนอีเมลที่ส่งแล้ว (Recall)
เคยส่งอีเมลแล้วอยากถอนกลับคืน? อาจเป็นไปได้ ต้องใช้บัญชี Exchange และผู้รับต้องอยู่เซิร์ฟเวอร์เดียวกัน หากอ่านแล้วหรือย้ายโฟลเดอร์ จะถอนไม่ได้
ลองถอน: ไป Sent Items เปิดข้อความที่ต้องการถอน แท็บ Message > กลุ่ม Move > Actions > Recall This Mesage...
เลือกการกระทำ: Delete unread copies of this message ลบจากกล่องจดหมายผู้รับ หรือ Delete unread copies and replace with a new message ส่งอีเมลใหม่แทน
ติ๊ก Tell me if recall succeeds or fails for each recipient จะส่งอีเมลแจ้งผลแต่ละคน สรุปดูได้ที่ไอคอน Tracking บนริบบอน
กด OK เพื่อลองถอน อ่านคู่มือการถอนอีเมล รายละเอียดปัจจัย และทางเลือกอื่นๆ
จัดการกล่องจดหมายให้เก่ง
ประมาณ 205 พันล้านอีเมลส่งทุกวัน ส่วนใหญ่ไม่เข้ากล่องจดหมายคุณ แต่ที่เข้ามาก็มักยุ่งยาก ใช้เคล็ดลับข้างต้นเพื่อเป็นมืออาชีพ
อยากรู้เคล็ดลับ Outlook อื่นๆ อีก? อ่าน 10 Quick Tips to Mastering Outlook และ 6 Ways to Boost Your Outlook Workflow จะกลายเป็นพ่อมดอีเมลเร็วๆ นี้
คุณใช้วิธีไหนควบคุมกล่องจดหมาย? มีฟีเจอร์ไหนอยากให้เพิ่มใน Outlook? แชร์กับเรา!
