คุณไม่อยากทำ แตคุณรู้ว่าต้องเปิด email client เพื่อส่งอีเมลสำคัญ คุณพยายามอยู่บน task ส่งอีเมล และออก แต่วันละ 1-2 ชม. คุณรู้สึกว่า ถูกดูดเข้าไปใน black hole ของ email client
ไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น อีเมลควรเป็นเครื่องมือสื่อสารและทำให้สิ่งต่างๆ เร็วขึ้น ไม่ใช่กับดัก distract และดูดเวลาที่มีค่า
ขอขอบคุณ มีโซลูชันนิดหน่อย ที่ให้คุณเปิดหน้าต่าง เขียนอีเมลเร็ว และยิงไป ได้เลย โดยไม่ต้องก้าวเข้า inbox เลย โปรดทราบ ทั้งหมดเป็น Windows-based solutions หากคุณเป็น Mac หรือ Linux user ต้องดู email solutions สำหรับ Linux หรือ Mac
วิธีง่ายๆ ส่งอีเมล
บทความนี้เกี่ยวกับเครื่องมือง่ายๆ ที่ช่วยทำให้เสร็จ คุณต้องส่งอีเมล นั่นคือสิ่งที่คุณจะทำ
แม้เครื่องมือจะง่าย การ setup อาจไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป เพราะเพื่อส่งอีเมลนอก inbox จริง คุณต้องตั้งค่าพารามิเตอร์บางอย่างที่ยังคงให้ส่งอีเมลได้
ตัวอย่าง Gmail ต้องรู้ SMTP server settings หาได้ใน Gmail คลิก Settings, Forwarding and POP/IMAP, คลิก Configuration instructions คลิก "I want to enable POP" แล้ว "Other" สำหรับ client
อีเมล account อื่นก็จะมี settings คล้ายกัน หากไม่รู้หา ติดต่อ tech support ของ email provider ถามวิธีหา SMTP settings ได้ข้อมูลแล้ว พร้อม setup หนึ่งใน 3 โซลูชันด้านล่าง
ส่งอีเมลจาก DOS Prompt
ไม่ได้ cool ไหม ที่แค่เปิด command prompt พิมพ์ข้อความและ recipient กด enter และเสร็จ? ทำได้จริง แค่ต้อง setup นิดหน่อย
สองปีก่อน ผมครอบคลุม command-line email tool ยอดนิยมชื่อ Blat Blat ให้ทำได้ — ส่งอีเมลจาก command line
อย่างแรก หากใช้ Gmail ต้อง setup SSL tunneling ด้วย stunnel utility สำหรับ Windows ดาวน์โหลด stunnel installer exe ติดตั้งเสร็จ ไปที่โฟลเดอร์ที่ติดตั้ง และ edit stunnel.conf ลบทั้งหมด แทนที่ด้วย script ด้านล่าง
ทำเสร็จ ไป Start menu หาโฟลเดอร์ Stunnel program เปิด stunnel Service Start
เกือบพร้อมส่ง command line emails แตต้อง lower security settings ใน Gmail อีก ทำโดย "Enable" less secure apps บนหน้า Less Secure Apps สำหรับ Gmail
ตั้งเป็น "Enable" จะให้ stunnel ทำงาน แต่ลดความปลอดภัย Gmail ลง ใช้ด้วยความระมัดระวัง มี tradeoff ระหว่าง security และ convenience ตัดสินใจว่าอันไหนสำคัญกว่า
ตอนนี้ setup Blat แค่ extract 3 Blat files ที่ดาวน์โหลด เปิด command prompt ไปที่ directory ให้ Blat ส่งข้อความได้โดยพิมพ์คำสั่ง (แทนที่ email, username, password ด้วยของคุณ)
blat -install 127.0.0.1 <your-email@email.com> 3 1099 -u <username> -pw <password>
เสร็จแล้ว พร้อมใช้ ส่งอีเมลจาก command prompt พิมพ์แบบนี้:
blat -body "This is a test" - to <recipient@email.com> -subject "Test Email"
ทุกอย่างหลัง "-body" คือข้อความอีเมล ส่งไปที่ recipient email ใดก็ได้ และ subject หลัง "-subject" ผลลัพธ์จะประมาณนี้:
ตอนนี้ เวลาจำได้ว่าต้องบอกใครบางอย่าง แค่ไป Start menu, Run, พิมพ์ "cmd" แล้วพิมพ์ blat command ส่งอีเมล เสร็จ ไม่มี distraction
ส่งอีเมลจาก Excel
Office tool อีกตัวที่ใช้บ่อยคือ Excel จริงๆ โซลูชันด้านล่างใช้ได้กับเกือบทุก Office product รวม Word, Access และอื่นๆ bottom line คือ คุณจะใช้ VBA back-end สร้าง email sending tool เรียบร้อยและมีประสิทธิภาพ
วิธีทำ: เปิด Excel กด Alt-F11 เปิด VBA editor สร้าง module ใหม่ คลิกขวา VBAProject เลือก "Insert" แล้ว "Module"
Copy และ paste code ด้านล่างเข้า module ใหม่นี้ เป็น subroutine ใช้ CDO for Windows ยิงอีเมลผ่าน Gmail account ทดสอบด้วย code ด้านล่าง แทนที่ email addresses และ account info ด้วยของคุณ
Sub SendMailFromGmail(strTo As String, strSub As String, strMessage As String)Dim iMsg As ObjectDim iConf As ObjectDim Flds As VariantSet iMsg = CreateObject("CDO.Message")Set iConf = CreateObject("CDO.Configuration")iConf.Load -1Set Flds = iConf.FieldsWith Flds.Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpusessl") = True.Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpauthenticate") = 1.Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendusername") = "xxxxx@gmail.com".Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendpassword") = "MyPa55w0rd5AreCra55y".Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpserver") = "smtp.gmail.com" 'smtp mail server.Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendusing") = 2.Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpserverport") = 465 'stmp server.UpdateEnd WithWith iMsgSet .Configuration = iConf.To = "recipient@yahoo.com.From = "youremail@gmail.com".Subject = "Tonight's Message At: " & Time.TextBody = "Hey! Sending from Email Works!".SendEnd WithClose UserForm1Set iMsg = NothingSet iConf = NothingEnd Sub
Save code และกดปุ่ม "run" สีเขียวใน toolbar หากไม่มี error recipient ควรได้ test email ทันที
แน่นอน คุณไม่อยาก edit code ทุกครั้งที่ส่งอีเมล วิธีง่ายคือ form พื้นฐานมาก ใน VBA project คลิกขวา VBAProject insert user form ใหม่ ใช้ Toolbox เพิ่ม components เช่น buttons, text fields, labels
สิ่งสำคัญคือ ให้แต่ละ object มี "(Name)" ที่คุณจำได้ และเปลี่ยนคำบน labels หรือ pushbuttons ใช้ "Caption" parameter
เสร็จ form และตั้งชื่อ elements ทุกอย่าง ควรจะดูประมาณนี้
Double click ปุ่ม "Send Mail" ที่สร้าง จะเข้าสู่ VBA editor Paste บรรทัดนี้เข้า code ของปุ่มนั้น
Call SendMailFromGmail(UserForm1.txtTo, UserForm1.txtSubject, UserForm1.txtMessage)
Code ด้านบน assume ว่าคุณตั้งชื่อ text fields "txtTo", "txtSubject" "txtMessage" บรรทัดนี้ call function ที่สร้างข้างต้น ส่งข้อมูลที่กรอก Function จะเปลี่ยนเป็น variables strTo, strSub, strMessage ปรับส่วนนั้นของ code ให้ variables รวมอยู่เหมือนที่นี่
Save ทุกอย่าง กลับไป user form กด play ตอนนี้แค่พิมพ์ recipient email, subject, message กด send เสร็จ!
เคล็ดลับทำให้ form ดีขึ้น (สำหรับ advanced users): เปลี่ยน parameter message textbox "Multiline" เป็น "True" และ "Wordwrap" เป็น "True" เพื่อพิมพ์ข้อความเลื่อนลงบรรทัดใหม่ตามธรรมชาติ
ชัดว่าเป็นงานนิดหน่อย แต่สิ่งที่ได้คือ form ที่ embed ใน Excel Worksheet ได้ หรือใช้ Excel project นี้เป็น quick-send email client
ส่งอีเมลด้วย Google Calendar
หากคุณเป็น cloud-based user มากกว่า desktop-based โซลูชันข้างต้นอาจไม่ใช่ style คุณ ไม่เป็นไร มี cool solution ให้ ถ้าคุณใช้ Google Calendar คุณสามารถใช้ Google Calendar เป็น email client จริงๆ
ไม่เชื่อ? ลองดู ทำได้ผ่าน IFTTT เข้า IFTTT account (หรือสร้าง) สร้าง trigger ด้วย Google Calendar เลือก trigger whenever สร้าง event ใหม่
ต่อไป ทำ output เป็น Gmail
ทำ To Address เป็น ingredient "Where" Subject เป็น "Title" Body เป็น "Description" แปลก? ไม่ต้องกังวล มัน cool ที่สุดที่คุณจะทำ เสร็จ recipe เปิด Google Calendar สร้าง event ใหม่ ใช้ form event เหมือน compose อีเมล
Title คือ subject line, "Where" field สำหรับ recipient email addresses, "Description" field คือ body ของอีเมล
ทำงานไหม? ใช่ — และผู้รับรู้สึกไม่ได้ว่าคุณส่งจาก Google Calendar แทน Gmail! ดูเหมือนอีเมลอื่นๆ ทุกประการ
เห็นได้ว่ามีหลายวิธี automate tools อื่นให้ส่งอีเมล ช่วยหลีกเลี่ยง quagmire ที่เรียกว่า email inbox
คุณเคยคิดวิธี creative อื่นส่งอีเมลโดยไม่เปิด email client ไหม? แชร์ ideas และ insights ในคอมเมนต์ด้านล่าง!
