อีเมลใช้เวลามากเกินไป? มีวิธีที่ดีกว่าในการจัดระเบียบและทำให้กล่องจดหมายเชื่องชะงัก เพื่อให้คุณมีพลังที่และพื้นที่สำหรับสิ่งอื่นๆ
Gmail เป็นบริการอีเมลใหญ่ที่สุดโลกวันนี้ และนั่นคือเหตุผลที่วิธีและแอปส่วนใหญ่ในบทความนี้เน้นไปที่ผู้ใช้ Gmail อย่างไรก็ตาม เทคนิคที่นี่สามารถนำไปใช้ในแอปอีเมลอื่นๆ ได้ง่าย และเครื่องมือส่วนใหญ่มีวิธีการบนเว็บไซต์ของพวกเขา
1. คุณ vs. กล่องจดหมายของคุณ (Web): 4 กลยุทธ์จัดการกล่องจดหมาย
ทุกคนมีเคล็ดลับเฉพาะตัวในการควบคุมกล่องจดหมายของตนเอง นิตยสาร Forge เริ่มซีรีส์ที่มี بصيرةชื่อ You vs. Your Inbox เพื่อเน้นกลยุทธ์ที่ดีที่สุดบางอย่าง ปัจจุบันมี 4 บทความที่มีความคิดแตกต่างเกี่ยวกับการจัดการกล่องจดหมายที่ล้นหลาม อ่านทั้งหมด พวกเขาเสนอมุมมองที่แตกต่างในการจัดการอีเมล
บทความหนึ่งพูดถึงว่าความลับคือการส่งอีเมลที่ดีกว่า หากคุณเขียนอีเมลที่ชัดเจนว่าตอบกลับอย่างไร จะมีความสับสนน้อยลงและข้อความที่คลุมเครือส่งกลับมาน้อยลง อีกเรื่องพูดถึงว่าคุณควรตรวจสอบอีเมลเป็นเซสชัน และมีวัตถุประสงค์กำหนดให้แต่ละเซสชัน
ระบบจัดการอีเมลข้อที่สามเกี่ยวกับการทริอาจ (triage) กล่องจดหมายด้วยป้ายกำกับ ทำให้จัดเรียงและกรองข้อความง่ายขึ้น และสุดท้าย กลยุทธ์หนึ่งพูดถึงว่าการมี Inbox Zero ไม่สำคัญ ซึ่งมีคำแนะนำที่ดีที่สุดหนึ่งข้อ: "สำคัญที่ต้องจดจำว่า อีเมลเองไม่ใช่งาน"
2. Instaclean (Android, iOS): หาผู้ส่งและการสมัครสมาชิกที่คุณไม่เปิด
Instaclean เป็นหนึ่งในแอปฟรีที่ดีที่สุดสำหรับจัดการกล่องจดหมาย มันให้คุณลบและบล็อกจดหมายข่าวที่ไม่ต้องการ และแสดงผู้ส่งที่เติมแต่งกล่องจดหมายของคุณเมื่อคุณแม้แต่อ่านข้อความของพวกเขาไม่ได้
Bulk Delete จัดเรียงอีเมลตามผู้ส่ง แสดงว่ามีข้อความของพวกเขากี่ฉบับในกล่องจดหมายของคุณ และคุณเคยเปิดกี่ฉบับ หากมีใครส่งอีเมลมาเยอะและคุณเปิด 0-1% คุณอาจต้องการบล็อกผู้ส่งคนนั้นและลบข้อความทั้งหมดที่ยังอยู่ในกล่องจดหมาย อีเมลสามารถจัดเรียงตามผู้ส่งหรือขนาดได้
แอปยังหาการสมัครสมาชิกทั้งหมดที่คุณได้รับอีเมลจาก ซึ่งไม่ได้ถูกส่งไปสแปม ในไม่กี่แทป คุณสามารถบล็อกอีเมลทั้งหมดที่คุณไม่ต้องการรับแล้ว มันไม่ลบการสมัครสมาชิกทั้งหมดทีเดียว และคุณจะต้องทำหลายรอบ ในทางหนึ่งนั่นดี เพราะคุณไม่อยากลบสิ่งที่คุณชอบโดยบังเอิญ
แต่ละการกระทำ (ลบหรือบล็อก) ให้คุณเหรียญรางวัล เมื่อคุณสะสมได้ 1000 เหรียญ คุณสามารถใช้พวกมันเพื่อการกุศลโดยขอให้ Instaclean ปลูกต้นไม้ให้คุณ คุณยังสามารถได้เหรียญจากการแนะนำแอปให้เพื่อน
3. Paced Email (Web): รับอีเมลที่มาบ่อยเป็นชุดและสรุป
ไม่ใช่ทุกจดหมายข่าวที่ไม่ต้องการ แต่มันอาจมาหาคุณบ่อยเกินไป เช่นเดียวกัน แม้เพื่อนร่วมงานจะยิงอีเมลจำนวนมากในเชนสำนักงาน คุณก็ไม่สามารถเพิกเฉยได้ Paced Email ให้คุณเปลี่ยนข้อความที่มาบ่อยเป็นชุดๆ เพื่อให้พวกมันตกในกล่องจดหมายเมื่อคุณต้องการ
สมัครที่เว็บไซต์เพื่อรับอีเมลอัลลิแอสส่วนตัว เช่น john.doe@daily.paced.email จากนั้นไปที่จดหมายข่าว เชน หรือบริการที่ส่งอีเมลบ่อยเกินไป และเปลี่ยนที่อยู่อีเมลของคุณเป็นอัลลิแอสนี้ Paced จะจัดกลุ่มอีเมลทั้งหมดจากนั้นและส่งเป็นสรุปประจำวัน หากคุณอยากได้อีเมลเร็วขึ้น ล็อกอินเว็บไซต์และทริกเกอร์การส่งสรุปทันที
คุณยังสามารถระบุได้ว่าต้องการรับอีเมลจากบริการนั้นบ่อยแค่ไหน โดยค่าเริ่มต้นคือรายวันตามที่อัลลิแอสอีเมลบ่งชี้ แต่คุณสามารถเปลี่ยนเป็น "รายสัปดาห์" หรือ "รายเดือน" Paced จะส่งชุดตามการตั้งค่าของคุณ
4. Slimbox (Web): จัดกลุ่มจดหมายข่าวทั้งหมดใน Gmail
มากกว่าอะไรก็ตาม จดหมายข่าวอีเมลน่าจะเป็นสิ่งที่เติมแต่งกล่องจดหมายของคุณ Slimbox เป็นวิธีง่ายในการเปลี่ยนพวกมันเป็นข้อความชุดเดียว โดยไม่ต้องยกเลิกสมัครหรือลบพวกมัน
มีหลายเหตุผลที่ทำให้ Slimbox ดีกว่าแอปเฉลี่ยสำหรับการจัดกลุ่ม แรก มันได้รับการยืนยันโดย Google ดังนั้นคุณสามารถลงชื่อเข้าใช้ Gmail หรือ Google Apps ในกล่องจดหมายของคุณได้ด้วยความมั่นใจว่าข้อมูลของคุณปลอดภัย สอง Slimbox ไม่บังคับให้คุณเปลี่ยนที่อยู่อีเมลในบริการอื่นๆ เหมือน Paced ต้องการ
เมื่อคุณล็อกอินแล้ว แอปจะสแกนข้อความทั้งหมดและเตรียมรายการจดหมายข่าวที่มาบ่อย คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้ส่งต่อไปที่กล่องจดหมายของคุณต่อไป หรือใส่ลงใน Slimbox blast ประจำวัน Slimbox จะส่งอีเมลนั้นวันละครั้ง (คุณสามารถตั้งค่าโซนเวลา) ซึ่งประกอบด้วยอีเมลอื่นๆ ที่คุณพลาด มันไม่ส่งผลต่อตัวกรอง Gmail ที่มีอยู่ของคุณ
คุณสามารถตรวจสอบ Slimbox ได้ทุกเมื่อโดยลงชื่อเข้าใช้ไซต์ เปลี่ยนว่าผู้ส่งไหนไปที่กล่องจดหมายหรือ Slimbox และอื่นๆ บริการฟรี 1 เดือนเพื่อทดลอง หลังจากนั้นคิดค่าบริการ 1 ดอลลาร์ต่อเดือน
5. gfeed (Android, iOS): ฟีดเลื่อนสำหรับกล่องจดหมายที่เร็วขึ้น
ลองใช้ gfeed และคุณจะสงสัยว่า ทำไม Gmail ไม่มีตัวเลือกนี้อยู่แล้ว แอปนี้เปลี่ยนกล่องจดหมายของคุณเป็นฟีดข้อความที่เลื่อนต่อเนื่องเหมือนเครือข่ายโซเชียล รูปภาพแสดงในตัวอย่างพร้อมกับบรรทัดแรกของข้อความด้านล่าง
เพื่อขยายข้อความ แท็บรูปภาพ หัวเรื่อง หรือลิงก์ "more" ที่นั่นคุณสามารถตอบกลับ (หรือตอบกลับทุกคน) และส่งต่อข้อความนั้นผ่าน gfeed เอง นี่ดีสำหรับตอบกลับข้อความพื้นฐาน แตคุณส่วนใหญ่ควรตอบผ่านแอป Gmail อย่างเป็นทางการ
ทุกครั้งที่คุณเลื่อนผ่านข้อความ gfeed จะทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วหรือจัดเก็บถาวรโดยอัตโนมัติ ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณ คุณยังสามารถติดดาวข้อความ หรือแท็กด้วยป้ายกำกับเพื่อเพิ่มตัวกรอง เมื่อคุณเปิด Gmail คุณสามารถเห็นข้อความเหล่านั้นภายใต้ตัวกรองนั้น
หากคุณใช้เวลามากเกินไปในการผ่านกล่องจดหมาย gfeed อยู่ระหว่างแอปที่ดีที่สุดในการเร่งความเร็วในการจัดระเบียบอีเมล
จัดเก็บถาวรอีเมลเก่าเพื่อ Inbox Zero
ผ่านแอปหนึ่งในนี้หรือการผสมผสานหลายวิธี ความวุ่นวายของอีเมลควรจะกลายเป็นจัดการได้มากขึ้น ไม่ว่าคุณจะมุ่งเป้า Inbox Zero หรือกล่องจดหมายที่จัดระเบียบดีขึ้น อย่าลืมดูเครื่องมือที่มีอยู่แล้ว
ตัวอย่างเช่น ฟีเจอร์ที่ถูกมองข้ามมากที่สุดคือปุ่ม "จัดเก็บถาวร" (Archive) ในแอปอีเมล มันเป็นวิธียอดเยี่ยมในการปลดปล่อยกล่องจดหมายขณะที่ยังคงเก็บอีเมลไว้สำหรับค้นหาในภายหลัง นี่คือวิธีที่คุณสามารถจัดเก็บจดหมายเก่าและบรรลุ Inbox Zero
