อีเมลใช้เวลานานกว่าที่ควรจะเป็นหรือไม่ มีวิธีที่ดีกว่าในการจัดระเบียบและทำให้กล่องจดหมายของคุณเชื่อง เพื่อให้คุณมีพลังงานและพื้นที่มากขึ้นสำหรับสิ่งอื่น
ปัจจุบัน Gmail เป็นบริการอีเมลที่ใหญ่ที่สุดในโลก ด้วยเหตุนี้วิธีการและแอปส่วนใหญ่ในบทความนี้จึงเน้นที่ผู้ใช้ Gmail อย่างไรก็ตาม เทคนิคนี้ใช้ได้กับแอปอีเมลอื่นๆ อย่างง่ายดาย และเครื่องมือส่วนใหญ่มีวิธีการในเว็บไซต์
1. คุณเทียบกับกล่องจดหมายของคุณ (เว็บ):4 กลยุทธ์สำหรับการจัดการกล่องจดหมาย
ทุกคนมีเคล็ดลับเด็ด ๆ ในการควบคุมกล่องจดหมายของตน นิตยสาร Forge เริ่มซีรีส์เชิงลึกที่เรียกว่า You vs. Your Inbox เพื่อเน้นกลยุทธ์ที่ดีที่สุดบางส่วน ปัจจุบัน มีบทความสี่บทความที่มีแนวคิดที่แตกต่างกันเกี่ยวกับการแก้ปัญหากล่องขาเข้าที่มากเกินไป อ่านทั้งหมด พวกเขามีมุมมองที่แตกต่างกันในการจัดการกับอีเมล
บทความหนึ่งพูดถึงความลับในการส่งอีเมลที่ดีขึ้นได้อย่างไร หากคุณเขียนอีเมลที่ชัดเจนว่าควรตอบกลับอย่างไร ก็จะเกิดความสับสนน้อยลงและส่งข้อความที่คลุมเครือน้อยลง อีกคนพูดถึงวิธีที่คุณควรเช็คอีเมลในเซสชั่น และกำหนดวัตถุประสงค์ให้กับแต่ละเซสชั่น
ระบบการจัดการอีเมลที่สามเป็นเรื่องเกี่ยวกับการพิจารณากล่องจดหมายของคุณด้วยป้ายกำกับ ทำให้ง่ายต่อการจัดเรียงและกรองข้อความ และสุดท้าย กลยุทธ์หนึ่งพูดถึงการที่กล่องจดหมายเป็นศูนย์ไม่สำคัญ ซึ่งมีคำแนะนำที่ดีที่สุดอย่างหนึ่ง:"สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าอีเมลนั้นใช้ไม่ได้"
2. Instaclean (Android, iOS):ค้นหาผู้ส่งและการสมัครรับข้อมูลที่คุณไม่เปิด
Instaclean เป็นหนึ่งในแอพฟรีที่ดีที่สุดในการจัดการกล่องจดหมายของคุณ ช่วยให้คุณสามารถลบและบล็อกจดหมายข่าวที่ไม่ต้องการได้ และแสดงให้คุณเห็นว่าผู้ส่งกำลังอุดตันกล่องจดหมายของคุณเมื่อคุณไม่ได้อ่านข้อความของพวกเขาเลย
การลบเป็นกลุ่มจะจัดเรียงอีเมลตามผู้ส่ง โดยแสดงจำนวนข้อความในกล่องจดหมายของคุณ และจำนวนข้อความที่คุณเคยเปิด หากมีคนส่งอีเมลถึงคุณหลายฉบับและคุณเปิดอีเมล 0-1% คุณอาจต้องการบล็อกผู้ส่งรายนั้นและลบข้อความทั้งหมดที่ยังคงอยู่ในกล่องจดหมายของคุณ อีเมลสามารถจัดเรียงตามผู้ส่งหรือขนาดได้
แอพนี้ยังพบการสมัครรับข้อมูลทั้งหมดที่คุณได้รับอีเมล ซึ่งจะไม่ถูกส่งไปยังสแปม ในการแตะไม่กี่ครั้ง คุณสามารถบล็อกอีเมลดังกล่าวทั้งหมดที่คุณไม่ต้องการรับอีกต่อไป จะไม่ลบการสมัครรับข้อมูลทั้งหมด และคุณจะต้องผ่านหลายรอบ ในทางที่ดีเพราะคุณไม่ต้องการลบสิ่งที่คุณชอบโดยไม่ได้ตั้งใจ
แต่ละการกระทำ (ลบหรือบล็อก) ให้รางวัลเป็นเหรียญ เมื่อคุณสะสม 1,000 เหรียญ คุณสามารถใช้มันเพื่อผลประโยชน์โดยขอให้ Instaclean ปลูกต้นไม้แทนคุณ คุณยังสามารถรับเหรียญได้โดยการแนะนำแอปนี้ให้เพื่อน ๆ
3. Paced Email (เว็บ):รับอีเมลที่ใช้บ่อยเป็นแบทช์และสรุป
ไม่ใช่ทุกจดหมายข่าวที่ไม่ต้องการ แต่อาจถึงคุณบ่อยเกินไป ในทำนองเดียวกัน แม้ว่าเพื่อนร่วมงานจะพอใจกับการส่งอีเมลจำนวนมากในเครือข่ายสำนักงาน คุณก็ไม่สามารถเพิกเฉยได้ อีเมล Paced ช่วยให้คุณเปลี่ยนข้อความที่ใช้บ่อยเป็นชุดๆ ได้ จึงส่งถึงกล่องจดหมายเมื่อคุณต้องการ
ลงทะเบียนที่เว็บไซต์เพื่อรับอีเมลแทนส่วนตัวของคุณ เช่น john.doe@daily.paced.email จากนั้นไปที่จดหมายข่าว เครือข่าย หรือบริการที่ส่งบ่อยเกินไป และเปลี่ยนที่อยู่อีเมลของคุณเป็นนามแฝงนี้ Paced จะแบทช์อีเมลทั้งหมดจากนั้นส่งเป็นสรุปรายวัน หากคุณต้องการอีเมลเร็วกว่านี้ ให้เข้าสู่ระบบเว็บไซต์และเรียกใช้การสรุปทันที
คุณยังสามารถระบุความถี่ที่คุณต้องการรับอีเมลจากบริการนั้นได้อีกด้วย โดยค่าเริ่มต้น จะเป็นรายวันตามที่อีเมลแทนระบุ แต่คุณสามารถเปลี่ยนเป็น "รายสัปดาห์" หรือ "รายเดือน" ได้ Paced จะส่งแบทช์ตามความต้องการของคุณ
4. Slimbox (เว็บ):แบทช์จดหมายข่าวทั้งหมดใน Gmail
มากกว่าสิ่งอื่นใด จดหมายข่าวทางอีเมลอาจทำให้กล่องจดหมายของคุณอุดตัน Slimbox เป็นวิธีที่ง่ายในการเปลี่ยนให้เป็นข้อความชุดเดียว โดยไม่ต้องยกเลิกการสมัครหรือลบทิ้ง
มีเหตุผลสองสามประการที่ทำให้ Slimbox ดีกว่าแอปทั่วไปสำหรับการแบทช์ ขั้นแรก Google ได้รับการยืนยันแล้ว ดังนั้นคุณจึงสามารถลงชื่อเข้าใช้ Gmail หรือกล่องจดหมายของ Google Apps โดยรับประกันว่าข้อมูลของคุณจะปลอดภัย ประการที่สอง Slimbox ไม่ได้ทำให้คุณเปลี่ยนที่อยู่อีเมลของคุณในบริการอื่น ๆ เช่น Paced ต้องการ
เมื่อคุณเข้าสู่ระบบแล้ว แอปจะสแกนข้อความทั้งหมดของคุณและเตรียมรายชื่อจดหมายข่าวที่ใช้บ่อยๆ คุณสามารถเลือกที่จะส่งพวกเขาไปยังกล่องจดหมายของคุณต่อไปหรือใส่ลงใน Slimbox blast ประจำวัน Slimbox จะส่งอีเมลนั้นวันละครั้ง (คุณสามารถตั้งค่าเขตเวลาของคุณได้) ซึ่งโฮสต์อีเมลอื่นๆ ทั้งหมดที่คุณพลาดไป ไม่ส่งผลต่อตัวกรอง Gmail ที่คุณมีอยู่
คุณสามารถตรวจสอบ Slimbox ของคุณได้ตลอดเวลาโดยลงชื่อเข้าใช้ไซต์ เปลี่ยนผู้ส่งไปที่กล่องจดหมายหรือ Slimbox และอื่นๆ บริการทดลองใช้ฟรี 1 เดือน หลังจากนั้นจะมีค่าใช้จ่าย $1 ต่อเดือน
5. gfeed (Android, iOS):การเลื่อนฟีดสำหรับกล่องจดหมายที่เร็วขึ้น
ลองใช้ gfeed และคุณจะสงสัยว่าทำไม Gmail ไม่มีตัวเลือกนี้อยู่แล้ว แอปจะเปลี่ยนกล่องจดหมายของคุณให้เป็นฟีดข้อความแบบเลื่อนอย่างต่อเนื่อง เช่นเดียวกับเครือข่ายสังคมออนไลน์ รูปภาพแสดงในตัวอย่าง โดยมีข้อความสองสามบรรทัดแรกอยู่ด้านล่าง
หากต้องการขยายข้อความ ให้แตะรูปภาพ หัวเรื่อง หรือลิงก์ "เพิ่มเติม" คุณสามารถตอบกลับ (หรือตอบกลับทั้งหมด) และส่งต่อข้อความนั้นผ่าน gfeed ได้ที่นั่น นี่เป็นสิ่งที่ดีสำหรับการตอบกลับด้วยข้อความพื้นฐาน แต่ส่วนใหญ่คุณควรตอบกลับผ่านแอป Gmail อย่างเป็นทางการเป็นส่วนใหญ่
ทุกครั้งที่คุณเลื่อนผ่านข้อความ gfeed จะทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วหรือเก็บถาวรโดยอัตโนมัติ ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณ คุณยังสามารถติดดาวข้อความหรือแท็กข้อความด้วยป้ายกำกับเพื่อเพิ่มตัวกรอง เมื่อคุณเปิด Gmail คุณจะเห็นข้อความเหล่านั้นภายใต้ตัวกรองนั้น
หากคุณใช้เวลากับกล่องจดหมายมากเกินไป gfeed เป็นหนึ่งในแอปที่ดีที่สุดที่จะช่วยเร่งความเร็วในการจัดระเบียบอีเมล
เก็บถาวรอีเมลเก่าสำหรับ Inbox Zero
ผ่านหนึ่งในแอพเหล่านี้หรือหลายวิธีรวมกัน ในที่สุดอีเมลที่ยุ่งเหยิงนั้นก็ควรจะสามารถจัดการได้มากขึ้นในที่สุด ไม่ว่าคุณจะตั้งเป้าหมายให้กล่องจดหมายเป็นศูนย์หรือกล่องจดหมายที่มีการจัดระเบียบมากขึ้น อย่าลืมตรวจสอบเครื่องมือที่มีให้อยู่แล้ว
ตัวอย่างเช่น คุณลักษณะที่ถูกมองข้ามมากที่สุดคือปุ่ม "เก็บถาวร" ในแอปอีเมล เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มพื้นที่ว่างในกล่องจดหมายของคุณในขณะที่ยังคงให้อีเมลพร้อมสำหรับการค้นหาในภายหลัง วิธีเก็บถาวรอีเมลเก่าและเข้าถึงกล่องจดหมายเป็นศูนย์
